Zarządzaj ustawieniami zasad przechowywania danych dla nieaktywnych kontaktów

Przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, takie jak ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO), zawierają zasady takie jak minimalizacja danych i ograniczenia dotyczące przechowywania, które nakazują, by dane osobowe nie były przechowywane dłużej niż to konieczne. Aby zapewnić zgodność systemu CRM z najlepszymi praktykami w zakresie ochrony prywatności, należy włączyć opcję automatycznego usuwania danych nieaktywnych kontaktów.

Gdy kontakt pozostanie nieaktywny przez określony czas, zostanie usunięty z możliwością przywrócenia go z kosza w ciągu 90 dni. Po upływie tego 90-dniowego okresu kontakt zostanie trwale usunięty.

Uwaga: chociaż HubSpot udostępnia tę funkcję,to Twój zespół prawny jest najlepszym źródłem porad dotyczących zgodności z przepisami w Twojej konkretnej sytuacji.

Zanim zaczniesz

Przed skonfigurowaniem ustawień dotyczących przechowywania danych zaleca się ocenę wpływu, jaki automatyczne usuwanie kontaktów może mieć na raportowanie i analizy.

Kryteria braku aktywności kontaktów

Brak aktywności kontaktu wynika z braku konkretnych aktualizacji dotyczących danego kontaktu oraz braku aktywności związanej z tym kontaktem na koncie HubSpot. Możesz dostosować okres czasu, który definiuje brak aktywności na Twoim koncie. Ten okres braku aktywności będzie porównywany z wartościami kontaktu dla wszystkich poniższych właściwości: data utworzenia, czas ostatniej sesji, data ostatniego otwarcia e-maila marketingowegooraz data ostatniej interakcji. Kontakt uznaje się za nieaktywny, jeśli został utworzony przed zdefiniowanym okresem braku aktywności, a wartości tych właściwości są nieznane lub nie zostały zaktualizowane w ciągu zdefiniowanego okresu braku aktywności.

Na przykład ustawienia określają, że kontakty są uznawane za nieaktywne po 30 dniach braku aktywności. Kontakt został utworzony 45 dni temu, nie ma wartości dla „Czasu ostatniej sesji”, nie ma wartości dla „Daty ostatniego otwarcia e-maila marketingowego”, a wartość „Daty ostatniej interakcji” wynosi 36 dni temu. Ten kontakt zostanie usunięty z powodu braku aktywności.

Skonfiguruj zasady przechowywania danych dla nieaktywnych kontaktów

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie, w sekcji „Zarządzanie kontem ”, wybierz opcję „Prywatność i zgoda”.
3. W sekcji „Ustawienia dodatkowe ” włącz opcję „Automatycznie usuwaj nieaktywne kontakty ”.
4. Domyślnie okres braku aktywności wynosi 365 dni. Aby zmienić ten okres, kliknij przycisk „Edytuj” w sekcji „Usuń kontakty bez aktywności ”.
5. W prawym panelu wprowadź liczbę dni, które muszą upłynąć bez aktywności, aby kontakt został uznany za nieaktywny.
6. Kliknij „Zapisz”, aby potwierdzić.

• Kontakt zostanie przeniesiony do kosza, skąd można go przywrócić w ciągu maksymalnie 90 dni.
• Po upływie 90 dni kontakt zostanie trwale usunięty.

Wyłącz zasady przechowywania danych

Aby wyłączyć automatyczne usuwanie nieaktywnych kontaktów:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie kontem, wybierz opcję Prywatność i zgoda.
3. W sekcji „Dodatkowe ustawienia ” wyłącz przełącznik „Automatycznie usuwaj nieaktywne kontakty ”.

Po wyłączeniu tego ustawienia nieaktywne kontakty nie będą już automatycznie usuwane.

Dowiedz się więcej o zarządzaniu ustawieniami dotyczącymi prywatności danych.