Sensible Daten in HubSpot speichern

Um sensible Daten in Ihrem HubSpot Account zu speichern, wie z. B. persönliche Identifikations-, Finanz-, Gesundheits- oder medizinische Daten, können Benutzer mit den Berechtigungen Super Admin die Einstellung Sensible Daten aktivieren. Sobald die Einstellung aktiviert ist, können Sie benutzerdefinierte Eigenschaften erstellen, die sensible Daten speichern, und dann den Benutzerzugriff auf die Eigenschaften mit Berechtigungen auf Feldebene einschränken.

Bevor Sie loslegen

Bevor Sie mit der Speicherung sensibler Daten beginnen, sollten Sie die folgenden Informationen lesen, einschließlich der Anforderungen, Beschränkungen und Empfehlungen in Bezug auf die Funktionalität sensibler Daten.

• Sie können nur bestimmte Arten von sensiblen Daten in HubSpot speichern. Welche Arten von sensiblen Daten Sie speichern können und wo diese Funktionen verfügbar sind, erfahren Sie auf der Seite (Begriffe für sensible Daten).
• Nur Benutzer mit der Berechtigung Super Admin können die Option Sensible Daten aktivieren. Sobald die Einstellung "Sensible Daten" aktiviert ist, kann sie nicht mehr deaktiviert werden.
• Nur Benutzer mit der Berechtigung Super Admin können Eigenschaften von sensiblen Daten erstellen, bearbeiten oder löschen. Partner-Admin können keine Eigenschaften von sensiblen Daten erstellen, bearbeiten oder löschen, es sei denn, sie verfügen auch über Super-Admin-Berechtigungen.
• Die Eigenschaften sensibler Daten sind in bestimmten Tools nicht verfügbar, darunter Personalisierungstoken, Sandboxen, Chatbots und Leitfäden.
• Nachdem die Option "Sensible Daten" aktiviert wurde, stoßen Sie möglicherweise auf Beschränkungen, wenn Datensätze zusammenfasst. So können Sie beispielsweise bestimmte Aktivitäten wie Aufrufe und Vertriebs-E-Mails nicht zusammenfassen. 

Sensible Daten einschalten

Bevor Sie Eigenschaften mit sensiblen Daten erstellen können, müssen Sie in Ihren Einstellungen für Datenschutz & Einwilligung die Option Sensible Daten aktivieren und die entsprechenden Bedingungen akzeptieren. Benutzer müssen über die Berechtigung Super-Admin verfügen, um Sensible Daten zu aktivieren.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie die sensiblen Daten einmal aktiviert haben, ist es nicht möglich, sie wieder zu deaktivieren. Sobald Sie eine Datenkategorie ausgewählt haben, können Sie diese nicht mehr entfernen, aber Sie können nach Bedarf Kategorien hinzufügen.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im linken Seitenleistenmenü zu Datenschutz & Einwilligung.
• Klicken Sie auf Einstellungen für vertrauliche Daten festlegen. Wenn Sie die Option Sensible Daten bereits aktiviert haben, klicken Sie auf Einstellungen für sensible Daten bearbeiten, um weitere Datenkategorien auszuwählen.

• Aktivieren Sie im rechten Bereich die Kontrollkästchen , um die Kategorien anzugeben, in denen Sie sensible Daten speichern werden. Welche Arten von Daten in den Kategorien gespeichert werden können, erfahren Sie unter Sensible Daten.
• Um HIPAA-geschützte Daten zu speichern, müssen Sie sowohl das Kontrollkästchen Health/Medical Data als auch das Kontrollkästchen We are a HIPAA-covered entity or business associate aktivieren.

Bitte beachten Sie: Während HubSpot ein robustes Sicherheitsprogramm zum Schutz Ihrer persönlichen und sensiblen Daten unabhängig vom Inhalt bereitstellt, tragen diese Verfahren zur Identifizierung des Datentyps dazu bei, dass Ihre HIPAA- und gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Durch die Identifizierung als HIPAA Covered Entity oder Business Associate kann HubSpot die Anwendung des Business Associate Agreement (BAA) verfolgen und die gesetzlichen Verpflichtungen erfüllen.

