Aikatauluta kokous yhteyshenkilön kanssa käyttämällä kokousvuoroja

Jos sinulla onoikeus määritettyyn istumapaikkaan ja Luo aikataulusivuja muille -oikeus, voit vaihtaa kokousten isäntää, kun aikataulutat kokouksia yhteystiedon, yrityksen, sopimuksen tai lipun kanssa. Tämä voi olla hyödyllistä, jos varaat kokouksen ryhmän tai edustajaryhmän puolesta.

Järjestä kokouskierto

Voit luoda kokousvuoroja, joihin kuuluu muita tilillä olevia käyttäjiä, joilla on myös määritetty paikka, joiden kalenteri on liitetty ja joiden kalenterisynkronointi on käytössä.

Luo kokouskierto:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Työkalut > Kokoukset.
• Napsauta Kokouskierrot-välilehteä. Napsauta sitten Luo kierto.
• Kirjoita oikeanpuoleiseen paneeliin vuoron nimi.
• Voit lisätä käyttäjiä vuorotteluun napsauttamalla vuorottelun jäsenet -pudotusvalikkoa. Valitse sitten käyttäjät tai ryhmät, jotka haluat lisätä. Jos valitset tiimit, käyttäjien lisääminen tai poistaminen tiimistä lisää tai poistaa jäsenet rotaatiosta.

• (BETA) Valitse Jakelulogiikka-osiossa, miten kokoukset jaetaan jäsenille:
  • Jaa kokoukset tasaisesti jäsenten kesken: Kokoukset kiertävät tasaisesti kaikkien jäsenten kesken.
  • Jaa kokoukset kullekin jäsenelle määritetyn painotetun prosenttiosuuden perusteella: Voit määrittää kullekin jäsenelle painotetun prosenttiosuuden. Tämä on hyödyllistä, jos olet perehdytys tiimin uutta jäsentä palvelukseen ja et halua hänen osallistuvan yhtä moneen kokoukseen.
• Napsauta Tallenna.
• Jos haluat muokata jäsenten painotettua prosenttiosuutta, napsauta vuoron nimeä.
  • Kirjoita kunkin jäsenen prosenttiosuus Paino-sarakkeeseen.
  • Napsauta Tallenna ja nollaa laskennat.

Muokkaa kokouskiertoa

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Työkalut > Kokoukset.
• Napsauta vuoron nimeä.
• Jos jäsen ei ole käytettävissä (esimerkiksi koulutuksen tai loman vuoksi), napsauta Saatavuus-vaihtokytkintä pois päältä. Vahvista sitten ponnahdusikkunassa, että haluat poistaa saatavuuden käytöstä. Jäsentä ei määritetä isännäksi kokouksiin, joissa käytetään tätä vuoroa, ennen kuin saatavuus kytketään uudelleen päälle.

• Jos haluat muokata vuoron nimeä tai jäseniä, valitse Muokkaa vuoroa.
  • Muokkaa oikeassa paneelissa rotaation nimeä tai jäseniä. Uuden jäsenen lisääminen rotaatioon nollaa kaikkien rotaation jäsenten varattujen tapaamisten määrän, jotta kaikkien jäsenten tapaamiset jakautuvat tasaisesti jatkossa.

Aikatauluta kokous kokousvuorojen avulla

• Siirry HubSpot-tililläsi yhteystietoihin, yrityksiin, tarjouksiin tai lippuihin.
• Napsauta tietueen nimeä .
• Napsauta vasemmassa paneelissa meetingsAikatauluta kokous. Ponnahdusikkuna yhdistettyyn kalenteriin tulee näkyviin. Kokouksen määrittäminen
  • Napsauta Kokouskierto. Valitse sitten Kokouskierron käyttäjät -pudotusvalikosta kokouskierto.Kokouskierron käyttäjä -kenttään tulee se kierron jäsen, jolle on määritetty vähiten kokouksia. Myös kyseisen jäsenen kalenteri tulee näkyviin. Jos useammalla jäsenellä on sama määrä kokouksia määritetty, määritetään se jäsen, jonka kokousaikataulu on viimeisin.

• • Jos ehdotetun käyttäjän kalenteri on täynnä tai jos haluat valita toisen käyttäjän, voit valita toisen jäsenen napsauttamalla Kokouskierron käyttäjät -pudotusvalikkoa.

• Jatka kokouksen suunnittelua.

Huomaa: kun käyttäjälle varataan kokous, joka käyttää kokousvuoroja, kyseisen käyttäjän varattujen kokousten määrä kasvaa yhdellä. Jos kokous poistetaan, käyttäjän varattujen kokousten määrä vähenee yhdellä.