Een rooster voor vergaderingen opstellen

Met vergaderrotaties kunt u vergaderingen inplannen namens een groep of een team van vertegenwoordigers. Wanneer u een nieuwe vergadering aanmaakt voor een contactpersoon, bedrijf, deal of ticket, kunt u de rol van gastheer voor uw vergaderingen afwisselen. U kunt vergaderrotaties ook gebruiken op uw planningspagina’s.

Voordat u aan de slag gaat

Om vergaderrotaties te kunnen gebruiken bij het plannen van vergaderingen of het aanmaken van planningspagina’s:

• De gebruiker die de vergadering plant, moet een toegewezen Sales- of Service-licentie hebben en de machtiging 'Planningspagina's voor anderen aanmaken' bezitten.
• Alle gebruikers die in de vergaderrotatie zijn opgenomen, moeten een toegewezen Sales- of Service-licentie hebben.
• Elke gebruiker in de vergaderrotatie moet zijn of haar agenda hebben gekoppeld en de agendasynchronisatie moeten hebben ingeschakeld.

Een vergaderrotatie instellen

Om een vergaderrotatie aan te maken:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Tools > Vergaderingen.
3. Klik op het tabblad Vergaderrotaties. Klik vervolgens op Een rotatie aanmaken.
4. Voer in het rechterpaneel een naam voor de rotatie in.
5. Om gebruikers aan de rotatie toe te voegen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Rotatieleden. Selecteer vervolgens de gebruikers of teams die u wilt toevoegen. Als u teams selecteert, worden de leden aan de rotatie toegevoegd of verwijderd wanneer er gebruikers aan het team worden toegevoegd of uit het team worden verwijderd.
6. Selecteer in het gedeelte ‘Toewijzingslogica’ hoe vergaderingen aan leden moeten worden toegewezen:
   • Vergaderingen gelijkmatig verdelen over de leden: vergaderingen worden gelijkmatig verdeeld over alle leden.
   • Vergaderingen verdelen op basis van een gewogen percentage dat aan elk lid is toegewezen: vergaderingen worden verdeeld op basis van het gewogen percentage dat aan elk lid is toegewezen. Dit is handig als u een nieuw teamlid inwerkt en niet wilt dat deze aan evenveel vergaderingen deelneemt.
   • Klik op ‘Opslaan’.
7. Om het gewogen percentage voor leden te bewerken, klikt u op de naam van de rotatie.
   • Gebruik in de rotatietabel het veld Gewicht om het relatieve gewicht voor elk lid in te voeren. Dit geeft het relatieve percentage vergaderingen aan dat zij zouden moeten krijgen (in vergelijking met andere leden).
   • Standaard krijgt elk lid een gewicht van 100% toegewezen. Als je elk lid op 100% laat staan, krijgen ze allemaal evenveel vergaderingen toegewezen. Als de gewichten van alle leden gelijk zijn (ongeacht het getal), krijgen ze evenveel vergaderingen toegewezen.
   • Als u het gewicht van het ene lid op 100% instelt en dat van een ander op 50%, krijgt het lid met 100% twee keer zoveel afspraken toegewezen als het andere lid.
   • Vanwege het relatieve karakter van de configuratie kunt u leden aan uw rotatie toevoegen of eruit verwijderen zonder dat u hoeft te controleren of alle percentages samen 100% opleveren.
   • Klik op ‘Opslaan’ en reset de tellingen.

Let op: wanneer u een afsprakenrotatie gebruikt op een ‘round robin’-planningspagina waarbij de optie ‘Contactpersoon-eigenaar prioriteit geven’ is ingeschakeld, wordt de beschikbaarheid van de contactpersoon-eigenaar weergegeven vóór de beschikbaarheid van het volgende lid van de rotatie.

Een vergaderrotatie bewerken

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naar 'Tools' > 'Vergaderingen'.
3. Klik op de naam van de rotatie.
4. Als een lid niet beschikbaar is (bijvoorbeeld vanwege een training of vakantie), klik dan om de schakelaar 'Beschikbaarheid' uit te schakelen. Bevestig vervolgens in het pop-upvenster dat u de beschikbaarheid wilt uitschakelen. Het lid wordt niet meer ingepland als gastheer voor vergaderingen die gebruikmaken van deze rotatie, totdat de schakelaar 'Beschikbaarheid' weer is ingeschakeld.

Let op: de vergaderrotatie slaat een lid alleen over als de schakelaar 'Beschikbaarheid' van dat lid is uitgeschakeld. Als de schakelaar 'Beschikbaarheid' is ingeschakeld, blijft het lid in de rotatie worden weergegeven, zelfs als de gekoppelde agenda geen beschikbare tijden voor boekingen bevat.

5. Om de naam of de leden van een rotatie te bewerken, klik je op Rotatie bewerken.
   • Pas in het rechterpaneel de naam of de leden van de rotatie aan.
   • Als je een nieuw lid aan een rotatie toevoegt, wordt het aantal geboekte vergaderingen voor alle leden in de rotatie gereset, zodat de vergaderingen voortaan gelijkmatig over alle leden worden verdeeld.