Gérer les paramètres de la politique de conservation des données pour les contacts inactifs

Les lois sur la confidentialité des données, telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD), incluent des principes tels que la minimisation des données et les limites de stockage, qui préconisent de ne pas conserver les données personnelles plus longtemps que nécessaire. Pour maintenir un CRM conforme aux meilleures pratiques en matière de confidentialité, activez le paramètre de suppression automatique des données pour les contacts inactifs. Lorsque vous activez le paramètre, vous pouvez personnaliser ce que signifie l’inactivité pour votre compte.

Une fois qu’un contact est inactif pendant la période définie, il sera supprimé et pourra être restauré depuis la corbeille dans un délai de 90 jours. Au bout de cette période de 90 jours, le contact sera définitivement supprimé. 

Remarque : même si HubSpot propose cette fonctionnalité, votre service juridique est plus à même de vous conseiller en matière de conformité selon votre situation spécifique.

Comprendre les critères d’inactivité des contacts

L’inactivité d’un contact est due à l’absence de mises à jour et à une absence d’activité avec le contact dans votre compte HubSpot. Un contact est considéré comme inactif s’il répond à tous les critères suivants :

• L’heure de la dernière session est antérieure à la période d’inactivité définie
• La date d’ouverture du dernier e-mail marketing est antérieure à la période d’inactivité définie
• La date du dernier engagement est antérieure à la période d’inactivité définie

Définir une politique de conservation des données pour les contacts inactifs

Les super administrateurs peuvent configurer ou modifier la politique de conservation des données.

Remarque : Avant de configurer vos paramètres de conservation des données, il est recommandé d’évaluer l’impact que la suppression automatique des contacts peut avoir sur vos rapports et vos analyses.

Pour configurer la suppression automatique des contacts inactifs :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, dans la section Gestion du compte , sélectionnez Consentement de confidentialité &.
3. Dans l’onglet Configuration , cliquez sur Outils de confidentialité.
   
4. Activez l’option Supprimer automatiquement les contacts inactifs .
5. Indiquez si vous souhaitez appliquer la stratégie aux contacts inactifs existants et futurs ou seulement aux contacts inactifs :
   • Pour inclure les contacts éligibles existants, sélectionnez Oui, appliquer le groupe de règles aux contacts éligibles. Cela signifie que les contacts existants seront évalués et supprimés s’ils répondent aux critères d’inactivité , et les contacts qui répondent à ces critères à l’avenir seront supprimés.
   • Pour exclure des contacts éligibles existants, sélectionnez Non, ne pas appliquer de groupe de règles aux contacts éligibles. Cela signifie que seuls les contacts qui répondront à ces critères à l’avenir seront supprimés.
     
     
6. Cliquez sur Activer le groupe de règles pour confirmer. 
7. Par défaut, la période d’inactivité est de 365 jours. Pour modifier la période, cliquez sur Modifier dans la section Supprimer les contacts sans activité . Dans le panneau de droite :
   • Saisissez le nombre de jours qui doivent s’écouler sans activité pour qu’un contact soit considéré comme inactif.
   • Cliquez sur Enregistrer pour confirmer. 

• Le contact est déplacé dans la corbeille, où il peut être restauré jusqu’à 90 jours. 
• Au bout de 90 jours, le contact est définitivement supprimé.

Désactiver la politique de conservation des données

Pour désactiver la suppression automatique des contacts inactifs :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, dans la section Gestion du compte , sélectionnez Consentement de confidentialité &.
3. Dans l’onglet Configuration , cliquez sur Outils de confidentialité.
4. Désactivez automatiquement l’option Supprimer automatiquement les contacts inactifs .
5. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Désactiver le groupe de règles pour confirmer.

Une fois que vous avez désactivé le paramètre, les contacts inactifs ne seront plus automatiquement supprimés.

Découvrez-en davantage sur la gestion des paramètres de confidentialité des données.