Skapa rapporter med den anpassade rapportbyggaren

Med HubSpots anpassade rapportbyggare kan du analysera flera datakällor över hela HubSpot. Skillnaden mellan den anpassade rapportbyggaren och andra typer av HubSpot-rapporter är att du kan ytbehandla data från marknadsförings- och försäljningsaktiviteter utöver objekt. Du kan till exempel skapa en rapport för att mäta hur dina målkonton engagerar sig i din webbplats.

För att skapa rapporter med den anpassade rapportbyggaren måste användaren ha behörigheternaSkapa/äga och Redigera rapport.

Skapa en rapport

Att skapa en rapport i den anpassade rapportbyggaren kan delas upp i följande steg:

1. Välj rapportensdatakällor: välj de typer av HubSpot-data som rapporten ska innehålla.
2. Lägg till fält i rapporten: välj de specifika fastighets-, händelse- och aktivitetsdata som ska rapporteras.
3. Anpassa rapportfilter: ange gränser och avgränsningar för de fält du har lagt till.
4. Konfigurera rapportvisualisering: välj hur du vill att data ska visas.
5. Spara eller exportera rapporten: gör rapporten tillgänglig för dig själv och andra att visa, eller exportera den för att ta dina data offline.

Om du inte är säker på vilken typ av diagram som är bäst att använda för din rapport kan du använda funktionen för smarta diagram för att komma igång. Genom att aktivera smart diagram innan du lägger till dina fält kommer HubSpot automatiskt att föreslå diagramtyp baserat på de fält du lägger till. När du har valt en rekommenderad diagramtyp kommer HubSpot automatiskt att ordna fälten i rekommenderade kanaler. Läs mer om hur du använder smarta diagram.

För att börja bygga din rapport:

• Klicka på Skapa rapport längst upp till höger.
• I avsnittet Skapa rapporter från början klickar du på Custom Report Builder.
• Klicka på Välj mina egna datakällor eller Börja med en datauppsättning. Läs mer om datauppsättningar.

Välj datakällor

Datakällor är de objekt, tillgångar och händelser som du vill rapportera om. Den primära datakällan kommer att vara rapportens fokus, och alla andra datakällor kommer att relatera till den primära källan. En rapport med en primär källa som heter Kontakter och en sekundär källa som heter Affärer kommer t.ex. bara att hämta in affärer som är associerade med kontakter. Om du vill inkludera alla avtal i rapporten, inklusive icke associerade avtal, måste du välja Deals som primär datakälla. Läs mer om hur du väljer datakällor.

Du kan välja dina datakällor manuellt, använda en exempelrapport eller om du har enprenumeration på Operations Hub Enterprise kan du basera din rapport på en datauppsättning. En anpassad rapport kan innehålla upp till fem datakällor.

• Så här väljer du dina datakällor manuellt:
  • Välj den primära källan genom att klicka på rullgardinsmenyn Primär datakälla och välja en primär källa.
    
  • Välj dina sekundära källor genom att välja bland CRM, Marknadsföring, Försäljning, Service och Anpassade objekt (endastEnterprise).

Observera: När du väljer datakällor kan vissa datakällor bli otillgängliga eller väljas automatiskt på grund av hur HubSpot kan ansluta flera datakällor.

• För att välja en exempelrapport:
  • Klicka på fliken Exempelrapporter.

• • Bläddra eller använd sökfältet för att visa de tillgängliga exempelrapporterna. Exempelrapporterna är sorterade efter relevans baserat på de primära och sekundära källor som du har valt.
  • För att bygga rapporten väljer du exempelrapporten och klickar sedan på Nästa uppe till höger.
  • I rapportbyggaren klickar du på Spara för att spara rapporten som den är eller för att anpassa den ytterligare.
  • Du kan när som helst visa fler exempelrapporter genom att klicka på Exempelrapporter uppe till höger i rapportbyggaren. I det högra sidofältet väljer du sedan den exempelrapport du vill visa och klickar på Apply.

