Opprette møterotasjoner

Med møterotasjon kan du planlegge møter på vegne av en gruppe eller et team av selgere. Når du oppretter et nytt møte for en kontakt, et selskap, en avtale eller en sak, kan du rotere verten for møtene dine. Du kan også bruke møterotasjon på planleggingssidene dine.

Før du begynner

For å kunne bruke møterotasjon når du planlegger møter eller oppretter planleggingssider:

• Må brukeren som planlegger møtet ha en tildelt salgs- eller servicesete og ha tillatelsen «Opprett planleggingssider for andre ».
• Alle brukere som er inkludert i møterotasjonen, må ha tildelte plasser innen salg eller service.
• Hver bruker i møterotasjonen må ha kalenderen sin koblet til og ha kalendersynkronisering slått på.

Konfigurere en møterotasjon

Slik oppretter du en møterotasjon:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Verktøy > Møter.
3. Klikk på fanen Møterotasjoner. Klikk deretter på Opprett en rotasjon.
4. I panelet til høyre skriver du inn et navn på rotasjonen.
5. For å legge til brukere i rotasjonen, klikk på rullegardinmenyen «Rotasjonsmedlemmer ». Velg deretter brukerne eller teamene du vil legge til. Hvis du velger team, vil det å legge til eller fjerne brukere fra teamet føre til at medlemmene legges til eller fjernes fra rotasjonen.
6. I delen «Fordelingslogikk» velger du hvordan møter skal tildeles medlemmene:
   • Fordel møter jevnt mellom medlemmene: møtene vil rotere jevnt mellom alle medlemmene.
   • Fordel møter basert på en vektet prosentandel tildelt hvert medlem: møtene vil rotere basert på den vektede prosentandelen tildelt hvert medlem. Dette er nyttig hvis du tar imot et nytt teammedlem og ikke ønsker at vedkommende skal delta i like mange møter.
   • Klikk på «Lagre».
7. For å redigere den vektede prosentandelen for medlemmene, klikk på rotasjonsnavnet.
   • I rotasjonstabellen bruker du feltet Vekt til å angi den relative vekten for hvert medlem. Dette angir den relative prosentandelen av møter de skal få (sammenlignet med andre medlemmer).
   • Som standard tildeles hvert medlem en vekt på 100 %. Hvis du lar hvert medlem beholde 100 %, vil de alle få tildelt like mange møter. Hvis vektene til alle medlemmene er like (uavhengig av antall), vil de få tildelt like mange møter.
   • Hvis du angir 100 % for ett medlem og 50 % for et annet, vil representanten med 100 % få tildelt dobbelt så mange møter som den andre.
   • På grunn av konfigurasjonens relative natur kan du legge til og fjerne medlemmer fra rotasjonen uten å måtte sjekke at alle prosentene til sammen utgjør 100 %.
   • Klikk på «Lagre» og nullstill tellingene.

Merk: Nårdu bruker en møterotasjon på en «round robin»-planleggingsside med alternativet «Prioriter kontaktansvarlig» aktivert, vil kontaktansvarliges tilgjengelighet vises før tilgjengeligheten til neste medlem i rotasjonen.

Rediger en møterotasjon

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Verktøy > Møter.
3. Klikk på navnet på rotasjonen.
4. Hvis et medlem ikke er tilgjengelig (for eksempel på grunn av opplæring eller ferie), klikker du for å slå av «Tilgjengelighet»-bryteren. Bekreft deretter i popup-vinduet at du ønsker å slå av tilgjengeligheten. Medlemmet vil ikke bli planlagt som vert for møter som bruker denne rotasjonen før «Tilgjengelighet»-bryteren er slått på igjen.

Merk: Møterotasjonen vil bare hoppe over et medlem hvis medlemmets «Tilgjengelighet»-bryter er slått av. Hvis «Tilgjengelighet»-bryteren er slått på, vil vedkommende fortsatt vises i rotasjonen, selv om den tilknyttede kalenderen ikke har ledige tider for booking.

5. For å redigere navnet på eller medlemmene i en rotasjon, klikk på «Rediger rotasjon».
   • I panelet til høyre kan du redigere rotasjonsnavnet eller medlemmene.
   • Hvis du legger til et nytt medlem i en rotasjon, vil antallet bookede møter for alle medlemmene i rotasjonen bli nullstilt, noe som sikrer en jevn fordeling av møter for alle medlemmene fremover.