Ajuste de la política de conservación de datos de los contactos inactivos

Las leyes de privacidad de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), incluyen principios como la minimización de datos y las limitaciones de almacenamiento, que promueven no conservar los datos personales más tiempo del necesario. Para ayudar a mantener un CRM alineado con las mejores prácticas de privacidad, active el ajuste para eliminar automáticamente los datos de los contactos inactivos. Al activar el ajuste, puedes personalizar lo que significa la inactividad para tu cuenta.

Una vez que un contacto esté inactivo durante el periodo de tiempo definido, se eliminará con la opción de restaurarlo desde la papelera de reciclaje en un plazo de 90 días. Una vez transcurrido el plazo de 90 días, el contacto se eliminará definitivamente. 

Ten en cuenta que , aunque HubSpot ofrece esta función, tu equipo jurídico es el mejor recurso para asesorarte sobre el cumplimiento de la normativa en tu situación específica.

Comprender los criterios de inactividad de los contactos

La inactividad del contacto se basa en la falta de actualizaciones y actividad con el contacto en tu cuenta de HubSpot. Un contacto se considera inactivo si cumple todos los criterios siguientes:

• La hora de la última sesión es anterior al periodo de inactividad definido
• La última fecha de apertura del email marketing es anterior al periodo de inactividad definido
• La última fecha de interacción es antes de su periodo de inactividad definido

Ajuste de una política de retención de datos para los contactos inactivos

Los superadministradores pueden ajustar o modificar la política de retención de datos.

Nota: antes de establecer los ajustes de retención de datos, se recomienda evaluar el impacto que la eliminación automática de contactos puede tener en sus informes y análisis.

Para configurar la eliminación automática de contactos inactivos:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, en la sección Gestión de cuentas , seleccione Privacidad & Consentimiento.
3. En la pestaña Configuración , haga clic en Herramientas de privacidad.
   
4. Activa automáticamente la opción Eliminar contactos inactivos .
5. Seleccione si desea aplicar la política tanto a los contactos inactivos actuales como a los futuros, o sólo a los contactos inactivos en adelante:
   • Para incluir contactos elegibles existentes, seleccione Sí, aplicar conjunto de reglas a contactos elegibles. Esto significa que los contactos existentes serán evaluados y eliminados si cumplen los criterios de inactividad y que los contactos que los cumplan en el futuro serán eliminados.
   • Para excluir contactos elegibles existentes, seleccione No, no aplicar conjunto de reglas a contactos elegibles. Esto significa que sólo se eliminarán los contactos que cumplan los criterios en el futuro.
     
     
6. Haga clic en Activar conjunto de reglas para confirmar. 
7. De forma predeterminada, el plazo de inactividad es de 365 días. Para cambiar el plazo, haz clic en Editar en la sección Eliminar contactos sin actividad . En el panel derecho:
   • Introducir el número de días que deben transcurrir sin actividad para que un contacto se considere inactivo.
   • Haz clic en Guardar para confirmar. 

• El contacto se traslada a la papelera de reciclaje, donde puede restaurarse durante un máximo de 90 días. 
• Transcurridos 90 días, el contacto se elimina definitivamente.

Desactivar la política de conservación de datos

Para desactivar el borrado automático de contactos inactivos:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, en la sección Gestión de cuentas , seleccione Privacidad & Consentimiento.
3. En la pestaña Configuración , haga clic en Herramientas de privacidad.
4. Activa la opción Eliminar contactos inactivos automáticamente .
5. En el cuadro de diálogo, haga clic en Desactivar conjunto de reglas para confirmar.

Una vez que hayas desactivado el ajuste, los contactos inactivos ya no se eliminarán automáticamente en adelante.

Obtenga más información sobre la gestión de los ajustes de privacidad de sus datos.