管理非活躍聯絡人的資料保留政策設定

資料隱私權法律 (例如「一般資料保護規範」(GDPR)) 包含資料最小化和儲存限制等原則，主張不要保留個人資料超過必要的時間。為了協助維持 CRM 符合隱私權最佳實務，請開啟自動刪除不活動聯絡人資料的設定。開啟設定時，您可以自訂不活動對您帳戶的意義。

請注意：在設定資料保留設定之前，建議先評估自動刪除聯絡人可能會對您的報告和分析造成的影響。

一旦聯絡人在定義的時間內沒有活動，該聯絡人將被刪除，並可選擇在 90 天內從回收站恢復。90 天之後聯絡人將被永久刪除。

請注意：雖然 HubSpot 提供此功能，但您的法律團隊是針對您的特定情況提供合規建議的最佳資源。

瞭解聯絡人不活動的標準

聯絡人不活躍是基於您的 HubSpot 帳戶中的聯絡人缺乏特定更新和活動。您可以自訂定義帳戶不活動的時間。這段不活躍時間將檢查聯絡人所有下列屬性的值：建立日期、最後會話時間、最後開啟行銷電子郵件日期， 以及 最後接洽日期。如果聯絡人是在您定義的不活躍期間之前建立，且這些屬性的值未知或在定義的不活躍期間內未更新，則該聯絡人會被視為不活躍。

例如，您的設定將 30 天沒有活動的聯絡人定義為不活躍。某聯絡人是在 45 天前建立的，但沒有上次會話時間的值，也沒有上次 行銷電子郵件開啟日期的值，而上次接觸日期的值是 36 天前。此聯絡人將因不活躍而被刪除。

設定不活躍聯絡人的資料保留政策

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 在左側功能表的「帳戶管理」部分，選擇「隱私權與同意」。
3. 在「設定」標籤中，按一下隱私權工具。
   
4. 切換開啟自動刪除不活動聯絡人開關。
5. 選擇是否將政策套用至現有及未來的不活躍聯絡人，或僅套用至未來的不活躍聯絡人：
   • 若要包含現有符合條件的聯絡人，請選取是，將規則集套用至符合條件的聯絡人。這表示如果現有聯絡人符合不動態標準，就會進行評估和刪除，而未來符合標準的聯絡人也會被刪除。
   • 若要排除現有符合條件的聯絡人，請選擇否，不將規則集應用於符合條件的聯絡人。這表示只有未來符合條件的聯絡人才會被刪除。
     
     
6. 按一下開啟規則集以確認。
7. 根據預設，不活動的時間範圍為 365 天。若要變更時限，請在刪除無活動的聯絡人部分按一下編輯 。在右側面板中
   • 輸入沒有活動的聯絡人被視為不活躍的天數。
   • 按一下儲存以確認。

• 連絡人會被移至回收站，在回收站中最多可恢復 90 天。
• 90 天後，聯絡人將被永久刪除。

關閉資料保留政策

要關閉自動刪除不活動聯絡人的功能：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 在左側功能表的「帳戶管理」部分，選擇「隱私權與同意」。
3. 在「設定」標籤中，按一下隱私權工具。
4. 切換關閉自動刪除不活動聯絡人的開關。
5. 在對話方塊中，按一下關閉規則集以確認。

關閉設定後，往後不再會自動刪除不活動的聯絡人。

進一步瞭解如何管理資料隱私權設定。