Lägga till fält

Välj specifika egenskaper, aktivitetsmätningar och händelser för att lägga till data i din rapport. De tillgängliga fälten baseras på de datakällor som du väljer för rapporten. Hur många fält du kan lägga till i en rapport beror på rapporttypen:

• Vertikala stapel-, linje- och ytdiagram: du kan lägga till maximalt tolv fält på Y-axeln och ett på X-axeln, eller ett vardera på X- och Y-axeln och ett på Break down by.
• Horisontell stapel: du kan lägga till högst tolv fält på X-axeln och ett på Y-axeln, eller ett vardera på X- och Y-axeln och en Break down by.
• Kombinationsdiagram: du kan lägga till maximalt fyra fält.
• Donut, pie, KPI: du kan lägga till maximalt trettio värdefält, eller ett värdefält och en Break down by.
• Mätare: du kan lägga till högst ett värdefält.
• Pivottabell: du kan lägga till maximalt trettio fält, med maximalt fyra rader och fyra kolumner.
• Tabell: du kan lägga till maximalt trettio fält.

Observera att händelsefält kan visas under avsnittet Händelser i vissa datakällor. För närvarande kan du bara välja ett händelsefält för den anpassade rapporten, och uppgifterna i fältet kommer automatiskt att begränsas till ett visst tidsintervall.

Så här lägger du till fält i rapporten:

• Använd sökfältet i den vänstra panelen, klicka på rullgardinsmenyn Bläddra eller klicka på ikonen Filtrera fält och välj datakällan med det fält som du vill lägga till. Håll muspekaren över fastigheten och klicka på verticalMenuAÅtgärder > Visa fastighetsinformation för att visa fastighetsdetaljer, beskrivning och redigeringshistorik.
• Formelfält kan användas i den anpassade rapportbyggaren (endastOperations Hub Enterprise ). Läs mer om hur du skapar fält med hjälp av formler.
• Klicka och dra fält från vänster sidofält till kanalplatserna på fliken Konfigurera, eller klicka på verticalMenu Åtgärder > Lägg till i [X].
• Om du har aktiverat smart diagram läggs alla fält som standard till under rubriken Columns. För alla andra diagramtyper varierar de tillgängliga kanalerna beroende på diagramtyp:
  • X-axel: den horisontella linjen i rapporten.
  • Y-axel: den vertikala linjen i rapporten.
  • Break down by: avsnitten eller kategorierna i rapporten.

Observera: om du lägger till ett fält med en stor mängd data i kanalen Break down by kan det leda till att rapporten inte kan laddas. Läs mer om hur du undviker begärda fel på grund av för många datapunkter. Rapporter som innehåller fler än 99 värden i egenskapen Break down by kommer inte att kunna visas på dashboards utan måste visas i rapportverktyget.

• • Värden: rapportens belopp, kvantitet eller värde (dvs. det som räknas).
  • Gruppera efter: avsnitten eller kategorierna i rapporten.
  • Kolumner: kol umnerna i rapporten.
  • Visa punktdetaljer efter : för spridningsdiagram bryter den här kanalen ned data genom att skapa punkter i diagrammet enligt det angivna fältet. Medan Break down by skapar punkter som är organiserade efter färg, organiserar den här platsen alla data utan färg eller ytterligare mappningar. Använd den här kanalen i stället för Break down by när du rapporterar om större datauppsättningar. Accepterar dimensionsfält.
  • View point size by: för spridningsdiagram kan du använda den här kanalen för att lägga till ett tredje numeriskt värde i diagrammet och automatiskt skala data med bubblor i visualiseringen. Accepterar måttfält.

Fält kan ställas in som en av två typer, vilket återspeglar om en aggregering utförs på fältets data:

• Dimensioner: fält utan aggregering, visas i grått. Dimensioner kan vara vilken datatyp som helst, inklusive datum, siffror, booleaner och strängar. Den här typen av fält kan bara läggas till på X-axeln och brytas ned per slot.
  
