Jos sinulla onoikeus määritettyyn istumapaikkaan ja Luo aikataulusivuja muille -oikeus, voit vaihtaa kokousten isäntää, kun aikataulutat kokouksia yhteystiedon, yrityksen, sopimuksen tai lipun kanssa. Tämä voi olla hyödyllistä, jos varaat kokouksen ryhmän tai edustajaryhmän puolesta.
Kokousvuorottelun määrittäminen
Voit luoda kokouskiertoja, joissa on mukana muita tilillä olevia käyttäjiä, joilla on myös määritetty paikka, joiden kalenteri on liitetty ja joiden kalenterisynkronointi on otettu käyttöön.
Kokouskierron luominen:
- Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Työkalut > Kokoukset.
- Napsauta Kokouskierrokset-välilehteä. Napsauta sitten Luo kierto.
- Kirjoita oikeassa paneelissa vuoron nimi.
- Voit lisätä käyttäjiä vuorotteluun napsauttamalla vuorottelun jäsenet -pudotusvalikkoa. Valitse sitten käyttäjät tai ryhmät, jotka haluat lisätä. Jos valitset tiimit, käyttäjien lisääminen tai poistaminen tiimistä lisää tai poistaa jäsenet rotaatiosta.
Kokouskierron muokkaaminen
- Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Työkalut > Kokoukset.
- Napsauta vuoron nimeä.
- Jos jäsen ei ole käytettävissä (esimerkiksi koulutuksen tai loman vuoksi), napsauta Saatavuus-vaihtokytkintä pois päältä. Vahvista sitten ponnahdusikkunassa, että haluat poistaa saatavuuden käytöstä. Jäsentä ei määritetä isännäksi kokouksiin, joissa käytetään tätä vuoroa, ennen kuin saatavuus kytketään uudelleen päälle.
- Jos haluat muokata vuoron nimeä tai jäseniä, valitse Muokkaa vuoroa.
- Muokkaa vuoron nimeä tai jäseniä oikeassa paneelissa. Uuden jäsenen lisääminen rotaatioon nollaa kaikkien rotaation jäsenten varattujen tapaamisten määrän, jotta kaikkien jäsenten tapaamiset jakautuvat tasaisesti jatkossa.
Kokouksen ajoittaminen kokouskierron avulla
- Siirry HubSpot-tililläsi yhteystietoihin, yrityksiin, sopimuksiin tai lippuihin.
- Napsauta tietueen nimeä .
- Valitse vasemmassa paneelissa meetingsAikatauluta kokous. Ponnahdusikkuna yhdistettyyn kalenteriin tulee näkyviin. Kokouksen määrittäminen
- Napsauta Kokouskierto. Valitse sitten Kokouskierron käyttäjät -pudotusvalikosta kokouskierto.Kokouskierron käyttäjä -kenttään tulee se kierron jäsen, jolle on määritetty vähiten kokouksia. Myös kyseisen jäsenen kalenteri tulee näkyviin. Jos useammalla jäsenellä on sama määrä kokouksia määritetty, määritetään se jäsen, jonka kokousaikataulu on viimeisin.
-
- Jos ehdotetun käyttäjän kalenteri on täynnä tai jos haluat valita toisen käyttäjän, voit valita toisen jäsenen napsauttamalla Kokouskierron käyttäjät -pudotusvalikkoa.
Huomaa: kun kokous varataan käyttäjälle, joka käyttää kokouskiertoja, kyseisen käyttäjän varattujen kokousten määrä kasvaa yhdellä. Jos kokous poistetaan, käyttäjän varattujen kokousten määrä vähenee yhdellä.