Planen Sie eine Besprechung mit einem Kontakt mithilfe von Besprechungsrotationen

Wenn Sie einen zugewiesenen Platz und Terminplanungsseiten für andere erstellen Genehmigung haben, können Sie den Gastgeber Ihrer Meetings wechseln, wenn Sie Meetings mit einem Kontakt, einem Unternehmen, einem Deal oder einem Ticket vereinbaren. Dies kann nützlich sein, wenn Sie ein Treffen im Namen einer Gruppe oder eines Teams von Vertretern buchen.

Einrichten einer Sitzungsrotation

Sie können Besprechungsrotationen erstellen, die andere Benutzer des Accounts einbeziehen, die ebenfalls über eine zugewiesene Benutzerlizenz verfügen, deren -Kalender mit verbunden ist und bei denen die -Kalender-Synchronisation aktiviert ist.

So erstellen Sie eine Besprechungsrotation:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Navigieren Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Tools > Meetings. 
• Klicken Sie auf die Registerkarte Meeting-Rotationen. Klicken Sie dann auf . Erstellen Sie eine Drehung.
• Geben Sie im rechten Feld einen Rotationsnamenein.
• Um Benutzer zur Rotation hinzuzufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Rotationsmitglieder. Wählen Sie dann die Benutzer oder Teams aus, die Sie hinzufügen möchten. Wenn Sie Teams auswählen, werden durch das Hinzufügen oder Entfernen von Benutzern aus dem Team die Mitglieder der Rotation hinzugefügt oder entfernt.

• (BETAVERSION) Wählen Sie im Abschnitt Verteilungslogik aus, wie Meetings den Mitgliedern zugewiesen werden sollen:
  • Meetings eventuell auf Mitglieder verteilen: Meetings werden eventuell unter allen Mitgliedern verteilt. 
  • Verteilen von Meetings basierend auf einem gewichteten Prozentsatz, der jedem Mitglied zugewiesen wird: Sie können jedem Mitglied einen gewichteten Prozentsatz zuweisen. Dies ist nützlich, wenn Sie ein neues Teammitglied Onboarding und nicht möchten, dass dieses an so vielen Meetings beteiligt ist.
• Klicken Sie auf Speichern.
• Um den gewichteten Prozentsatz für Mitglieder zu bearbeiten, klicken Sie auf den Namen der Rotation.
  • Geben Sie den Prozentsatz für jedes Element in die Spalte Gewichtung ein.
  • Klicken Sie auf Speichern und Anzahl zurücksetzen.

Eine Besprechungsrotation bearbeiten

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Navigieren Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Tools > Meetings. 
• Klicken Sie auf den Namen der Rotation.
• Wenn ein Mitglied nicht verfügbar ist (z. B. wegen einer Schulung oder eines Urlaubs), klicken Sie auf die Schaltfläche Verfügbarkeit , um sie zu deaktivieren. Bestätigen Sie dann im Pop-up-Fenster, dass Sie die Verfügbarkeit deaktivieren möchten. Das Mitglied wird für Meetings, die diese Rotation verwenden, nicht als Gastgeber geplant, bis der Verfügbarkeitsschalter wieder aktiviert wird.

• Um den Namen oder die Mitglieder einer Rotation zu bearbeiten, klicken Sie auf Rotation bearbeiten.
  • Bearbeiten Sie im rechten Feld den Namen der Rotation oder Mitglieder. Durch das Hinzufügen eines neuen Mitglieds zu einer Rotation wird die Anzahl der gebuchten Sitzungen für alle Mitglieder in der Rotation zurückgesetzt, um eine gleichmäßige Verteilung der Sitzungen für alle Mitglieder in der Zukunft zu gewährleisten.

Eine Besprechung mithilfe von Besprechungsrotationen planen

• Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Ihren Kontakten, Unternehmen, Deals oder Tickets.
• Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
• Klicken Sie im linken Fensterbereich auf meetings Ein Meeting vereinbaren. Es erscheint ein Pop-up-Fenster mit Ihrem verknüpften Kalender. So richten Sie Ihr Treffen ein
  • Klicken Sie auf Meeting-Rotation. Klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü Meeting Rotation users , um eine Meeting-Rotation auszuwählen. Das Feld Meeting rotation user wird von dem Mitglied der Rotation ausgefüllt, dem die wenigsten Meetings zugewiesen wurden. Der Kalender dieses Mitglieds wird ebenfalls angezeigt. Wenn mehreren Mitgliedern die gleiche Anzahl von Besprechungen zugewiesen ist, wird das Mitglied zugewiesen, das am wenigsten Termine hat.

• • Wenn der Kalender des vorgeschlagenen Benutzers voll ist oder wenn Sie einen anderen Benutzer auswählen möchten, können Sie auf das Dropdown-Menü Meeting Rotation Benutzer klicken, um ein anderes Mitglied auszuwählen.

• Fahren Sie fort mit und planen Sie Ihre Besprechung. 

Bitte beachten Sie: Wenn ein Meeting für einen Benutzer mit Meeting-Rotationen gebucht wird, erhöht sich die Anzahl der gebuchten Meetings dieses Benutzers um eins. Wenn das Meeting gelöscht wird, verringert sich die Anzahl der gebuchten Meetings um eins.