Gestione delle impostazioni dei criteri di conservazione dei dati per i contatti inattivi

Le leggi sulla privacy, come il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), includono principi come la minimizzazione dei dati e la limitazione della conservazione, che raccomandano di non conservare i dati personali più a lungo del necessario. Per mantenere un CRM in linea con le best practice sulla privacy, attivate l'impostazione per eliminare automaticamente i dati dei contatti inattivi. Quando si attiva l'impostazione, è possibile personalizzare il significato di inattività per il proprio account.

Nota bene: prima di impostare le impostazioni di conservazione dei dati, si consiglia di valutare l'impatto che l'eliminazione automatica dei contatti può avere sulla reportistica e sulle analisi.

Una volta che un contatto è inattivo per il periodo di tempo definito, verrà eliminato con la possibilità di ripristinarlo dal cestino entro 90 giorni. Trascorsi i 90 giorni, il contatto viene eliminato definitivamente.

Nota bene: sebbene HubSpot fornisca questa funzione, il vostro team legale è la risorsa migliore per fornire consigli sulla conformità alla vostra situazione specifica.

Capire i criteri di inattività dei contatti

L'inattività dei contatti si basa sulla mancanza di aggiornamenti specifici e di attività con il contatto nel vostro account HubSpot. È possibile personalizzare il periodo di tempo che definisce l'inattività per l'account. Questo periodo di inattività viene controllato in base ai valori del contatto per tutte le seguenti proprietà: Data di creazione, Ora dell'ultima sessione, Data di apertura dell'ultima e-mail di marketinge Data dell'ultimo coinvolgimento. Un contatto è considerato inattivo se è stato creato prima del periodo di inattività definito e i suoi valori per queste proprietà sono sconosciuti o non sono stati aggiornati entro il periodo di inattività definito.

Ad esempio, l'impostazione definisce i contatti come inattivi dopo 30 giorni di inattività. Un contatto è stato creato 45 giorni fa, non ha alcun valore per l'ora dell'ultima sessione, nessun valore per la data di apertura dell'ultima e-mail di marketing e un valore per la data dell'ultimo impegno di 36 giorni fa. Questo contatto verrà eliminato a causa dell'inattività.

Impostare un criterio di conservazione dei dati per i contatti inattivi

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione Gestione account, selezionare Privacy e consenso.
3. Nella scheda Impostazione, fare clic su Strumenti per la privacy.
   
4. Attivare l'opzione Elimina automaticamente i contatti inattivi.
5. Selezionare se applicare il criterio sia ai contatti inattivi esistenti che a quelli futuri o solo a quelli inattivi in futuro:
   • Per includere i contatti idonei esistenti, selezionare Sì, applica il set di regole ai contatti idonei. Ciò significa che i contatti esistenti saranno valutati ed eliminati se soddisfano i criteri di inattività e che i contatti che soddisfano i criteri in futuro saranno eliminati.
   • Per escludere i contatti idonei esistenti, selezionare No, non applicare il set di regole ai contatti idonei. In questo modo verranno eliminati solo i contatti che soddisfano i criteri in futuro.
     
     
     
6. Fare clic su Attiva ruleset per confermare.
7. Per impostazione predefinita, il periodo di inattività è di 365 giorni. Per modificare l'intervallo di tempo, fare clic su Modifica nella sezione Elimina contatti senza attività. Nel pannello di destra:
   • Inserire il numero di giorni che devono trascorrere senza attività perché un contatto sia considerato inattivo.
   • Fare clic su Salva per confermare.

• Il contatto viene spostato nel cestino, dove può essere ripristinato per un massimo di 90 giorni.
• Dopo 90 giorni, il contatto viene eliminato definitivamente.

Disattivare la politica di conservazione dei dati

Per disattivare l'eliminazione automatica dei contatti inattivi:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu laterale sinistro, nella sezione Gestione account, selezionare Privacy e consenso.
3. Nella scheda Impostazione, fare clic su Strumenti per la privacy.
4. Disattivare l'interruttore Elimina automaticamente i contatti inattivi.
5. Nella finestra di dialogo, fare clic su Disattiva ruleset per confermare.

Una volta disattivata l'impostazione, i contatti inattivi non verranno più eliminati automaticamente.

Per saperne di più sulla gestione delle impostazioni di privacy dei dati.