Configurer une rotation de réunion

Si vous disposez d’une licence utilisateur attribuée et d’autorisations Créer des pages de planification pour d’autres utilisateurs, vous pouvez alterner l’organisateur de vos réunions lors de la planification de réunions avec un contact, une entreprise, une transaction ou un ticket. Vous pouvez également utiliser des rotations de réunion dans vos liens de prise de rendez-vous. Cela peut être utile si vous réservez une réunion au nom d’un groupe ou d’une équipe de représentants.

Mise en place d'une rotation des réunions

Vous pouvez créer des rotations de réunions qui incluent d'autres utilisateurs du compte qui ont également un siège attribué, dont le calendrier est connecté, et dont la synchronisation du calendrier  est activée.

Pour créer une rotation de réunion :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, naviguez vers Tools > Meetings. 
• Cliquez sur l'onglet Meeting Rotations. Cliquez ensuite sur Créer une rotation.
• Dans le panneau de droite, entrez un nom de rotation .
• Pour ajouter des utilisateurs à la rotation, cliquez sur le menu déroulant Rotation members. Ensuite, sélectionnez les utilisateurs ou les équipes que vous souhaitez ajouter. Si vous sélectionnez des équipes, l'ajout ou la suppression d'utilisateurs de l'équipe ajoutera ou supprimera les membres de la rotation.

• Dans la section Logique de distribution , sélectionnez comment les réunions doivent être attribuées aux membres :
  • Répartir équitablement les réunions entre les membres : les réunions seront réparties équitablement entre tous les membres. 
  • Répartir les réunions sur la base d’un pourcentage pondéré attribué à chaque membre : vous pouvez attribuer un pourcentage pondéré à chaque membre. Ceci est utile si vous effectuez l’onboarding d’un nouveau membre de l’équipe et que vous ne souhaitez pas qu’il soit impliqué dans autant de réunions.
• Cliquez sur Enregistrer.
• Pour modifier le pourcentage pondéré des membres, cliquez sur le nom de la rotation.
  • Dans le tableau de rotation, il y aura une colonne Poids. Dans le champ Poids, entrez le poids relatif de chaque membre. Cela indique le pourcentage relatif de réunions qu’ils devraient recevoir (par rapport aux autres membres).
    
    • • Par défaut, chaque membre se voit attribuer un poids de 100 %. Si vous maintenez chaque membre à 100 %, ils recevront tous le même nombre de réunions. Si les poids de tous les membres sont identiques (quel que soit leur nombre), ils recevront un nombre égal de réunions.
      • Si un membre est affecté à 100 % et un autre à 50 %, le représentant affecté à 100 % se verra attribuer deux fois plus de réunions que l'autre.
      • En raison de la nature relative de la configuration, vous pouvez ajouter et supprimer des membres de votre rotation sans avoir à vérifier que la somme des pourcentages est égale à 100 %.
  • Cliquez sur Enregistrer et réinitialiser les comptes.

Modifier la rotation d'une réunion

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, naviguez vers Tools > Meetings. 
• Cliquez sur le nom de la rotation.
• Si un membre n’est pas disponible (par exemple, pour une formation ou des vacances), cliquez sur le bouton Disponibilité pour le désactiver. Ensuite, dans la fenêtre contextuelle, confirmez que vous souhaitez désactiver la disponibilité. Le membre ne sera pas planifié en tant qu’hôte pour les réunions qui utilisent cette rotation tant que le bouton de disponibilité ne sera pas réactivé.

Remarque : La rotation de la réunion n’ignorera un utilisateur que si sa disponibilité est désactivée. Si leur disponibilité est activée, ils continueront d’être affichés dans la rotation.

• Pour modifier le nom ou les membres d'une rotation, cliquez sur Modifier la rotation.
  • Dans le panneau de droite, modifiez la rotation nom ou membres. L'ajout d'un nouveau membre à une rotation réinitialisera le nombre de réunions réservées pour tous les membres de la rotation afin de garantir une répartition égale des réunions pour tous les membres à l'avenir.