Tietosuojalakeihin, kuten yleiseen tietosuoja-asetukseen (GDPR), sisältyy tietojen minimoinnin ja tallennuksen rajoittamisen kaltaisia periaatteita, joiden mukaan henkilötietoja ei saa säilyttää pidempään kuin on tarpeen. Jos haluat ylläpitää CRM:ää, joka on yhdenmukainen parhaiden tietosuojakäytäntöjen kanssa, ota käyttöön asetus, joka poistaa automaattisesti inaktiivisten yhteystietojen tiedot. Kun otat asetuksen käyttöön, voit mukauttaa, mitä toimimattomuus tarkoittaa tilillesi.
Kun yhteyshenkilö on ollut määritellyn ajanjakson ajan toimimaton, se poistetaan, ja sen voi palauttaa kierrätysroskiksesta 90 päivän kuluessa. 90 päivän jälkeen yhteystieto poistetaan pysyvästi.
Huomaa: vaikka HubSpot tarjoaa tämän ominaisuuden, lakitiimisi on paras resurssi antamaan compliance-neuvoja juuri sinun tilanteeseesi.
Ymmärrä yhteystietojen käyttämättömyyden kriteerit
Yhteydenoton toimimattomuus perustuu siihen, että HubSpot-tililläsi ei ole päivityksiä ja toimintaa yhteydenoton kanssa. Yhteystieto katsotaan passiiviseksi, jos se täyttää kaikki seuraavat kriteerit:
Määritä tietojen säilyttämiskäytäntö inaktiivisia yhteystietoja varten.
Ylipääkäyttäjät voivat määrittää tai muuttaa tietojen säilyttämiskäytäntöä.
Huomaa: ennen tietojen säilyttämisasetusten määrittämistä on suositeltavaa arvioida, miten automaattinen yhteystietojen poistaminen voi vaikuttaa raportointiin ja analytiikkaan.
Epäaktiivisten yhteystietojen automaattisen poistamisen määrittäminen:
- Valitse vasemman sivupalkin valikosta Account Management (Tilinhallinta ) -osiosta Privacy & Consent (Tietosuoja ja suostumus).
- Valitse Asetukset-välilehdellä Tietosuojatyökalut.
- Kytke Poista inaktiiviset yhteystiedot automaattisesti -kytkin päälle.
- Valitse, sovelletaanko käytäntöä sekä nykyisiin että tuleviin inaktiivisiin yhteystietoihin vai vain jatkossa inaktiivisiin yhteystietoihin:
- Jos haluat sisällyttää nykyiset hyväksyttävät yhteystiedot, valitse Kyllä, sovella sääntökokonaisuutta hyväksyttäviin yhteystietoihin. Tämä tarkoittaa, että nykyiset yhteystiedot arvioidaan ja poistetaan, jos ne täyttävät inaktiivisuuskriteerit , ja yhteystiedot, jotka täyttävät kriteerit tulevaisuudessa, poistetaan.
- Jos haluat jättää olemassa olevat tukikelpoiset yhteystiedot pois, valitse Ei, älä sovella sääntökokonaisuutta tukikelpoisiin yhteystietoihin. Tämä tarkoittaa, että vain ne yhteystiedot, jotka täyttävät kriteerit tulevaisuudessa, poistetaan.
- Vahvista valitsemalla Ota sääntöjoukko käyttöön.
- Oletusarvoisesti passiivisuuden aikaraja on 365 päivää. Jos haluat muuttaa aikarajaa, valitse Muokkaa Poista yhteystietoja, joissa ei ole toimintaa -osiossa. Oikeassa paneelissa:
- Kirjoita päivien määrä, jonka on oltava kulunut ilman toimintaa, jotta yhteyshenkilö katsotaan passiiviseksi.
- Vahvista napsauttamalla Tallenna.
Kun yhteyshenkilö täyttää määritetyt inaktiivisuuskriteerit ja tietojen säilytysaika päättyy, tapahtuu automaattisesti seuraavaa:
Tietojen säilyttämiskäytännön poistaminen käytöstä
Voit ottaa pois käytöstä inaktiivisten yhteystietojen automaattisen poistamisen:
- Valitse vasemman sivupalkin valikosta Tilin hallinta -osiosta Tietosuoja ja suostumus.
- Valitse Asetukset-välilehdellä Tietosuojatyökalut.
- Kytke Poista inaktiiviset yhteystiedot automaattisesti -kytkin pois päältä.
- Vahvista valintaikkunassa valitsemalla Poista sääntöjoukko käytöstä.
Kun olet kytkenyt asetuksen pois päältä, inaktiivisia yhteystietoja ei enää poisteta automaattisesti jatkossa.
Lisätietoja tietosuoja-asetusten hallinnasta.