จัดการการตั้งค่านโยบายการเก็บรักษาข้อมูลสำหรับผู้ติดต่อที่ไม่ได้ใช้งาน

กฎหมายความเป็นส่วนตัวของข้อมูลเช่นระเบียบการคุ้มครองข้อมูลทั่วไป (GDPR) รวมถึงหลักการเช่นการลดข้อมูลและข้อจำกัดในการจัดเก็บซึ่งสนับสนุนไม่ให้เก็บข้อมูลส่วนบุคคลไว้นานเกินความจำเป็น เพื่อช่วยรักษา CRM ให้สอดคล้องกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านความเป็นส่วนตัวให้เปิดการตั้งค่าเพื่อลบข้อมูลโดยอัตโนมัติสำหรับผู้ติดต่อที่ไม่ได้ใช้งาน เมื่อเปิดการตั้งค่าคุณสามารถปรับแต่งการไม่ใช้งานสำหรับบัญชีของคุณได้

โปรดทราบ: ก่อนที่จะตั้งค่าการเก็บรักษาข้อมูลของคุณขอแนะนำให้ประเมินการลบรายชื่อผู้ติดต่อโดยอัตโนมัติที่อาจส่งผลกระทบต่อการรายงานและการวิเคราะห์ของคุณ

เมื่อผู้ติดต่อไม่ได้ใช้งานตามระยะเวลาที่กำหนดผู้ติดต่อจะถูกลบพร้อมตัวเลือกในการกู้คืนจากถังรีไซเคิลภายใน 90 วัน หลังจากช่วงเวลา 90 วันผู้ติดต่อจะถูกลบอย่างถาวร

โปรดทราบ: ในขณะที่ HubSpot มีฟีเจอร์นี้ทีมกฎหมายของคุณเป็นแหล่งข้อมูลที่ดีที่สุดในการให้คำแนะนำการปฏิบัติตามกฎระเบียบสำหรับสถานการณ์เฉพาะของคุณ

ทำความเข้าใจเกณฑ์สำหรับการไม่มีการใช้งานการติดต่อ

การไม่ใช้งานผู้ติดต่อจะขึ้นอยู่กับการขาดการอัปเดตและกิจกรรมที่เฉพาะเจาะจงกับผู้ติดต่อในบัญชี HubSpot ของคุณ คุณสามารถกำหนดระยะเวลาที่กำหนดว่าไม่มีการใช้งานสำหรับบัญชีของคุณ ช่วงเวลาที่ไม่มีการใช้งานจะถูกตรวจสอบกับค่าของผู้ติดต่อสำหรับคุณสมบัติทั้งหมดต่อไปนี้: สร้างวันที่เวลาของเซสชั่นล่าสุดวันที่เปิดอีเมลการตลาดล่า สุด และวันที่มีส่วนร่วมล่าสุด ผู้ติดต่อจะถือว่าไม่ได้ใช้งานหากถูกสร้างขึ้นก่อนช่วงเวลาที่คุณกำหนดไว้ของการไม่ใช้งานและค่าของมันสำหรับคุณสมบัติเหล่านั้นไม่เป็นที่รู้จักหรือยังไม่ได้รับการอัปเดตภายในช่วงเวลาที่กำหนดไว้ของการไม่ใช้งาน

ตัวอย่างเช่นการตั้งค่าของคุณกำหนดให้ผู้ติดต่อไม่ได้ใช้งานหลังจากไม่มีกิจกรรม 30 วัน สร้างผู้ติดต่อเมื่อ 45 วันที่แล้วไม่มีค่าเวลาของเซสชั่นล่าสุดไม่มีค่าวันที่เปิดอีเมลการตลาดล่าสุดและค่าวันที่มีส่วนร่วมล่าสุดเมื่อ 36 วันที่แล้ว รายชื่อผู้ติดต่อนี้จะถูกลบออกเนื่องจากไม่มีการใช้งาน

ตั้งค่านโยบายการเก็บรักษาข้อมูลสำหรับผู้ติดต่อที่ไม่ได้ใช้งาน

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายในส่วนการจัดการบัญชีให้เลือกความเป็นส่วนตัวและความยินยอม
3. ในแท็บการตั้งค่าให้คลิกเครื่องมือความเป็นส่วนตัว
   
4. เปิดสวิตช์ลบรายชื่อติดต่อที่ไม่ได้ใช้งานโดยอัตโนมัติ
5. เลือกว่าจะใช้นโยบายกับผู้ติดต่อที่ไม่ได้ใช้งานทั้งในปัจจุบันและในอนาคตหรือเฉพาะผู้ติดต่อที่ไม่ได้ใช้งานเท่านั้น:
   • หากต้องการรวมผู้ติดต่อที่มีสิทธิ์ที่มีอยู่ให้เลือกใช่ใช้ชุดกฎกับผู้ติดต่อที่มีสิทธิ์ ซึ่งหมายความว่าผู้ติดต่อที่มีอยู่จะได้รับการประเมินและลบออกหากมีคุณสมบัติตรงตามเกณฑ์การไม่ใช้งานและผู้ติดต่อที่มีคุณสมบัติตรงตามเกณฑ์ในอนาคตจะถูกลบออก
   • หากต้องการยกเว้นผู้ติดต่อที่มีสิทธิ์ที่มีอยู่ให้เลือกไม่ไม่ใช้ชุดกฎกับผู้ติดต่อที่มีสิทธิ์ ซึ่งหมายความว่าเฉพาะผู้ติดต่อที่มีคุณสมบัติตรงตามเกณฑ์ในอนาคตเท่านั้นที่จะถูกลบ 
     
     
     
6. คลิกเปิดชุดกฎเพื่อยืนยัน 
7. ตามค่าเริ่มต้นกรอบเวลาสำหรับการไม่ใช้งานคือ 365 วัน หากต้องการเปลี่ยนกรอบเวลาให้คลิกแก้ไขในส่วนลบผู้ติดต่อที่ไม่มีกิจกรรม ในแผงด้านขวา:
   • ป้อนจำนวนวันที่ต้องผ่านโดยไม่มีกิจกรรมเพื่อให้ถือว่าผู้ติดต่อไม่ได้ใช้งาน
   • คลิกบันทึกเพื่อยืนยัน 

• รายชื่อผู้ติดต่อจะถูกย้ายไปยังถังรีไซเคิลซึ่งสามารถกู้คืนได้นานถึง 90 วัน 
• หลังจาก 90 วันรายชื่อติดต่อจะถูกลบออกอย่างถาวร

ปิดนโยบายการเก็บรักษาข้อมูล

วิธีปิดการลบผู้ติดต่อที่ไม่ได้ใช้งานโดยอัตโนมัติ:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายในส่วนการจัดการบัญชีให้เลือกความเป็นส่วนตัวและความยินยอม
3. ในแท็บการตั้งค่าให้คลิกเครื่องมือความเป็นส่วนตัว
4. สลับการลบรายชื่อติดต่อที่ไม่ได้ใช้งานปิดโดยอัตโนมัติ
5. ในกล่องโต้ตอบให้คลิกปิดชุดกฎเพื่อยืนยัน

เมื่อปิดการตั้งค่าแล้วรายชื่อติดต่อที่ไม่ได้ใช้งานจะไม่ถูกลบโดยอัตโนมัติอีกต่อไป

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของข้อมูล