Programmare una riunione con un contatto utilizzando le rotazioni delle riunioni

Se si dispone di un posto assegnato e dell'autorizzazione a creare pagine di pianificazione per altri , è possibile ruotare l'ospite delle riunioni quando si pianificano riunioni con un contatto, un'azienda, un affare o un biglietto. Questo può essere utile se si prenota una riunione per conto di un gruppo o di un team di rappresentanti.

Impostare la rotazione delle riunioni

È possibile creare rotazioni di riunioni che includono altri utenti dell'account che hanno un posto assegnato, hanno il calendario collegato e la sincronizzazione del calendario attivata.

Per creare una rotazione di riunioni:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Strumenti > Riunioni.
• Fare clic sulla scheda Rotazioni riunioni. Quindi, fare clic su Crea una rotazione.
• Nel pannello di destra, inserire il nome della rotazione.
• Per aggiungere utenti alla rotazione, fare clic sul menu a discesa Membri della rotazione. Selezionare gli utenti o i team da aggiungere. Se si selezionano i team, l'aggiunta o la rimozione degli utenti dal team aggiungerà o rimuoverà i membri dalla rotazione.

Modifica della rotazione di una riunione

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Strumenti > Riunioni.
• Fare clic sul nome della rotazione.
• Se un membro non è disponibile (ad esempio, per una formazione o una vacanza), fare clic per disattivare la casella Disponibilità . Quindi, nella casella a comparsa, confermare che si desidera disattivare la disponibilità. Il membro non sarà programmato come ospite per le riunioni che utilizzano questa rotazione fino a quando la levetta della disponibilità non sarà nuovamente attivata.

• Per modificare il nome o i membri di una rotazione, fare clic su Modifica rotazione.
  • Nel pannello di destra, modificare il nome o i membri della rotazione. L'aggiunta di un nuovo membro a una rotazione azzera il numero di riunioni prenotate per tutti i membri della rotazione, per garantire una distribuzione uniforme delle riunioni per tutti i membri in futuro.

Programmare una riunione utilizzando le rotazioni di riunioni

• Nell'account HubSpot, navigare tra i contatti, le aziende, le offerte o i biglietti.
• Fare clic sul nome del record.
• Nel pannello di sinistra, fare clic su meetingsPianificare una riunione. Verrà visualizzato un riquadro a comparsa del calendario collegato. Per impostare la riunione
  • Fare clic sul menu a discesa Host per selezionare la rotazione della riunione. Il campo dell'ospite sarà popolato dal membro della rotazione che ha il minor numero di riunioni assegnate. Apparirà anche il calendario di quel membro. Se più membri hanno lo stesso numero di riunioni assegnate, verrà assegnato il membro che è stato programmato meno di recente.

• • Se il calendario dell'utente proposto è pieno o se si desidera scegliere un altro utente, è possibile fare clic sul menu a discesa Utenti della rotazione delle riunioni per scegliere un altro membro.

• Continuare a programmare la riunione.