Gérer les paramètres de la politique de conservation des données pour les contacts inactifs

Les lois sur la confidentialité des données, telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD), incluent des principes tels que la minimisation des données et les limites de stockage, qui préconisent de ne pas conserver les données personnelles plus longtemps que nécessaire. Pour maintenir un CRM conforme aux meilleures pratiques en matière de confidentialité, activez le paramètre de suppression automatique des données pour les contacts inactifs. 

Une fois qu’un contact est inactif pendant la période définie, il sera supprimé et pourra être restauré depuis la corbeille dans un délai de 90 jours. Au bout de cette période de 90 jours, le contact sera définitivement supprimé.

Remarque : même si HubSpot propose cette fonctionnalité, votre service juridique est plus à même de vous conseiller en matière de conformité selon votre situation spécifique.

Avant de commencer

Avant de configurer les paramètres de rétention des données, il est recommandé d’évaluer l’impact de la suppression automatique des contacts sur vos rapports et vos analytics.

Critères d’inactivité des contacts

L’inactivité d’un contact est due à l’absence de mises à jour spécifiques et à une activité avec le contact dans votre compte HubSpot. Vous pouvez personnaliser la durée d’inactivité pour votre compte. Cette période d’inactivité sera vérifiée par rapport aux valeurs du contact pour toutes les propriétés suivantes : Date de création, Heure de la dernière session, Date d’ouverture du dernier e-mail marketing et Date du dernier engagement. Un contact est considéré comme inactif s’il a été créé avant votre période d’inactivité définie et que ses valeurs pour ces propriétés sont inconnues ou n’ont pas été mises à jour dans la période d’inactivité définie.

Par exemple, votre paramètre définit les contacts comme inactifs après 30 jours d’inactivité. Un contact a été créé il y a 45 jours, sans valeur pour Heure de la dernière session, aucune valeur pour Date d’ouverture du dernier e-mail marketing et Valeur Date du dernier engagement il y a 36 jours. Ce contact sera supprimé pour cause d’inactivité.

Définir une politique de conservation des données pour les contacts inactifs

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, dans la section Gestion du compte , sélectionnez Consentement de confidentialité &.
3. Dans la section Paramètres supplémentaires , activez l’option Supprimer automatiquement les contacts inactifs .
4. Par défaut, la période d’inactivité est de 365 jours. Pour modifier la période, cliquez sur Modifier dans la section Supprimer les contacts sans activité.
5. Dans le panneau de droite, saisissez le nombre de jours qui doivent s’écouler sans activité pour qu’un contact soit considéré comme inactif.
6. Cliquez sur Enregistrer pour confirmer.

• Le contact est déplacé dans la corbeille, où il peut être restauré jusqu’à 90 jours. 
• Au bout de 90 jours, le contact est définitivement supprimé.

Désactiver la politique de conservation des données

Pour désactiver la suppression automatique des contacts inactifs :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, dans la section Gestion du compte , sélectionnez Consentement de confidentialité &.
3. Dans la section Paramètres supplémentaires , désactivez l’option Supprimer automatiquement les contacts inactifs .

Une fois que vous avez désactivé le paramètre, les contacts inactifs ne seront plus automatiquement supprimés.

Découvrez-en davantage sur la gestion des paramètres de confidentialité des données.