Gestisci le impostazioni relative alla politica di conservazione dei dati per i contatti inattivi

Le leggi sulla protezione dei dati, come il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), prevedono principi quali la minimizzazione dei dati e i limiti di conservazione, che raccomandano di non conservare i dati personali più a lungo del necessario. Per garantire che il CRM sia conforme alle migliori pratiche in materia di privacy, attiva l'impostazione che consente la cancellazione automatica dei dati relativi ai contatti inattivi.

Una volta che un contatto rimane inattivo per il periodo di tempo definito, verrà eliminato con la possibilità di ripristinarlo dal cestino entro 90 giorni. Trascorso il periodo di 90 giorni, il contatto verrà eliminato definitivamente.

Nota bene: sebbene HubSpot metta a disposizione questa funzionalità, il tuo team legale è la risorsa più indicata per fornirti consulenza in materia di conformità alla normativa per la tua situazione specifica.

Prima di iniziare

Prima di configurare le impostazioni di conservazione dei dati, si consiglia di valutare l’impatto che l’eliminazione automatica dei contatti potrebbe avere sulla reportistica e sull’analisi dei dati.

Criteri di inattività dei contatti

L'inattività di un contatto si basa sull'assenza di aggiornamenti specifici e di attività relative a quel contatto nel tuo account HubSpot. È possibile personalizzare il periodo di tempo che definisce l’inattività per il proprio account. Tale periodo di inattività verrà verificato in base ai valori del contatto per tutte le seguenti proprietà: data di creazione, ora dell’ultima sessione, data dell’ultima apertura di un’e-mail di marketing, edata dell’ultimo coinvolgimento. Un contatto è considerato inattivo se è stato creato prima del periodo di inattività definito e i valori relativi a tali proprietà sono sconosciuti o non sono stati aggiornati entro il periodo di inattività definito.

Ad esempio, le impostazioni definiscono i contatti come inattivi dopo 30 giorni di inattività. Un contatto è stato creato 45 giorni fa, non presenta alcun valore per «Ora dell’ultima sessione» né per «Data di apertura dell’ultima e-mail di marketing», mentre il valore di «Data dell’ultimo coinvolgimento » risale a 36 giorni fa. Questo contatto verrà eliminato a causa dell’inattività.

Configurare una politica di conservazione dei dati per i contatti inattivi

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione " Gestione account ", seleziona " Privacy e consenso".
3. Nella sezione Impostazioni aggiuntive, attiva l'opzione Elimina automaticamente i contatti inattivi.
4. Per impostazione predefinita, il periodo di inattività è di 365 giorni. Per modificare tale periodo, cliccasu Modifica nella sezione" Elimina i contatti inattivi".
5. Nel pannello a destra, inserisci il numero di giorni che devono trascorrere senza attività affinché un contatto sia considerato inattivo.
6. Fai clic su " Salva" per confermare.

• Il contatto viene spostato nel cestino, da dove può essere ripristinato entro 90 giorni.
• Dopo 90 giorni, il contatto viene eliminato definitivamente.

Disattiva la politica di conservazione dei dati

Per disattivare l'eliminazione automatica dei contatti inattivi:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu laterale a sinistra, nella sezione Gestione account, seleziona Privacy e consenso.
3. Nella sezione Impostazioni aggiuntive, disattiva l'opzione " Elimina automaticamente i contatti inattivi ".

Una volta disattivata questa impostazione, i contatti inattivi non verranno più eliminati automaticamente.

Scopri di più sulla gestione delle impostazioni relative alla privacy dei tuoi dati.