Ymmärrä sähköpostin opt-in-suostumus

"Opt-in" voidaan yleensä määritellä tilanteeksi, jossa yhteyshenkilöt itse toimittavat sähköpostiosoitteensa organisaatiolle ja odottavat saavansa markkinointisähköpostia.

Sinun on noudatettava HubSpotin hyväksyttävän käytön käytäntöä, joka edellyttää, että vastaanottaja antaa todennettavissa olevan luvan, ennen kuin lähetät hänelle markkinointisähköpostia HubSpotin kautta. Jos sinun täytyy viestiä uuden yhteyshenkilön kanssa (esim. lähettää hänelle esittelysähköposti), mutta hän ei ole vielä antanut sinulle todennettavissa olevaa lupaa markkinointisähköpostien vastaanottamiseen, voit silti lähettää hänelle henkilökohtaisen sähköpostiviestin.

Tutustu alla oleviin erilaisiin suostumustyyppeihin sekä esimerkkeihin siitä, mitkä suostumuksen muodot ovat HubSpotin standardien mukaan hyväksyttäviä markkinointisähköpostien lähettämiseen yhteystiedoille.

Suostumuksen implisiittiset ja nimenomaiset muodot

Ennen markkinointisähköpostien lähettämistä on tärkeää ymmärtää sähköpostimarkkinoinnin vaatimustenmukaisuus eli ero implisiittisen ja nimenomaisen suostumuksen välillä:

• Implisiittinen suostumus annetaan, kun henkilö antaa sähköpostiosoitteensa jotakin liiketoimintatarkoitusta varten, mutta ei ole nimenomaisesti ilmoittanut haluavansa vastaanottaa markkinointisähköposteja sinulta.
• Selkeä suostumus annetaan, kun pyydät henkilöltä lupaa lähettää hänelle markkinointisähköpostia ja hän suostuu siihen. Vastaanottajan on manuaalisesti suostuttava vastaanottamaan sähköpostiviestejäsi kirjallisella suostumuksella, klikkaamalla lomakkeessa olevaa valintaruutua tai vahvistamalla se kaksinkertaisella suostumuksella.

Molempien suostumusten hankkiminen yhteyshenkilöltä auttaa sinua noudattamaan lupaan perustuvaa lähetysmallia, mutta nimenomainen suostumus edistää todennäköisemmin tervettä sähköpostilähetysmainetta.

Huomaa, että riippumatta siitä, saatko hiljaisen vai nimenomaisen suostumuksen, suostumus on aina ilmaistava toiminnalla, jonka asiakas on suorittanut todennettavissa olevalla menetelmällä. Opt-out-toiminnon puuttuminen ei täytä HubSpotin vaatimuksia todennettavissa olevan opt-in-suostumuksen saamiseksi.

Hyväksyttävät suostumuksen muodot

Alla olevissa esimerkeissä kuvataan skenaarioita, joissa yhteydenottajat antoivat täysin hyväksyttävän suostumuksen. Näissä tilanteissa voit vapaasti jatkaa näiden yhteystietojen lähettämistä sähköpostitse.

• Yhteyshenkilöt, jotka lähettivät lomakkeen verkkosivustollasi
• Yhteyshenkilöt, jotka tekivät ostoksen tuotemerkilläsi kahden viime vuoden aikana.
• Yhteyshenkilöt, jotka ovat tehneet kirjallisen sopimuksen tuotemerkkisi kanssa kahden viime vuoden aikana.
• Yhteyshenkilöt, jotka ovat lahjoittaneet yrityksellesi tai tehneet vapaaehtoistyötä yrityksesi kanssa kahden viime vuoden aikana.
• Yhteyshenkilöt, jotka ovat rekisteröityneet palveluunne, organisaatioonne tai kerhoonne ja ovat sen aktiivisia käyttäjiä.
• Yhteyshenkilöt, jotka täyttivät paperisen tai sähköisen ilmoittautumislomakkeen erityisesti uutiskirjeeseesi.
• Yhteyshenkilöt, jotka ovat kääntyneet mainoksesi perusteella

Huomaa: jos olet saanut implisiittisen suostumuksen jossakin edellä mainituista tilanteista, sinun kannattaa harkita nimenomaisen suostumuksen hankkimista lomakkeen valintaruudun tai kirjallisen suostumuksen avulla, jotta voit parantaa sähköpostisi yleistä kuntoa.

Suostumuksen muodot, joita ei voida hyväksyä

Alla olevat esimerkit havainnollistavat skenaarioita, joissa kontaktit eivät ole antaneet sähköpostiosoitettaan suoraan brändillesi, eikä siihen liittyvää opt-in-suostumusta voida siirtää HubSpotin standardien mukaan.

