Administrer innstillinger for datalagringspolicy for inaktive kontakter

Personvernlover, som personvernforordningen (GDPR), omfatter prinsipper som dataminimering og lagringsbegrensninger, som taler for å ikke lagre personopplysninger lenger enn nødvendig. For å bidra til å opprettholde et CRM-system som er i tråd med beste praksis for personvern, kan du slå på innstillingen for automatisk sletting av data for inaktive kontakter. Når du slår på innstillingen, kan du tilpasse hva inaktivitet betyr for kontoen din.

Merk: Før du konfigurerer innstillingene for datalagring, bør du vurdere hvilken innvirkning automatisk sletting av kontakter kan ha på rapporteringen og analysene dine.

Når en kontakt er inaktiv i den definerte tidsperioden, slettes den, med mulighet for å gjenopprette den fra resirkuleringsbeholderen innen 90 dager. Etter 90-dagersperioden slettes kontakten permanent.

Merk: Selv om HubSpot tilbyr denne funksjonen, er det ditt juridiske team som er den beste ressursen for å gi råd om samsvar for din spesifikke situasjon.

Forstå kriterier for kontaktinaktivitet

Kontaktinaktivitet er basert på mangel på spesifikke oppdateringer av og aktivitet med kontakten i HubSpot-kontoen din. Du kan tilpasse hvor lang tid som defineres som inaktivitet for kontoen din. Denne perioden med inaktivitet vil bli sjekket mot kontaktens verdier for alle de følgende egenskapene: Opprettelsesdato, tidspunkt for siste økt, siste dato for åpning av markedsførings-e-postog siste engasjementsdato. En kontakt anses som inaktiv hvis den ble opprettet før den definerte inaktivitetsperioden, og verdiene for disse egenskapene enten er ukjente eller ikke har blitt oppdatert i løpet av den definerte inaktivitetsperioden.

For eksempel definerer innstillingen din kontakter som inaktive etter 30 dager uten aktivitet. En kontakt ble opprettet for 45 dager siden, har ingen verdi for Tidspunkt for siste økt, ingen verdi for Siste åpningsdato for markedsførings-e-post og en verdi for Siste engasjementsdato på 36 dager siden. Denne kontakten vil bli slettet på grunn av inaktivitet.

Konfigurer en policy for oppbevaring av data for inaktive kontakter

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Velg Personvern og samtykke i menyen til venstre i delen Kontoadministrasjon.
3. Klikk på Personvernverktøy i kategorien Oppsett.
   
4. Slå på bryteren Slett inaktive kontakter automatisk.
5. Velg om retningslinjene skal gjelde for både eksisterende og fremtidige inaktive kontakter eller bare for inaktive kontakter fremover:
   • Hvis du vil inkludere eksisterende kvalifiserte kontakter, velger du Ja, bruk regelsettet på kvalifiserte kontakter. Dette betyr at eksisterende kontakter vil bli evaluert og slettet hvis de oppfyller kriteriene for inaktivitet, og at kontakter som oppfyller kriteriene i fremtiden, vil bli slettet.
   • Hvis du vil ekskludere eksisterende kvalifiserte kontakter, velger du Nei, ikke bruk regelsettet på kvalifiserte kontakter. Dette betyr at bare kontakter som oppfyller kriteriene i fremtiden, vil bli slettet.
     
     
     
6. Klikk på Slå på regelsett for å bekrefte.
7. Som standard er tidsrammen for inaktivitet 365 dager. Hvis du vil endre tidsrammen, klikker du på Rediger i delen Slett kontakter uten aktivitet. I panelet til høyre:
   • Angi antall dager som må gå uten aktivitet for at en kontakt skal anses som inaktiv.
   • Klikk på Lagre for å bekrefte.

• Kontakten flyttes til resirkuleringsbeholderen, der den kan gjenopprettes i opptil 90 dager.
• Etter 90 dager slettes kontakten permanent.

Slå av retningslinjene for datalagring

Slik slår du av automatisk sletting av inaktive kontakter:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Velg Personvern og samtykke i menyen til venstre i delen Kontoadministrasjon.
3. Klikk på Personvernverktøy i kategorien Oppsett.
4. Slå av Slette inaktive kontakter automatisk.
5. I dialogboksen klikker du på Slå av regelsett for å bekrefte.

Når du har slått av innstillingen, vil inaktive kontakter ikke lenger slettes automatisk i fremtiden.

Finn ut mer om hvordan du administrerer personverninnstillingene dine.