Gem følsomme data i HubSpot

Hvis du vil gemme følsomme oplysninger på din HubSpot-konto, kan brugere med Super Admin-rettigheder slå indstillingen for følsomme data til. Når indstillingen er slået til, kan du oprette brugerdefinerede egenskaber, der gemmer følsomme data, og derefter begrænse brugernes adgang til egenskaberne ved hjælp af tilladelser på feltniveau.

Før du går i gang

Før du begynder at gemme følsomme data, skal du læse følgende oplysninger, herunder krav, begrænsninger og anbefalinger i forbindelse med funktionaliteten for følsomme data.

• Du kan kun gemme visse typer følsomme data i HubSpot. Se siden med vilkår for følsomme data for at forstå, hvilke typer følsomme data du kan gemme, og hvor disse funktioner er tilgængelige. Du kan ikke gemme personlige sundhedsoplysninger, der er beskyttet under HIPAA, kredit- eller betalingskortnumre, finansielle kontonumre, overførselsinstruktioner, oplysninger om social sikring eller national identifikation eller personlige oplysninger om børn under børnebeskyttelseslove.
• Kun brugere med Super Admin-rettigheder kan slå følsomme data til. Når indstillingen for følsomme data er slået til, kan den ikke slås fra.
• Kun brugere med Super Admin-rettigheder kan oprette, redigere eller slette følsomme dataegenskaber. Partner Admin-brugere kan ikke oprette, redigere eller slette følsomme dataegenskaber, medmindre de også har fået tildelt Super Admin-rettigheder.
• Følsomme dataegenskaber er ikke tilgængelige i visse værktøjer, herunder personaliseringstokens, sandkasser, chatbots og playbooks.
• Da enhver superadministrator kan oprette og se følsomme data, anbefales det, at du gennemgår din liste over superadministratorer og fjerner administratoradgang for brugere, der ikke har brug for den. Hold musen over en administratorbruger i dine Users & Teams-indstillinger, og klik derefter på Actions > Remove super admin.

Slå følsomme data til

Før du opretter følsomme egenskaber, skal du slå følsomme data til i dine indstillinger for beskyttelse af personlige oplysninger og samtykke og acceptere de tilhørende vilkår og betingelser. Brugere skal have superadministratorrettigheder for at slå følsomme data til.

Bemærk: Når du har slået følsomme data til, er det ikke muligt at slå dem fra igen.

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Privacy & Consent i menuen i venstre sidepanel.
• Klik på Konfigurer indstillinger for følsomme data.

• I højre panel skal du markere afkrydsningsfelterne for at angive de kategorier, hvor du vil gemme følsomme data. Hvis du vil gemme beskyttede sundhedsdata, kan du læse mere om HIPAA-betaen for følsomme data i denne vidensbaseartikel. Se begreberne for følsomme data for at forstå, hvilke typer data der kan gemmes i kategorierne.
• Klik på Næste.
• Marker afkrydsningsfeltet for at acceptere vilkårene og betingelserne.
• Klik på Slå indstillinger for følsomme data til.

Opret egenskaber til at gemme følsomme data

Superadministratorer kan markere en egenskab som følsom. Som standard er data i HubSpot krypteret i transit og i hvile. Ved at markere en egenskab som følsom tilføjes et ekstra krypteringslag, applikationslagskryptering, som giver individuelle konti og deres følsomme data øget beskyttelse og isolation. Følsomme data, der er nødvendige for søgning og rapportering, gemmes i beskyttede miljøer med stærkt begrænset adgang. Adgang til de ukrypterede værdier for følsomme egenskaber er begrænset til udpegede HubSpot-applikationer og brugergodkendte forbundne private apps.

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Egenskaber i menuen i venstre sidepanel.
• Klik på Opret egenskab.
• Indtast egenskabens grundlæggende oplysninger, og klik derefter på Næste.
• Vælg Følsomme data for at markere egenskaben som følsom.

• Hvis ejendommen skal gemme HIPAA-beskyttede sundhedsdata (BETA), skal du markere afkrydsningsfeltet Ja, disse data indeholder beskyttede sundhedsoplysninger (PHI) .

• Vælg, hvilke brugere der skal have adgang til at se og redigere ejendommens værdier, enten Alle eller Kun superadministratorer. Hvis du har valgt Alle, anbefales det at begrænse egenskabens visnings- og redigeringsadgang, når egenskaben er gemt.
• Klik på Næste.

• Afslut opsætningen af din egenskab, og klik derefter på Opret.

Administrer og brug følsomme dataegenskaber

Når du har oprettet en egenskab til at gemme følsomme data:

• Superadministratorer kan indstille tilladelser på feltniveau for at begrænse visnings- og redigeringsadgang til ejendommen til bestemte brugere og teams. Dette anbefales på det kraftigste for at sikre, at følsomme data kun kan ses eller ændres af udvalgte brugere.
• Superadministratorer kan se brugerhandlinger relateret til følsomme dataegenskabsværdier i revisionsloggen.
• Superadministratorer kan redigere eller slette den følsomme dataegenskab.
• Brugere med adgang til egenskaben kan opdatere egenskabens værdier manuelt eller via import og workflows.
• Brugere med adgang til egenskaben kan bruge egenskaben i HubSpot-værktøjer, herunder CRM-poster, visninger, lister, workflow-udløsere og -handlinger, rapporter, søgning og mobil. Følsomme data vil ikke være tilgængelige i alle andre HubSpot-værktøjer.
• Superadministratorer kan synkronisere følsomme egenskaber til objekter, der er tilgængelige for envejs- og tovejssynkronisering med tredjepartsintegrationer, der er bygget af HubSpot, såsom Zapier, Salesforce, Zoho CRM m .fl. I henhold til vilkårene for følsomme data, hvis du vælger at integrere med eller på anden måde bruge tredjepartsprodukter i forbindelse med abonnementstjenesten, anerkender du, at kundedata, der hostes eller behandles af sådanne tredjepartsprodukter, vil blive hostet i overensstemmelse med politikker, der opretholdes af disse tredjeparter.
• Hvis din konto giver HubSpot-medarbejdere adgang til at fejlfinde supportproblemer, vil HubSpot-medarbejdere ikke have adgang til at se følsomme dataegenskabsværdier.

