Impostazione delle rotazioni delle riunioni

Se si dispone di un posto assegnato e delleautorizzazioni per la creazione di pagine di pianificazione per altri , è possibile ruotare l'ospite delle riunioni quando si pianificano riunioni con un contatto, un'azienda, una trattativa o un ticket. È possibile utilizzare la rotazione delle riunioni anche nei link per riunioni round robin. Questo può essere utile se si prenota una riunione per conto di un gruppo o di un team di rappresentanti.

Impostazione della rotazione delle riunioni

È possibile creare rotazioni di riunioni che includono altri utenti dell'account che hanno una postazione assegnata, hanno il calendario collegato e la sincronizzazione del calendario attivata.

Per creare una rotazione delle riunioni:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Strumenti > Riunioni.
• Fare clic sulla scheda Riunioni. Quindi, fare clic su Crea una rotazione.
• Nel pannello di destra, inserire il nome della rotazione.
• Per aggiungere utenti alla rotazione, fare clic sul menu a discesa Membri della rotazione. Selezionare gli utenti o i team da aggiungere. Se si selezionano i team, l'aggiunta o la rimozione degli utenti dal team aggiungerà o rimuoverà i membri dalla rotazione.

• Nella sezione Logica di distribuzione, selezionare il modo in cui le riunioni devono essere assegnate ai membri:
  • Distribuisci le riunioni in modo uniforme tra i membri: le riunioni ruoteranno in modo uniforme tra tutti i membri.
  • Distribuisci le riunioni in base a una percentuale ponderata assegnata a ciascun membro: è possibile assegnare una percentuale ponderata a ciascun membro. Questo è utile se si sta onboarding un nuovo membro del team e non si vuole che partecipi a tante riunioni.
• Fare clic su Salva.
• Per modificare la percentuale ponderata dei membri, fare clic sul nome della rotazione.
  • Nella tabella delle rotazioni, ci sarà una colonna Peso. Nel campo Peso , inserire il peso relativo di ciascun membro. Questo indica la percentuale relativa di riunioni che dovrebbe ricevere (rispetto agli altri membri).
    
    • • Per impostazione predefinita, a ogni membro viene assegnato un peso del 100%. Se si mantiene il peso di ogni membro al 100%, tutti riceveranno lo stesso numero di riunioni. Se il peso di tutti i membri è uguale (indipendentemente dal numero), riceveranno lo stesso numero di riunioni.
      • Se si imposta un membro al 100% e un altro al 50%, il rappresentante al 100% riceverà il doppio delle riunioni rispetto all'altro.
      • Grazie alla natura relativa della configurazione, è possibile aggiungere e rimuovere membri dalla rotazione senza dover controllare che tutte le percentuali arrivino al 100%.
  • Fare clic su Salva e ripristinare i conteggi.

Modifica della rotazione delle riunioni

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Strumenti > Riunioni.
• Fare clic sul nome della rotazione.
• Se un membro non è disponibile (ad esempio, per una formazione o una vacanza), fare clic per disattivare la levetta Disponibilità . Quindi, nella domanda che appare, confermare che si desidera disattivare la disponibilità. Il membro non sarà programmato come ospite per le riunioni che utilizzano questa rotazione fino a quando la levetta della disponibilità non sarà nuovamente attivata.

Nota: la rotazione delle riunioni salta un utente solo se la sua disponibilità è disattivata. Se la disponibilità è attiva, l'utente continuerà a essere visualizzato nella rotazione.

• Per modificare il nome o i membri di una rotazione, fare clic su Modifica rotazione.
  • Nel pannello di destra, modificare il nome o i membri della rotazione. L'aggiunta di un nuovo membro a una rotazione azzera il numero di riunioni prenotate per tutti i membri della rotazione, per garantire una distribuzione uniforme delle riunioni per tutti i membri in futuro.