Lähetä ja vastaa henkilökohtaisiin sähköpostiviesteihin

Voit lähettää sähköpostia yksittäisille HubSpotin yhteyshenkilöille yhteystietueesta tai siihen liittyvästä yritys-, kauppa-, lippu- tai mukautetun kohteen tietueesta. Voit myös vastata sähköpostiviesteihin, jotka on lähetetty henkilökohtaiseen sähköpostiin tai keskustelujen postilaatikkoon liitettyyntiimin sähköpostiosoitteeseen, tietueen aikajanalta.

Huomaa: CRM:n kautta lähetettävien sähköpostiviestien lähettäminen edellyttää yhdistettyä postilaatikkoa. Lue, miten yhdistät postilaatikkosi.

Lähetä henkilökohtaisia sähköpostiviestejä

• Siirry tietueisiin:
  • Yhteystiedot: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Yhteyshenkilöt > Yhteystiedot.
  • Yritykset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Yhteyshenkilöt > Yritykset.
  • Deals: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Myynti > Kaupat.
  • Tickets: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Asiakaspalvelu > Palvelupyynnöt.
  • Mukautetut kohteet: Napsauta sitten vasemmassa yläkulmassa olevaa pudotusvalikkoa ja valitse mukautetun objektin nimi.

• Napsauta tietueen nimeä.
• Napsauta vasemmanpuoleisessa paneelissa Sähköposti-kuvaketta.
• Kirjoita sähköpostiviestisi ponnahdusikkunaan. Jos GDPR-toimintoasetus on käytössä jayhteyshenkilön laillista perustetta viestinnälle ei ole vahvistettu, sinun on vahvistettava se ennen sähköpostin lähettämistä.
  • Jos haluat lähettää sähköpostiviestin tiettyyn sähköpostiosoitteeseen, napsauta To-kentässä pudotusvalikossa nimeä ja valitse sitten toinen yhteyshenkilöön liittyvä sähköpostiosoite.
  • Jos haluat lähettää sähköpostiviestin toisesta yhdistetystä henkilökohtaisesta sähköpostiosoitteesta tai tiimin sähköpostiosoitteesta, valitse Lähettäjä-kentässä oma sähköpostiosoitteesi ja valitse sitten toinen yhdistetty sähköpostiosoite, josta lähetät. Nimi Lähettäjä-kentässä on käyttäjänimi, joka on määritetty Profiili & asetukset -asetuksissa.

Huom: Office 365:een liitetyissä postilaatikoissa ei tuetaFrom name-ominaisuutta.

• • Jos haluat muokata assosiaatioita, napsauta oikeassa alareunassa olevaa pudotusvalikkoa Associated with ja valitse sitten valintaruutu niiden tietueiden vieressä, joihin haluat sähköpostisitoumuksen kirjautuvan.Sähköpostitoiminto kirjautuu tässä pudotusvalikossa valittuihin yhteyshenkilö-, yritys-, kauppa- tai lipputietueisiin.

• • Kirjoita sähköpostin aihe.
  • Kirjoita viestin runko. Yläosan työkalupalkissa:
    • Lisää sähköpostimallivalitsemalla Mallit.
    • Napsauta Sequences (Sarjat ), jos haluat rekisteröidä yhteystiedon sarjaan.
    • Lisää myyntiasiakirja valitsemalla Asiakirjat.
    • Napsauta Meetings (Kokoukset ) lisätäksesi aikataulutuslinkin tai ehdotetut kokousajat.
    • Napsauta Tarjouspyyntöjä jakaaksesi hinnoittelutietoja.
  • Voit muokata tekstiä muokkausikkunan alareunassa olevien muotoiluvaihtoehtojen avulla.
  • Jos haluat muokata fonttityyliä ja -kokoa tai tekstin tasausta, napsauta Lisää-pudotusvalikkoa .
  • Voit lisätä hyperlinkitettyä tekstiä napsauttamalla linkkikuvaketta.
  • Voit lisätä kuvan napsauttamalla insertImage-kuvaketta.
  • Jos haluat liittää tiedoston, napsauta liitä paperiliitin -kuvaketta .
  • Lisää linkkejä tietopohjaan lisäämällä pätkiä(Palvelukeskus vain), lisätä videon tai muokata allekirjoitusta, napsauta pudotusvalikkoa Lisää .

