Een vergadering plannen met een contactpersoon met behulp van vergaderrotaties

Als je Toegewezen zitplaats en Pagina's voor anderen maken toestemming hebt, kun je de host van je vergaderingen laten rouleren wanneer je vergaderingen plant met een contactpersoon, bedrijf, deal of ticket. Dit kan handig zijn als je een vergadering boekt namens een groep of team van vertegenwoordigers.

Een vergaderrotatie instellen

Je kunt rotaties voor vergaderingen maken waarbij andere gebruikers in de account zijn betrokken die ook een toegewezen stoel hebben, hun agenda hebben gekoppeld en agendasynchronisatie hebben ingeschakeld.

Een vergaderrotatie maken:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Extra > Vergaderingen.
• Klik op de tab Rotaties van vergaderingen. Klik vervolgens op Een rotatie maken.
• Voer in het rechterpaneel een Rotatienaam in.
• Om gebruikers aan de rotatie toe te voegen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Rotatieleden. Selecteer vervolgens de gebruikers of teams die u wilt toevoegen. Als je teams selecteert, zal het toevoegen of verwijderen van gebruikers uit het team de leden toevoegen aan of verwijderen uit de rotatie.

• (BETA) Selecteer in het gedeelte Distributielogica hoe vergaderingen aan leden moeten worden toegewezen:
  • Verdeel de gebeurtenissen onder de leden: de gebeurtenissen rouleren onder alle leden.
  • Vergaderingen verdelen op basis van een gewogen percentage dat is toegewezen aan elk lid: u kunt een gewogen percentage toewijzen aan elk lid. Dit is handig als je een nieuw teamlid aan het onboarden bent en hem of haar niet bij evenveel vergaderingen wilt betrekken.
• Klik op Opslaan.
• Om het gewogen percentage voor leden te bewerken, klik je op de naam van de rotatie.
  • Voer het percentage voor elk lid in de kolom Gewicht in.
  • Klik op Opslaan en stel de tellingen opnieuw in.

Een vergaderrotatie bewerken

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Extra > Ontmoetingen.
• Klik op de naam van de rotatie.
• Als een lid niet beschikbaar is (bijvoorbeeld voor training of vakantie), klik dan om de optie Beschikbaarheid uit te schakelen. Bevestig vervolgens in het pop-upvenster dat je de beschikbaarheid wilt uitschakelen. Het lid zal niet worden ingepland als host voor vergaderingen die deze rotatie gebruiken totdat de beschikbaarheidsknop weer is ingeschakeld.

• Om de naam of leden van een rotatie te bewerken, klik je op Rotatie bewerken.
  • Bewerk de naam of de leden van de rotatie in het rechterpaneel. Door een nieuw lid aan een rotatie toe te voegen, wordt het aantal geboekte bijeenkomsten voor alle leden in de rotatie opnieuw ingesteld om te zorgen voor een gelijkmatige verdeling van bijeenkomsten voor alle leden in de toekomst.

Een vergadering plannen met behulp van vergaderrotaties

• Navigeer in je HubSpot account naar je contactpersonen, bedrijven, deals of tickets.
• Klik op de naam van het record.
• Klik in het linkerpaneel op meetingsPlan een vergadering. Er verschijnt een pop-upvenster van je verbonden agenda. Om uw vergadering in te plannen
  • Klik op Vergaderrotatie. Klik vervolgens op het keuzemenu Gebruikers rotatie vergadering om een rotatie vergadering te selecteren. Hetgebruikersveld Vergaderrotatie wordt ingevuld door het lid van de rotatie dat de minste vergaderingen toegewezen heeft gekregen. De agenda van dat lid verschijnt ook. Als meerdere leden hetzelfde aantal vergaderingen toegewezen hebben gekregen, wordt het lid toegewezen dat het minst recent is ingepland.

• • Als de agenda van de voorgestelde gebruiker vol is of als je een andere gebruiker wilt kiezen, kun je op het keuzemenu Vergaderrotatie gebruikers klikken om een ander lid te selecteren.

• Ga door met het plannen van je vergadering.

Let op: wanneer een vergadering wordt geboekt voor een gebruiker die gebruik maakt van roulerende vergaderingen, zal het aantal geboekte vergaderingen van die gebruiker met één toenemen. Als de vergadering wordt verwijderd, zal het aantal geboekte vergaderingen met één afnemen.