• Ostetut, vuokratut, lainatut tai muulla tavoin kolmannen osapuolen listalta saadut yhteystiedot: Jotkin listat saattavat mainostaa itseään opt-in-suostumuksen saaneina, mutta niitä ei voi käyttää markkinointisähköpostityökalussa. Ostettujen tai vuokrattujen lähteiden kautta saadut yhteystiedot hylätään, peruutetaan tilaukset, merkitään sähköpostit roskapostiksi ja ne voivat aiheuttaa estolistoja.
• Jäsen- tai organisaatioluettelot: näitä pidetään kolmansien osapuolten luetteloina riippumatta siitä, mitä odotuksia luettelon keräämisen yhteydessä asetettiin.
• Henkilökohtaiset yrityskontaktit edellisestä yrityksestä: nämä kontaktit ovat saattaneet antaa suostumuksen edellisen yrityksesi osalta, mutta HubSpotin standardien mukaan suostumus ei siirry uuteen yritykseesi.
• Yhteyshenkilöt, jotka ovat lähettäneet lomakkeen toisen tuotemerkin verkkosivustolla: Yhteyshenkilöt, jotka ovat lähettäneet lomakkeen toisen tuotemerkin verkkosivustolla, eivät täytä opt-in-vaatimuksia.
• Liidien/seuraajien tarjoajilta tai tietojen rikastamistyökaluista saadut yhteystiedot: Voit käyttää tietojen rikastamistyökaluja yhteyshenkilöprofiilin luomiseen, mutta niitä ei voi käyttää yhteystietojen sähköpostiosoitteiden hankkimiseen markkinointisähköpostityökalun lähettämiä sähköposteja varten.
• Yhteyshenkilöt, jotka ovat lähettäneet sinulle suoraan sähköpostia: Yhteyshenkilö, joka ottaa sinuun yhteyttä kahdenkeskisessä sähköpostiviestissä, ei tarkoita, että hän suostuu massaviestintään. Sinun on ohjattava heidät kontakti muuntamaan rekisteröitymislomakkeen kautta saadaksesi nimenomaisen opt-in-suostumuksen.

Muita yleisiä skenaarioita

Seuraavia skenaarioita ei sinänsä lasketa hyväksyttäviksi suostumuksen muodoiksi, ja ne vaativat lisätarkistusta kontaktin kanssa:

• Ystävät, sukulaiset tai aiemmat kollegat: Aiempi suhde johonkin henkilöön ei tarkoita, että hän suostuu uuden tuotemerkkisi massaviestintään, joten varmista, että hän on antanut jonkin hyväksyttävistä suostumustavoista, ennen kuin lähetät hänelle markkinointisähköpostia.
• Messuilta tai tapahtumista tulleet kontaktit: kontaktit, jotka ovat lähestyneet osastoa ja antaneet tietonsa kulkulapun skannauksen avulla, antaneet sinulle käyntikorttinsa tai muuttaneet lomakkeella tai ilmoittautumislomakkeella, täyttävät suostumusta koskevat vaatimukset. Jos kuitenkin sait kontaktin tiedot tapahtuman tai messujen järjestäjän toimittamasta osallistujaluettelosta, sitä ei lasketa opt-in-suostumukseksi, koska kontakti antoi sähköpostiosoitteensa järjestäjälle, ei sinun tuotemerkillesi.
• Työnantajan toimittamat työntekijäluettelot: Työnantajat voivat toimittaa luettelon työntekijöidensä työpaikalla olevista sähköpostiosoitteista työnantajan tarjoamia etuja, kuten sairausvakuutusta, varten. Jos haluat vähentää riskiä sähköpostisi terveellisyydelle, harkitse yhteydenottoa työntekijöihin kahdenkeskisessä sähköpostiviestissä opt-in-suostumuksen saamiseksi ja ota käyttöön kaksoisopt-in suostumuksen vahvistamiseksi.
• Yhteystiedot, jotka on hankittu tuotemerkin fuusion tai yritysoston yhteydessä: Vaikka opt-in on siirrettävissä tuotemerkin fuusion tai yritysoston yhteydessä, yhteyshenkilöt eivät välttämättä odota kuulevansa uudesta tuotemerkistäsi. Suojellaksesi sähköpostisi terveellisyyttä, ilmoita asiakkaille tuotemerkin hankinnasta ja anna heidän vahvistaa uudelleen opt-in-tilansa uudelle tuotemerkille.
• Henkilökohtaisesti tapaamasi kontaktit: Koska HubSpot edellyttää todennettavissa olevaa opt-in-suostumusta, sinun tulisi ohjata henkilökohtaisesti tapaamasi kontaktit sähköiseen tai paperiseen muuntamiseen. Suullinen suostumus ei ole todennettavissa eikä täytä HubSpotin vaatimuksia markkinointisähköpostien lähettämiselle.
• Roolipohjaiset sähköpostiosoitteet: Jos lähetät sähköpostia ryhmäkohtaiseen osoitteeseen, joka liittyy yritykseen, osastoon tai ryhmään, se välitetään usein useille henkilöille tietyn henkilön sijasta. Tämän seurauksena et voi saada todennettavissa olevaa suostumusta roolipohjaisesta sähköpostiosoitteesta.

Jos et vielä ymmärrä, täyttävätkö yhteystietojen hankinta- ja suostumuskäytäntösi HubSpotin vaatimukset, ota yhteyttä HubSpotin Customer Success Manageriin tai HubSpotin tukeen.

Huomaa: yllä olevat tiedot auttavat sinua noudattamaan HubSpotin hyväksyttävän käytön käytäntöä. Paikallisilla laeilla voi olla lisävaatimuksia. Lakitiimisi on paras resurssi, jota voit konsultoida, jos sinulla on kysyttävää paikallisista laeista.