Gerenciar configurações de política de retenção de dados para contatos inativos

As leis de privacidade de dados, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR), incluem princípios como a minimização de dados e limitações de armazenamento, que defendem a não retenção de dados pessoais por mais tempo do que o necessário. Para ajudar a manter uma conexão com as práticas recomendadas de privacidade, ative a configuração para excluir automaticamente dados de contatos inativos. Ao ativar a configuração, você pode personalizar o que a inatividade significa para sua conta.

Observe: antes de definir suas configurações de retenção de dados, é recomendável avaliar o impacto que a exclusão automática do contato pode ter em seus relatórios e análises.

Quando um contato estiver inativo pelo período de tempo definido, ele será excluído e terá a opção de restaurá-lo da lixeira em até 90 dias. Seguindo a janela de 90 dias, o contato será excluído permanentemente.

Observe: embora o HubSpot forneça esse recurso, sua equipe jurídica é o melhor recurso para fornecer conselhos de conformidade para sua situação específica.

Compreender os critérios de inatividade do contato

A inatividade do Contato se baseia na falta de atualizações específicas e na atividade do contato na sua conta da HubSpot. Você pode personalizar o valor de tempo que define a inatividade para sua conta. Esse período de inatividade será verificado em relação aos valores do contato para todas as seguintes propriedades: Data de criação, Hora da última sessão, Data da última abertura do e-mail de marketing e Data do último engajamento. Um contato é considerado inativo se foi criado antes de seu período definido de inatividade e seus valores para essas propriedades são desconhecidos ou não foram atualizados dentro do período definido de inatividade.

Por exemplo, sua configuração define os contatos como inativos após 30 dias sem atividade. Um contato foi criado há 45 dias, não tem valor para Hora da última sessão, nenhum valor para Data da última abertura do e-mail de marketing e um valor da Data do último engajamento de 36 dias atrás. Este contato será excluído devido à inatividade.

Configurar uma política de retenção de dados para contatos inativos

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, na seção Gerenciamento de Contas , selecione Privacidade & Consentimento.
3. Na guia Configuração , clique em Ferramentas de privacidade.
   
4. Ativa ou desativa a opção Excluir contatos inativos automaticamente .
5. Selecione se deseja aplicar a política aos contatos inativos existentes e futuros ou somente aos contatos inativos que estão avançando:
   • Para incluir contatos elegíveis existentes, selecione Sim, aplicar conjunto de regras a contatos elegíveis. Isso significa que os contatos existentes serão avaliados e excluídos se atenderem aos critérios de inatividade e os contatos que atenderem aos critérios no futuro serão excluídos.
   • Para excluir contatos qualificados existentes, selecione Não, não aplicar conjunto de regras a contatos qualificados. Isso significa que apenas os contatos que atenderem aos critérios no futuro serão excluídos. 
     
     
     
6. Clique em Ativar conjunto de regras para confirmar. 
7. Por padrão, o período de inatividade é de 365 dias. Para alterar o intervalo de tempo, clique em Editar na seção Excluir contatos sem atividade . No painel direito:
   • Informe o número de dias que devem transcorrer sem atividade para que um contato seja considerado inativo.
   • Clique em Salvar para confirmar. 

• O contato é transferido para a lixeira, onde pode ser restaurado por até 90 dias. 
• Após 90 dias, o contato é excluído permanentemente.

Desativar a política de retenção de dados

Para desativar a exclusão automática de contatos inativos:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, na seção Gerenciamento de Contas , selecione Privacidade & Consentimento.
3. Na guia Configuração , clique em Ferramentas de privacidade.
4. A opção Excluir contatos inativos desliga automaticamente .
5. Na caixa de diálogo, clique em Desativar conjunto de regras para confirmar.

Depois de desabilitar a configuração, os contatos inativos não serão mais excluídos automaticamente.

Saiba mais sobre o gerenciamento das configurações de privacidade de dados.