Vertrauliche Daten in HubSpot speichern

Um sensible Informationen in Ihrem HubSpot-Account zu speichern, können Benutzer mit Super-Admin-Berechtigungen die Einstellung für vertrauliche Daten aktivieren. Sobald die Einstellung aktiviert ist, können Sie benutzerdefinierte Eigenschaften erstellen, die vertrauliche Daten speichern, und dann den Benutzerzugriff auf die Eigenschaften mithilfe von Berechtigungen auf Feldebene einschränken.

Bevor Sie loslegen

Bevor Sie mit dem Speichern vertraulicher Daten beginnen, sollten Sie die folgenden Informationen überprüfen, einschließlich der Anforderungen, Beschränkungen und Empfehlungen in Bezug auf die Funktionalität vertraulicher Daten.

• Sie können nur bestimmte Typen von sensiblen Daten in HubSpot speichern. Welche Arten von vertraulichen Daten Sie speichern können und wo diese Funktionen verfügbar sind, erfahren Sie auf der Seite mit den Bedingungen für vertrauliche Daten. Sie dürfen nicht persönliche Gesundheitsdaten, die gemäß HIPAA geschützt sind, Kredit- oder Debitkartennummern, Nummern von Finanzkonten, Überweisungsanweisungen, Sozialversicherungs- oder nationale Identifizierungsdaten oder persönliche Daten von Kindern, die unter das Kinderschutzgesetz fallen, speichern.
• Nur Benutzer mit Super-Admin-Berechtigungen können vertrauliche Daten aktivieren. Sobald die Einstellung für vertrauliche Daten aktiviert ist, kann sie nicht deaktiviert werden.
• Nur Benutzer mit Super-Admin-Berechtigungen können „Vertrauliche Daten“-Eigenschaften erstellen, bearbeiten oder löschen.
• „Vertrauliche Daten“-Eigenschaften sind in bestimmten Tools nicht verfügbar, darunter Personalisierungstoken, Sandboxes, Chatbots und Leitfäden.
• Da jeder Super-Admin vertrauliche Daten erstellen und anzeigen kann, empfiehlt es sich, die Liste der Super-Admins zu überprüfen und den Zugriff für Benutzer zu entfernen, die ihn nicht benötigen. Bewegen Sie den Mauszeiger in den Einstellungen für Benutzer & Teams auf einen Admin-Benutzer und klicken Sie dann auf Aktionen > Super-Admin entfernen.

Vertrauliche Daten aktivieren

Bevor Sie vertrauliche Eigenschaften erstellen können, müssen Sie in Ihren Einstellungen für Datenschutz & Einwilligung die Option für vertrauliche Daten aktivieren und die entsprechenden Bedingungen akzeptieren. Benutzer müssen über Super-Admin-Berechtigungen verfügen, um vertrauliche Daten zu aktivieren.

Bitte beachten: Wenn Sie vertrauliche Daten einmal aktiviert haben, ist es nicht möglich, sie wieder zu deaktivieren.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Datenschutz & Einwilligung.
• Klicken Sie auf Einstellungen für vertrauliche Daten festlegen.

• Aktivieren Sie im rechten Bereich die Kontrollkästchen, um die Kategorien anzugeben, in denen Sie vertrauliche Daten speichern. Wenn Sie geschützte Gesundheitsdaten speichern möchten, erfahren Sie in diesem Wissensdatenbankartikel mehr über die HIPAA-Beta für vertrauliche Daten. Welche Arten von Daten in den Kategorien gespeichert werden können, entnehmen Sie bitte den Bedingungen für vertrauliche Daten.
• Klicken Sie auf Weiter.
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Bedingungen zu akzeptieren.
• Klicken Sie auf Einstellungen für vertrauliche Daten aktivieren.

Eigenschaften zum Speichern vertraulicher Daten erstellen

Super-Admins können eine Eigenschaft als vertraulich markieren. Standardmäßig werden die Daten in HubSpot bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt. Das Markieren einer Eigenschaft als vertraulich fügt eine zusätzliche Verschlüsselungsebene hinzu, die Verschlüsselung auf Anwendungsebene, die einzelnen Accounts und ihren vertraulichen Daten mehr Schutz und Isolierung bietet. Vertrauliche Daten, die für die Suche und Berichterstattung benötigt werden, werden in geschützten Umgebungen mit stark eingeschränktem Zugriff gespeichert. Der Zugriff auf die unverschlüsselten Werte für vertrauliche Eigenschaften ist auf bestimmte HubSpot-Anwendungen und vom Benutzer genehmigte verknüpfte private Apps beschränkt. 

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Eigenschaften.
• Klicken Sie auf Eigenschaft erstellen.
• Geben Sie die grundlegenden Informationen der Eigenschaft ein und klicken Sie auf Weiter.
• Um die Eigenschaft als vertraulich zu markieren, wählen Sie Vertrauliche Daten aus.

