Gem følsomme data i HubSpot

Hvis du vil gemme følsomme oplysninger på din HubSpot-konto, f.eks. personlig identifikation, økonomiske, sundhedsmæssige eller medicinske oplysninger, kan brugere med Superadmin-rettigheder slå indstillingen Følsomme data til. Når indstillingen er slået til, kan du oprette brugerdefinerede egenskaber, der gemmer følsomme data, og derefter begrænse brugernes adgang til egenskaberne ved hjælp af tilladelser på feltniveau.

Før du går i gang

Før du begynder at gemme følsomme data, skal du læse følgende oplysninger, herunder krav, begrænsninger og anbefalinger i forbindelse med funktionaliteten for følsomme data.

• Du kan kun gemme visse typer følsomme data i HubSpot. Se siden med vilkår for følsomme data for at forstå, hvilke typer følsomme data du kan gemme, og hvor disse funktioner er tilgængelige.
• Kun brugere med Superadmin-rettigheder kan slå Følsomme data til. Når indstillingen Følsomme data er slået til, kan den ikke slås fra igen.
• Kun brugere med Superadmin-rettigheder kan oprette, redigere eller slette Egenskaber for følsomme data. Partneradmin-brugere kan ikke oprette, redigere eller slette følsomme dataegenskaber, medmindre de også er tildelt Superadmin-rettigheder.
• Egenskaber for følsomme data er ikke tilgængelige i visse værktøjer, herunder personaliseringstoken, sandkasser, chatbots og playbooks.
• Når du har slået Sensitive Data til, kan du støde på begrænsninger, når du opsummerer poster. Du vil f.eks. ikke kunne opsummere visse aktiviteter som opkald og salgsmails.

Slå følsomme data til

Før du opretter egenskaber for følsomme data, skal du slå følsomme data til i dine indstillinger for beskyttelse af personlige oplysninger og samtykke og acceptere de tilhørende vilkår og betingelser. Brugere skal have Superadmin-rettigheder for at slå følsomme data til.

Bemærk: Når du først har slået Sensitive Data til, er det ikke muligt at slå det fra igen. Når du har valgt en datakategori, kan du ikke fjerne den, men du kan tilføje kategorier efter behov.

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Privacy & Consent i menuen i venstre side.
• Klik på Konfigurer indstillinger for følsomme data. Hvis du allerede har slået Følsomme data til, skal du klikke på Rediger indstillinger for følsomme data for at vælge yderligere datakategorier.

• I det højre panel skal du markere afkrydsningsfelterne for at angive de kategorier, hvor du vil gemme følsomme data. Se vilkårene for følsomme data for at forstå, hvilke typer data der kan gemmes i kategorierne.
• For at gemme HIPAA-dækkede data skal du vælge både afkrydsningsfeltet Health/Medical Data og afkrydsningsfeltet We are a HIPAA-covered entity or business associate.

Bemærk: Selvom HubSpot har et robust sikkerhedsprogram til at beskytte dine personlige og følsomme data uanset indholdet, hjælper disse datatypeidentifikationsprocesser med at sikre, at dine HIPAA- og lovgivningsmæssige behov understøttes. Ved at identificere sig som HIPAA Covered Entity eller Business Associate kan HubSpot spore anvendelsen af Business Associate Agreement (BAA) og opfylde lovgivningsmæssige forpligtelser.

• Klik på Næste.
• Læs vilkårene for følsomme data og, hvis det er relevant, Business Associate Agreement. Marker afkrydsningsfeltet for at acceptere vilkårene og betingelserne.
• Klik på Slå indstillinger for følsomme data til, eller hvis du har tilføjet kategorier, skal du klikke på Opdater indstillinger for følsomme data.

Anbefalinger om adgang til opbevaring af følsomme data

Når du har slået indstillingen til at gemme følsomme data til, kan det være nødvendigt at foretage handlinger eller opdatere visse indstillinger for at beskytte dine data bedre. For at gennemgå anbefalinger, der kan hjælpe dig med at administrere følsomme data:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Privacy & Consent i menuen i venstre side.
• Klik på Tjek anbefalinger.

• I højre panel kan du se anbefalede handlinger. For hver anbefaling kan du klikke på et link for at få mere at vide eller navigere til de relevante indstillinger.

