Richtlinieneinstellungen für die Datenaufbewahrung für inaktive Kontakte verwalten

Datenschutzgesetze, wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), enthalten Grundsätze wie Datenminimierung und Speicherbeschränkungen, die sich dafür einsetzen, personenbezogene Daten nicht länger als nötig aufzubewahren. Um dafür zu sorgen, dass ein CRM mit den Best Practices für den Datenschutz übereinstimmt, aktivieren Sie die Einstellung zum automatischen Löschen von Daten für inaktive Kontakte. Wenn Sie die Einstellung aktivieren, können Sie anpassen, was Inaktivität für Ihren Account bedeutet.

Sobald ein Kontakt für den definierten Zeitraum inaktiv ist, wird er gelöscht mit der Option, ihn innerhalb von 90 Tagen aus dem Papierkorb wiederherzustellen. Nach Ablauf des 90-Tage-Fensters wird der Kontakt endgültig gelöscht. 

Bitte beachten: Obwohl HubSpot dieses Feature zur Verfügung stellt, ist Ihre Rechtsabteilung die beste Ressource, um Compliance-Ratschläge für Ihre spezielle Situation zu geben.

Kriterien für Inaktivität von Kontakten verstehen

Die Inaktivität eines Kontakts ist darauf zurückzuführen, dass der Kontakt in Ihrem HubSpot-Account nicht aktualisiert wurde und keine Aktivitäten mit ihm ausgeführt wurde. Ein Kontakt gilt als inaktiv, wenn er alle folgenden Kriterien erfüllt:

• Zeitpunkt der letzten Sitzung liegt vor dem festgelegten Zeitraum der Inaktivität
• Das Datum des letzten Öffnens einer Marketing-E-Mail liegt vor dem definierten Zeitraum der Inaktivität
• Datum der letzten Interaktion liegt vor dem definierten Zeitraum der Inaktivität

Eine Richtlinie zur Datenaufbewahrung für inaktive Kontakte einrichten

Super-Admins können die Richtlinie zur Datenaufbewahrung einrichten oder ändern.

Bitte beachten: Bevor Sie Ihre Einstellungen für die Datenaufbewahrung einrichten, sollten Sie die Auswirkungen der automatischen Löschung von Kontakten auf Ihre Berichte und Analytics bewerten.

So konfigurieren Sie die automatische Löschung inaktiver Kontakte:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Wählen Sie im Menü in der linken Seitenleiste im Abschnitt Account-Verwaltung die Option Datenschutzeinwilligung &aus.
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Setup auf Datenschutztools.
   
4. Aktivieren Sie den Schalter Inaktive Kontakte automatisch löschen .
5. Wählen Sie aus, ob die Richtlinie sowohl auf bestehende als auch auf zukünftige inaktive Kontakte oder nur auf inaktive Kontakte angewendet werden soll:
   • Um bereits qualifizierte Kontakte einzuschließen, wählen Sie Ja, Regelsatz auf berechtigte Kontakte anwenden aus. Das bedeutet, dass bestehende Kontakte bewertet und gelöscht werden, wenn sie die Kriterien für Inaktivität erfüllen, und dass Kontakte, die diese Kriterien in Zukunft erfüllen, gelöscht werden.
   • Um vorhandene qualifizierte Kontakte auszuschließen, wählen Sie Nein, Regelsatz nicht auf berechtigte Kontakte anwenden aus. Das bedeutet, dass nur Kontakte gelöscht werden, die die Kriterien in Zukunft erfüllen.
     
     
6. Klicken Sie zur Bestätigung auf Regelsatz aktivieren . 
7. Standardmäßig beträgt der Zeitraum für Inaktivität 365 Tage. Um den Zeitraum zu ändern, klicken Sie im Abschnitt Kontakte ohne Aktivität löschen auf Bearbeiten. Im rechten Bereich:
   • Geben Sie die Anzahl der Tage ein, die ohne Aktivität vergehen müssen, damit ein Kontakt als inaktiv gilt.
   • Klicken Sie zur Bestätigung auf Speichern. 

• Der Kontakt wird in den Papierkorb verschoben, wo er bis zu 90 Tage lang wiederhergestellt werden kann. 
• Nach 90 Tagen wird der Kontakt endgültig gelöscht.

Richtlinie zur Datenaufbewahrung deaktivieren

So deaktivieren Sie die automatische Löschung inaktiver Kontakte:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Wählen Sie im Menü in der linken Seitenleiste im Abschnitt Account-Verwaltung die Option Datenschutzeinwilligung &aus.
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Setup auf Datenschutztools.
4. Deaktivieren Sie den Schalter Inaktive Kontakte automatisch löschen .
5. Klicken Sie im Dialogfeld zur Bestätigung auf Regelsatz deaktivieren .

Sobald Sie die Einstellung deaktiviert haben, werden inaktive Kontakte nicht mehr automatisch gelöscht.

Erfahren Sie mehr über das Verwalten Ihrer Datenschutzeinstellungen.