• Napsauta Lähetä.

Vastaa henkilökohtaisiin sähköpostiviesteihin

Voit vastata henkilökohtaiseen sähköpostiin lähetettyihin sähköpostiviesteihin tai tiimin sähköpostiosoitteeseen lähetettyihin sähköpostiviesteihin osana keskusteluketjua keskustelujen saapuneet-kansiossa.

• Siirry HubSpot-tililläsi yhteystietoihin, yrityksiin, sopimuksiin, lippuihin tai mukautettuihin objekteihin.
• Napsauta tietueen nimeä.
• Etsi sähköpostiviesti tietueen aikajanalla ja valitse Vastaa. Jos viestiketjuun kuuluu toinenkin tiimisi jäsen, voit vastata molemmille valitsemalla Vastaa kaikille.

Huomaa: jos sähköpostiviesti on tiimisi jäseneltä yhteyshenkilölle, klikkaamalla Vastaa lähetät sähköpostiviestin vain tiimisi jäsenelle, etkä yhteyshenkilölle.

• Jos haluat lähettää sähköpostiviestin tiettyyn sähköpostiosoitteeseen, napsauta To-kentässä nimeä ja valitse sitten toinen sähköpostiosoite.
• Jos haluat lähettää sähköpostin toisesta liitetystä henkilökohtaisesta sähköpostiosoitteesta tai tiimin sähköpostiosoitteesta, valitse Lähettäjä-kentässä oma sähköpostiosoitteesi ja valitse sitten toinen liitetty sähköpostiosoite, josta lähetät. Nimi Lähettäjä-kentässä on käyttäjänimi, joka on määritetty Profiili & asetukset -asetuksissa.

• Jos haluat muokata assosiaatioita, napsauta oikeassa alareunassa olevaa pudotusvalikkoa Associated with ja valitse sitten valintaruutu niiden tietueiden vieressä, joihin haluat sähköpostisitoumuksen kirjautuvan.Sähköpostitoiminto kirjautuu yhteystieto-, yritys-, kauppa- tai lipputietueisiin, jotka on valittu tästä pudotusvalikosta .

Huomaa: jos vastaat sähköpostiviestiin, joka on osa keskustelujen saapuvien viestien viestiketjua, ja käytät vastaamiseen tiimin sähköpostiosoitetta, jos valitset tiketin avattavasta valikosta Associated with ( yhdistetty keskusteluketjuun ), sähköpostiviestin aktiviteetti kirjautuu tiketin tietueeseen ja näkyy osana viestiketjua saapuvien viestien viestiketjussa. Näin ollen kaikki säikeen aiemmat sähköpostiviestit liittyvät myös tikettitietueeseen.

• Laadi ja muotoile vastauksesi ja napsauta sitten Lähetä.

Välitä sähköpostiviestejä eteenpäin

Jos haluat lähettää yhteyshenkilön vastauksen toiselle tiimisi jäsenelle tai jollekin organisaatiosi ulkopuoliselle henkilölle, voit lähettää sähköpostiviestin eteenpäin CRM:stä.

• Siirry HubSpot-tililläsi yhteystietoihin, yrityksiin, sopimuksiin, lippuihin tai mukautettuihin objekteihin.
• Napsauta tietueen nimeä.
• Etsi sähköpostiviesti tietueen aikajanalla ja valitse Siirrä eteenpäin.

• Kirjoita vastaanottajan sähköpostiosoite To-kenttään .
• Napsauta Eteenpäin.

Välitetty sähköposti näkyy yhteyshenkilön aikajanalla, ja sen otsikkorivin edessä lukee 'Fwd'.

