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Vertrauliche Daten in HubSpot speichern

Zuletzt aktualisiert am: September 5, 2024

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Um sensible Daten in Ihrem HubSpot Account zu speichern, können Benutzer mit den Berechtigungen Super Admin die Einstellung für sensible Daten aktivieren. Sobald die Einstellung aktiviert ist, können Sie benutzerdefinierte Eigenschaften erstellen, die vertrauliche Daten speichern, und dann den Benutzerzugriff auf die Eigenschaften mithilfe von Berechtigungen auf Feldebene einschränken.

Bevor Sie loslegen

Bevor Sie mit dem Speichern vertraulicher Daten beginnen, sollten Sie die folgenden Informationen überprüfen, einschließlich der Anforderungen, Beschränkungen und Empfehlungen in Bezug auf die Funktionalität vertraulicher Daten.

Sie können nur bestimmte Typen von sensiblen Daten in HubSpot speichern. Welche Arten von vertraulichen Daten Sie speichern können und wo diese Funktionen verfügbar sind, erfahren Sie auf der Seite mit den Bedingungen für vertrauliche Daten.
Nur Benutzer mit der Berechtigung Super Admin können sensible Daten einschalten. Sobald die Einstellung für vertrauliche Daten aktiviert ist, kann sie nicht deaktiviert werden.
Nur Benutzer mit der Berechtigung Super Admin können Eigenschaften von sensiblen Daten erstellen, bearbeiten oder löschen. Partner Admin können keine sensiblen Dateneigenschaften erstellen, bearbeiten oder löschen, es sei denn, sie verfügen auch über Super-Admin-Berechtigungen.
„Vertrauliche Daten“-Eigenschaften sind in bestimmten Tools nicht verfügbar, darunter Personalisierungstoken, Sandboxes, Chatbots und Leitfäden.
Da jeder Super-Admin sensible Daten erstellen und einsehen kann, empfiehlt es sich, die Liste der Super-Admins zu überprüfen und den Admin-Zugriff für Benutzer zu entfernen, die ihn nicht benötigen. Bewegen Sie den Mauszeiger in den Einstellungen für Benutzer & Teams auf einen Admin-Benutzer und klicken Sie dann auf Aktionen > Super-Admin entfernen.

Vertrauliche Daten aktivieren

Bevor Sie vertrauliche Eigenschaften erstellen können, müssen Sie in Ihren Einstellungen für Datenschutz & Einwilligung die Option für vertrauliche Daten aktivieren und die entsprechenden Bedingungen akzeptieren. Benutzer müssen über Super-Admin-Berechtigungen verfügen, um vertrauliche Daten zu aktivieren.

Bitte beachten: Wenn Sie vertrauliche Daten einmal aktiviert haben, ist es nicht möglich, sie wieder zu deaktivieren.

Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
Gehen Sie im linken Seitenleistenmenü zu Datenschutz & Einwilligung.
Klicken Sie auf Einstellungen für vertrauliche Daten festlegen.

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Aktivieren Sie im rechten Bereich die Kontrollkästchen, um die Kategorien anzugeben, in denen Sie vertrauliche Daten speichern. Wenn Sie geschützte Gesundheitsdaten speichern möchten, erfahren Sie in diesem Wissensdatenbank-Artikel mehr über die HIPAA-Beta für sensible Daten. Welche Arten von Daten in den Kategorien gespeichert werden können, entnehmen Sie bitte den Bedingungen für vertrauliche Daten.
Klicken Sie auf Weiter.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Bedingungen zu akzeptieren.
Klicken Sie auf Einstellungen für vertrauliche Daten aktivieren.

Eigenschaften zum Speichern vertraulicher Daten erstellen

Super-Admins können eine Eigenschaft als vertraulich markieren. Standardmäßig werden die Daten in HubSpot bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt. Das Markieren einer Eigenschaft als vertraulich fügt eine zusätzliche Verschlüsselungsebene hinzu, die Verschlüsselung auf Anwendungsebene, die einzelnen Accounts und ihren vertraulichen Daten mehr Schutz und Isolierung bietet. Vertrauliche Daten, die für die Suche und Berichterstattung benötigt werden, werden in geschützten Umgebungen mit stark eingeschränktem Zugriff gespeichert. Der Zugriff auf die unverschlüsselten Werte für vertrauliche Eigenschaften ist auf bestimmte HubSpot-Anwendungen und vom Benutzer genehmigte verknüpfte private Apps beschränkt.

Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Eigenschaften.
Klicken Sie auf Eigenschaft erstellen.
Geben Sie die grundlegenden Eigenschaften der Eigenschaft ein, wählen Sie den Feldtyp aus und klicken Sie dann auf die Registerkarte Sensible Daten.
Um die Eigenschaft als vertraulich zu markieren, wählen Sie Vertrauliche Daten aus.

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Wenn die Eigenschaft HIPAA-geschützte Gesundheitsdaten speichert (BETA), aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ja, diese Daten enthalten geschützte Gesundheitsinformationen (PHI) .
Wählen Sie aus, welche Benutzer Zugriff auf das Anzeigen und Bearbeiten der Eigenschaftenwerte haben sollen, entweder Jeder oder Nur Super-Admins. Wenn Sie Jeder ausgewählt haben, empfiehlt es sich, den Anzeigen und Bearbeitenzugriff auf die Eigenschaften zu beschränken, nachdem die Eigenschaft gespeichert wurde.
Schließen Sie die Einrichtung Ihrer Eigenschaften ab und klicken Sie dann auf Erstellen.

Bitte beachten Sie: Bei der Erstellung von Eigenschaften wird Folgendes erwartet:

Sobald eine Eigenschaft erstellt wurde, kann ihre Einstellung für sensible Daten nicht mehr geändert werden. Eine vorhandene Eigenschaft mit sensiblen Daten kann nicht als nicht sensibel festgelegt werden, und eine vorhandene nicht sensible Eigenschaft kann nicht als sensibel festgelegt werden.
Eigenschaften von Noten und Berechnungen kann keine sensiblen Daten speichern.
Sie können nicht eindeutige Werte für sensible Eigenschaften verlangen.

Verwalten sensibler Daten

In den folgenden Abschnitten erfahren Sie mehr über die Verwendung von Eigenschaften für sensible Daten und die Verwaltung sensibler Daten in HubSpot-Tools.

Eigenschaften von sensiblen Daten verwenden

Sobald Sie eine Eigenschaft zum Speichern vertraulicher Daten erstellt haben:

Super-Admins können Berechtigungen auf Feldebene einrichten, um die Ansicht und den Bearbeitungszugriff für die Eigenschaft auf bestimmte Benutzer und Teams zu beschränken. Dies wird dringend empfohlen, um sicherzustellen, dass vertrauliche Daten nur von ausgewählten Benutzern angezeigt oder geändert werden können.
Super-Admins können Benutzeraktionen, die sich auf die Eigenschaften von sensiblen Daten beziehen, im Audit-Protokoll einsehen.
Super-Admins können die „Vertrauliche Daten“-Eigenschaft bearbeiten oder löschen.
Benutzer mit Zugriff auf die Eigenschaft können die Werte der Eigenschaft manuell oder über Import- und Workflows aktualisieren.
Benutzer mit Zugriff auf die Eigenschaft können die Eigenschaft in HubSpot-Tools verwenden, darunter CRM-Datensätze, Ansichten, Listen, Workflow-Trigger und -Aktionen, Berichte, Suche und Mobile. Vertrauliche Daten werden in allen anderen HubSpot-Tools nicht verfügbar sein.
Super-Admins können sensible Eigenschaften mit Objekten synchronisieren, die für eine einseitige und zweiseitige Synchronisation mit von HubSpot erstellten Integrationen von Drittanbietern wie Zapier, Salesforce, Zoho CRM und verfügbar sind.. Gemäß den Bedingungen für vertrauliche Daten erkennen Sie an, dass Kundendaten, die von solchen Drittanbieterprodukten gehostet oder verarbeitet werden, gemäß den von diesen Dritten aufrechterhaltenen Richtlinien gehostet werden, wenn Sie sich für die Integration mit oder die anderweitige Nutzung von Drittanbieterprodukten in Verbindung mit dem Abonnementdienst entscheiden.
Wenn Ihr Account den Zugriff von HubSpot-Mitarbeitern auf das Beheben von Support-Problemen erlaubt, haben HubSpot-Mitarbeiter keinen den Zugriff auf das Anzeigen von Werten von „Vertrauliche Daten“-Eigenschaften.

