一般データ保護規則(GDPR)などのデータ保護法には、データの最小化やストレージ制限などの原則が含まれており、必要以上に個人データを保持しないことが提唱されています。プライバシーに関するベストプラクティスに沿ったCRMを維持するために、非アクティブなコンタクトのデータを自動的に削除する設定をオンにします。
設定された期間、コンタクトが削除されたコンタクトは削除されます。90日以内であれば ごみ箱 から復元することができます。90日の期間が経過すると、コンタクトは完全に削除されます。
注: この機能はHubSpotも提供しますが、特定の状況に応じたコンプライアンス上のアドバイスについては自社の法務部門に相談されることをお勧めします。
始める前に
データ保持設定を行う前に、連絡先の自動削除がレポートやアナリティクスに与える影響を評価しておくことをお勧めします。
連絡不活発の判定基準
コンタクトが行動を起こさなかったのは、HubSpotアカウント内でコンタクトに対する特定の更新やコンタクトとのアクティビティーがなかったことに基づいています。アカウントの 無操作期間を定義する時間をカスタマイズ できます。この操作がなかった期間は、[ 作成日]、[ 前回セッション日時]、[ 前回のマーケティングEメール開封日]、[ 前回のエンゲージメント日]プロパティーすべてについて、コンタクトの値と照合されます。コンタクトは、定義された非アクティブ期間より前に作成され、それらのプロパティーの値が不明であるか、定義された非アクティブ期間内に更新されていない場合、非アクティブと見なされます。
例えば、30日間アクティビティーがないコンタクトは非アクティブと定義されます。コンタクトは45日前に作成され、[ 前回セッション日時]、[前回の マーケティングEメール開封日]の値がなく、[ 前回のエンゲージメント日 ]の値は36日前です。操作がなかったため、このコンタクトは削除されます。
非アクティブなコンタクトのデータ保持ポリシーを設定する
- HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
- 左のサイドバーメニューの[ アカウント管理 ]セクションで、[ プライバシー & 同意]を選択します。
- 「追加設定」セクションで、「非アクティブな連絡先を自動的に削除する」スイッチをオンにします。
- デフォルトでは、非アクティブな期間は365日間です。期間を変更するには、「アクティビティーのない連絡先を削除」セクションにある「編集」をクリックしてください。
- 右側のパネルに、連絡先を「非アクティブ」とみなすために、アクティビティーがない状態が継続しなければならない日数を入力してください。
- 「保存」をクリックして確定してください。
コンタクトが定義された非アクティブ条件を満たし、データ保持期間が終了すると、自動的に次のことが発生します。
データ保持ポリシーをオフにする
非アクティブなコンタクトの自動削除を無効にするには、次の手順を実行します。
- HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
- 左のサイドバーメニューの[ アカウント管理 ]セクションで、[ プライバシー & 同意]を選択します。
- 「追加設定」セクションで、「非アクティブな連絡先を自動的に削除する」スイッチをオフにします。
この設定をオフにすると、アクティブでないコンタクトは自動的に削除されなくなります。
データのプライバシー設定の管理について詳細をご確認ください。
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