Opret egenskaber til at gemme følsomme data

Superadmins kan markere en egenskab som følsom. Du kan også angive, om egenskaben vil gemme beskyttede sundhedsoplysninger. Som standard er data i HubSpot krypteret under transport og i hvile. Ved at markere en egenskab som følsom tilføjes et ekstra lag af kryptering, applikationslagskryptering, som giver individuelle konti og deres følsomme data øget beskyttelse og isolering. Følsomme data, der er nødvendige for søgning og rapportering, opbevares i beskyttede miljøer med stærkt begrænset adgang. Adgang til de ukrypterede værdier for Egenskaber for følsomme data er begrænset til udpegede HubSpot-applikationer og brugergodkendte forbundne private apps.

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Egenskaber i menuen i venstre side.
• Klik på Opret egenskab.
• Indtast de grundlæggende oplysninger om egenskaben, vælg felttype, og klik derefter på fanen Følsomme data.
• Vælg Følsomme data for at markere egenskaben som følsom. Hvis du gemmer meget følsomme oplysninger (BETA), skal du vælge Meget følsomme data. Få mere at vide om betaversionen af meget følsomme data i denne artikel.

• Hvis egenskaben skal gemme HIPAA-beskyttede sundhedsdata, skal du markere afkrydsningsfeltet Ja, disse data indeholder beskyttede sundhedsoplysninger (PHI).
• For at indstille, hvem der har adgang til at se og redigere egenskaben, skal du klikke på fanen Administrer adgang og derefter vælge en mulighed.
• Afslut opsætningen af din egenskab, og klik derefter på Opret.

Håndter følsomme data

I afsnittene nedenfor kan du lære mere om at bruge Egenskaber for følsomme data og håndtere følsomme data i HubSpot-værktøjer.

Brug Egenskaber for følsomme data

Når du har oprettet en egenskab til at gemme følsomme data:

• Superadmins kan opsætte tilladelser på feltniveau for at begrænse visnings- og redigeringsadgang for egenskaben til bestemte brugere og teams. Dette anbefales på det kraftigste for at sikre, at følsomme data kun kan ses eller ændres af udvalgte brugere.
• Superadmins kan se brugerhandlinger relateret til egenskaberne for følsomme data i revisionsloggen.
• Superadmins kan redigere eller slette Egenskaben Følsomme data.
• Brugere med adgang til egenskaben kan opdatere egenskabens værdier manuelt eller via import og workflows.
• Brugere med adgang til egenskaben kan bruge egenskaben i HubSpot CRM-værktøjer, herunder CRM-poster, visninger, lister, arbejdsgangsudløsere og -handlinger, rapporter, søgning og mobil. Følsomme data vil ikke være tilgængelige i alle andre HubSpot-værktøjer.
• Hvis din konto giver HubSpot-medarbejdere adgang til at fejlfinde supportproblemer, vil HubSpot-medarbejdere ikke have adgang til at se værdier for Egenskaber for følsomme data.

Formularer

Med muligheden for at gemme følsomme data i HubSpot kan du trygt bruge HubSpot-formularer og ikke-HubSpot-formularer til at indsamle følsomme oplysninger fra dine besøgende. Følsomme data, der indsamles via formularer, krypteres og synkroniseres sikkert med CRM. Alle filer, der uploades via indsendelser af formularer, der er forbundet med en Egenskab for følsomme data, vil også blive betragtet som følsomme.

Kun brugere med de rette tilladelser til at se følsomme data vil kunne se værdier for indsendelse af formularer og filer, der er markeret som følsomme. Alle meddelelser om indsendelse af formularer vil også overholde kravene til brugertilladelser for følsomme data.

Integrationer

Udviklere kan bruge API-dokumentationen til at bygge integrationer, der synkroniserer følsomme data. I henhold til vilkårene for følsomme data anerkender du, hvis du vælger at integrere med eller på anden måde bruge tredjepartsprodukter i forbindelse med abonnementstjenesten, at kundedata, der hostes eller behandles af sådanne tredjepartsprodukter, vil blive hostet i overensstemmelse med politikker, der opretholdes af disse tredjeparter.

Hvis du opbevarer HIPAA-beskyttede følsomme data, understøttes Snowflake Data Share-integrationen kun i følgende regioner: AWS US_EAST_1 og AWS EU_CENTRAL_1.

Vedhæftede filer

Med muligheden for at gemme følsomme data kan du gemme filer, der indeholder følsomme oplysninger, i værktøjer på tværs af HubSpot. Når du slår indstillingen Følsomme data til, vil vedhæftede filer, der uploades på nedenstående måder, blive beskyttet af et ekstra lag kryptering i HubSpots databaselager. Dette fjerner også muligheden for at dele filer eksternt uden godkendelse og forhindrer HubSpot-medarbejdere i at få adgang til de vedhæftede filer.

