Sätt upp mötesrotationer

Om du harbehörigheten Tilldelad plats och Skapa schemaläggningssidor för andra kan du rotera värden för dina möten när du schemalägger möten med en kontakt, ett företag, en affär eller en biljett. Du kan också använda mötesrotationer i dina möteslänkar med rundgång. Detta kan vara användbart om du bokar ett möte för en grupp eller ett team av representanter.

Sätt upp en mötesrotation

Du kan skapa mötesrotationer som inkluderar andra användare på kontot som också har en tilldelad plats, har sin kalender ansluten och har kalendersynkronisering aktiverad.

Så här skapar du en mötesrotation:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Verktyg > Möten i menyn i vänster sidofält.
• Klicka på fliken Mötesrotationer. Klicka sedan på Skapa en rotation.
• Ange ett namn på rotationen i den högra panelen.
• Om du vill lägga till användare i rotationen klickar du på rullgardinsmenyn Rotationsmedlemmar. Välj sedan de användare eller team som du vill lägga till. Om du väljer team kommer du att lägga till eller ta bort användare från teamet genom att lägga till eller ta bort medlemmarna från rotationen.

• I avsnittet Distributionslogik väljer du hur möten ska tilldelas medlemmar:
  • Fördelamöten jämnt mellan medlemmarna: mötena roterar jämnt mellan alla medlemmar.
  • Fördela möten baserat på en viktad procentsats som tilldelas varje medlem: du kan tilldela en viktad procentsats till varje medlem. Det här är användbart om du ska introducera en ny teammedlem och inte vill att hen ska delta i lika många möten.
• Klicka på Spara.
• Om du vill redigera den viktade procentsatsen för medlemmarna klickar du på rotationens namn.
  • I rotationstabellen kommer det att finnas en kolumn Vikt. I fältet Vikt anger du den relativa vikten för varje medlem. Detta anger den relativa procentandel möten som de ska få (jämfört med andra medlemmar).
    
    • • Som standard tilldelas varje medlem en vikt på 100 %. Om du behåller 100 % för varje medlem får alla lika många möten. Om alla medlemmar har samma vikt (oavsett antal) kommer de att få lika många möten.
      • Om du sätter en medlem till 100 % och en annan till 50 % kommer den medlem som har 100 % att tilldelas dubbelt så många möten som den andra.
      • Eftersom konfigurationen är relativ kan du lägga till och ta bort medlemmar från din rotation utan att behöva kontrollera att alla procentandelar summerar till 100 %.
  • Klicka på Spara och återställ räkningen.

Redigera en mötesrotation

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Verktyg > Möten i menyn i vänster sidofält.
• Klicka på namnet på rotationen.
• Om en medlem inte är tillgänglig (t.ex. på grund av utbildning eller semester) klickar du på för att avaktivera Tillgänglighet . Bekräfta sedan att du vill stänga av tillgängligheten i frågan som dyker upp. Medlemmen kommer inte att schemaläggas som värd för möten som använder den här rotationen förrän tillgänglighetsreglaget slås på igen.

Observera: mötesrotationen hoppar bara över en användare om dennes tillgänglighet är avstängd. Om deras tillgänglighet är aktiverad kommer de att fortsätta att visas i rotationen.

• Om du vill redigera namnet på eller medlemmarna i en rotation klickar du på Redigera rotation.
  • I den högra panelen redigerar du rotationens namn eller medlemmar. Om du lägger till en ny medlem i en rotation återställs antalet bokade möten för alla medlemmar i rotationen för att säkerställa en jämn fördelning av möten för alla medlemmar framöver.