Programmare una riunione con un contatto utilizzando la rotazione delle riunioni

Se si dispone di un posto assegnato e dell'autorizzazione a creare pagine di pianificazione per altri , è possibile ruotare l'ospite delle riunioni quando si pianificano riunioni con un contatto, un'azienda, una trattativa o un ticket. Questo può essere utile se si prenota una riunione per conto di un gruppo o di un team di rappresentanti.

Impostazione della rotazione delle riunioni

È possibile creare rotazioni di riunioni che includono altri utenti dell'account che hanno una postazione assegnata, hanno il calendario collegato e la sincronizzazione del calendario attivata.

Per creare una rotazione delle riunioni:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Strumenti > Riunioni.
• Fare clic sulla scheda Riunioni. Quindi, fare clic su Crea una rotazione.
• Nel pannello di destra, inserire il nome della rotazione.
• Per aggiungere utenti alla rotazione, fare clic sul menu a discesa Membri della rotazione. Selezionare gli utenti o i team da aggiungere. Se si selezionano i team, l'aggiunta o la rimozione degli utenti dal team aggiungerà o rimuoverà i membri dalla rotazione.

• (BETA) Nella sezione Logica di distribuzione, selezionare come assegnare le riunioni ai membri:
  • Distribuisci le riunioni tra i membri: le riunioni ruoteranno a rotazione tra tutti i membri.
  • Distribuire le riunioni in base a una percentuale ponderata assegnata a ciascun membro: è possibile assegnare una percentuale ponderata a ciascun membro. Questo è utile se si sta onboarding un nuovo membro del team e non si vuole che partecipi a tante riunioni.
• Fare clic su Salva.
• Per modificare la percentuale ponderata per i membri, fare clic sul nome della rotazione.
  • Inserire la percentuale per ciascun membro nella colonna Peso.
  • Fare clic su Salva e ripristinare i conteggi.

Modifica della rotazione delle riunioni

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Strumenti > Riunioni.
• Fare clic sul nome della rotazione.
• Se un membro non è disponibile (ad esempio, per una formazione o una vacanza), fare clic per disattivare la casella Disponibilità . Quindi, nella domanda che appare, confermare che si desidera disattivare la disponibilità. Il membro non sarà programmato come ospite per le riunioni che utilizzano questa rotazione finché la levetta della disponibilità non sarà nuovamente attivata.

• Per modificare il nome o i membri di una rotazione, fare clic su Modifica rotazione.
  • Nel pannello di destra, modificare il nome o i membri della rotazione. L'aggiunta di un nuovo membro a una rotazione azzera il numero di riunioni prenotate per tutti i membri della rotazione, per garantire una distribuzione uniforme delle riunioni per tutti i membri in futuro.

Programmare una riunione utilizzando le rotazioni delle riunioni

• Nel vostro account HubSpot, andate ai contatti, alle aziende, alle trattative o ai ticket.
• Fare clic sul nome del record.
• Nel pannello di sinistra, fare clic su meetingsPianificare una riunione. Verrà visualizzata una domanda del calendario collegato. Per impostare la riunione
  • Fare clic su Riunioni a rotazione. Quindi, fare clic sul menu a discesa Utenti rotazione riunioni per selezionare una rotazione di riunioni. Il campoUtente rotazione riunioni sarà popolato dal membro della rotazione che ha il minor numero di riunioni assegnate. Verrà visualizzato anche il calendario di questo membro. Se più membri hanno lo stesso numero di riunioni assegnate, verrà assegnato il membro che è stato programmato meno di recente.

• • Se il calendario dell'utente proposto è pieno o se si desidera scegliere un altro utente, è possibile fare clic sul menu a discesa Utenti a rotazione delle riunioni per selezionare un altro membro.

• Continuare a programmare la riunione.

Nota: quando una riunione viene prenotata per un utente utilizzando la rotazione delle riunioni, il conteggio delle riunioni prenotate di quell'utente aumenterà di uno. Se la riunione viene eliminata, il conteggio delle riunioni prenotate diminuisce di uno.