Opret møderotationer

Med møderotationer kan du planlægge møder på vegne af en gruppe eller et team af sælgere. Når du opretter et nyt møde for en kontakt, en virksomhed, en aftale eller en supportanmodning, kan du skifte mødevært. Du kan også bruge møderotationer på dine planlægningssider.

Før du går i gang

For at kunne bruge møderotationer, når du planlægger møder eller opretter planlægningssider:

• Den bruger, der planlægger mødet, skal have en tildelt salgs- eller servicesæde og have tilladelsen Opret planlægningssider for andre.
• Alle brugere, der er inkluderet i møderotationen, skal have tildelte salgs- eller servicestole.
• Hver bruger i møderotationen skal have sin kalender tilknyttet og have kalendersynkronisering aktiveret.

Opsæt en møderotation

Sådan opretter du en møderotation:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Værktøjer > Møder i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på fanen Møderotationer. Klik derefter på Opret en rotation.
4. Indtast et navn på skiftordningen i panelet til højre.
5. For at tilføje brugere til rotationen skal du klikke på rullemenuen Rotationsmedlemmer. Vælg derefter de brugere eller teams, du vil tilføje. Hvis du vælger teams, vil tilføjelse eller fjernelse af brugere fra teamet medføre, at medlemmerne tilføjes eller fjernes fra rotationen.
6. I afsnittet Fordelingslogik skal du vælge, hvordan møderne skal tildeles medlemmerne:
   • Fordel møder jævnt mellem medlemmerne: Møderne vil skifte jævnt mellem alle medlemmer.
   • Fordel møder baseret på en vægtet procentdel tildelt hvert medlem: Møderne vil blive fordelt i henhold til den vægtede procentdel, der er tildelt hvert medlem. Dette er nyttigt, hvis du er i gang med at indarbejde et nyt teammedlem og ikke ønsker, at vedkommende skal deltage i så mange møder.
   • Klik på Gem.
7. For at redigere den vægtede procentdel for medlemmerne skal du klikke på rotationsnavnet.
   • I rotationsskemaet skal du bruge feltet Vægt til at indtaste den relative vægt for hvert medlem. Dette angiver den relative procentdel af møder, de skal tildeles (sammenlignet med andre medlemmer).
   • Som standard tildeles hvert medlem en vægt på 100 %. Hvis du lader hvert medlem beholde 100 %, vil de alle modtage det samme antal møder. Hvis vægtene for alle medlemmer er ens (uanset antallet), vil de modtage det samme antal møder.
   • Hvis du indstiller ét medlem til 100 % og et andet til 50 %, vil den medarbejder, der er sat til 100 %, få tildelt dobbelt så mange møder som den anden.
   • Da konfigurationen er relativ, kan du tilføje og fjerne medlemmer fra din rotation uden at skulle kontrollere, at alle procenter tilsammen udgør 100 %.
   • Klik på Gem og nulstil tællingerne.

Bemærk: Nårdu bruger en møderotation på en round-robin-planlægningsside, hvor indstillingen Prioriter kontaktindehaver er aktiveret, vises kontaktindehaverens tilgængelighed før tilgængeligheden for det næste medlem i rotationen.

Rediger en møderotation

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Værktøjer > Møder i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på navnet på rotationen.
4. Hvis et medlem ikke er tilgængeligt (f.eks. på grund af kursus eller ferie), skal du klikke for at slå "Tilgængelighed" -knappen fra. Bekræft derefter i pop op-vinduet, at du vil slå tilgængeligheden fra. Medlemmet vil ikke blive planlagt som vært for møder, der bruger denne rotation, indtil "Tilgængelighed"-knappen er slået til igen.

Bemærk: Møderotationen springer kun et medlem over, hvis vedkommendes "Tilgængelighed "-knap er slået fra. Hvis " Tilgængelighed" -knappen er slået til, vil vedkommende fortsat blive vist i rotationen, selvom den tilknyttede kalender ikke har ledige tider til booking.

5. For at redigere navnet på eller medlemmerne i en rotationsliste skal du klikke på Rediger rotationsliste.
   • I panelet til højre kan du redigere rotationsnavnet eller medlemmerne.
   • Når du tilføjer et nyt medlem til en rotation, nulstilles antallet af bookede møder for alle medlemmer i rotationen, hvilket sikrer en jævn fordeling af møderne for alle medlemmer fremover.