Lähetä ja vastaa henkilökohtaisiin sähköpostiviesteihin

Voit lähettää sähköpostia yksittäisille HubSpotin yhteyshenkilöille yhteystietueesta tai siihen liittyvästä yritys-, kauppa-, lippu- tai mukautetun kohteen tietueesta. Voit myös vastata sähköpostiviesteihin, jotka on lähetetty henkilökohtaiseen sähköpostiin tai keskustelujen postilaatikkoon liitettyyntiimin sähköpostiosoitteeseen, tietueen aikajanalta.

Huomaa: CRM:n kautta lähetettävien sähköpostiviestien lähettäminen edellyttää yhdistettyä postilaatikkoa. Lue, miten yhdistät postilaatikkosi.

Lähetä henkilökohtaisia sähköpostiviestejä

• Siirry tietueisiisi:
  • Yhteystiedot: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Yhteyshenkilöt > Yhteystiedot.
  • Yritykset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Yhteyshenkilöt > Yritykset.
  • Deals: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Myynti > Kaupat.
  • Tickets: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Asiakaspalvelu > Palvelupyynnöt.
  • Mukautetut kohteet: Kohteet: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Yhteystiedot > [Mukautettu objekti]. Jos tililläsi on useampi kuin yksi mukautettu objekti, siirry hiiren kakkospainikkeella kohtaan Mukautetut objektit ja valitse sitten mukautettu objekti, jota haluat tarkastella.

• Napsauta tietueen nimeä.
• Napsauta vasemmanpuoleisessa paneelissa Sähköposti-kuvaketta.
• Kirjoita sähköpostiosoitteesi ponnahdusikkunaan. Jos GDPR-toimintoasetus on käytössä jayhteydenottajan laillista perustetta viestinnälle ei ole vahvistettu, sinun on vahvistettava se ennen sähköpostin lähettämistä.
  • Jos haluat lähettää sähköpostiviestin tiettyyn sähköpostiosoitteeseen, napsauta To-kentässä nimeä -pudotusvalikkoa ja valitse sitten toinen yhteyshenkilöön liittyvä sähköpostiosoite.
  • Jos haluat lähettää sähköpostiviestin toisesta yhdistetystä henkilökohtaisesta sähköpostiosoitteesta tai tiimin sähköpostiosoitteesta, napsauta Lähettäjä-kentässä omaa sähköpostiosoitettasi ja valitse sitten toinen yhdistetty sähköpostiosoite, josta lähetetään. Nimi From-kentässä on Profiili- ja asetukset -asetuksissa asetettu käyttäjänimi.

Huomaa: From name -ominaisuutta ei tueta Office 365:een liitetyissä postilaatikoissa.

• • Jos haluat muokata assosiaatioita, napsauta oikeassa alareunassa olevaa pudotusvalikkoa Associated with ja valitse sitten valintaruutu niiden tietueiden vieressä, joihin haluat sähköpostisitoumuksen kirjautuvan.Sähköpostitoiminto kirjautuu tässä pudotusvalikossa valittuihin yhteyshenkilö-, yritys-, kauppa- tai lipputietueisiin.

• • Kirjoita sähköpostin aihe.
  • Kirjoita viestisi runko. Ylhäällä olevassa työkalupalkissa:
    • Lisää sähköpostimalli valitsemalla Mallit.
    • Napsauta Sequences (Sarjat ), jos haluat rekisteröidä yhteystiedon sarjaan.
    • Lisää myyntiasiakirja valitsemalla Asiakirjat.
    • Napsauta Meetings (Kokoukset ) lisätäksesi aikataulutuslinkin tai ehdotetut kokousajat.
    • Napsauta Tarjoukset, jos haluat jakaa hinnoittelutietoja.
  • Voit muokata tekstiä muokkausikkunan alareunassa olevien muotoiluvaihtoehtojen avulla.
  • Jos haluat muokata fonttityyliä ja -kokoa tai tekstin tasausta, napsauta Lisää-pudotusvalikkoa .
  • Voit lisätä hyperlinkitettyä tekstiä napsauttamalla linkkikuvaketta.
  • Voit lisätä kuvan napsauttamalla insertImage-kuvaketta.
  • Jos haluat liittää tiedoston, napsauta liitä paperiliitin -kuvaketta .
  • Jos haluat lisätä pätkiä, lisätä linkkejä tietopohjaan( vainService Hub ), lisätä videon tai muokata allekirjoitusta, napsauta pudotusvalikkoa Lisää .

• Napsauta Lähetä.

Vastaa henkilökohtaisiin sähköpostiviesteihin

Voit vastata henkilökohtaiseen sähköpostiin lähetettyihin sähköpostiviesteihin tai tiimin sähköpostiosoitteeseen lähetettyihin sähköpostiviesteihin osana keskusteluketjua keskustelujen saapuneet-kansiossa.