Lähetä sähköpostiviestejä HubSpotin mobiilisovelluksessa.

• Avaa HubSpot-sovellus laitteellasi.
• Napauta alareunan navigointivalikossa kohtaa Yhteystiedot.
• Avaa yhteyshenkilön tietue napauttamalla sen nimeä .
• Napsauta yhteystiedon kuvan alapuolella olevaa sähköpostikuvaketta.
• Kirjoita sähköpostin laatimisikkunassa sähköpostin otsikko ja kirjoita mahdolliset muut yhteystiedot CC/BCC-kenttään.
• Voit kirjoittaa sähköpostiviestin tyhjästä tai käyttää tililläsi olevaa myyntisähköpostimallia. Jos haluat käyttää mallia, valitse ylhäällä Käytä mallia ja valitse sitten malli luettelosta.
• Jos haluat lisätä kokouslinkin sähköpostiviestiin, napsauta ylhäällä olevaa Lisää kokouslinkki -painiketta ja valitse sitten kokouslinkki luettelosta.
• Kun olet valmis lähettämään sähköpostiviestin, napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa Lähetä-painiketta .

(Android)

Vahvista yhteyshenkilösi laillinen peruste viestinnälle.

Kun GDPR-asetuksesi on käytössä, yhteystiedon laillinen perusta viestinnälle on vahvistettava, ennen kuin voit lähettää heille henkilökohtaisen sähköpostiviestin HubSpotin kautta. Voit tehdä tämän lisäämällä tilauksen tai antamalla kertaluonteisen laillisen perusteen.

Huomaa: koska GDPR tuli voimaan 25. toukokuuta 2018, jos yhteyshenkilö on globaalisti kieltäytynyt sähköpostin käytöstä, käyttäjän on annettava yhteyshenkilölle kertaluonteinen laillinen peruste viestinnälle ennen kuin hän lähettää hänelle henkilökohtaisen sähköpostiviestin CRM:stä, vaikka GDPR-toiminnallisuus ei olisi käytössä tilillä, jolta hän lähettää. Jos lähetät sähköpostia tikettitietueesta , on mahdollista lähettää sähköpostia tilauksen lopettaneelle yhteyshenkilölle, jolla ei ole laillista perustetta, koska tikettitietueista lähetettyjä sähköposteja pidetään tapahtumailmoituksina.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Yhteyshenkilöt > Yhteystiedot.
• Napsauta tietueen nimeä .
• Napsauta vasemmanpuoleisessa paneelissa Sähköposti-sähköpostikuvaketta.
• Vahvista ponnahdusikkunassa yhteyshenkilön laillinen peruste yhteydenpitoon:
  • Lisää tilaus: Valitse tilaustyyppi napsauttamalla tätä. Näin saat laillisen perustan viestinnälle ja voit lisätä yhteyshenkilölle One to one -tilauksen, jotta voit lähettää hänelle jatkossa sähköpostiviestejä CRM:stä.
  • Huomaa: Lisää tilaus -vaihtoehto ei ole käytettävissä, jos yhteyshenkilö on kieltäytynyt kaikesta sähköpostiviestinnästä. Näissä tapauksissa voit antaa heille vain kertaluonteisen oikeusperustan ja vain tapahtumiin liittyville, ei-kaupallisille sähköposteille.
  • Anna kertaluonteinen oikeusperuste: Määritä laillinen peruste napsauttamalla sitä ja selitä, miksi sinulla on lupa viestiä yhteystiedon kanssa, jotta voit lähettää hänelle sähköpostin. Tämä vaihtoehto on hyödyllinen silloin, kun sinun tarvitsee viestiä kyseisen yhteyshenkilön kanssa vain kerran, esimerkiksi kun lähetät hänelle sähköpostitse sopimuksen tai laskun.

• Kun laillinen peruste on vahvistettu, voit jatkaa sähköpostin kirjoittamista.