Kokouskierron määrittäminen

Jos käytössäsi on määritetty paikka ja Luo aikataulusivuja muille -oikeudet, voit vaihtaa kokousten isäntää, kun aikataulutat kokouksia yhteystiedon, yrityksen, sopimuksen tai lipun kanssa. Voit käyttää kokousten vuorottelua myös kiertokokouslinkkisi yhteydessä. Tämä voi olla hyödyllistä, jos varaat kokouksen ryhmän tai edustajaryhmän puolesta.

Järjestä kokouskierto

Voit luoda kokousvuoroja, joihin kuuluu muita tilillä olevia käyttäjiä, joille on myös määritetty paikka, joiden kalenteri on liitetty ja joiden kalenterisynkronointi on käytössä.

Luo kokouskierto:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Työkalut > Kokoukset.
• Napsauta Kokouskierrot-välilehteä. Napsauta sitten Luo kierto.
• Kirjoita oikeanpuoleiseen paneeliin vuoron nimi.
• Voit lisätä käyttäjiä vuorotteluun napsauttamalla vuorottelun jäsenet -pudotusvalikkoa. Valitse sitten käyttäjät tai ryhmät, jotka haluat lisätä. Jos valitset tiimit, käyttäjien lisääminen tai poistaminen tiimistä lisää tai poistaa jäsenet rotaatiosta.

• Valitse Jakelulogiikka-osiossa, miten kokoukset jaetaan jäsenille:
  • Jaa kokoukset tasaisesti jäsenten kesken: Kokoukset kiertävät tasaisesti kaikkien jäsenten kesken.
  • Jaa kokoukset kullekin jäsenelle määritetyn painotetun prosenttiosuuden perusteella: Voit määrittää kullekin jäsenelle painotetun prosenttiosuuden. Tämä on hyödyllistä, jos olet perehdytys tiimin uutta jäsentä käyttöön ja et halua hänen osallistuvan yhtä moneen kokoukseen.
• Napsauta Tallenna.
• Voit muokata jäsenten painotettua prosenttiosuutta napsauttamalla vuoron nimeä.
  • Vuorottelutaulukossa on painosarake. Kirjoita Paino-kenttään kunkin jäsenen suhteellinen paino. Tämä ilmaisee, kuinka monta prosenttia kokouksista heidän pitäisi saada (verrattuna muihin jäseniin).
    
    • • Oletusarvoisesti jokaiselle jäsenelle annetaan 100 prosentin painoarvo. Jos pidät kunkin jäsenen painoarvon 100 %:na, kaikki jäsenet saavat yhtä monta kokousta. Jos kaikkien jäsenten painot ovat samat (lukumäärästä riippumatta), ne saavat yhtä monta kokousta.
      • Jos asetat yhdelle jäsenelle 100 % ja toiselle 50 %, 100 %:n painoarvolla oleva edustaja saa kaksi kertaa enemmän kokouksia kuin toinen.
      • Määrityksen suhteellisen luonteen vuoksi voit lisätä ja poistaa jäseniä vuorottelusta ilman, että sinun tarvitsee tarkistaa, että kaikkien prosenttien summa on 100 %.
  • Napsauta Tallenna ja nollaa laskelmat.

Muokkaa kokouskiertoa

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Työkalut > Kokoukset.
• Napsauta vuoron nimeä.
• Jos jäsen ei ole käytettävissä (esimerkiksi koulutuksen tai loman vuoksi), napsauta Saatavuus-vaihtokytkintä pois päältä. Vahvista sitten ponnahdusikkunassa, että haluat poistaa saatavuuden käytöstä. Jäsentä ei määritetä isännäksi kokouksiin, joissa käytetään tätä vuoroa, ennen kuin saatavuus kytketään uudelleen päälle.

Huomaa: kokouskierto ohittaa käyttäjän vain, jos hänen saatavuutensa on poistettu käytöstä. Jos hänen saatavuutensa on päällä, hän näkyy edelleen vuorossa.

• Jos haluat muokata vuoron nimeä tai jäseniä, valitse Muokkaa vuoroa.
  • Muokkaa oikeassa paneelissa rotaation nimeä tai jäseniä. Uuden jäsenen lisääminen rotaatioon nollaa kaikkien rotaation jäsenten varattujen tapaamisten määrän, jotta kaikkien jäsenten tapaamiset jakautuvat tasaisesti jatkossa.