• Siirry tietueisiisi:
• Yhteystiedot: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Yhteyshenkilöt > Yhteystiedot.
• Yritykset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Yhteyshenkilöt > Yritykset.
• Tarjoukset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Myynti > Kaupat.
• Liput: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Asiakaspalvelu > Palvelupyynnöt.
• Mukautetut esineet: Kohde: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Yhteystiedot > [Mukautettu objekti]. Jos tililläsi on useampi kuin yksi mukautettu objekti, siirrä hiiren kursori mukautettujen objektien kohdalle ja valitse sitten mukautettu objekti, jota haluat tarkastella.

• Napsauta tietueen nimeä.
• Etsi sähköpostiviesti tietueen aikajanalla ja valitse Vastaa. Jos viestiketjuun kuuluu toinenkin tiimisi jäsen, voit vastata molemmille valitsemalla Vastaa kaikille.

Huomaa: jos sähköpostiviesti on tiimisi jäseneltä yhteyshenkilölle, klikkaamalla Vastaa lähetät sähköpostiviestin vain tiimisi jäsenelle, etkä yhteyshenkilölle.

• Jos haluat lähettää sähköpostiviestin tiettyyn sähköpostiosoitteeseen, napsauta To-kentässä nimeä ja valitse sitten toinen sähköpostiosoite.
• Jos haluat lähettää sähköpostin toisesta liitetystä henkilökohtaisesta sähköpostiosoitteesta tai tiimin sähköpostiosoitteesta, valitse Lähettäjä-kentässä oma sähköpostiosoitteesi ja valitse sitten toinen liitetty sähköpostiosoite, josta lähetät. Nimi Lähettäjä-kentässä on käyttäjänimi, joka on määritetty Profiili & asetukset -asetuksissa.

• Jos haluat muokata assosiaatioita, napsauta oikeassa alareunassa olevaa pudotusvalikkoa Associated with ja valitse sitten valintaruutu niiden tietueiden vieressä, joihin haluat sähköpostisitoumuksen kirjautuvan.Sähköpostitoiminto kirjautuu tässä pudotusvalikossa valittuihin yhteyshenkilö-, yritys-, kauppa- tai lipputietueisiin .

Huomaa: jos vastaat sähköpostiviestiin, joka on osa keskustelujen saapuneiden viestien viestiketjua, ja käytät vastaamiseen tiimin sähköpostiosoitetta, jos valitset tiketin avattavasta valikosta Associated with ( yhdistetty keskusteluketjuun ), sähköpostiviestin aktiviteetti kirjautuu tiketin tietueeseen ja näkyy osana viestiketjua saapuneiden viestien viestiketjussa. Näin ollen kaikki säikeen aiemmat sähköpostiviestit liittyvät myös tikettitietueeseen.

• Laadi ja muotoile vastauksesi ja napsauta sitten Lähetä.

Välitä sähköpostiviestejä eteenpäin

Jos haluat lähettää yhteyshenkilön vastauksen toiselle tiimisi jäsenelle tai jollekin organisaatiosi ulkopuoliselle henkilölle, voit lähettää sähköpostiviestin eteenpäin CRM:stä.

• Siirry tietueisiisi:
• Yhteystiedot: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Yhteyshenkilöt > Yhteystiedot.
• Yritykset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Yhteyshenkilöt > Yritykset.
• Tarjoukset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Myynti > Kaupat.
• Liput: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Asiakaspalvelu > Palvelupyynnöt.
• Mukautetut esineet: Kohde: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Yhteystiedot > [Mukautettu objekti]. Jos tililläsi on useampi kuin yksi mukautettu objekti, siirrä hiiren kursori mukautettujen objektien kohdalle ja valitse sitten mukautettu objekti, jota haluat tarkastella.

• Napsauta tietueen nimeä.
• Etsi sähköpostiviesti tietueen aikajanalla ja valitse Siirrä eteenpäin.

• Kirjoita vastaanottajan sähköpostiosoite To-kenttään .
• Napsauta Eteenpäin.

Välitetty sähköposti näkyy yhteyshenkilön aikajanalla, ja sen otsikkorivin edessä lukee 'Fwd'.

Lähetä ja vastaa henkilökohtaisiin sähköpostiviesteihin HubSpotin mobiilisovelluksessa.

Uuden sähköpostin lähettäminen yhteystiedolle HubSpotin mobiilisovelluksessa:

• Avaa HubSpot-sovellus laitteellasi.
• Jos HubSpot-sovelluksen etusivunTulevat tehtävät -luettelossaolevat tehtävät ovat sähköpostitehtäviä, jotka on liitetty yhteyshenkilöön, jolla on sähköpostiosoite, voit laatia sähköpostiviestin yhteyshenkilölle napauttamalla sähköpostikuvaketta sähköposti .