  
• Measures: fält med en angiven aggregeringsmetod, visas i grönt. Måtten är vanligtvis numeriska eller kvantitativa värden, t.ex. antalet associerade affärer. Den här typen av fält kan bara läggas till på Y-axeln. Du kan lägga till upp till tolv mått i en rapport.

Observera: aggregeringsmetoden för standardmått, t.ex. Antal affärer, är inställd på Distinkt antal och kan inte justeras.

• Om du vill redigera ett fält klickar du på nedåtpilen på down bredvid fältet. I dialogrutan redigerar du fältets detaljer, beroende på vilken typ av fält det är:
  • Namn: ändra fältets namn för den här rapporten.
  • Aggregering: fältets aggregeringsmetod.
  • Sortera: för fält som inte har någon aggregeringstyp väljer du det värde och den ordning som fältets data ska sorteras efter.
    • Etikett: sortera fältets data efter dess etiketter i stigande eller fallande ordning.
    • Value: sortera fältets data efter dess värden i stigande eller fallande ordning.
    • Visningsordning: sortera fältets data efter den ordning som dess värden visas i HubSpot.
    • Antal poster: om din rapport innehåller ett standardmått, t.ex. Antal kontakter eller Antal företag, sorterar du fältet efter den standarddimensionen.

  • Gräns: för fält utan aggregeringstyp anger du en gräns för antalet värden som läggs till i rapporten från det här fältet, t.ex. Topp 10 eller Botten 20.

  • Format: redigera hur decimaler, negativa värden och tusentalsavgränsare ska användas för det valda talfältet. Med hjälp av denna åtgärd kan relevanta fält visas som valutor eller procenttal.

• Som standard uppdateras rapportdata när du gör justeringar. Om du vill förhindra att rapporten uppdateras markerar du kryssrutan Uppdatera när jag gör ändringar ovanför rapporten. Du kan sedan uppdatera rapporten manuellt genom att klicka på uppdateringsikonen på refresh.

Anpassa rapportfilter

Anpassa rapportfiltren för att vara mer specifik när det gäller vilka data som visas i rapporten.

Så här anpassar du dina rapportfilter:

• Klicka på fliken Filter eller klicka på verticalMenu Åtgärder > Lägg till i filter.

• Som standard begränsas händelserapporteringen av mängden händelsedata i ditt konto. En större mängd händelsedata förkortar den tidsram som är tillgänglig för rapportering av händelsen. Läs mer om denna händelsegräns.
  
  
• Ställ in andra filterregler genom att klicka på rullgardinsmenyn Filterregler och välja ett alternativ:
  
  • ALLA av filtren nedan: data ska uppfylla alla villkor.
  • NÅGOT av filtren nedan: data ska uppfylla ett eller flera av villkoren.
  • Anpassade filterregler: data ska uppfylla anpassade regelgrupperingar, åtskilda med operatörerna AND och OR. Läs mer om hur du grupperar dina fält.
    
    

• Lägg till villkor i dina filterfält:
  • Klicka på ett fält under Inaktiva filter.

• • Välj ett villkor för fältet och välj värdet för villkoret.

• • Klicka på Apply.
    
    

• För att gruppera dina filter med AND-, OR- och NOT-logik:
  • Klicka på det filter som du vill gruppera med ett annat.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Gruppera med ett annat filter och välj det filternummer som du vill gruppera det här filtret med.
  • Klicka på Apply.
  • Filtren kommer då att grupperas tillsammans. Om du vill uppdatera operatorn inom gruppen klickar du på texten och i gruppen och väljer eller. Logiken not är inte tillgänglig i det här gruppfiltret. Läs mer om skillnaden mellan AND- och OR-logik.

