Planifier une réunion avec un contact à l'aide des rotations de réunions

Si vous avez un siège attribué et Créer des pages de planification pour d'autres permission, vous pouvez alterner l'hôte de vos réunions lorsque vous planifiez des réunions avec un contact, une société, une affaire ou un ticket. Cela peut être utile si vous réservez une réunion au nom d'un groupe ou d'une équipe de représentants.

Mise en place d'une rotation des réunions

Vous pouvez créer des rotations de réunions qui incluent d'autres utilisateurs du compte qui ont également un siège attribué, dont le calendrier est connecté, et dont la synchronisation du calendrier  est activée.

Pour créer une rotation de réunion :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, naviguez vers Tools > Meetings. 
• Cliquez sur l'onglet Meeting Rotations. Cliquez ensuite sur Créer une rotation.
• Dans le panneau de droite, entrez un nom de rotation .
• Pour ajouter des utilisateurs à la rotation, cliquez sur le menu déroulant Rotation members. Ensuite, sélectionnez les utilisateurs ou les équipes que vous souhaitez ajouter. Si vous sélectionnez des équipes, l'ajout ou la suppression d'utilisateurs de l'équipe ajoutera ou supprimera les membres de la rotation.

• (BÊTA) Dans la section Logique de distribution , sélectionnez la façon dont les réunions doivent être attribuées aux membres :
  • Répartir les réunions entre les membres: les réunions seront alternées entre tous les membres. 
  • Répartir les réunions sur la base d’un pourcentage pondéré attribué à chaque membre : vous pouvez attribuer un pourcentage pondéré à chaque membre. Ceci est utile si vous effectuez l’onboarding d’un nouveau membre de l’équipe et que vous ne souhaitez pas qu’il participe à autant de réunions.
• Cliquez sur Enregistrer.
• Pour modifier le pourcentage pondéré des membres, cliquez sur le nom de la rotation.
  • Saisissez le pourcentage pour chaque membre dans la colonne Poids .
  • Cliquez sur Enregistrer et réinitialiser les comptes.

Modifier la rotation d'une réunion

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, naviguez vers Tools > Meetings. 
• Cliquez sur le nom de la rotation.
• Si un membre n'est pas disponible (par exemple, pour une formation ou des vacances), cliquez pour désactiver l'indicateur de disponibilité . Ensuite, dans la fenêtre contextuelle, confirmez que vous souhaitez désactiver la disponibilité. Le membre ne sera pas programmé en tant qu'hôte pour les réunions utilisant cette rotation jusqu'à ce que la bascule de disponibilité soit à nouveau activée.

• Pour modifier le nom ou les membres d'une rotation, cliquez sur Modifier la rotation.
  • Dans le panneau de droite, modifiez la rotation nom ou membres. L'ajout d'un nouveau membre à une rotation réinitialisera le nombre de réunions réservées pour tous les membres de la rotation afin de garantir une répartition égale des réunions pour tous les membres à l'avenir.

Planifier une réunion à l'aide des rotations de réunions

• Dans votre compte HubSpot, naviguez vers vos contacts, entreprises, deals ou tickets .
• Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur Planifier un rendez-vous meetings. Une fenêtre contextuelle de votre calendrier connecté s'affiche. Pour organiser votre réunion
  • Cliquez sur Rotation de la réunion. Ensuite, cliquez sur le menu déroulant Meeting rotation users pour sélectionner une rotation de réunion. Le champ Meeting rotation user sera rempli par le membre de la rotation qui a le moins de réunions attribuées. Le calendrier de ce membre apparaîtra également. Si plusieurs membres ont le même nombre de réunions attribuées, le membre qui a été programmé le moins récemment sera attribué.

• • Si le calendrier de l'utilisateur proposé est plein ou si vous souhaitez choisir un autre utilisateur, vous pouvez cliquer sur le menu déroulant Meeting rotation users pour sélectionner un autre membre.

• Continuez à programmer votre réunion. 

Remarque :. Lorsqu'une réunion est réservée pour un utilisateur à l'aide des rotations de réunions, le nombre de réunions réservées de cet utilisateur augmente d'une unité. Si la réunion est supprimée, le nombre de rendez-vous pris diminuera d'une unité.