• Wenn die Eigenschaft HIPAA-geschützte Gesundheitsdaten speichert (BETA), aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ja, diese Daten enthalten geschützte Gesundheitsinformationen (PHI).

• Wählen Sie aus, welche Benutzer Zugriff auf das Anzeigen und Bearbeiten der Eigenschaftenwerte haben sollen, entweder Jeder oder Nur Super-Admins. Wenn Sie Jeder ausgewählt haben, empfiehlt es sich, den Lese- und Bearbeitungszugriff auf die Eigenschaften einzuschränken, nachdem die Eigenschaft gespeichert wurde.
• Klicken Sie auf Weiter.

• Schließen Sie die Einrichtung Ihrer Eigenschaften ab und klicken Sie dann auf Erstellen. Sobald eine Eigenschaft als vertraulich erstellt wurde, kann ihre Einstellung für vertrauliche Daten nicht mehr geändert werden.

Bitte beachten: Score- und Berechnungseigenschaften können nicht vertraulichen Daten speichern, und Sie können nicht eindeutige Werte für „Vertrauliche Daten“-Eigenschaften erfordern.

Sobald Sie eine Eigenschaft zum Speichern vertraulicher Daten erstellt haben:

• Super-Admins können Berechtigungen auf Feldebene einrichten, um den Lese- und Bearbeitungszugriff für die Eigenschaft auf bestimmte Benutzer und Teams einzuschränken. Dies wird dringend empfohlen, um sicherzustellen, dass vertrauliche Daten nur von ausgewählten Benutzern angezeigt oder geändert werden können.
• Super-Admins können Benutzeraktionen, die sich auf die Eigenschaften von vertraulichen Daten beziehen, im Audit-Protokoll einsehen.
• Super-Admins können die „Vertrauliche Daten“-Eigenschaft bearbeiten oder löschen.
• Benutzer mit Zugriff auf die Eigenschaft können die Werte der Eigenschaft manuell oder über Import und Workflows aktualisieren. Wenn Sie eine „Vertrauliche Daten“-Eigenschaft in Workflows verwenden, empfiehlt es sich, den Zugriff auf das Workflow-Tool zu beschränken, da Workflows derzeit keine Berechtigungen auf Feldebene erzwingen.
• Benutzer mit Zugriff auf die Eigenschaft können die Eigenschaft in HubSpot-Tools verwenden, darunter CRM-Datensätze, Ansichten, Listen, Workflow-Trigger und -Aktionen, Berichte, Suche und Mobile. Vertrauliche Daten werden in allen anderen HubSpot-Tools nicht verfügbar sein.
• Super-Admins können vertrauliche Eigenschaften mit Objekten synchronisieren, die für eine uni- und bidirektionale Synchronisierung mit von HubSpot entwickelten Integrationen von Drittanbietern wie Zapier, Salesforce, Zoho CRM und weiteren verfügbar sind. Gemäß den Bedingungen für vertrauliche Daten erkennen Sie an, dass Kundendaten, die von solchen Drittanbieterprodukten gehostet oder verarbeitet werden, gemäß den von diesen Dritten aufrechterhaltenen Richtlinien gehostet werden, wenn Sie sich für die Integration mit oder die anderweitige Nutzung von Drittanbieterprodukten in Verbindung mit dem Abonnementdienst entscheiden.
• Wenn Ihr Account den Zugriff von HubSpot-Mitarbeitern auf das Beheben von Support-Problemen erlaubt, haben HubSpot-Mitarbeiter keinen den Zugriff auf das Anzeigen von Werten von „Vertrauliche Daten“-Eigenschaften.

„Vertrauliche Daten“-Eigenschaften in Formularen verwenden 

Mit der Möglichkeit, vertrauliche Daten in HubSpot zu speichern, können Sie HubSpot Formulare verwenden, um vertrauliche Informationen von Ihren Besuchern zu erfassen. Vertrauliche Daten, die über Formulare erfasst werden, werden verschlüsselt und sicher mit dem CRM synchronisiert. Alle Dateien, die über Formulareinsendungen hochgeladen werden, die einer „Vertrauliche Daten“-Eigenschaft zugeordnet sind, werden ebenfalls als vertraulich betrachtet.

Nur Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen zum Anzeigen vertraulicher Daten können die als vertraulich markierten Werte von Formulareinsendungen und Dateien anzeigen. Alle Benachrichtigungen zu Formulareinsendungen entsprechen ebenfalls den Anforderungen an Benutzerberechtigungen für vertrauliche Daten.

Vertrauliche Anhänge speichern

Mit der Möglichkeit zum Speichern vertraulicher Daten können Sie Dateien, die sensible Informationen enthalten, in Tools in HubSpot speichern. Wenn Sie die Einstellung für vertrauliche Daten aktivieren, werden Anhänge, die auf folgende Weise hochgeladen werden, durch eine zusätzliche Verschlüsselungsebene im HubSpot-Datenbankspeicher geschützt. Dadurch wird auch die Option entfernt, Dateien ohne Authentifizierung extern zu teilen, und den HubSpot-Mitarbeitern wird der Zugriff auf die Anhänge verweigert.

