Rotaties voor vergaderingen instellen

Als je een Verkoop- of Servicestoel hebt toegewezen met een Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise-abonnement en Planningspagina's voor anderen maken machtigingen, kun je de host van je vergaderingen laten rouleren wanneer je vergaderingen plant met een contactpersoon, bedrijf, deal of ticket. U kunt ook vergaderrotaties gebruiken in uw round robin vergaderkoppelingen. Dit kan handig zijn als je een vergadering boekt namens een groep of team van vertegenwoordigers.

Een vergaderrotatie opzetten

Je kunt rotaties voor vergaderingen aanmaken waarbij andere gebruikers in de account zijn betrokken die ook een toegewezen plaats hebben, hun agenda hebben gekoppeld en agendasynchronisatie hebben ingeschakeld.

Zo maakt u een vergaderrotatie:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Extra > Vergaderingen.
• Klik op het tabblad Vergaderrotaties. Klik vervolgens op Een rotatie maken.
• Voer in het rechterpaneel een rotatienaam in.
• Om gebruikers aan de rotatie toe te voegen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Rotatieleden. Selecteer vervolgens de gebruikers of teams die u wilt toevoegen. Als je teams selecteert, zal het toevoegen of verwijderen van gebruikers uit het team de leden toevoegen of verwijderen uit de rotatie.

• Selecteer in het gedeelte Distributielogica hoe vergaderingen aan leden moeten worden toegewezen:
  • Vergaderingen gelijk verdelen onder leden: vergaderingen rouleren gelijk onder alle leden.
  • Verdeel vergaderingen op basis van een gewogen percentage dat is toegewezen aan elk lid: u kunt een gewogen percentage toewijzen aan elk lid. Dit is handig als je een nieuw teamlid aan het inwerken bent en hem of haar niet bij evenveel vergaderingen wilt betrekken.
• Klik op Opslaan.
• Om het gewogen percentage voor leden te bewerken, klik je op de naam van de rotatie.
  • In de rotatietabel zie je een kolom Gewicht. Voer in het veld Gewicht het relatieve gewicht voor elk lid in. Dit geeft het relatieve percentage vergaderingen aan dat ze moeten krijgen (in vergelijking met andere leden).
    
    • • Standaard krijgt elk lid een gewicht van 100%. Als je elk lid op 100% houdt, krijgen ze allemaal evenveel vergaderingen. Als het gewicht van alle leden gelijk is (ongeacht het aantal), krijgen ze evenveel bijeenkomsten.
      • Als je één lid op 100% zet en een ander op 50%, dan krijgt de vertegenwoordiger op 100% twee keer zoveel vergaderingen toegewezen als de ander.
      • Door de relatieve aard van de configuratie kun je leden toevoegen en verwijderen uit je rotatie zonder te hoeven controleren of alle percentages bij elkaar opgeteld 100% zijn.
  • Klik op Opslaan en stel de tellingen opnieuw in.

Een roulatie van een vergadering bewerken

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Extra > Vergaderingen.
• Klik op de naam van de rotatie.
• Als een lid niet beschikbaar is (bijvoorbeeld voor training of vakantie), klikt u op om de optie Beschikbaarheid uit te schakelen. Bevestig vervolgens in het pop-upvenster dat je de beschikbaarheid wilt uitschakelen. Het lid zal niet worden ingepland als host voor vergaderingen die deze rotatie gebruiken totdat de beschikbaarheidsknop weer is ingeschakeld.

Let op: een gebruiker wordt alleen overgeslagen als zijn beschikbaarheid is uitgeschakeld. Als hun beschikbaarheid aan staat, worden ze nog steeds getoond in de rotatie.

• Om de naam of leden van een rotatie te bewerken, klik je op Rotatie bewerken.
  • Bewerk de naam of de leden van de rotatie in het rechterpaneel. Door een nieuw lid aan een rotatie toe te voegen, wordt het aantal geboekte vergaderingen voor alle leden in de rotatie opnieuw ingesteld om te zorgen voor een gelijkmatige verdeling van vergaderingen voor alle leden in de toekomst.