• • Du kan också ange text i fältet Filterregler. Om du till exempel anger 1 och (NOT 2) kommer data som följer filter 1 men inte filter 2 att inkluderas. När du använder NOT-filtret måste det skrivas med versaler.
    

Konfigurera visualisering av rapporten

• På fliken Konfigurera väljer du hur dina data ska visas genom att välja diagramtyp. Läs mer om HubSpots diagramtyper.

• Om du inte är säker på vilken typ av diagram som är bäst att använda för din rapport kan du välja funktionen för smarta diagram för att komma igång. När smarta diagram är aktiverade kommer HubSpot att rekommendera diagramtyper som fungerar bäst med dina valda fält.
  • För att aktivera smarta diagram väljer du diagramtypen smarta diagram.
    
    

• • När du har lagt till fält i rapporten kommer HubSpot att markera rekommenderade diagramtyper med blått.
  • För att automatiskt ordna dina fält väljer du en rekommenderad diagramtyp. HubSpot kommer sedan att placera fälten i de rekommenderade kanalerna och dela upp dina data efter ett av de tillagda fälten beroende på diagramtyp. När smarta diagram är aktiverade kommer de tillagda fälten att ligga kvar under rubriken Kolumner, i stället för enskilda axlar som i en vanlig anpassad rapport.
  • Om du vill konfigurera rapporten ytterligare klickar du på funktionen för smarta diagram för att stänga av den. Fälten på fliken Konfigurera kommer sedan att kategoriseras efter de rekommenderade axlarna, kolumnerna eller uppdelningen beroende på diagramtyp.

• Om du vill lägga till en andra Y-axel i diagrammet klickar du på + Add another Y-axis. Diagrammet konverteras då till ett kombinationsdiagram och du kan konfigurera varje Y-axel separat i diagrammets inställningar. Läs mer om hur du använder flera Y-axlar.

• Om du vill konfigurera diagrammets inställningar ytterligare klickar du på Diagraminställningar. Vilka diagraminställningar som är tillgängliga beror på vilken typ av diagram du väljer.
  • Axelskala: den skala som dina data visas i, antingen linjär eller logaritmisk.
    • Linjär: representerar diagrammets data i en sann skala. Diagrammet visar avvikande värden på ett framträdande sätt.
      
      

• • • Logaritmisk: konden serar diagrammets data för att minska utrymmet mellan datapunkterna. Detta kan vara användbart när du behöver jämföra data som innehåller drastiska extremvärden.
      
      

• • Y-axis label: redigera namnet på etiketten på y-axeln. Om inga ändringar görs kommer y-axelns etikett som standard att vara egenskapsnamnet för det mått som listas först.
  • Färgpalett: välj diagrammets färgschema från en uppsättning HubSpot-färgteman eller dina egna varumärkesfärger. För användare med färgblindhet eller synnedsättning skapar alternativet Pattern Fill ett unikt mönster för varje färg som gör rapporterna lättare att läsa.
  • Färger: Om du vill anpassa färgschemat ytterligare klickar du på färgväljaren bredvid ett fördelningsvärde och väljer en färg.
  • Cumulative: för rapporter med linje- och ytdiagram med datum- eller tidsvärden på X-axeln, representeras värdena kumulativt över X-axeln.
    
    

• • Position för teckenförklaring: som standard visas teckenförklaringen högst upp i diagrammet för att visa data efter värde och färg. Om du vill ändra positionen för teckenförklaringen klickar du på rullgardinsmenyn och väljer sedan en position.
  • Max: det maximala värdet som visas på diagrammets axel. Den här inställningen styr hur mycket visualiseringen zoomas in. Ett värde på 100 i ett vertikalt stapeldiagram innebär till exempel att Y-axeln visas upp till ett värde på 100.
    
    
    • Den här inställningen filtrerar inte data från rapporten utan används endast för visningsändamål.
    • När den används med en logaritmisk axelskala avrundar rapportbyggaren detta värde uppåt till närmaste inkrement baserat på den logaritmiska skalan.
      
