Använda kontaktprofiler med HubSpot Sales Office 365-tillägg och Outlook-skrivbordstillägg

Med kontaktprofiler är kontaktinformationen synlig i en sidofältmeny i din e-postklient. När du skriver e-postmeddelanden till kontakter ser du ytterligare information om dem som lagras i ditt HubSpot-konto.

Du kan också utföra vissa åtgärder från avsnittet med kontaktprofiler i tillägget, t.ex. skapa uppgifter eller erbjudanden som är kopplade till dina kontakter.

Observera: på grund av de betydande förändringar som Microsoft infört som en del av nya Outlook för Windows, kommer HubSpot inte längre att aktivt utveckla eller förbättra HubSpot Sales Outlook desktop add-in. Även om HubSpot Sales Outlook desktop add-in fortfarande är tillgängligt i gamla Outlook för Windows och kommer att fortsätta att stödjas, rekommenderas det starkt att du aktiverar HubSpot Sales web add-in istället. Om du använder Outlook desktop add-in kommer HubSpot Sales web add-in automatiskt att delbetalas om du byter till nya Outlook för Windows. Läs mer i detta inlägg från HubSpot Community.

Åtkomst till kontaktprofiler

Så här kommer du åt kontaktprofiler med Office 365-tillägget på ett skrivbordskonto i Outlook:

• Komposera ett nytt e-postmeddelande eller öppna ett befintligt e-postmeddelande i Outlook. Om du kompositör ett nytt e-postmeddelande, lägg till en mottagare.
• Klicka på Försäljningsverktyg i meddelandefältet.
• I rutan till höger bläddrar du ner till avsnittet Kontaktprofil och klickar på Visa kontakt . Om kontakten inte finns i ditt Hubspot-konto klickar du på Lägg till i CRM istället. Din e-postmottagare kommer att läggas till i HubSpot och kontaktprofilen för den nytillagda kontakten kommer att fyllas i rutan.

Så här kommer du åt kontaktprofiler med Office 365-addin i ett Outlook på webben- eller Outlook.com-konto:

• Komposera ett nytt e-postmeddelande i Outlook och lägg till en mottagare.
• I det nedre högra hörnet av fönstret för e-postkomposition klickar du på HubSpot-ikonen sprocket.
• I rutan till höger bläddrar du ner till avsnittet Kontaktprofil och klickar på Visa kontakt . Om kontakten inte finns i ditt Hubspot-konto klickar du istället på Lägg till i CRM. Din e-postmottagare kommer att läggas till i HubSpot och kontaktprofilen för den nytillagda kontakten kommer att fyllas i rutan.

Så här kommer du åt kontaktprofiler med Outlook-skrivbordstillägget:

• Komposera ett nytt e-postmeddelande i Outlook och lägg till en mottagare.
• När en mottagare har lagts till visas rutan med kontaktprofiler på höger sida. Om mottagaren redan är en kontakt i HubSpot kommer deras information att fyllas i rutan. Om de inte är en kontakt klickar du på Lägg till i CRM. Den nyligen tillagda kontaktens information kommer då att fyllas i i rutan.

Om du har kontaktprofiler avstängda kommer kontaktprofiler inte längre att visas som standard när du kompositör ett nytt e-postmeddelande. Du kan fortfarande visa kontaktprofiler för ett specifikt e-postmeddelande genom att klicka på Kontaktprofiler i HubSpot-avsnittet i Outlook-menyfliksområdet.

Observera: om sekretessinställningarna för data är aktiverade i ditt konto kommer kontaktprofilerna alltid att vara aktiverade i din Outlook-inkorg.

Sök i din HubSpot-kontaktdatabas

I rutan för kontaktprofiler kan du använda sökfältet för att söka efter en specifik kontakt i din HubSpot-kontaktdatabas med namn eller e-postadress. När du har valt kontakten kommer du att få mer information från deras HubSpot-kontaktpost i rutan.

Redigera kontaktegenskaper och skapa tillhörande uppgifter eller affärer

När du klickar på en kontakts namn i rutan ser du mer information om kontakten som hämtats från ditt HubSpot-konto, inklusive kontaktens avsnitt Om, erbjudanden, uppgifter och tidslinje. Du kan redigera kontaktegenskaper under avsnittet Om och skapa uppgifter under avsnittet Uppgifter.

Observera: Endast samtal, e-postmeddelanden, e-postspårningsaktivitet, sidvisningar och ändringar i Livscykelfas visas i avsnittet Tidslinje i kontaktprofilen.

Om kontaktens egenskap Avregistrerad från all e-post är sann, ser du dessutom ett meddelande i rutan under deras e-postadress.

Redigera kontaktens egenskaper

När du har sökt efter en viss kontakt och klickat på namnet för att se mer information kan du redigera kontaktens egenskaper i rutan för kontaktprofiler (denna information sparas också i HubSpot-kontaktposten):

• Klicka på Om i rutan för att visa kontaktegenskaperna. Egenskaperna här är de som anges som standard i ditt HubSpot-konto.
• Håll muspekaren över den kontaktegenskap som du vill redigera och klicka på pennikonen.

• Ange ett nytt värde för egenskapen och klicka på Spara.

Skapa uppgifter för en kontakt

När du har sökt efter en viss kontakt och klickat på namnet för att se mer information kan du skapa en uppgift som kommer att kopplas till kontakten:

• Klicka på Uppgifter i rutan för kontaktprofiler.
• Här ser du kontaktens befintliga uppgifter om de har några. Klicka på Skapa uppgift för att skapa en ny uppgift för kontakten.

• Två fält kommer att visas. Ange uppgiftsnamnet och välj ett förfallodatum för uppgiften.
• Klicka på Spara.

Uppgiften sparas i kontaktprofilens fönster under kontaktens avsnitt Uppgifter. Den kommer också att sparas i HubSpot under Uppgifter i din huvudnavigationsmeny samt på kontaktens tidslinje.

Skapa avtal för en kontakt

• Klicka på Avtal i rutan för kontaktprofiler.
• Här ser du alla befintliga avtal. Klicka på Skapa avtal för att skapa ett nytt avtal för posten.
• Ange eller välj ett värde för vart och ett av dina obligatoriska fält. Du kan uppdatera vilka fält som ska visas när du skapar ett nytt avtal.
• I avsnittet Koppla affären till klickar du på rullgardinsmenyn Kontakt och markerar kryssrutorna för eventuella ytterligare kontakter som är kopplade till affären. Om det behövs klickar du på rullgardinsmenyn Företag för att välja ett annat företag att associera affären med.
• När du är klar klickar du på Skapa avtal.

Få tillgång till kontaktuppgifterna i HubSpot för samtal

Du kan också välja Call. Kontaktens register i HubSpot öppnas i en ny webbläsarflik eller ett nytt fönster och fliken Call ovanför tidslinjen väljs automatiskt.