Formularer

Med muligheden for at gemme følsomme data i HubSpot kan du bruge HubSpot-formularer og ikke-HubSpot-formularer til trygt at indsamle følsomme oplysninger fra dine besøgende. Følsomme data, der indsamles via formularer, krypteres og synkroniseres sikkert med CRM. Alle filer, der uploades via formularer, og som er forbundet med en følsom dataegenskab, vil også blive betragtet som følsomme.

Kun brugere med de rette tilladelser til at se følsomme data kan se værdier for formularindsendelser og filer, der er markeret som følsomme. Alle meddelelser om formularindsendelse vil også overholde kravene til brugertilladelser for følsomme data.

Vedhæftede filer

Med muligheden for at gemme følsomme data kan du gemme filer, der indeholder følsomme oplysninger, i værktøjer på tværs af HubSpot. Når du slår indstillingen for følsomme data til, vil vedhæftede filer, der uploades på nedenstående måder, blive beskyttet af et ekstra lag kryptering i HubSpots databaselager. Dette fjerner også muligheden for at dele filer eksternt uden godkendelse og forhindrer HubSpot-medarbejdere i at få adgang til de vedhæftede filer.

Når filer tilføjes via følgende metoder, vil de være beskyttede:

• Uploadet fra din computer til en post i sektionen Vedhæftede filer.
• Uploadet til en post via en ny note.
• Uploadet til en post via en e-mail fra en kontakt.
• Uploadet til en post i HubSpot-mobilappen.
• Uploadet til en filtypeegenskab.
• Uploadet via en formularindsendelse.
• Uploadet via import.

Du kan styre brugernes adgang til vedhæftede filer gennem tilladelser for hvert værktøj. Du kan f.eks. begrænse adgangen til kontakter for bestemte brugere, som ikke bør have adgang til kontaktfiler.

Arbejdsgange

HubSpot AI-værktøjer

HubSpots AI-værktøjer kan hjælpe dig med at automatisere opgaver, indsamle dataindsigt, udarbejde indhold og meget mere på tværs af HubSpots kundeplatform. Kun brugere med Super Admin-rettigheder kan slå visse AI-værktøjer til, f.eks. AI-assistenter.

Hvis du slår følsomme data til, vil de følsomme egenskaber, du opretter, ikke blive brugt til at træne HubSpots AI-modeller. Andre kundedata på din konto kan dog bruges til at træne HubSpots AI-modeller. Du kan fravælge, at dine kundedata bruges til maskinlæring ved at sende en e-mail til privacy@hubspot.com. For mere information, se venligst HubSpots servicevilkår og HubSpots privatlivspolitik.

Bemærk: Undgå at dele følsomme oplysninger i dine beskeder. For at forbedre produktet logger og gemmer HubSpot dine forespørgsler, genereret sprog og brugsmetrikker, når du bruger AI-produkter. HubSpot deler dine beskeder med AI-tjenesteudbydere for at muliggøre din brug af AI-produkter, og AI-tjenesteudbydere vil gemme dine beskeder til indholdsmoderationsformål. Dine beskeder vil kunne henføres til dig. Din brug af HubSpots beta-AI-produkter vil være underlagt vores betavilkår, og AI-produkter, der er indarbejdet i vores abonnementstjenester, vil være underlagt vores produktspecifikke vilkår.

HubSpots AI-produkter er ikke en del af de følsomme datafunktioner. Visse AI-produkter kan behandle følsomme data, som du måske ikke har haft til hensigt at inkludere, når du genererer resultater baseret på den indtastede prompt. Disse værktøjer omfatter:

• Opsummering af samtaler
• Samtaleintelligens
• Opsummeringer af AI-assistentopkald
• Automatisk kortlægning af højttalere
• Automatisk udfyldning af kontaktegenskaber

Hvis du f.eks. diskuterer følsomme data under en samtale, bør du ikke bruge værktøjet Samtalesammendrag. Selv om du måske ikke havde til hensigt at indtaste følsomme data i din prompt, ville værktøjet Samtalesammendrag behandle alt indhold i samtalen.

Du kan få flere oplysninger om HubSpots AI-værktøjer i AI-modelkortene. Undgå at bruge AI-værktøjer, hvis du ikke ønsker, at AI-værktøjerne skal behandle dine følsomme data.

Datacentre

Du kan gemme følsomme oplysninger i ethvert datacenter, du bruger. Men når du har slået indstillingen for følsomme data til, kan du ikke migrere til et andet datacenter på nuværende tidspunkt.

Yderligere ressourcer

For mere information om HubSpots sikkerhedsprogram henvises til HubSpot Trust Center.