Hallitse tietojen säilyttämiskäytännön asetuksia inaktiivisille yhteystiedoille.

Tietosuojalakeihin, kuten yleiseen tietosuoja-asetukseen (GDPR), sisältyy tietojen minimoinnin ja tallennuksen rajoittamisen kaltaisia periaatteita, joiden mukaan henkilötietoja ei saa säilyttää pidempään kuin on tarpeen. Jos haluat ylläpitää CRM:ää, joka on yhdenmukainen parhaiden tietosuojakäytäntöjen kanssa, ota käyttöön asetus, joka poistaa automaattisesti inaktiivisten yhteystietojen tiedot. Kun otat asetuksen käyttöön, voit mukauttaa, mitä toimimattomuus tarkoittaa tilillesi.

Huomaa: ennen tietojen säilyttämisasetusten määrittämistä on suositeltavaa arvioida, miten automaattinen yhteystietojen poistaminen voi vaikuttaa raportointiin ja analytiikkaan.

Kun yhteyshenkilö on ollut määritellyn ajanjakson ajan inaktiivinen, se poistetaan, ja sen voi palauttaa kierrätysastiaan 90 päivän kuluessa. 90 päivän jälkeen yhteyshenkilö poistetaan pysyvästi.

Huomaa: vaikka HubSpot tarjoaa tämän ominaisuuden, lakitiimisi on paras resurssi antamaan compliance-neuvoja juuri sinun tilanteeseesi.

Ymmärrä yhteystietojen käyttämättömyyden kriteerit

Yhteydenoton toimimattomuus perustuu siihen, että HubSpot-tililläsi ei ole ollut erityisiä päivityksiä ja toimintaa yhteydenoton kanssa. Voit mukauttaa ajanjakson, joka määrittelee toimimattomuuden tilillesi. Tämä passiivisuusaika tarkistetaan yhteystiedon kaikkien seuraavien ominaisuuksien arvoista: Luontipäivämäärä, Viimeisimmän istunnon ajankohta, Viimeisimmän markkinointisähköpostin avauspäivämääräja Viimeisimmän sitoutumisen päivämäärä. Yhteystieto katsotaan passiiviseksi, jos se on luotu ennen määritettyä passiivisuusjaksoa ja sen kyseisten ominaisuuksien arvot ovat joko tuntemattomia tai niitä ei ole päivitetty määritetyn passiivisuusjakson aikana.

Asetuksesi määrittelee esimerkiksi yhteystiedot inaktiivisiksi, kun niitä ei ole käytetty 30 päivän ajan. Yhteystieto luotiin 45 päivää sitten, sillä ei ole arvoa viimeisimmän istunnon ajankohdalle, ei arvoa viimeisimmän markkinointisähköpostin avauspäivämäärälle ja viimeisimmän sitoutumispäivämäärän arvo on 36 päivää sitten. Tämä yhteyshenkilö poistetaan toimimattomuuden vuoksi.

Määritä tietojen säilyttämiskäytäntö inaktiivisia yhteystietoja varten.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Valitse vasemman sivupalkin valikosta Account Management (Tilinhallinta ) -osiosta Privacy & Consent (Tietosuoja ja suostumus).
3. Valitse Asetukset-välilehdellä Tietosuojatyökalut.
   
4. Kytke Poista inaktiiviset yhteystiedot automaattisesti -kytkin päälle.
5. Valitse, sovelletaanko käytäntöä sekä nykyisiin että tuleviin inaktiivisiin yhteystietoihin vai vain jatkossa inaktiivisiin yhteystietoihin:
   • Jos haluat sisällyttää nykyiset hyväksyttävät yhteystiedot, valitse Kyllä, sovella sääntökokonaisuutta hyväksyttäviin yhteystietoihin. Tämä tarkoittaa, että nykyiset yhteystiedot arvioidaan ja poistetaan, jos ne täyttävät inaktiivisuuskriteerit , ja yhteystiedot, jotka täyttävät kriteerit tulevaisuudessa, poistetaan.
   • Jos haluat jättää olemassa olevat tukikelpoiset yhteystiedot pois, valitse Ei, älä sovella sääntökokonaisuutta tukikelpoisiin yhteystietoihin. Tämä tarkoittaa, että vain ne yhteystiedot, jotka täyttävät kriteerit tulevaisuudessa, poistetaan.
     
     
     
6. Vahvista valitsemalla Ota sääntöjoukko käyttöön.
7. Oletusarvoisesti passiivisuuden aikaraja on 365 päivää. Jos haluat muuttaa aikarajaa, valitse Muokkaa Poista yhteystietoja, joissa ei ole toimintaa -osiossa. Oikeassa paneelissa:
   • Kirjoita päivien määrä, jonka on oltava kulunut ilman toimintaa, jotta yhteyshenkilö katsotaan passiiviseksi.
   • Vahvista napsauttamalla Tallenna.

• Yhteystieto siirretään kierrätysastiaan, jossa se voidaan palauttaa enintään 90 päivän ajaksi.
• 90 päivän jälkeen yhteyshenkilö poistetaan pysyvästi.

Tietojen säilyttämiskäytännön poistaminen käytöstä

Voit ottaa pois käytöstä inaktiivisten yhteystietojen automaattisen poistamisen:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Valitse vasemman sivupalkin valikosta Tilin hallinta -osiosta Tietosuoja ja suostumus.
3. Valitse Asetukset-välilehdellä Tietosuojatyökalut.
4. Kytke Poista inaktiiviset yhteystiedot automaattisesti -kytkin pois päältä.
5. Vahvista valintaikkunassa valitsemalla Poista sääntöjoukko käytöstä.

Kun olet kytkenyt asetuksen pois päältä, inaktiivisia yhteystietoja ei enää poisteta automaattisesti jatkossa.

Lisätietoja tietosuoja-asetusten hallinnasta.