• Uuden sähköpostin lähettäminen tietylle yhteystiedolle:
  • Napauta Valikko ja napauta sitten vasemmanpuoleisessa sivupalkissa Yhteystiedot.
  • Avaa yhteyshenkilön tietue napauttamalla sen nimeä .
  • Napauta yhteystiedon valokuvan alapuolella sähköpostin sähköpostikuvaketta.
  • Kirjoita sähköpostin koostamisikkunassa sähköpostin otsikko ja kirjoita mahdolliset muut yhteystiedot CC/BCC-kenttään.
  • Voit kirjoittaa sähköpostiviestin alusta alkaen tai käyttää tililläsi olevaa myyntisähköpostimallia. Jos haluat käyttää mallia, valitse ylhäällä Käytä mallia ja valitse sitten malli luettelosta.
  • Jos haluat lisätä sähköpostiviestiin kokouslinkin, valitse ylhäällä Lisää kokouslinkki ja valitse sitten kokouslinkki luettelosta.
  • Kun olet valmis lähettämään sähköpostiviestin, napauta Lähetä oikeassa yläkulmassa.

(Android)

Voit myös vastata sähköpostiviestiin suoraan tietueen aikajanalta:

• Napauta Valikko ja napauta sitten vasemmanpuoleisessa sivupalkissa olevaa tietuetyyppiä (esim. Yhteystiedot, Sopimukset, Yritykset tai Liput).
• Napauta tietueen nimeä.
• Jos haluat vastata tiettyyn sähköpostiviestiin tai vastata kaikkiin sähköpostiviesteihin, etsi sähköpostiviesti aikajanalta.
  • Jos haluat vastata suoraan sähköpostiin, napauta kolmea pystysuoraa pistettä verticalMenu sähköpostikortin oikeassa yläkulmassa ja napauta sitten Vastaa tai Vastaa kaikille.

• • Jos haluat ensin tarkastella alkuperäistä sähköpostiviestiä ennen vastauksen laatimista, napauta sähköpostiviestiä. Napauta sitten näytön alareunassa Vastaa tai Vastaa kaikille.

(iOS)

(Android)

• Kun olet laatinut vastauksesi, napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa Lähetä-painiketta .

Vahvista yhteyshenkilösi laillinen peruste viestinnälle.

Kun GDPR-asetuksesi on käytössä, yhteyshenkilön laillinen peruste viestinnälle on vahvistettava, ennen kuin voit lähettää hänelle henkilökohtaisen sähköpostiviestin HubSpotin kautta. Voit tehdä tämän lisäämällä tilauksen tai antamalla kertaluonteisen laillisen perusteen.

Huomaa: koska GDPR tuli voimaan 25. toukokuuta 2018, jos yhteyshenkilö on globaalisti kieltäytynyt sähköpostin käytöstä, käyttäjän on annettava yhteyshenkilölle kertaluonteinen laillinen peruste viestinnälle ennen kuin hän lähettää hänelle henkilökohtaisen sähköpostiviestin CRM:stä, vaikka GDPR-toiminnallisuus ei olisi käytössä tilillä, jolta hän lähettää. Jos lähetät sähköpostia tikettitietueesta, on mahdollista lähettää sähköpostia tilauksen lopettaneelle yhteyshenkilölle, jolla ei ole laillista perustetta, koska tikettitietueista lähetettyjä sähköposteja pidetään tapahtumailmoituksina.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Yhteyshenkilöt > Yhteystiedot.
• Napsauta tietueen nimeä .
• Napsauta vasemmanpuoleisessa paneelissa Sähköposti-kuvaketta.
• Vahvista ponnahdusikkunassa yhteyshenkilön laillinen peruste viestinnälle:
  • Lisää tilaus: Valitse tilaustyyppi napsauttamalla sitä. Näin saat laillisen perustan viestinnälle ja voit lisätä yhteyshenkilölle One to one -tilauksen, jotta voit lähettää hänelle jatkossa sähköpostiviestejä CRM:stä.
  • Huomaa: Lisää tilaus -vaihtoehto ei ole käytettävissä, jos yhteyshenkilö on kieltäytynyt kaikesta sähköpostiviestinnästä. Näissä tapauksissa voit antaa heille vain kertaluonteisen oikeusperustan ja vain tapahtumiin liittyville, ei-kaupallisille sähköpostiviesteille.
  • Anna kertaluonteinen oikeusperuste: Määritä laillinen peruste napsauttamalla sitä ja selitä, miksi sinulla on lupa viestiä yhteystiedon kanssa, jotta voit lähettää hänelle sähköpostin. Tämä vaihtoehto on hyödyllinen silloin, kun sinun tarvitsee viestiä kyseisen yhteyshenkilön kanssa vain kerran, esimerkiksi kun lähetät hänelle sähköpostitse sopimuksen tai laskun.

• Kun laillinen peruste on vahvistettu, voit jatkaa sähköpostin kirjoittamista.