Beim Hinzufügen mit den folgenden Methoden werden die Dateien geschützt:

• Hochgeladen von Ihrem Computer in einem Datensatz im Abschnitt Anhänge.
• Hochgeladen in einem Datensatz über eine neue Notiz.
• Hochgeladen in einem Datensatz über eine E-Mail von einem Kontakt.
• Hochgeladen in einem Datensatz in der HubSpot Mobile-App.
• Hochgeladen in eine Dateitypeigenschaft.
• Hochgeladen über eine Formulareinsendung.
• Hochgeladen über einen Import.

Sie können den Benutzerzugriff auf Anhänge über Berechtigungen für jedes Tool steuern. So können Sie beispielsweise den Zugriff auf Kontakte für bestimmte Benutzer einschränken, die keinen Zugriff auf Kontaktdateien haben sollten.

HubSpot-AI-Tools bei der Speicherung vertraulicher Daten verwenden

Die KI-Tools von HubSpot helfen Ihnen, über die gesamte CRM-Plattform von HubSpot hinweg Aufgaben zu automatisieren, Dateneinblicke zu gewinnen, Inhalte zu entwerfen und bei vielem mehr. Nur Benutzer mit Super-Admin-Berechtigungen können bestimmte KI-Tools aktivieren, z. B. KI-Assistenten.

Wenn Sie vertrauliche Daten aktivieren, werden die von Ihnen erstellten„Vertrauliche Daten“-Eigenschaften nicht zum Trainieren der KI-Modelle von HubSpot genutzt. Andere Kundendaten in Ihrem Account können jedoch zum Trainieren der KI-Modelle von HubSpot genutzt werden. Sie können sich von der Nutzung Ihrer Kundendaten für maschinelles Lernen per Opt-out abmelden, indem Sie eine E-Mail an privacy@hubspot.com senden. Weitere Informationen können Sie den Nutzungsbedingungen und der Datenschutzrichtlinie von HubSpot entnehmen.

Bitte beachten: Vermeiden Sie es, vertrauliche Informationen in Ihren Prompts zu teilen. Um das Produkt zu verbessern, protokolliert und speichert HubSpot Ihre Prompts, generierte Sprache und Nutzungskennzahlen, wenn Sie KI-Produkte einsetzen. HubSpot gibt Ihre Eingaben an KI-Dienstanbieter weiter, um Ihnen die Nutzung von KI-Produkten zu ermöglichen, und KI-Dienstanbieter speichern Ihre Prompts zu Zwecken der Content-Moderation. Ihre Prompts werden Ihnen zugeschrieben. Ihre Nutzung der Beta-KI-Produkte von HubSpot unterliegt unseren Beta-Bedingungen und für KI-Produkte, die in unsere Abonnementdienste integriert sind, gelten unsere Produktspezifischen Bedingungen.

Die KI-Produkte von HubSpot sind nicht Teil der Funktionen für vertrauliche Daten. Bestimmte KI-Produkte können vertrauliche Daten verarbeiten, die Sie beim Generieren von Ergebnissen auf der Grundlage des eingegebenen Prompts möglicherweise nicht beabsichtigt haben. Diese Tools umfassen:

• Konversationszusammenfassungen
• Conversation Intelligence
• Vom KI-Assistenten generierte Anrufzusammenfassungen
• Automatische Zuordnung von Sprechern
• Automatisches Ausfüllen von Kontakteigenschaften

Wenn Sie beispielsweise während eines Gesprächs vertrauliche Daten besprechen, sollten Sie nicht das Konversationszusammenfassungen-Tool nicht verwenden. Auch wenn Sie nicht beabsichtigt haben, vertrauliche Daten in Ihren Prompt einzugeben, würde das Konversationszusammenfassungen-Tool alle Inhalte des Gesprächs verarbeiten. 

Weitere Informationen zu den KI-Tools von HubSpot finden Sie auf den KI-Modellkarten. Vermeiden Sie den Einsatz von KI-Tools, wenn Sie nicht möchten, dass die KI-Tools Ihre vertraulichen Daten verarbeiten.

Vertrauliche Daten in verschiedenen Rechenzentren verwenden

Sie können vertrauliche Informationen in jedem Rechenzentrum speichern, das Sie verwenden. Sobald Sie jedoch die Einstellung für vertrauliche Daten aktiviert haben, können Sie zu diesem Zeitpunkt nicht mehr zu einem anderen Rechenzentrum migrieren.

Weitere Ressourcen

Weitere Informationen zum Sicherheitsprogramm von HubSpot finden Sie im HubSpot Trust Center.