Hantera policyinställningar för datalagring för inaktiva kontakter

Dataskyddslagar, som den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR), innehåller principer som dataminimering och lagringsbegränsningar, som förespråkar att personuppgifter inte ska sparas längre än nödvändigt. För att upprätthålla ett CRM-system som är anpassat till bästa praxis för sekretess kan du aktivera inställningen för att automatiskt radera data för inaktiva kontakter. När du aktiverar inställningen kan du anpassa vad inaktivitet innebär för ditt konto.

När en kontakt är inaktiv under den definierade tidsperioden raderas den med möjlighet att återställa den från återvinningsfacket inom 90 dagar. Efter 90-dagarsfönstret raderas kontakten permanent.

Observera: även om HubSpot tillhandahåller den här funktionen är ditt juridiska team den bästa resursen för att ge råd om efterlevnad för din specifika situation.

Förstå kriterier för inaktivitet av kontakter

Kontaktinaktivitet baseras på en brist på uppdateringar av och aktivitet med kontakten i ditt HubSpot-konto. En kontakt anses vara inaktiv om den uppfyller alla följande kriterier:

• Tidpunkten för den senaste sessionen är före din definierade inaktivitetsperiod
• Senaste öppningsdatum för marknadsföringsmail är före din definierade inaktivitetsperiod
• Datum försenaste engagemang är före din definierade period av inaktivitet

Upprätta en policy för datalagring för inaktiva kontakter

Superadministratörer kan konfigurera eller ändra policyn för datalagring.

Observera: innan du ställer in dina inställningar för datalagring rekommenderar vi att du bedömer vilken inverkan automatisk radering av kontakter kan ha på din rapportering och analys.

Så här konfigurerar du automatisk radering av inaktiva kontakter:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Välj Sekretess och samtycke i avsnittet Kontohantering i menyn till vänster i sidofältet.
3. På fliken Inställningar klickar du på Sekretessverktyg.
   
4. Slå på knappen Ta bort inaktiva kontakter automatiskt.
5. Välj om policyn ska gälla för både befintliga och framtida inaktiva kontakter eller bara för inaktiva kontakter framöver:
   • Om du vill inkludera befintliga berättigade kontakter väljer du Yes, apply ruleset to eligible contacts. Det innebär att befintliga kontakter kommer att utvärderas och raderas om de uppfyller kriterierna för inaktivitet och att kontakter som uppfyller kriterierna i framtiden kommer att raderas.
   • Om du vill utesluta befintliga behöriga kontakter väljer du No, do not apply ruleset to eligible contacts. Detta innebär att endast kontakter som uppfyller kriterierna i framtiden kommer att raderas.
     
     
6. Klicka på Turn on ruleset för att bekräfta.
7. Som standard är tidsramen för inaktivitet 365 dagar. Om du vill ändra tidsramen klickar du på Edit i avsnittet Delete contacts with no activity. I den högra panelen:
   • Ange det antal dagar som måste gå utan aktivitet för att en kontakt ska anses vara inaktiv.
   • Klicka på Spara för att bekräfta.

• Kontakten flyttas till återvinningsfacket, där den kan återställas i upp till 90 dagar.
• Efter 90 dagar raderas kontakten permanent.

Stäng av policyn för datalagring

Så här stänger du av den automatiska raderingen av inaktiva kontakter:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Välj Sekretess och samtycke i avsnittet Kontohantering i menyn i vänster sidofält.
3. På fliken Inställningar klickar du på Sekretessverktyg.
4. Avaktivera alternativet Ta bort inaktiva kontakter automatiskt.
5. I dialogrutan klickar du på Stäng av regler för att bekräfta.

När du har stängt av inställningen kommer inaktiva kontakter inte längre att raderas automatiskt framöver.

Läs mer om hur du hanterar dina sekretessinställningar för data.