Richtlinieneinstellungen für die Datenaufbewahrung für inaktive Kontakte verwalten

Datenschutzgesetze, wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), enthalten Grundsätze wie Datenminimierung und Speicherbeschränkungen, die sich dafür einsetzen, personenbezogene Daten nicht länger als nötig aufzubewahren. Um dafür zu sorgen, dass ein CRM mit den Best Practices für den Datenschutz übereinstimmt, aktivieren Sie die Einstellung zum automatischen Löschen von Daten für inaktive Kontakte. Wenn Sie die Einstellung aktivieren, können Sie anpassen, was Inaktivität für Ihren Account bedeutet.

Bitte beachten: Bevor Sie Ihre Einstellungen für die Datenaufbewahrung einrichten, sollten Sie die Auswirkungen der automatischen Löschung von Kontakten auf Ihre Berichte und Analytics bewerten.

Sobald ein Kontakt für den definierten Zeitraum inaktiv ist, wird er gelöscht mit der Option, ihn innerhalb von 90 Tagen aus dem Papierkorb wiederherzustellen. Nach Ablauf des 90-Tage-Fensters wird der Kontakt endgültig gelöscht.

Bitte beachten: Obwohl HubSpot dieses Feature zur Verfügung stellt, ist Ihre Rechtsabteilung die beste Ressource, um Compliance-Ratschläge für Ihre spezielle Situation zu geben.

Kriterien für Inaktivität von Kontakten verstehen

Die Inaktivität eines Kontakts liegt daran, dass es an bestimmten Aktualisierungen und Aktivitäten mit dem Kontakt in Ihrem HubSpot-Account mangelt. Sie können den Betrag anpassen, der die Inaktivität für Ihren Account definiert. Dieser Zeitraum der Inaktivität wird mit den Werten des Kontakts für alle folgenden Eigenschaften abgeglichen: Erstellungsdatum, Zeitpunkt der letzten Sitzung, Datum des letzten Öffnens einer Marketing-E-Mail und Datum der letzten Interaktion. Ein Kontakt gilt als inaktiv, wenn er vor Ihrem definierten Zeitraum der Inaktivität erstellt wurde und seine Werte für diese Eigenschaften entweder unbekannt sind oder nicht innerhalb des definierten Zeitraums der Inaktivität aktualisiert wurden.

Beispielsweise definiert Ihre Einstellung Kontakte nach 30 Tagen ohne Aktivität als inaktiv. Ein Kontakt wurde vor 45 Tagen erstellt, hat keinen Wert für Zeitpunkt der letzten Sitzung, keinen Wert für Datum des letzten Öffnens einer Marketing-E-Mail und einen Wert für Datum der letzten Interaktion von vor 36 Tagen. Dieser Kontakt wird aufgrund von Inaktivität gelöscht.

Eine Richtlinie zur Datenaufbewahrung für inaktive Kontakte einrichten

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Wählen Sie im Menü in der linken Seitenleiste im Abschnitt Account-Verwaltung die Option Datenschutzeinwilligung &aus.
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Setup auf Datenschutztools.
   
4. Aktivieren Sie den Schalter Inaktive Kontakte automatisch löschen .
5. Wählen Sie aus, ob die Richtlinie sowohl auf bestehende als auch auf zukünftige inaktive Kontakte oder nur auf inaktive Kontakte angewendet werden soll:
   • Um bereits qualifizierte Kontakte einzuschließen, wählen Sie Ja, Regelsatz auf berechtigte Kontakte anwenden aus. Das bedeutet, dass bestehende Kontakte bewertet und gelöscht werden, wenn sie die Kriterien für Inaktivität erfüllen, und dass Kontakte, die diese Kriterien in Zukunft erfüllen, gelöscht werden.
   • Um vorhandene qualifizierte Kontakte auszuschließen, wählen Sie Nein, Regelsatz nicht auf berechtigte Kontakte anwenden aus. Das bedeutet, dass nur Kontakte gelöscht werden, die die Kriterien in Zukunft erfüllen.
     
     
6. Klicken Sie zur Bestätigung auf Regelsatz aktivieren . 
7. Standardmäßig beträgt der Zeitraum für Inaktivität 365 Tage. Um den Zeitraum zu ändern, klicken Sie im Abschnitt Kontakte ohne Aktivität löschen auf Bearbeiten. Im rechten Bereich:
   • Geben Sie die Anzahl der Tage ein, die ohne Aktivität vergehen müssen, damit ein Kontakt als inaktiv gilt.
   • Klicken Sie zur Bestätigung auf Speichern. 

• Der Kontakt wird in den Papierkorb verschoben, wo er bis zu 90 Tage lang wiederhergestellt werden kann. 
• Nach 90 Tagen wird der Kontakt endgültig gelöscht.

Richtlinie zur Datenaufbewahrung deaktivieren

So deaktivieren Sie die automatische Löschung inaktiver Kontakte:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Wählen Sie im Menü in der linken Seitenleiste im Abschnitt Account-Verwaltung die Option Datenschutzeinwilligung &aus.
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Setup auf Datenschutztools.
4. Deaktivieren Sie den Schalter Inaktive Kontakte automatisch löschen .
5. Klicken Sie im Dialogfeld zur Bestätigung auf Regelsatz deaktivieren .

Sobald Sie die Einstellung deaktiviert haben, werden inaktive Kontakte nicht mehr automatisch gelöscht.

Erfahren Sie mehr über das Verwalten Ihrer Datenschutzeinstellungen.