Gestione delle impostazioni dei criteri di conservazione dei dati per i contatti inattivi

Le leggi sulla privacy, come il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), includono principi come la minimizzazione dei dati e la limitazione della conservazione, che sostengono la necessità di non conservare i dati personali più a lungo del necessario. Per mantenere un CRM in linea con le best practice sulla privacy, attivate l'impostazione per eliminare automaticamente i dati dei contatti inattivi. Quando si attiva l'impostazione, è possibile personalizzare il significato di inattività per il proprio account.

Una volta che un contatto è inattivo per il periodo di tempo definito, verrà eliminato con la possibilità di ripristinarlo dal cestino entro 90 giorni. Trascorsi i 90 giorni, il contatto verrà eliminato definitivamente.

Nota bene: sebbene HubSpot fornisca questa funzione, il vostro team legale è la risorsa migliore per fornire consigli sulla conformità alla vostra situazione specifica.

Capire i criteri di inattività dei contatti

L'inattività di un contatto si basa sulla mancanza di aggiornamenti e di attività con il contatto nel vostro account HubSpot. Un contatto è considerato inattivo se soddisfa tutti i seguenti criteri:

• L'ora dell'ultima sessione è precedente al periodo di inattività definito.
• La data di apertura dell'ultima e-mail di marketing è antecedente al periodo di inattività definito
• Ladata dell'ultimo coinvolgimento è precedente al periodo di inattività definito.

Impostare una politica di conservazione dei dati per i contatti inattivi

I superamministratori possono impostare o modificare i criteri di conservazione dei dati.

Nota bene: prima di impostare le impostazioni di conservazione dei dati, si consiglia di valutare l'impatto che l'eliminazione automatica dei contatti può avere sui rapporti e sulle analisi.

Per configurare l'eliminazione automatica dei contatti inattivi:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu laterale sinistro, nella sezione Gestione account, selezionare Privacy e consenso.
3. Nella scheda Impostazione, fare clic su Strumenti per la privacy.
   
4. Attivare l'interruttore Elimina automaticamente i contatti inattivi.
5. Selezionare se applicare il criterio sia ai contatti inattivi esistenti che a quelli futuri o solo a quelli inattivi in futuro:
   • Per includere i contatti idonei esistenti, selezionare Sì, applica il set di regole ai contatti idonei. Ciò significa che i contatti esistenti saranno valutati ed eliminati se soddisfano i criteri di inattività e che i contatti che soddisfano i criteri in futuro saranno eliminati.
   • Per escludere i contatti idonei esistenti, selezionare No, non applicare il set di regole ai contatti idonei. In questo modo verranno eliminati solo i contatti che soddisfano i criteri in futuro.
     
     
6. Fare clic su Attiva ruleset per confermare.
7. Per impostazione predefinita, il periodo di inattività è di 365 giorni. Per modificare l'intervallo di tempo, fare clic su Modifica nella sezione Elimina contatti senza attività. Nel pannello di destra:
   • Inserire il numero di giorni che devono trascorrere senza attività perché un contatto sia considerato inattivo.
   • Fare clic su Salva per confermare.

• Il contatto viene spostato nel cestino, dove può essere ripristinato per un massimo di 90 giorni.
• Dopo 90 giorni, il contatto viene eliminato definitivamente.

Disattivare la politica di conservazione dei dati

Per disattivare l'eliminazione automatica dei contatti inattivi:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu laterale sinistro, nella sezione Gestione account, selezionare Privacy e consenso.
3. Nella scheda Impostazione, fare clic su Strumenti per la privacy.
4. Disattivare l'interruttore Elimina automaticamente i contatti inattivi.
5. Nella finestra di dialogo, fare clic su Disattiva ruleset per confermare.

Una volta disattivata l'impostazione, i contatti inattivi non verranno più eliminati automaticamente.

Per saperne di più sulla gestione delle impostazioni di privacy dei dati.