Når filer tilføjes via følgende metoder, bliver de beskyttet:

• Uploadet fra din computer på en post i sektionen Vedhæftede filer.
• Uploadet til en post via en ny note.
• Uploadet til en post via en e-mail fra en kontakt.
• Uploadet på en post i HubSpot-mobilappen.
• Uploadet til en egenskab for filtype.
• Uploadet via en indsendelse af formular.
• Uploadet via import.

Du kan styre brugernes adgang til vedhæftede filer ved hjælp af tilladelser for hvert værktøj. Du kan f.eks. begrænse adgangen til kontakter for bestemte brugere, som ikke bør have adgang til kontaktfiler.

Meddelelser

Når følsomme data er slået til på din konto, vil visse meddelelser ikke indeholde forhåndsvisninger (f.eks. en forhåndsvisning af en note) for at undgå at vise følsomme data. Dette vil i øjeblikket ske for følgende notifikationer: Du bliver @-nævnt i en post eller i en kommentar, du får tildelt eller modtager en påmindelse om en opgave, der er aktivitet i en post, du følger, eller der er en kommentar til en aktivitet, du er involveret i.

Arbejdsgange

Hvis du bruger en egenskab for følsomme data i workflows, anbefales det at begrænse adgangen til workflow-værktøjet, fordi workflows i øjeblikket ikke håndhæver tilladelser på feltniveau.

Følgende understøttes ikke i øjeblikket i arbejdsgange:

• Associationshandlinger, der bruger eller henviser til Egenskaber for følsomme data
• Personaliseringstoken, der bruger eller henviser til egenskaber for følsomme data
• Tilmeldingsudløsere baseret på ændringer i egenskaberne for Sensitive Data

HubSpot AI-værktøjer

HubSpots AI-værktøjer kan hjælpe dig med at automatisere opgaver, indsamle dataindsigter, udarbejde indhold og meget mere på tværs af HubSpots kundeplatform. Kun brugere med Superadmin-rettigheder kan aktivere visse AI-værktøjer, såsom AI-assistenter.

Hvis du slår Følsomme data til, vil de Egenskaber for følsomme data, som du opretter, ikke blive brugt til at træne HubSpots AI-modeller. Andre kundedata på din konto kan dog bruges til at træne HubSpots AI-modeller. Du kan fravælge, at dine kundedata bruges til maskinlæring ved at sende en e-mail til privacy@hubspot.com. For mere information, se venligst HubSpots Servicevilkår og HubSpots Privatlivspolitik.

Bemærk: Undgå at dele følsomme oplysninger i dine beskeder. For at forbedre produktet logger og gemmer HubSpot dine beskeder, genereret sprog og brugsmålinger, når du bruger AI-produkter. HubSpot AI deler dine beskeder med AI-tjenesteudbydere for at muliggøre din brug af AI-produkter, og AI-tjenesteudbydere vil gemme dine beskeder til indholdsmoderationsformål. Dine beskeder vil kunne tilskrives dig. Din brug af HubSpots beta-AI-produkter vil være underlagt vores betavilkår, og AI-produkter, der er indarbejdet i vores abonnementstjenester, vil være underlagt vores produktspecifikke vilkår.

HubSpots AI-produkter er ikke en del af funktionerne for følsomme data. Visse AI-produkter kan behandle følsomme data, som du måske ikke har haft til hensigt at inkludere, når du genererer resultater baseret på den indtastede prompt. Disse værktøjer omfatter:

• Resuméer af samtaler
• Intelligens i samtaler
• Opsummering af opkald med AI-assistent
• Automatisk kortlægning af højttalere
• Automatisk udfyldning af Kontaktegenskaber

Hvis du f.eks. diskuterer følsomme data under en samtale, bør du ikke bruge værktøjet Samtaler - resuméer. Selv om du måske ikke havde til hensigt at indtaste følsomme data i din prompt, vil værktøjet Samtaler - resuméer behandle alt indhold i samtalen.

For mere information om HubSpots AI-værktøjer henvises til AI-modelkortene. Undgå at bruge AI-værktøjer, hvis du ikke ønsker, at AI-værktøjerne skal behandle dine følsomme data.

Datacentre

Du kan gemme følsomme oplysninger i ethvert datacenter, du bruger. Men når du har slået indstillingen Følsomme data til, kan du ikke migrere til et andet datacenter på nuværende tidspunkt.

Yderligere ressourcer

• For mere information om HubSpots sikkerhedsprogram henvises til HubSpot Trust Center.
• For at lære, hvordan man håndterer følsomme data via API, henvises til udviklerdokumentationen.
• For at lære, hvordan man gemmer meget følsomme data (BETA), henvises til denne artikel i vidensbasen.