Instellingen voor het bewaarbeleid van gegevens voor inactieve contactpersonen beheren

Wetgeving op het gebied van gegevensbescherming, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), bevat beginselen zoals gegevensminimalisatie en opslagbeperkingen, die erop gericht zijn persoonsgegevens niet langer dan nodig te bewaren. Om ervoor te zorgen dat uw CRM-systeem voldoet aan de beste praktijken op het gebied van privacy, kunt u de instelling inschakelen waarmee gegevens van inactieve contactpersonen automatisch worden verwijderd.

Zodra een contactpersoon gedurende de vastgestelde periode inactief is, wordt deze verwijderd, met de mogelijkheid om deze binnen 90 dagen vanuit de prullenbak te herstellen. Na afloop van deze periode van 90 dagen wordt de contactpersoon definitief verwijderd.

Let op: hoewel HubSpot deze functie aanbiedt, is uw juridische afdeling de beste bron voor advies over naleving in uw specifieke situatie.

Voordat u begint

Voordat u uw instellingen voor gegevensbewaring configureert, is het raadzaam om na te gaan welke gevolgen het automatisch verwijderen van contacten kan hebben voor uw rapportages en analyses.

Criteria voor inactiviteit van contacten

Inactiviteit van contacten wordt bepaald op basis van het ontbreken van specifieke updates en activiteiten met betrekking tot het contact in je HubSpot-account. U kunt de tijdsduur die als inactiviteit wordt beschouwd voor uw account zelf instellen. Die periode van inactiviteit wordt getoetst aan de waarden van het contact voor alle volgende eigenschappen: aanmaakdatum, tijdstip van laatste sessie, datum waarop de laatste marketing-e-mail is geopend, en datum van laatste interactie. Een contact wordt als inactief beschouwd als het is aangemaakt vóór de door jou gedefinieerde periode van inactiviteit en de waarden voor die eigenschappen onbekend zijn of niet zijn bijgewerkt binnen de gedefinieerde periode van inactiviteit.

Stel bijvoorbeeld dat uw instelling bepaalt dat contacten na 30 dagen zonder activiteit als inactief worden beschouwd. Een contact is 45 dagen geleden aangemaakt, heeft geen waarde voor ‘Tijdstip van laatste sessie’, geen waarde voor ‘Datum van laatste opening van marketing-e-mail’ en een waarde voor ‘Datum van laatste interactie’ van 36 dagen geleden. Dit contact wordt verwijderd wegens inactiviteit.

Stel een beleid voor het bewaren van gegevens in voor inactieve contacten

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Selecteer in het menu aan de linkerkant, in het gedeelte Accountbeheer, Privacy & Toestemming.
3. Schakel in het gedeelte 'Aanvullende instellingen' de schakelaar 'Inactieve contacten automatisch verwijderen' in.
4. Standaard is de periode voor inactiviteit 365 dagen. Om de periode te wijzigen, klikt u op 'Bewerken' in het gedeelte'Contacten zonder activiteit verwijderen '.
5. Voer in het rechterpaneel het aantal dagen in dat er zonder activiteit moet verstrijken voordat een contactpersoon als inactief wordt beschouwd.
6. Klik op 'Opslaan' om te bevestigen.

• Het contact wordt verplaatst naar de prullenbak, waar het tot 90 dagen lang kan worden hersteld.
• Na 90 dagen wordt het contact definitief verwijderd.

Schakel het beleid voor gegevensbewaring uit

Om het automatisch verwijderen van inactieve contacten uit te schakelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Selecteer in het menu aan de linkerkant, in het gedeelte Accountbeheer, Privacy en toestemming.
3. Schakel in de sectie 'Aanvullende instellingen' de schakelaar 'Inactieve contacten automatisch verwijderen' uit.

Zodra u deze instelling hebt uitgeschakeld, worden inactieve contacten voortaan niet meer automatisch verwijderd.

Lees meer over het beheren van je instellingen voor gegevensprivacy.