Impostare la rotazione delle riunioni

La rotazione delle riunioni ti consente di pianificare riunioni per conto di un gruppo o di un team di rappresentanti. Quando crei una nuova riunione su un contatto, un'azienda, un'opportunità o un ticket, puoi alternare l'organizzatore delle tue riunioni. Puoi inoltre utilizzare la rotazione delle riunioni nelle tue pagine di pianificazione.

Prima di iniziare

Per utilizzare la rotazione delle riunioni durante la pianificazione delle riunioni o la creazione di pagine di pianificazione:

• L'utente che pianifica la riunione deve avere un posto assegnato nelle aree Vendite o Assistenza e disporre dell'autorizzazione " Crea pagine di pianificazione per altri ".
• Tutti gli utenti inclusi nella rotazione delle riunioni devono avere un posto assegnato nelle aree Vendite o Assistenza.
• Ogni utente nella rotazione delle riunioni deve avere il proprio calendario collegato e la sincronizzazione del calendario attivata.

Configurare una rotazione delle riunioni

Per creare una rotazione delle riunioni:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai su Strumenti > Riunioni.
3. Fare clic sulla scheda Rotazioni delle riunioni. Quindi, fare clic su Crea una rotazione.
4. Nel pannello di destra, inserisci un Nome del sistema a rotazione.
5. Per aggiungere utenti alla rotazione, clicca sul menu a tendina Membri della rotazione. Quindi, seleziona gli utenti o i team che desideri aggiungere. Se selezioni dei team, l'aggiunta o la rimozione di utenti dal team comporterà l'aggiunta o la rimozione dei membri dalla rotazione.
6. Nella sezione Logica di distribuzione, seleziona come le riunioni devono essere assegnate ai membri:
   • Distribuisci le riunioni in modo uniforme tra i membri: le riunioni ruoteranno in modo uniforme tra tutti i membri.
   • Distribuire le riunioni in base a una percentuale ponderata assegnata a ciascun membro: le riunioni ruoteranno in base alla percentuale ponderata assegnata a ciascun membro. Ciò è utile se stai inserendo un nuovo membro nel team e non vuoi che partecipi a troppe riunioni.
   • Fai clic su Salva.
7. Per modificare la percentuale ponderata dei membri, fare clic sul nome della rotazione.
   • Nella tabella di rotazione, utilizzare il campo Peso per inserire il peso relativo di ciascun membro. Questo indica la percentuale relativa di riunioni che dovrebbe ricevere (rispetto agli altri membri).
   • Per impostazione predefinita, a ciascun membro viene assegnato un peso del 100%. Se si mantiene il valore al 100% per tutti i membri, questi riceveranno tutti lo stesso numero di riunioni. Se i pesi di tutti i membri sono uguali (indipendentemente dal numero), riceveranno lo stesso numero di riunioni.
   • Se si imposta un membro al 100% e un altro al 50%, al rappresentante al 100% verranno assegnati il doppio degli incontri rispetto all’altro.
   • Data la natura relativa della configurazione, è possibile aggiungere o rimuovere membri dalla rotazione senza dover verificare che la somma di tutte le percentuali sia pari al 100%.
   • Fare clic su «Salva» e azzerare i conteggi.

Nota: quando si utilizza una rotazione degli incontri in una pagina di pianificazione a rotazione con l’opzione “Dai priorità al proprietario del contatto ” attivata, la disponibilità del proprietario del contatto apparirà prima di quella del membro successivo nella rotazione.

Modifica una rotazione delle riunioni

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai su Strumenti > Riunioni.
3. Fare clic sul nome della rotazione.
4. Se un membro non è disponibile (ad esempio, per un corso di formazione o per ferie), fare clic per disattivare l’interruttore "Disponibilità". Quindi, nella finestra a comparsa, confermare che si desidera disattivare la disponibilità. Il membro non verrà programmato come ospitante per le riunioni che utilizzano questa rotazione fino a quando l’interruttore "Disponibilità" non verrà riattivato.

Nota: la rotazione delle riunioni salterà un membro solo se l’interruttore "Disponibilità" di quel membro è disattivato. Se l’interruttore "Disponibilità" è attivato, il membro continuerà a essere visualizzato nella rotazione, anche se il suo calendario collegato non presenta orari disponibili per la prenotazione.

5. Per modificare il nome o i membri di una rotazione, fare clic su Modifica rotazione.
   • Nel pannello di destra, modifica il nome della rotazione o i membri.
   • L'aggiunta di un nuovo membro a una rotazione azzererà il numero di riunioni prenotate per tutti i membri della rotazione, garantendo una distribuzione uniforme delle riunioni per tutti i membri in futuro.