      

• • Min: det lägsta värdet som visas på diagrammets axel. Denna inställning styr hur inzoomad visualiseringen är. Ett värde på 50 i ett vertikalt stapeldiagram innebär t.ex. att Y-axeln börjar på värdet 50. Den här inställningen filtrerar inte data från rapporten utan används endast för visningsändamål.
  • Monthly Goal: ange ett tal för att lägga till en mållinje i diagrammet. Månadsmål kan endast användas i XY-visualiseringar (t.ex. vertikala stapel-, yt- eller linjediagram) när en datumbaserad egenskap används på x-axeln.
  • Show Bubble Legend: för spridningsdiagram, när rapporten innehåller ett fält View point size by, kan du lägga till bubbelstorleken i teckenförklaringen genom att markera kryssrutan.
  • Show Data Labels: som standard innehåller diagrammen dataetiketter för att visa specifika värden. Om du vill dölja dessa etiketter avmarkerar du kryssrutan.
  • Dataetikettformat: för spridningsdiagram kan du, när Show Data Labels är markerat, välja vilka dataetiketter som ska visas i diagrammet. Välj t.ex. (X,Y) för att visa dataetiketter för värden från både X- och Y-axeln.
  • Opacity: för spridningsdiagram anger du opaciteten för punkterna i diagrammet. En lägre opacitet kan vara till hjälp när data överlappar varandra visuellt.

• • Show Markers: Som standard innehåller linje- och ytdiagram indikatorer vid datapunkter längs axlarna. Om du vill ta bort indikatorerna avmarkerar du kryssrutan.
  • Show today: som standard innehåller linje- och ytdiagram endast data från tidigare dagar. Markera kryssrutan om du vill inkludera data från den aktuella dagen hittills.
  • Show totals: som standard visar munk- och cirkeldiagram de totala data som ingår i rapporten. Om du vill dölja totalen avmarkerar du kryssrutan.
  • Stacked: staplar Break down efter värden, vilket kan förbättra läsbarheten i en rapport.
  • Y-axel 1 och 2: för kombinationsdiagram kan du välja om varje Y-axel ska visas som ett stapel-, linje- eller ytdiagram. Inställningarna för varje visualiseringstyp för Y-axeln är desamma som de inställningar som finns för den allmänna diagramtypen. Om du vill lägga till data på en annan y-axel klickar du på och drar ett mått till y-axelavsnittet på fliken Configure .

• • Y-axelnsläge: som standard är kombinationsdiagram inställda på läget Dubbel axel.
  • Bands: använd färgade band för att visuellt ange en uppsättning värden i din mätarvisualisering. Du kan t.ex. ha gult för bra resultat, orange för genomsnittligt resultat och rött för dåligt resultat.
    • Om du vill skapa ett band konfigurerar du följande värden:
      • From: ange startvärdet för bandet.
      • Till: Ange slutvärdet för bandet.
      • Färg: ange en färg för bandet.
    • Om du vill lägga till ett nytt band klickar du på Add Band.
    • Om du vill ta bort ett band klickar du på X bredvid bandet.

Spara din rapport

När rapporten är klar kan du spara den i din rapportlista, dashboard eller exportera data från HubSpot.

Så här sparar du rapporten i din rapportlista eller på en instrumentpanel:

• Klicka på Spara längst upp till höger. Om du vill spara din rapport som en kopia klickar du på Spara som.
• I den högra panelen anger du rapportens namn i fältet Rapportnamn.
• Välj var du vill spara rapporten:
  
  • Lägg inte till i instrumentpanelen: rapporten läggs till i din rapportlista.
  • Lägg tilli befintlig instrumentpanel: rapporten läggs till i en befintlig instrumentpanel. Klicka på rullgardinsmenyn för att välja den instrumentpanel som rapporten ska läggas till i.
  • Lägg tilli ny dashboard: rapporten läggs till i en dashboard som du skapar. Ange instrumentpanelens namn och välj dess synlighet.
• Klicka på Spara längst ned till höger.

