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Agendar uma reunião com um contacto utilizando rotações de reuniões

Ultima atualização: Março 5, 2024

Disponível com qualquer uma das seguintes assinaturas, salvo menção ao contrário:

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Se tiver um assento atribuído e Criar páginas de agendamento para outros permissão, pode rodar o anfitrião das suas reuniões ao marcar reuniões com um contacto, empresa, negócio ou bilhete. Isto pode ser útil se estiver a marcar uma reunião em nome de um grupo ou equipa de representantes.

Estabelecer uma rotação de reuniões

É possível criar rotações de reuniões que incluam outros utilizadores da conta que também tenham um lugar atribuído, tenham o seu calendário ligado e tenham a sincronização do calendário  activada.

Para criar uma rotação de reunião:

  • Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
  • No menu da barra lateral esquerda, navegue para Ferramentas Reuniões
  • Clique no separador Rotações de reuniões. Em seguida, clique em Criar uma rotação.
  • No painel direito, introduza um nome para a rotação .
  • Para adicionar utilizadores à rotação, clique no menu pendente Membros da rotação. Em seguida, seleccione os utilizadores ou equipes que pretende adicionar. Se selecionar equipas, adicionar ou remover utilizadores da equipa irá adicionar ou remover os membros da rotação.

criar uma rotação de reunião

Editar uma rotação de reunião

  • Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
  • No menu da barra lateral esquerda, navegue para Ferramentas Reuniões
  • Clique no nome da rotação.
  • Se um membro não estiver disponível (por exemplo, para formação ou férias), clique para desativar a opção Availability . Em seguida, na caixa pop-up, confirme que pretende desativar a disponibilidade. O membro não será agendado como anfitrião para reuniões que utilizem esta rotação até que a alternância de disponibilidade seja novamente activada.

alternar entre disponibilidade e disponibilidade

  • Para editar o nome ou os membros de uma rotação, clique em Editar rotação.
    • No painel direito, editar a rotação nome ou membros. A adição de um novo membro a uma rotação reiniciará o número de reuniões marcadas para todos os membros da rotação, de modo a garantir uma distribuição uniforme das reuniões para todos os membros no futuro.

Marcar uma reunião utilizando rotações de reuniões

  • Na sua conta da HubSpot, navegue até os contatos, empresas, negócios ou tíquetes do .
  • Clique no nome do registro.
  • No painel esquerdo, clique em meetingsAgendar uma reunião. Será exibida uma caixa pop-up do seu calendário conectado. Para marcar a sua reunião
    • Clique no menu pendente Host para selecionar uma rotação de reunião. O campo do anfitrião será preenchido pelo membro da rotação que tiver o menor número de reuniões atribuídas. O calendário desse membro também será apresentado. Se vários membros tiverem o mesmo número de reuniões atribuídas, será atribuído o membro que tiver sido agendado menos recentemente.
calendário-rotação
    • Se o calendário do utilizador proposto estiver cheio ou se pretender escolher outro utilizador, pode clicar no menu pendente Meeting rotation users para escolher outro membro.

Observe: quando uma reunião é agendada para um utilizador utilizando rotações de reuniões, a contagem de reuniões agendadas desse utilizador aumenta em um. Se a reunião for eliminada, o número de reuniões agendadas diminui em um. 

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