• Klicken Sie auf Weiter.
• Lesen Sie die Bestimmungen zu sensiblen Daten und ggf. die Vereinbarung mit Geschäftspartnern. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Bedingungen zu akzeptieren.
• Klicken Sie auf Einstellungen für sensible Daten einschalten, oder, wenn Sie Kategorien hinzugefügt haben, auf Einstellungen für sensible Daten aktualisieren.

Zugriffsempfehlungen für die Speicherung sensibler Daten

Sobald Sie die Einstellung zum Speichern sensibler Daten aktiviert haben, müssen Sie möglicherweise Maßnahmen ergreifen oder bestimmte Einstellungen aktualisieren, um Ihre Daten besser zu schützen. Überprüfung von Empfehlungen, die Ihnen bei der Verwaltung sensibler Daten helfen:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im linken Seitenleistenmenü zu Datenschutz & Einwilligung.
• Klicken Sie auf Empfehlungen überprüfen.

• Überprüfen Sie im rechten Bereich die empfohlenen Aktionen. Klicken Sie für jede Empfehlung auf den Link , um mehr zu erfahren oder zu den entsprechenden Einstellungen zu navigieren.

Eigenschaften zum Speichern sensibler Daten erstellen

Super-Admins können eine Eigenschaft als vertraulich markieren. Sie können auch angeben, ob die Eigenschaft geschützte Gesundheitsdaten speichert. Standardmäßig werden die Daten in HubSpot bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt. Die Kennzeichnung einer Eigenschaft als sensibel fügt eine zusätzliche Verschlüsselungsebene hinzu, die Verschlüsselung auf Anwendungsebene, die einzelnen Accounts und ihren sensiblen Daten mehr Schutz und Isolierung bietet. Sensible Daten, die für die Suche und Berichterstattung benötigt werden, werden in geschützten Umgebungen mit stark eingeschränktem Zugang gespeichert. Der Zugriff auf die unverschlüsselten Werte für die Eigenschaften von sensiblen Daten ist auf bestimmte HubSpot-Anwendungen und vom Benutzer genehmigte verbundene private Apps beschränkt. 

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Eigenschaften.
• Klicken Sie auf Eigenschaft erstellen.
• Geben Sie die Grunddaten der Eigenschaft ein, wählen Sie den Feldtyp und klicken Sie dann auf die Registerkarte Sensible Daten.
• Um die Eigenschaft als vertraulich zu markieren, wählen Sie Vertrauliche Daten aus. Wenn Sie hochsensible Informationen (BETA) speichern, wählen Sie Hochsensible Daten. Erfahren Sie mehr über die hochsensiblen Daten beta in diesem Artikel.

• Wenn die Eigenschaft HIPAA-geschützte Gesundheitsdaten speichert, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ja, diese Daten enthalten geschützte Gesundheitsinformationen (PHI) .
• Um festzulegen, wer Zugriff hat, um die Eigenschaft anzuzeigen und zu bearbeiten, klicken Sie auf die Registerkarte Anzeigen und bearbeiten und wählen dann eine Option.
• Schließen Sie die Einrichtung Ihrer Eigenschaften ab und klicken Sie dann auf Erstellen.

Verwalten sensibler Daten

In den folgenden Abschnitten erfahren Sie mehr über die Verwendung von Eigenschaften für sensible Daten und die Verwaltung sensibler Daten in HubSpot-Tools.

Eigenschaften von sensiblen Daten verwenden

Sobald Sie eine Eigenschaft zum Speichern sensibler Daten erstellt haben:

• Super-Admins können Berechtigungen auf Feldebene einrichten, um die Ansicht und den Bearbeitungszugriff für die Eigenschaft auf bestimmte Benutzer und Teams zu beschränken. Dies wird dringend empfohlen, um sicherzustellen, dass sensible Daten nur von ausgewählten Benutzern eingesehen oder geändert werden können.
• Super-Admins können Benutzeraktionen, die sich auf die Eigenschaften von sensiblen Daten beziehen, im Audit-Protokoll von einsehen.
• Super-Admins können die Eigenschaft "Sensible Daten" bearbeiten oder löschen.
• Benutzer mit Zugriff auf die Eigenschaft können die Werte der Eigenschaft manuell oder über Import- und Workflows aktualisieren.
• Benutzer mit Zugriff auf die Eigenschaft können die Eigenschaft in HubSpot-Tools verwenden, darunter CRM-Datensätze, Ansichten, Listen, Workflow-Trigger und -Aktionen, Berichte, Suche und Mobile. Sensible Daten werden in allen anderen HubSpot-Tools nicht verfügbar sein.
• Wenn Ihr Account HubSpot-Mitarbeitern den Zugriff auf erlaubt, um Support-Probleme zu beheben, nehmen die HubSpot-Mitarbeiter nicht den Zugriff auf die Eigenschaftswerte sensibler Daten.

