Beleidsinstellingen voor het bewaren van gegevens voor inactieve contactpersonen beheren

Privacywetten, zoals de General Data Protection Regulation (GDPR), bevatten principes zoals dataminimalisatie en opslagbeperkingen, die ervoor pleiten om persoonlijke gegevens niet langer dan nodig te bewaren. Om ervoor te zorgen dat je CRM voldoet aan de best practices op het gebied van privacy, kun je de instelling inschakelen om gegevens van inactieve contactpersonen automatisch te verwijderen. Als u de instelling inschakelt, kunt u aanpassen wat inactiviteit betekent voor uw account.

Let op: voordat je de instellingen voor het bewaren van gegevens instelt, is het raadzaam om na te gaan welke impact het automatisch verwijderen van contactpersonen kan hebben op je rapportage en analyses.

Zodra een contactpersoon gedurende een bepaalde periode inactief is, wordt deze verwijderd met de optie om deze binnen 90 dagen terug te halen uit de prullenbak. Na de periode van 90 dagen wordt het contact definitief verwijderd.

Let op: hoewel HubSpot deze functie biedt, is je juridische team de beste bron om advies te geven over naleving van de wet in jouw specifieke situatie.

Criteria voor inactiviteit van contacten begrijpen

Inactiviteit van een contactpersoon is gebaseerd op een gebrek aan specifieke updates van en activiteit met de contactpersoon in je HubSpot-account. Je kunt de hoeveelheid tijd aanpassen die inactiviteit definieert voor je account. Die periode van inactiviteit wordt gecontroleerd aan de hand van de waarden van de contactpersoon voor alle volgende eigenschappen: Aanmaakdatum, Tijd van laatste sessie, Datum laatste marketinge-mail geopenden Datum laatste engagement. Een contactpersoon wordt als inactief beschouwd als deze is gemaakt vóór de door jou gedefinieerde periode van inactiviteit en de waarden voor deze eigenschappen onbekend zijn of niet zijn bijgewerkt binnen de gedefinieerde periode van inactiviteit.

Uw instelling definieert contactpersonen bijvoorbeeld als inactief na 30 dagen zonder activiteit. Een contactpersoon is 45 dagen geleden gemaakt, heeft geen waarde voor Tijd van laatste sessie, geen waarde voor Laatste marketing-e-mail open datum, en een Laatste engagement datum waarde van 36 dagen geleden. Deze contactpersoon wordt verwijderd vanwege inactiviteit.

Een beleid voor het bewaren van gegevens instellen voor inactieve contactpersonen

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Selecteer in het menu aan de linkerkant in de sectie Accountbeheer de optie Privacy en toestemming.
3. Klik op het tabblad Instellingen op Privacy tools.
   
4. Schakel de optie Inactieve contacten automatisch verwijderen in.
5. Selecteer of u het beleid wilt toepassen op zowel bestaande als toekomstige inactieve contacten of alleen op inactieve contacten in de toekomst:
   • Om bestaande in aanmerking komende contacten op te nemen, selecteert u Ja, regelset toepassen op in aanmerking komende contacten. Dit betekent dat bestaande contactpersonen worden geëvalueerd en verwijderd als ze voldoen aan de criteria voor inactiviteit en dat contactpersonen die in de toekomst aan de criteria voldoen, worden verwijderd.
   • Om bestaande contactpersonen die in aanmerking komen uit te sluiten, selecteert u Nee, regelset niet toepassen op contactpersonen die in aanmerking komen. Dit betekent dat alleen contactpersonen die in de toekomst aan de criteria voldoen, worden verwijderd.
     
     
6. Klik op Regelset inschakelen om te bevestigen.
7. Standaard is het tijdsbestek voor inactiviteit 365 dagen. Klik op Bewerken in de sectie Contactpersonen zonder activiteit verwijderen om het tijdsbestek te wijzigen. In het rechterpaneel:
   • Voer het aantal dagen in dat moet verstrijken zonder activiteit om een contact als inactief te beschouwen.
   • Klik op Opslaan om te bevestigen.

• Het contact wordt verplaatst naar de prullenbak, waar het maximaal 90 dagen kan worden hersteld.
• Na 90 dagen wordt het contact definitief verwijderd.

Het beleid voor het bewaren van gegevens uitschakelen

Het automatisch verwijderen van inactieve contactpersonen uitschakelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Selecteer in het menu aan de linkerkant in het gedeelte Accountbeheer de optie Privacy en toestemming.
3. Klik op het tabblad Instellingen op Privacy tools.
4. Schakel de optie Inactieve contacten automatisch verwijderen uit.
5. Klik in het dialoogvenster op Regelset uitschakelen om te bevestigen.

Als je de instelling hebt uitgeschakeld, worden inactieve contacten voortaan niet meer automatisch verwijderd.

Meer informatie over het beheren van uw privacy-instellingen.