Du kan också exportera en rapport för att ta dina data offline. När du konfigurerar en rapport för export kommer alla fält i avsnittet Fält att inkluderas som kolumner i exporten. Alla fält i rapporten kommer att exporteras med sitt mest uppdaterade namn.

Så här exporterar du en rapport:

• Klicka på Exportera uppe till höger.
• I dialogrutan anger du namnet på exporten och väljer sedan det filformat som du vill spara rapporten som. Klicka på Exportera. Filen börjar bearbetas och du kommer att få ett meddelande när rapporten är tillgänglig för nedladdning.

Uppdatera en rapport

Rapporter som byggts med den anpassade rapportbyggaren uppdateras automatiskt med nya tillgängliga data varannan timme. Du kan dock manuellt uppdatera en rapport eller en instrumentpanel en gång var 15:e minut för att hämta nya data.

Så här uppdaterar du rapporter på en instrumentpanel manuellt:

• Använd rullgardinsmenyn förinstrumentpanelen uppe till vänster för att välja instrumentpanelen med den rapport som du vill uppdatera.
• Om du vill uppdatera alla rapporter på en instrumentpanel klickar du på rullgardinsmenyn Åtgärder längst upp till höger och väljer sedan Uppdatera alla rapporter.
  
  
• Om du vill uppdatera en enskild rapport håller du muspekaren över rapporten och klickar sedan påmenyikonen verticalMenu och väljer Uppdatera.
  
  

Så här uppdaterar du manuellt en rapport från rapportbiblioteket:

• Klicka på namnet på den rapport som du vill uppdatera.
• Klicka på Uppdatera längst ner i rapporten.
  
  

Hantera anpassade rapporter

När du har skapat en anpassad rapport kan du visa en översikt över rapporten.

• Klicka på namnet på din rapport.
• I avsnittet Sammanfattade data visas en sammanfattning av rapportens KPI:er på hög nivå.
• Navigera till fliken Unsummarized dataset för att visa de oaggregerade uppgifterna i din rapport.

Rapportering och datagränser

Tänk på följande begränsningar när du använder den anpassade rapportbyggaren:

• För att öka prestandan är rapporter som inte innehåller tabeller begränsade till 1 000 unika datarader. Om du vill minska antalet rader i en rapport rekommenderar vi att du lägger till filter för att göra dina data mer specifika eller använder dimensioner som har ett lägre antal unika värden (t.ex. flera egenskaper av typen välj). Tabellrapporter är paginerade och kan innehålla mer än 1 000 rader.
• Det tar 10-15 minuter innan nya data visas i rapporterna. Om du till exempel skapar en ny kontakt som uppfyller kriterierna för en rapport kommer kontakten inte att visas i rapporten förrän efter 10-15 minuter.
• Rapporter som byggs med den anpassade rapportbyggaren uppdateras automatiskt med nya tillgängliga data varannan timme. Om du vill hämta in nya data före nästa automatiska uppdatering kan du läsa om hur du uppdaterar en rapport manuellt.
• Vissa fält, t.ex. HubSpot-team och Owner-fält, exporteras med interna ID:n i stället för HubSpot-etiketterna.
• För händelserapportering finns det ett maximalt tidsintervall på 5 år eller 10 miljoner händelser (endast Professional) och 100 miljoner händelser (endastEnterprise). Om det finns mer än 10 miljoner händelser (endast Professional) eller 100 miljoner händelser (endastEnterprise) för den valda händelsetypen, kommer den tillgängliga tidsramen att förkortas. Den minsta tidsramen för händelserapportering är en månad för Professional och två månader för Enterprise. Detta för att säkerställa att rapporten laddas effektivt och i rätt tid.