Bitte beachten: Wenn Sie von einem Enterprise-Abonnement mit aktivierten vertraulichen Daten herabstufen:

Super-Admins können bestehende „Vertrauliche Daten“-Eigenschaften löschen, aber nicht neue „Vertrauliche Daten“-Eigenschaften erstellen oder die Details von bestehenden „Vertrauliche Daten“-Eigenschaften bearbeiten.
Super-Admins können die Werte einer „Vertrauliche Daten“-Eigenschaft weiterhin anzeigen und bearbeiten. Nicht-Admin-Benutzer, die zuvor Zugriff auf die Werte hatten, können diese nicht mehr anzeigen oder bearbeiten.

Formulare

Mit der Möglichkeit, sensible Daten in HubSpot zu speichern, können Sie HubSpot-Formulare und nicht-HubSpot-Formulare verwenden, um vertrauliche Informationen von Ihren Besuchern sicher zu erfassen. Vertrauliche Daten, die über Formulare erfasst werden, werden verschlüsselt und sicher mit dem CRM synchronisiert. Alle Dateien, die über Formulareinsendungen hochgeladen werden, die einer „Vertrauliche Daten“-Eigenschaft zugeordnet sind, werden ebenfalls als vertraulich betrachtet.

Nur Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen zum Anzeigen vertraulicher Daten können die als vertraulich markierten Werte von Formulareinsendungen und Dateien anzeigen. Alle Benachrichtigungen zu Formulareinsendungen entsprechen ebenfalls den Anforderungen an Benutzerberechtigungen für vertrauliche Daten.

Anhänge

Mit der Möglichkeit zum Speichern vertraulicher Daten können Sie Dateien, die sensible Informationen enthalten, in Tools in HubSpot speichern. Wenn Sie die Einstellung für vertrauliche Daten aktivieren, werden Anhänge, die auf folgende Weise hochgeladen werden, durch eine zusätzliche Verschlüsselungsebene im HubSpot-Datenbankspeicher geschützt. Dadurch wird auch die Option entfernt, Dateien ohne Authentifizierung extern zu teilen, und den HubSpot-Mitarbeitern wird der Zugriff auf die Anhänge verweigert.

Beim Hinzufügen mit den folgenden Methoden werden die Dateien geschützt:

Hochgeladen von Ihrem Computer in einem Datensatz im Abschnitt Anhänge.
Hochgeladen in einem Datensatz über eine neue Notiz.
Hochgeladen in einem Datensatz über eine E-Mail von einem Kontakt.
Hochgeladen in einem Datensatz in der HubSpot Mobile-App.
Hochgeladen in eine Dateitypeigenschaft.
Hochgeladen über eine Formulareinsendung.
Hochgeladen über einen Import.

Sie können den Benutzerzugriff auf Anhänge über Berechtigungen für jedes Tool steuern. So können Sie beispielsweise den Zugriff auf Kontakte für bestimmte Benutzer einschränken, die keinen Zugriff auf Kontaktdateien haben sollten.

Bitte beachten: Dateien werden in den folgenden Szenarien nicht geschützt:

Nur Dateien, die nach dem Aktivieren von vertraulichen Daten hochgeladen werden, verfügen über den zusätzlichen Schutz. Vorhandene Dateien verwenden die Standardsicherheitsstufe, auch wenn sie auf die oben genannten Arten hochgeladen wurden.
Dateien, die in das Dateien-Tool hochgeladen und dort gehostet werden, sind nicht zusätzlich geschützt. Daher sollten Dateien, die vertrauliche Daten enthalten, nicht im Dateien-Tool gespeichert werden. Wenn ein Benutzer in anderen HubSpot-Tools eine im Dateien-Tool gespeicherte Datei anhängt (d. h. über die Option „Vorhandenen Anhang auswählen“ beim Hochladen), verwenden diese Dateien die Standardsicherheitsstufe.
HubSpot schränkt den Zugriff auf CRM-Anhänge nicht ein, wenn Sie die URL mit einem anderen authentifizierten Benutzer in Ihrem Account teilen. Vermeiden Sie das Tieilen von Anhang-URLs für Benutzer, die die Dateien nicht anzeigen können sollten.

