Een vergadering plannen met een contactpersoon met behulp van vergaderrotaties

Als je een toegewezen zitplaats en Maak planningspagina's voor anderen toestemming hebt, kun je de host van je vergaderingen laten rouleren wanneer je vergaderingen plant met een contactpersoon, bedrijf, deal of ticket. Dit kan handig zijn als je een vergadering boekt namens een groep of team van vertegenwoordigers.

Een roulerende vergadering instellen

Je kunt rotaties van vergaderingen maken met andere gebruikers in de account die ook een toegewezen plaats hebben, hun agenda hebben gekoppeld en agendasynchronisatie hebben ingeschakeld.

Om een rotatievergadering te maken:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Extra > Vergaderingen.
• Klik op de tab Rotaties van vergaderingen. Klik vervolgens op Een rotatie maken.
• Voer in het rechterpaneel een naam voor de rotatie in.
• Om gebruikers aan de rotatie toe te voegen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Rotatieleden. Selecteer vervolgens de gebruikers of teams die u wilt toevoegen. Als je teams selecteert, zal het toevoegen of verwijderen van gebruikers uit het team de leden toevoegen aan of verwijderen uit de rotatie.

Een roulatie van een vergadering bewerken

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Extra > Vergaderingen.
• Klik op de naam van de rotatie.
• Als een lid niet beschikbaar is (bijvoorbeeld voor training of vakantie), klikt u op om de optie Beschikbaarheid uit te schakelen. Bevestig vervolgens in het pop-upvenster dat je de beschikbaarheid wilt uitschakelen. Het lid zal niet worden ingepland als host voor vergaderingen die deze rotatie gebruiken totdat de beschikbaarheidsknop weer is ingeschakeld.

• Om de naam of leden van een rotatie te bewerken, klik je op Rotatie bewerken.
  • Bewerk in het rechterpaneel de naam of de leden van de rotatie. Door een nieuw lid aan een rotatie toe te voegen, wordt het aantal geboekte vergaderingen voor alle leden in de rotatie opnieuw ingesteld om te zorgen voor een gelijkmatige verdeling van vergaderingen voor alle leden in de toekomst.

Een vergadering plannen met behulp van vergaderrotaties

• Navigeer in je HubSpot-account naar je contactpersonen, bedrijven, deals of tickets.
• Klik op de naam van de record.
• Klik in het linkerpaneel op meetingsPlan een vergadering. Er verschijnt een pop-upvenster van je gekoppelde agenda. Uw vergadering instellen
  • Klik op Vergaderrotatie. Klik vervolgens op het keuzemenu Vergaderrotatie gebruikers om een vergaderrotatie te selecteren. Hetgebruikersveld Vergaderrotatie wordt ingevuld door het lid van de rotatie dat de minste vergaderingen toegewezen heeft gekregen. De agenda van dat lid verschijnt ook. Als meerdere leden hetzelfde aantal vergaderingen toegewezen hebben gekregen, wordt het lid toegewezen dat het minst recent is ingepland.

• • Als de agenda van de voorgestelde gebruiker vol is of als je een andere gebruiker wilt kiezen, kun je op het keuzemenu Vergaderrotatie gebruikers klikken om een ander lid te selecteren.

• Ga verder met het plannen van je vergadering.

Let op: wanneer een vergadering wordt geboekt voor een gebruiker die gebruik maakt van reserverotaties, zal het aantal geboekte vergaderingen van die gebruiker met één toenemen. Als de vergadering wordt verwijderd, zal het aantal geboekte vergaderingen met één verminderen.