Brug kontaktprofiler med HubSpot Sales Office 365 add-in og Outlook desktop add-in

Med kontaktprofiler er kontaktoplysningerne synlige i en sidebar-menu i din e-mailklient. Når du skriver e-mails til kontakter, kan du se yderligere oplysninger om dem, som er gemt på din HubSpot-konto.

Du kan også udføre visse handlinger fra kontaktprofilsektionen i udvidelsen, såsom at oprette opgaver eller aftaler, der er knyttet til dine kontakter.

Bemærk: På grund af de betydelige ændringer, som Microsoft har indført som en del af den nye Outlook til Windows, vil HubSpot ikke længere aktivt udvikle eller forbedre HubSpot Sales Outlook desktop add-in. Selvom HubSpot Sales Outlook desktop add-in stadig er tilgængelig i den gamle Outlook for Windows og fortsat vil blive understøttet, anbefales det stærkt, at du aktiverer HubSpot Sales web add-in i stedet. Hvis du bruger Outlook desktop add-in, vil HubSpot Sales web add-in automatisk blive rate, hvis du skifter til den nye Outlook for Windows. Læs mere i dette indlæg fra HubSpot Community.

Adgang til kontaktprofiler

Sådan får du adgang til kontaktprofiler ved hjælp af tilføjelsen til Office 365 på en Outlook-skrivebordskonto:

• Skriv af en ny e-mail, eller åbn en eksisterende e-mail i Outlook. Hvis du skriver en ny e-mail, skal du tilføje en modtager.
• Klik på Salgsværktøjer i meddelelsesbåndet.
• I ruden til højre skal du rulle ned til sektionen Kontaktprofil og klikke på Vis kontakt. Hvis kontakten ikke findes på din HubSpot-konto, skal du i stedet klikke på Tilføj til CRM. Din e-mailmodtager vil blive tilføjet til HubSpot, og kontaktprofilen for den nyligt tilføjede kontakt vil blive vist i ruden.

Sådan får du adgang til kontaktprofiler ved hjælp af tilføjelsen til Office 365 i en Outlook på nettet- eller Outlook.com-konto:

• Skriv en ny e-mail i Outlook, og tilføj en modtager.
• I nederste højre hjørne af dit e-mail-kompositionsvindue skal du klikke på HubSpot-tandhjulsikonet sprocket.
• I ruden til højre skal du rulle ned til sektionen Kontaktprofil og klikke på Vis kontakt. Hvis kontakten ikke findes på din HubSpot-konto, skal du i stedet klikke på Tilføj til CRM. Din e-mailmodtager vil blive tilføjet til HubSpot, og kontaktprofilen for den nyligt tilføjede kontakt vil blive vist i ruden.

For at få adgang til kontaktprofiler ved hjælp af tilføjelsen til Outlook-skrivebordet:

• Skriv en ny e-mail i Outlook, og tilføj en modtager.
• Når en modtager er tilføjet, vises ruden med kontaktprofiler i højre side. Hvis modtageren allerede er en kontakt i HubSpot, vil deres oplysninger blive udfyldt i ruden. Hvis de ikke er en kontakt, skal du klikke på Tilføj til CRM. Den nyligt tilføjede kontakts oplysninger vil derefter blive vist i ruden.

Hvis du har slået kontaktprofiler fra, vises kontaktprofiler ikke længere som standard, når du skriver en ny e-mail. Du kan stadig se kontaktprofiler for en bestemt e-mail ved at klikke på Kontaktprofiler i HubSpot-sektionen i Outlook-båndet.

Bemærk: Hvis indstillingerne for databeskyttelse er slået til på din konto, vil kontaktprofilerne altid være slået til i din indbakke i Outlook.

Søg i din HubSpot-kontaktdatabase

I ruden med kontaktprofiler kan du bruge søgefeltet til at søge efter en bestemt kontakt i din HubSpot-kontaktdatabase ud fra navn eller e-mailadresse. Når du har valgt kontakten, får du flere oplysninger fra deres HubSpot-kontaktoptegnelse i ruden.

Rediger kontaktegenskaber og opret tilknyttede opgaver eller deals

Når du klikker på en kontakts navn i ruden, kan du se flere oplysninger om kontakten, som er hentet fra din HubSpot-konto, herunder kontaktens afsnit Om, aftaler, opgaver og tidslinje. Du kan redigere kontaktegenskaber under afsnittet Om og oprette opgaver under afsnittet Opgaver.

Bemærk: Kun opkald, e-mails, e-mail-sporingsaktivitet, sidevisninger og ændringer i Livscyklusfasen vises i sektionen Tidslinje på kontaktprofilen.

Hvis kontaktpersonens egenskab Afmeldt fra al e-mail er true, vil du desuden se en besked i ruden under deres e-mailadresse.

Rediger kontaktegenskaber

Når du har søgt efter en bestemt kontakt og klikket på navnet for at se flere oplysninger, kan du redigere kontaktens egenskaber i kontaktprofilruden (disse oplysninger vil også blive gemt i HubSpot-kontaktoptegnelsen):

• Klik på Om i ruden for at se kontaktegenskaberne. Egenskaberne her er dem, der er angivet som standard i din HubSpot-konto.
• Hold musen over den kontaktegenskab, du vil redigere, og klik på blyantsikonet.

• Indtast en ny værdi for egenskaben, og klik på Gem.

Opret opgaver for en kontaktperson

Når du har søgt efter en bestemt kontakt og klikket på navnet for at se flere oplysninger, kan du oprette en opgave, der er knyttet til kontakten:

• Klik på Opgaver i ruden med kontaktprofiler.
• Her kan du se kontaktpersonens eksisterende opgaver, hvis de har nogen. Klik på Opret opgave for at oprette en ny opgave til kontakten.

• Der vises to felter. Indtast opgavens navn, og vælg en forfaldsdato for opgaven.
• Klik på Gem.

Opgaven gemmes i kontaktprofilens rude under kontaktens sektion Opgaver. Den vil også blive gemt i HubSpot under Opgaver i din hovednavigationsmenu samt på kontaktens tidslinje.

Opret aftaler for en kontakt

• Klik på Tilbud i ruden med kontaktprofiler.
• Her kan du se eventuelle eksisterende aftaler. Klik på Opret aftale for at oprette en ny aftale for posten.
• Indtast eller vælg en værdi for hvert af dine obligatoriske felter. Du kan opdatere, hvilke felter der vises, når du opretter en ny aftale.
• I afsnittet Tilknyt aftale med skal du klikke på rullemenuen Kontakt og markere afkrydsningsfelterne for eventuelle yderligere kontakter, der er knyttet til aftalen. Klik om nødvendigt på rullemenuen Company for at vælge en anden virksomhed at knytte aftalen til.
• Når du er færdig, skal du klikke på Opret aftale.

Få adgang til kontaktoptegnelsen i HubSpot for at ringe

Du kan også vælge Opkald. Kontaktens optegnelse i HubSpot åbnes i en ny fane eller et nyt vindue i browseren, og fanen Opkald over tidslinjen vælges automatisk.