Benachrichtigungen

Sobald sensible Daten in Ihrem Account aktiviert sind, enthalten bestimmte Benachrichtigungen keine Vorschauen (z. B. eine Vorschau des Nachrichtentextes), um die Anzeige sensibler Daten zu vermeiden. Dies geschieht derzeit bei folgenden Benachrichtigungen: Sie sind @-mentioned auf einem Datensatz oder es gibt Aktivität auf einem Datensatz, dem Sie folgen.

Workflows

Wenn Sie eine Eigenschaft mit sensiblen Daten in Workflows verwenden, empfiehlt es sich, den Zugriff auf zu beschränken auf das Workflow-Tool, da Workflows derzeit keine Berechtigungen auf Feldebene erzwingen. Workflows mit Zuordnungsaktionen oder Personalisierungstoken, die sensible Eigenschaften von Daten verwenden oder darauf verweisen, werden derzeit nicht unterstützt .

HubSpot AI-Werkzeuge

Die KI-Tools von HubSpot helfen Ihnen, über die gesamte CRM-Plattform von HubSpot hinweg Aufgaben zu automatisieren, Dateneinblicke zu gewinnen, Inhalte zu entwerfen und bei vielem mehr. Nur Benutzer mit Super-Admin-Berechtigungen können bestimmte KI-Tools aktivieren, z. B. AI Assistants.

Wenn Sie vertrauliche Daten aktivieren, werden die von Ihnen erstellten„Vertrauliche Daten“-Eigenschaften nicht zum Trainieren der KI-Modelle von HubSpot genutzt. Andere Kundendaten in Ihrem Account können jedoch zum Trainieren der KI-Modelle von HubSpot genutzt werden. Sie können sich von der Nutzung Ihrer Kundendaten für maschinelles Lernen per Opt-out abmelden, indem Sie eine E-Mail an privacy@hubspot.com senden. Weitere Informationen können Sie den Nutzungsbedingungen und der Datenschutzrichtlinie von HubSpot entnehmen.

Bitte beachten: Vermeiden Sie es, vertrauliche Informationen in Ihren Prompts zu teilen. Um das Produkt zu verbessern, protokolliert und speichert HubSpot Ihre Prompts, generierte Sprache und Nutzungskennzahlen, wenn Sie KI-Produkte einsetzen. HubSpot gibt Ihre Eingaben an KI-Dienstanbieter weiter, um Ihnen die Nutzung von KI-Produkten zu ermöglichen, und KI-Dienstanbieter speichern Ihre Prompts zu Zwecken der Content-Moderation. Ihre Prompts werden Ihnen zugeschrieben. Ihre Nutzung der Beta-KI-Produkte von HubSpot unterliegt unseren Beta-Bedingungen und für KI-Produkte, die in unsere Abonnementdienste integriert sind, gelten unsere Produktspezifischen Bedingungen.

Die KI-Produkte von HubSpot sind nicht Teil der Funktionen für vertrauliche Daten. Bestimmte KI-Produkte können vertrauliche Daten verarbeiten, die Sie beim Generieren von Ergebnissen auf der Grundlage des eingegebenen Prompts möglicherweise nicht beabsichtigt haben. Diese Tools umfassen:

Wenn Sie beispielsweise während eines Gesprächs vertrauliche Daten besprechen, sollten Sie nicht das Konversationszusammenfassungen-Tool nicht verwenden. Auch wenn Sie nicht beabsichtigt haben, vertrauliche Daten in Ihren Prompt einzugeben, würde das Konversationszusammenfassungen-Tool alle Inhalte des Gesprächs verarbeiten.

Weitere Informationen zu den KI-Tools von HubSpot finden Sie auf den KI-Modellkarten. Vermeiden Sie den Einsatz von KI-Tools, wenn Sie nicht möchten, dass die KI-Tools Ihre vertraulichen Daten verarbeiten.

Rechenzentren

Sie können vertrauliche Informationen in jedem Rechenzentrum speichern, das Sie verwenden. Sobald Sie jedoch die Einstellung für vertrauliche Daten aktiviert haben, können Sie zu diesem Zeitpunkt nicht mehr zu einem anderen Rechenzentrum migrieren.

Weitere Ressourcen

Weitere Informationen zum Sicherheitsprogramm von HubSpot finden Sie im HubSpot Trust Center.

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