Kokousvuorojen määrittäminen

Kokousvuorottelun avulla voit aikatauluttaa kokouksia ryhmän tai myyntiedustajien tiimin puolesta. Kun luot uuden kokouksen yhteystiedon, yritystiedon, kaupan tai tiketin tietueeseen, voit vuorotella kokousten isäntää. Voit käyttää kokousvuorottelua myös aikataulutus sivuillasi.

Ennen kuin aloitat

Jotta voit käyttää kokousvuorottelua kokouksia aikatauluttaessasi tai aikataulutus sivuja luodessasi:

• Kokouksen aikatauluttavan käyttäjän on oltava varattu myynti- tai palvelupaikkaan ja hänellä on oltava oikeudet luoda aikataulutus sivuja muille.
• Kaikilla kokousvuorotteluun kuuluvilla käyttäjillä on oltava myynti- tai palvelupaikka.
• Jokaisen kokouskierrossa mukana olevan käyttäjän kalenterin on oltava liitetty ja kalenterin synkronoinnin on oltava käytössä.

Kokousvuoron määrittäminen

Voit luoda kokouskierron seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Työkalut > Kokoukset.
3. Napsauta Kokousvuorot -välilehteä. Napsauta sitten Luo vuorolista.
4. Kirjoita oikeanpuoleiseen paneeliin vuorottelujärjestelmän nimi.
5. Voit lisätä käyttäjiä vuorotteluun napsauttamalla Vuorottelun jäsenet -pudotusvalikkoa. Valitse sitten käyttäjät tai tiimit, jotka haluat lisätä. Jos valitset tiimejä, käyttäjien lisääminen tai poistaminen tiimistä lisää tai poistaa jäsenet vuorottelusta.
6. Valitse Jakelulogiikka-osiosta, miten kokoukset jaetaan jäsenille:
   • Jaa kokoukset tasaisesti jäsenten kesken: kokoukset kiertävät tasaisesti kaikkien jäsenten kesken.
   • Jaa kokoukset kunkin jäsenelle määritetyn painotetun prosenttiosuuden perusteella: kokoukset kiertävät kunkin jäsenelle määritetyn painotetun prosenttiosuuden perusteella. Tämä on hyödyllistä, jos olet ottamassa uutta tiimin jäsentä mukaan ja et halua hänen osallistuvan niin moniin kokouksiin.
   • Napsauta Tallenna.
7. Voit muokata jäsenten painotettuja prosenttiosuuksia napsauttamalla kierron nimeä.
   • Syötä kiertotaulukon Paino-kenttään kunkin jäsenen suhteellinen painoarvo. Tämä ilmaisee suhteellisen prosenttiosuuden kokouksista, jotka jäsenen tulisi saada (verrattuna muihin jäseniin).
   • Oletusarvoisesti jokaiselle jäsenelle annetaan painotus 100 %. Jos pidät jokaisen jäsenen painotuksen 100 %:ssa, he saavat kaikki yhtä monta kokousta. Jos kaikkien jäsenten painotukset ovat samat (lukumäärästä riippumatta), he saavat yhtä monta kokousta.
   • Jos asetat yhden jäsenen painoksi 100 % ja toisen 50 %, 100 %:n painoarvon saaneelle edustajalle jaetaan kaksi kertaa niin monta tapaamista kuin toiselle.
   • Koska asetukset ovat suhteellisia, voit lisätä ja poistaa jäseniä vuorottelusta ilman, että sinun tarvitsee tarkistaa, että kaikkien prosenttiosuuksien summa on 100 %.
   • Napsauta Tallenna ja nollaa laskurit.

Huomaa: kun käytät tapaamiskierrosta round robin -aikataulutus-sivulla, jossa Priorisoi yhteyshenkilön omistaja -vaihtoehto on käytössä, yhteyshenkilön omistajan saatavuus näkyy ennen kierroksen seuraavan jäsenen saatavuutta.

Muokkaa kokouskierrosta

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Työkalut > Kokoukset.
3. Napsauta vuorottelujärjestyksen nimeä.
4. Jos jäsen ei ole käytettävissä (esimerkiksi koulutuksen tai loman vuoksi), napsauta kytkintä poistaaksesi käytettävyyden käytöstä. Vahvista sitten ponnahdusikkunassa, että haluat poistaa käytettävyyden käytöstä. Jäsentä ei aikatauluteta tämän kierron mukaisissa kokouksissa isäntäksi, ennen kuin hänen käytettävyyskytkimensä kytketään uudelleen päälle.

Huomaa: kokouskierros ohittaa jäsenen vain, jos tämän Saatavuus-kytkin on pois päältä. Jos Saatavuus-kytkin on päällä, jäsen näkyy edelleen kierroksessa, vaikka hänen liitetyssä kalenterissaan ei olisi varattavia aikoja.

5. Voit muokata vuorottelujärjestelmän nimeä tai jäseniä napsauttamalla Muokkaa vuorottelujärjestelmää.
   • Muokkaa kierron nimeä tai jäseniä oikeanpuoleisessa paneelissa.
   • Uuden jäsenen lisääminen vuorotteluun nollaa kaikkien vuorottelussa olevien jäsenten varattujen kokousten määrän, mikä varmistaa kokousten tasaisen jakautumisen kaikille jäsenille jatkossa.