Formulare 

Mit der Möglichkeit, sensible Daten in HubSpot zu speichern, können Sie HubSpot-Formulare und Drittanbieter-Formulare verwenden, um vertrauliche Informationen von Ihren Besuchern zu sammeln. Sensible Daten, die über Formulare erfasst werden, werden verschlüsselt und sicher mit dem CRM synchronisiert. Alle Dateien, die über Formulare hochgeladen werden, die mit der Eigenschaft "Sensible Daten" verknüpft sind, werden ebenfalls als sensibel betrachtet.

Nur Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung zur Anzeige sensibler Daten können die als sensibel gekennzeichneten Werte von Formularen und Dateien anzeigen. Alle Benachrichtigungen über die Übermittlung von Formularen entsprechen ebenfalls den Anforderungen an die Benutzererlaubnis für sensible Daten.

Integrationen

Entwickler können die API-Dokumentation verwenden, um Integrationen zu erstellen, die sensible Daten synchronisieren. Gemäß den Bedingungen von für sensible Daten erkennen Sie für den Fall, dass Sie sich dafür entscheiden, Produkte von Drittanbietern zu integrieren oder anderweitig in Verbindung mit dem Abonnementdienst zu verwenden, an, dass Kundendaten, die von solchen Produkten von Drittanbietern gehostet oder verarbeitet werden, in Übereinstimmung mit den von diesen Drittanbietern unterhaltenen Richtlinien gehostet werden.

Wenn Sie HIPAA-geschützte sensible Daten speichern, wird die Snowflake Data Share Integration nur für die folgenden Regionen unterstützt: AWS US_EAST_1 und AWS EU_CENTRAL_1.

Anhänge

Mit der Möglichkeit, sensible Daten zu speichern, können Sie Dateien, die sensible Informationen enthalten, in HubSpot-übergreifenden Tools speichern. Wenn Sie die Einstellung "Sensible Daten" aktivieren, werden Anhänge, die auf folgende Weise hochgeladen werden, durch eine zusätzliche Verschlüsselungsebene im HubSpot-Datenbankspeicher geschützt. Dadurch wird auch die Option entfernt, Dateien ohne Authentifizierung extern zu teilen, und den HubSpot-Mitarbeitern wird der Zugriff auf die Anhänge verweigert.

Beim Hinzufügen mit den folgenden Methoden werden die Dateien geschützt:

• Hochgeladen von Ihrem Computer in einem Datensatz im Abschnitt Anhänge.
• Hochgeladen in einem Datensatz über eine neue Notiz.
• Hochgeladen in einem Datensatz über eine E-Mail von einem Kontakt.
• Hochgeladen in einem Datensatz in der HubSpot Mobile-App.
• Hochgeladen in eine Dateitypeigenschaft.
• Hochgeladen über eine Formulareinsendung.
• Hochgeladen über einen Import.

Sie können den Benutzerzugriff auf Anhänge über Berechtigungen für jedes Tool steuern. So können Sie beispielsweise den Zugriff auf Kontakte für bestimmte Benutzer einschränken, die keinen Zugriff auf Kontaktdateien haben sollten.

Benachrichtigungen

Sobald sensible Daten in Ihrem Account aktiviert sind, enthalten bestimmte Benachrichtigungen keine Vorschauen (z. B. eine Vorschau des Nachrichtentextes), um die Anzeige von sensiblen Daten zu vermeiden. Dies geschieht derzeit bei folgenden Benachrichtigungen: Sie werden @-erwähnt in einem Datensatz oder in einem Kommentar, Ihnen wird eine Aufgabe zugewiesen oder Sie erhalten eine Erinnerung für eine Aufgabe, es gibt Aktivität in einem Datensatz, dem Sie folgen, oder es gibt einen Kommentar zu einer Aktivität, an der Sie beteiligt sind.

Workflows

Wenn Sie eine Eigenschaft "Sensible Daten" in Workflows verwenden, empfiehlt es sich, den Zugriff auf zu beschränken auf das Workflow-Tool, da Workflows derzeit keine Berechtigungen auf Feldebene erzwingen.

