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新增和管理記錄和活動的附件

上次更新時間: 四月 9, 2024

可与下列任何一种订阅一起使用,除非有说明:

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若要納入相關資源並提供有用的情境資訊,您可以上傳檔案,並將其附加至聯絡人、公司、交易、支援查詢、自訂物件記錄及其相關活動。 您也可以重新命名、篩選或移除現有的附件。

檢視附件所需的權限取決於如何新增附件:

  • 在記錄中新增附件時,使用者必須具有備註檢視權限才能檢視它們。 備註檢視權限設為「全部」的使用者可以檢視所有這些附件,設為「僅限團隊」的使用者可以檢視其團隊中的使用者上傳的附件,而設為「僅限擁有」的使用者只能檢視其上傳的附件。 
  • 當您將檔案附加到記錄的活動時,它們將顯示在相關記錄右側面板的「附件」部分。 檢視附件所需的權限取決於新增附件的活動:

    • 當透過記錄的備註新增附件時,使用者必須具有備註檢視權限才能檢視這些附件。 備註檢視權限設為[全部]的使用者可以檢視所有這些附件,設為[僅限團隊]的使用者可以檢視其團隊中的使用者所建立備註的附件,而設為[僅限擁有]的使用者只能檢視其所建立備註的附件。
    • 透過任務附加附件時,使用者必須具有任務檢視權限才能檢視這些附件。 將「任務」檢視權限設為「全部」的使用者可以檢視所有這些附件,設為「僅限團隊」的使用者可以檢視其團隊中的使用者所建立任務的附件,而設為「僅限擁有」的使用者只能檢視其所建立任務的附件。
    • 透過一對一電子郵件、通話、會議或其他活動新增附件時,任何有權存取受影響記錄的使用者都可以檢視附件。

在記錄中新增附件

若要在記錄中新增附件,請按照以下步驟操作:

  • 前往你的紀錄:
    • 聯絡人: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「連絡人」。
    • 公司: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「公司」。
    • 優惠: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「交易」。
    • 門票: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「服務票證」。
    • 自訂物件: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」,然後選取「自訂物件」。
  • 按一下記錄 的名稱。
  • 在右側面板中,向下捲動至「附件」部分。
  • 若要新增附件,請按一下「新增」,然後選取:
    • 您的電腦:從您的電腦上傳新檔案。
    • HubSpot中的現有檔案:選擇HubSpot帳戶中的現有檔案。 在右側面板中,按一下要附加的檔案名稱。

add-attachment

  • 若要移除附件,請按一下附件右側的X。 在對話框中,單擊刪除或分離。 記錄或活動中上傳的附件將被永久刪除。 從文件工具添加到記錄的附件將從記錄中刪除,但仍然可以在文件工具中訪問。

在活動上新增附件

若要在活動上新增附件,請按照以下步驟操作:

  • 前往你的紀錄:
    • 聯絡人: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「連絡人」。
    • 公司: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「公司」。
    • 優惠: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「交易」。
    • 門票: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「服務票證」。
    • 自訂物件: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」,然後選取「自訂物件」。
  • 按一下記錄 的名稱。
  • 若要建立新活動並新增附件:
    • 在左側面板中,按一下活動的圖示。 
    • 在活動編輯器中,按一下「附加附加」圖示,然後選取「上傳新檔案」以從電腦新增檔案,或選取「選擇現有檔案」以選取已新增至HubSpot的檔案。
    • 選取檔案,完成新增活動詳細資訊,然後按一下「記錄活動」或「儲存備註」。

add-attachment-new-activity

  • 若要將附件新增至現有活動,請按照以下步驟操作:
    • 在活動上,將遊標移至上方,然後按一下文字方塊。
    • 在文字編輯器中,按一下「附加附加」圖示,然後選取「上傳新檔案」以從電腦新增檔案,或選取「選擇現有檔案」以選取已新增至HubSpot的檔案。
    • 選取檔案,然後按一下儲存。

add-attachment-existing-activity

請注意:當您在HubSpot中發送一對一電子郵件或使用HubSpot銷售記錄電子郵件時,任何非內嵌附件將自動添加到記錄的附件部分。

管理附件

新增附件後,您可以檢視每個記錄上的所有附加檔案,篩選它們以尋找所需的附件,並重新命名或移除它們。

  • 前往你的紀錄:
    • 聯絡人: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「連絡人」。
    • 公司: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「公司」。
    • 優惠: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「交易」。
    • 門票: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「服務票證」。
    • 自訂物件: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」,然後選取「自訂物件」。
  • 按一下記錄的名稱。
  • 在右側面板中,向下捲動至「附件」部分。
  • 按一下檢視所有附件。

view-all-attachments

  • 若要按名稱或類型搜尋檔案,請在搜尋列中輸入文字。
  • 若要依附加檔案的類型進行篩選,請按一下檔案類型,然後選取要檢視的檔案類型核取方塊。
  • 若要按附件的來源篩選,請按一下來源,然後選取要包含的來源的核取方塊。 例如,選取「通話」以檢視透過通話活動新增的附件,或選取「手動上傳」以檢視從「附件」部分新增的檔案。

filter-attachments

  • 若要變更附件的排序順序,請按一下欄標題。 例如,按一下「上傳日期」欄,即可依據最舊或最新的附件進行排序。
  • 若要預覽附件,請按一下附件名稱。 在預覽中,您可以執行以下操作:
    • 若要下載檔案,請按一下「下載」。 檔案將下載到您的電腦。
    • 若要在HubSpot中分享檔案預覽連結,請按一下分享內部連結。 連結會複製到您的剪貼簿,並可與您帳戶中的其他使用者分享。
    • 如要分享24小時後失效的連結,請點擊「分享24小時連結」。 在網址列中複製連結。 此檔案連結可在外部分享,最多可存取24小時。
  • 要重命名、下載、查看或刪除單個附件,請將鼠標懸停在文件上,單擊操作,然後選擇一個選項:
    • 重新命名:在對話方塊中輸入新名稱,然後按一下重新命名以確認。
    • 下載:檔案將下載到您的電腦。
    • 檢視:文件的預覽將在新選項卡中打開。
    • 移除:在對話方塊中,確認你想刪除或移除附件。
      • 對於記錄或活動上傳的附件,按一下刪除以永久刪除檔案。
      • 對於從文件工具添加到記錄的附件,單擊分離。 檔案將從記錄中移除,但仍可在檔案工具中存取。

actions-attachment

  • 若要下載多個附件,請勾選附件旁的核取方塊,然後按一下下載。 檔案將下載到您的電腦。
  • 若要移除多個附件,請勾選附件旁的核取方塊,然後按一下移除。 在對話方塊中,確認你想刪除或移除附件:
    • 對於記錄或活動上傳的附件,按一下刪除以永久刪除檔案。
    • 對於從文件工具添加到記錄的附件,單擊分離。 文件將從記錄中刪除,但仍然可以在文件工具中訪問。
    • 如果包含這兩種類型的檔案,請按一下全部移除。 系統會根據新增的方式刪除或移除檔案。

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