Zarządzanie ustawieniami polityki przechowywania danych dla nieaktywnych kontaktów

Przepisy dotyczące prywatności danych, takie jak ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO), obejmują zasady takie jak minimalizacja danych i ograniczenia przechowywania, które zalecają, aby nie przechowywać danych osobowych dłużej niż to konieczne. Aby pomóc w utrzymaniu CRM zgodnego z najlepszymi praktykami w zakresie prywatności, włącz ustawienie automatycznego usuwania danych dla nieaktywnych kontaktów. Po włączeniu tego ustawienia można dostosować, co oznacza brak aktywności dla danego konta.

Uwaga: przed skonfigurowaniem ustawień przechowywania danych zaleca się ocenę wpływu automatycznego usuwania kontaktów na raportowanie i analizy.

Gdy kontakt będzie nieaktywny przez określony czas, zostanie usunięty z opcją przywrócenia go z kosza w ciągu 90 dni. Po upływie 90 dni kontakt zostanie trwale usunięty.

Uwaga: chociaż HubSpot zapewnia tę funkcję, zespół prawny jest najlepszym źródłem porad dotyczących zgodności z przepisami w konkretnej sytuacji.

Zrozumienie kryteriów braku aktywności kontaktu

Brak aktywności kontaktu opiera się na braku konkretnych aktualizacji i aktywności z kontaktem na koncie HubSpot. Możesz dostosować czas, który definiuje brak aktywności dla Twojego konta. Ten okres braku aktywności będzie sprawdzany w odniesieniu do wartości kontaktu dla wszystkich następujących właściwości: Data utworzenia, Czas ostatniej sesji, Data otwarcia ostatniej marketingowej wiadomości e-maili Data ostatniego zaangażowania. Kontakt jest uważany za nieaktywny, jeśli został utworzony przed zdefiniowanym okresem nieaktywności, a jego wartości dla tych właściwości są nieznane lub nie zostały zaktualizowane w określonym okresie nieaktywności.

Na przykład ustawienie definiuje kontakty jako nieaktywne po 30 dniach braku aktywności. Kontakt został utworzony 45 dni temu, nie ma wartości dla Czasu ostatniej sesji, nie ma wartości dla Daty otwarcia ostatniej marketingowej wiadomości e-mail, a wartość Daty ostatniego zaangażowania wynosi 36 dni temu. Ten kontakt zostanie usunięty z powodu braku aktywności.

Skonfiguruj zasady przechowywania danych dla nieaktywnych kontaktów

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Zarządzanie kontem, wybierz Prywatność i zgoda.
3. Na karcie Konfiguracja kliknij Narzędzia prywatności.
   
4. Włącz opcję Automatycznie usuwaj nieaktywne kontakty.
5. Wybierz, czy zasady mają być stosowane zarówno do istniejących, jak i przyszłych nieaktywnych kontaktów, czy tylko do nieaktywnych kontaktów w przyszłości:
   • Aby uwzględnić istniejące kwalifikujące się kontakty, wybierz Tak, zastosuj zestaw reguł do kwalifikujących się kontaktów. Oznacza to, że istniejące kontakty zostaną ocenione i usunięte, jeśli spełnią kryteria braku aktywności , a kontakty, które spełnią kryteria w przyszłości, zostaną usunięte.
   • Aby wykluczyć istniejące kwalifikujące się kontakty, wybierz opcję Nie, nie stosuj zestawu reguł do kwalifikujących się kontaktów. Oznacza to, że tylko kontakty spełniające kryteria w przyszłości zostaną usunięte.
     
     
     
6. Kliknij Włącz zestaw reguł, aby potwierdzić.
7. Domyślnie czas nieaktywności wynosi 365 dni. Aby zmienić ramy czasowe, kliknij Edytuj w sekcji Usuń kontakty bez aktywności. W prawym panelu:
   • Wprowadź liczbę dni, które muszą upłynąć bez aktywności, aby kontakt został uznany za nieaktywny.
   • Kliknij Zapisz, aby potwierdzić.

• Kontakt jest przenoszony do kosza recyklingu, gdzie można go przywrócić na okres do 90 dni.
• Po upływie 90 dni kontakt jest trwale usuwany.

Wyłączanie zasad przechowywania danych

Aby wyłączyć automatyczne usuwanie nieaktywnych kontaktów:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
2. W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Zarządzanie kontem wybierz Prywatność i zgoda.
3. Na karcie Ustawienia kliknij Narzędzia prywatności.
4. Wyłącz opcję Automatycznie usuwaj nieaktywne kontakty.
5. W oknie dialogowym kliknij Wyłącz zestaw reguł, aby potwierdzić.

Po wyłączeniu tego ustawienia nieaktywne kontakty nie będą już automatycznie usuwane.

Dowiedz się więcej o zarządzaniu ustawieniami prywatności danych.