Folgendes wird derzeit in Workflows nicht unterstützt:

• Zuordnungsaktionen, die Eigenschaften vertraulicher Daten verwenden oder darauf verweisen
• Personalisierungstoken, die Eigenschaften vertraulicher Daten verwenden oder darauf verweisen 
• Aufnahme-Trigger basierend auf Änderungen an den Eigenschaften "Vertrauliche Daten"

HubSpot AI-Werkzeuge

Die KI-Tools von HubSpot helfen Ihnen, Aufgaben zu automatisieren, Dateneinblicke zu gewinnen, Inhalte zu entwerfen und vieles mehr auf der HubSpot-Kundenplattform. Nur Benutzer mit Super-Admin-Berechtigungen können bestimmte KI-Tools aktivieren, z. B. AI Assistants.

Wenn Sie Sensible Daten aktivieren, werden die von Ihnen erstellten Eigenschaften für Sensible Daten nicht zum Trainieren der KI-Modelle von HubSpot verwendet. Andere Kundendaten in Ihrem Account können jedoch zum Trainieren der KI-Modelle von HubSpot genutzt werden. Sie können sich von der Nutzung Ihrer Kundendaten für maschinelles Lernen per Opt-out abmelden, indem Sie eine E-Mail an privacy@hubspot.com senden. Weitere Informationen können Sie den Nutzungsbedingungen und der Datenschutzrichtlinie von HubSpot entnehmen.

Bitte beachten: Vermeiden Sie es, vertrauliche Informationen in Ihren Prompts zu teilen. Um das Produkt zu verbessern, protokolliert und speichert HubSpot Ihre Prompts, generierte Sprache und Nutzungskennzahlen, wenn Sie KI-Produkte einsetzen. HubSpot gibt Ihre Eingaben an KI-Dienstanbieter weiter, um Ihnen die Nutzung von KI-Produkten zu ermöglichen, und KI-Dienstanbieter speichern Ihre Prompts zu Zwecken der Content-Moderation. Ihre Prompts werden Ihnen zugeschrieben. Ihre Nutzung der Beta-KI-Produkte von HubSpot unterliegt unseren Beta-Bedingungen und für KI-Produkte, die in unsere Abonnementdienste integriert sind, gelten unsere Produktspezifischen Bedingungen.

Die KI-Produkte von HubSpot sind nicht Teil der Funktionen für sensible Daten. Bestimmte KI-Produkte können sensible Daten verarbeiten, die Sie bei der Generierung von Ergebnissen auf der Grundlage der eingegebenen Abfrage möglicherweise nicht beabsichtigt haben. Diese Tools umfassen:

• Konversationszusammenfassungen
• Conversation Intelligence
• Vom KI-Assistenten generierte Anrufzusammenfassungen
• Automatische Zuordnung von Sprechern
• Automatisches Ausfüllen von Kontakteigenschaften

Wenn Sie zum Beispiel während einer Konversation über sensible Daten sprechen, sollten Sie das Tool Conversations-Übersicht nicht verwenden. Auch wenn Sie nicht beabsichtigt haben, sensible Daten in Ihre Eingabeaufforderung einzugeben, würde das Tool "Conversation Summaries" alle Inhalte der Konversation verarbeiten. 

Weitere Informationen zu den KI-Tools von HubSpot finden Sie auf den KI-Modellkarten. Vermeiden Sie den Einsatz von KI-Tools, wenn Sie nicht möchten, dass die KI-Tools Ihre sensiblen Daten verarbeiten.

Rechenzentren

Sie können vertrauliche Informationen in jedem Rechenzentrum speichern, das Sie verwenden. Sobald Sie jedoch die Einstellung Sensible Daten aktiviert haben, können Sie zu diesem Zeitpunkt nicht mehr zu einem anderen Rechenzentrum migrieren.

Weitere Ressourcen

• Weitere Informationen zum Sicherheitsprogramm von HubSpot finden Sie im HubSpot Trust Center.
• Weitere Informationen zum Verwalten sensibler Daten über die API finden Sie in der Entwicklerdokumentation.
• Wie Sie hochsensible Daten (BETA) speichern können, erfahren Sie in diesem Artikel der Wissensdatenbank .