Administrer innstillingene for retningslinjene for datalagring for inaktive kontakter

Personvernlovgivning, som for eksempel den generelle personvernforordningen (GDPR), inneholder prinsipper som dataminimering og begrensninger på lagringstid, som tilsier at personopplysninger ikke skal oppbevares lenger enn nødvendig. For å sikre at CRM-systemet ditt er i tråd med beste praksis for personvern, bør du aktivere innstillingen som sletter data for inaktive kontakter automatisk.

Når en kontakt har vært inaktiv i den angitte tidsperioden, vil den bli slettet, med mulighet for å gjenopprette den fra papirkurven innen 90 dager. Etter at 90-dagersfristen er utløpt, vil kontakten bli slettet permanent.

Merk: Selv om HubSpot tilbyr denne funksjonen, er det juridisk avdeling som er den beste kilden til råd om samsvar i din spesifikke situasjon.

Før du setter i gang

Før du konfigurerer innstillingene for datalagring, anbefales det å vurdere hvilken innvirkning automatisk sletting av kontakter kan ha på rapportering og analyse.

Kriterier for inaktivitet hos kontakter

Inaktivitet for en kontakt baseres på fravær av spesifikke oppdateringer og aktivitet knyttet til kontakten i HubSpot-kontoen din. Du kan tilpasse hvor lang tid som definerer inaktivitet for kontoen din. Denne inaktivitetsperioden vil bli sjekket mot kontaktens verdier for alle følgende egenskaper: Opprettelsesdato, tidspunkt for siste økt, dato for siste åpning av markedsførings-e-postog dato for siste engasjement. En kontakt regnes som inaktiv hvis den ble opprettet før den definerte inaktivitetsperioden, og verdiene for disse egenskapene enten er ukjente eller ikke har blitt oppdatert innenfor den definerte inaktivitetsperioden.

For eksempel definerer innstillingen din kontakter som inaktive etter 30 dager uten aktivitet. En kontakt ble opprettet for 45 dager siden, har ingen verdi for «Tidspunkt for siste økt», ingen verdi for «Siste dato for åpning av markedsførings-e-post» og en verdi for «Siste engasjementsdato» på 36 dager siden. Denne kontakten vil bli slettet på grunn av inaktivitet.

Konfigurer en retningslinje for datalagring for inaktive kontakter

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidepanel, under delen «Kontoadministrasjon », velger du «Personvern og samtykke».
3. I delen «Ytterligere innstillinger » slår du på bryteren «Slett inaktive kontakter automatisk ».
4. Som standard er tidsrammen for inaktivitet 365 dager. For å endre tidsrammen klikker du på «Rediger »i delen «Slett kontakter uten aktivitet ».
5. I panelet til høyre angir du antall dager som må gå uten aktivitet før en kontakt regnes som inaktiv.
6. Klikk på «Lagre» for å bekrefte.

• Kontakten flyttes til papirkurven, hvor den kan gjenopprettes i opptil 90 dager.
• Etter 90 dager blir kontakten slettet permanent.

Deaktiver retningslinjene for datalagring

Slik deaktiverer du automatisk sletting av inaktive kontakter:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen til venstre, under delen Kontoadministrasjon, velger du Personvern og samtykke.
3. I delen «Ytterligere innstillinger » slår du av bryteren «Slett inaktive kontakter automatisk ».

Når du har slått av innstillingen, vil inaktive kontakter ikke lenger bli slettet automatisk fremover.

Les mer om hvordan du administrerer personverninnstillingene dine.