Hallitse passiivisten yhteyshenkilöiden tietojen säilytyskäytäntöjen asetuksia

Tietosuojalait, kuten yleinen tietosuoja-asetus (GDPR), sisältävät periaatteita, kuten tietojen minimoinnin ja säilytysrajoitukset, joiden mukaan henkilötietoja ei tule säilyttää pidempään kuin on tarpeen. Jotta CRM-järjestelmä olisi tietosuojan parhaiden käytäntöjen mukainen, ota käyttöön asetus, joka poistaa passiivisten yhteyshenkilöiden tiedot automaattisesti.

Kun kontakti on ollut passiivinen määritetyn ajan, se poistetaan, mutta sitä voi palauttaa roskakorista 90 päivän kuluessa. 90 päivän kuluttua kontakti poistetaan lopullisesti.

Huomaa: vaikka HubSpot tarjoaa tämän ominaisuuden, lakiosastosi on paras taho antamaan säännösten noudattamista koskevia neuvoja juuri sinun tilanteeseesi.

Ennen kuin aloitat

Ennen tietojen säilytysasetusten määrittämistä on suositeltavaa arvioida, millaisia vaikutuksia kontaktien automaattisella poistamisella voi olla raportointiin ja analytiikkaan.

Yhteystiedon passiivisuuden kriteerit

Yhteystiedon passiivisuus perustuu siihen, ettei HubSpot-tililläsi ole tehty tiettyjä päivityksiä tai toimintaa kyseisen yhteystiedon osalta. Voit mukauttaa ajanjakson, jonka jälkeen kontakti määritellään passiiviseksi tilillesi. Passiivisuusajanjaksoa verrataan kontaktin arvoihin seuraavien ominaisuuksien osalta: Luontipäivä, Viimeisen istunnon aika, Viimeisen markkinointisähköpostin avauspäiväsekä Viimeisen vuorovaikutuksen päivämäärä. Yhteystieto katsotaan passiiviseksi, jos se on luotu ennen määrittämääsi passiivisuusjaksoa ja kyseisten ominaisuuksien arvot ovat joko tuntemattomia tai niitä ei ole päivitetty määritetyn passiivisuusjakson aikana.

Esimerkiksi asetuksesi määrittää, että yhteystiedot katsotaan passiivisiksi, kun niissä ei ole ollut toimintaa 30 päivään. Yhteystieto luotiin 45 päivää sitten, sillä ei ole arvoa kohdassa ”Viimeisen istunnon aika”, ei arvoa kohdassa ”Viimeisen markkinointisähköpostin avaamispäivä” ja kohdassa ”Viimeinen vuorovaikutuspäivä” arvo on 36 päivää sitten. Tämä yhteystieto poistetaan passiivisuuden vuoksi.

Määritä tietojen säilyttämiskäytäntö passiivisille kontakteille

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Valitse vasemman sivupalkin valikosta Tilihallinta-osiosta Tietosuoja ja suostumus.
3. Kytke Lisäasetukset-osiossa Poista passiiviset yhteystiedot automaattisesti -kytkin päälle.
4. Oletusarvoisesti passiivisuuden aikaraja on 365 päivää. Voit muuttaa aikarajaa napsauttamalla Muokkaa- painiketta kohdassa Poista passiiviset yhteystiedot.
5. Syötä oikeanpuoleiseen kenttään päivien lukumäärä, jonka on kuluttava ilman toimintaa, ennen kuin yhteystieto katsotaan passiiviseksi.
6. Vahvista valinta napsauttamalla Tallenna.

• Yhteystieto siirretään roskakoriin, josta se voidaan palauttaa 90 päivän kuluessa.
• 90 päivän kuluttua kontakti poistetaan pysyvästi.

Poista tietojen säilytyskäytäntö käytöstä

Voit poistaa käytöstä passiivisten yhteystietojen automaattisen poiston seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Valitse vasemman sivupalkin valikosta Tilinhallinta-osiosta Tietosuoja ja suostumus.
3. Kytke Lisäasetukset-osiossa ”Poista passiiviset yhteystiedot automaattisesti ” -kytkin pois päältä.

Kun olet poistanut asetuksen käytöstä, passiivisia yhteystietoja ei enää poisteta automaattisesti.

Lue lisää tietosuoja-asetusten hallinnasta.