Ajuste de la política de conservación de datos de los contactos inactivos

Las leyes de privacidad de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), incluyen principios como la minimización de datos y las limitaciones de almacenamiento, que promueven no conservar los datos personales más tiempo del necesario. Para ayudar a mantener un CRM alineado con las mejores prácticas de privacidad, active el ajuste para eliminar automáticamente los datos de los contactos inactivos. 

Una vez que un contacto esté inactivo durante el periodo de tiempo definido, se eliminará con la opción de restaurarlo desde la papelera de reciclaje en un plazo de 90 días. Una vez transcurrido el plazo de 90 días, el contacto se eliminará definitivamente.

Ten en cuenta que , aunque HubSpot ofrece esta función, tu equipo jurídico es el mejor recurso para asesorarte sobre el cumplimiento de la normativa en tu situación específica.

Antes de empezar

Antes de configurar los ajustes de retención de datos, se recomienda evaluar el impacto que la eliminación automática de contactos podría tener en tus informes y análisis.

Criterios para considerar un contacto inactivo

La inactividad del contacto se basa en la falta de actualizaciones específicas y de actividad con el contacto en tu cuenta de HubSpot. Puede personalizar la cantidad de tiempo que define la inactividad de su cuenta. Ese periodo de inactividad se cotejará con los valores del contacto para todas las propiedades siguientes: Fecha de creación, Hora de la última sesión, Fecha de apertura del último email marketingy Fecha de la última interacción. Un contacto se considera inactivo si se creó antes de su periodo de inactividad definido y sus valores para esas propiedades son desconocidos o no se han actualizado dentro del periodo de inactividad definido.

Por ejemplo, su configuración define los contactos como inactivos después de 30 días sin actividad. Un contacto se creó hace 45 días, no tiene ningún valor para Hora de la última sesión, ningún valor para Fecha de apertura del último email marketing y un valor de Fecha de última interacción de hace 36 días. Este contacto se eliminará por inactividad.

Ajuste de una política de retención de datos para los contactos inactivos

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, en la sección Gestión de cuentas , seleccione Privacidad & Consentimiento.
3. En la sección «Configuración adicional », activa la opción «Eliminar automáticamente los contactos inactivos ».
4. De forma predeterminada, el plazo de inactividad es de 365 días. Para cambiar el intervalo de tiempo, haz clicen «Editar »en la sección«Eliminar contactos sin actividad ».
5. En el panel de la derecha, introduce el número de días que deben transcurrir sin actividad para que un contacto se considere inactivo.
6. Haz clic en «Guardar» para confirmar. 

• El contacto se traslada a la papelera de reciclaje, donde puede restaurarse durante un máximo de 90 días. 
• Transcurridos 90 días, el contacto se elimina definitivamente.

Desactivar la política de conservación de datos

Para desactivar el borrado automático de contactos inactivos:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, en la sección Gestión de cuentas , seleccione Privacidad & Consentimiento.
3. En la sección «Configuración adicional », desactiva la opción «Eliminar automáticamente los contactos inactivos ».

Una vez que hayas desactivado el ajuste, los contactos inactivos ya no se eliminarán automáticamente en adelante.

Obtenga más información sobre la gestión de los ajustes de privacidad de sus datos.