Administrer indstillinger for datalagringspolitik for inaktive kontakter

Love om databeskyttelse, som f.eks. den generelle forordning om databeskyttelse (GDPR), omfatter principper som dataminimering og opbevaringsbegrænsninger, som taler for ikke at opbevare persondata længere end nødvendigt. For at hjælpe med at opretholde et CRM, der er i overensstemmelse med bedste praksis for beskyttelse af personlige oplysninger, skal du slå indstillingen til for automatisk at slette data for inaktive kontakter. Når du slår indstillingen til, kan du tilpasse, hvad inaktivitet betyder for din konto.

Når en kontakt er inaktiv i den definerede periode, slettes den med mulighed for at gendanne den fra genbrugsbeholderen inden for 90 dage. Efter 90-dages-vinduet slettes kontakten permanent.

Bemærk: Selvom HubSpot tilbyder denne funktion, er dit juridiske team den bedste ressource til at give råd om overholdelse af reglerne i din specifikke situation.

Forstå kriterierne for kontaktinaktivitet

Kontaktinaktivitet er baseret på manglende opdateringer af og aktivitet med kontakten på din HubSpot-konto. En kontakt anses for at være inaktiv, hvis den opfylder alle følgende kriterier:

• Tidspunktet for sidste session er før din definerede periode med inaktivitet
• Sidste åbningsdato for markedsføringsmail er før din definerede inaktivitetsperiode
• Dato forsidste engagement er før din definerede periode med inaktivitet

Opsæt en politik for dataopbevaring for inaktive kontakter

Superadministratorer kan opsætte eller ændre politikken for dataopbevaring.

Bemærk: Før du opsætter dine indstillinger for dataopbevaring, anbefales det at vurdere, hvilken indvirkning automatisk sletning af kontakter kan have på din rapportering og analyse.

Sådan konfigureres automatisk sletning af inaktive kontakter:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Vælg Privacy & Consent i menuen i venstre side i afsnittet Account Management.
3. Klik på Værktøjer til beskyttelse af personlige oplysninger på fanen Opsætning.
   
4. Slå Slet inaktive kontakter automatisk til.
5. Vælg, om politikken skal gælde for både eksisterende og fremtidige inaktive kontakter, eller om den kun skal gælde for inaktive kontakter fremover:
   • For at inkludere eksisterende kvalificerede kontakter skal du vælge Ja, anvend regelsæt på kvalificerede kontakter. Det betyder, at eksisterende kontakter vil blive evalueret og slettet, hvis de opfylder kriterierne for inaktivitet, og at kontakter, der opfylder kriterierne i fremtiden, vil blive slettet.
   • Hvis du vil udelukke eksisterende kvalificerede kontakter, skal du vælge Nej, anvend ikke regelsættet på kvalificerede kontakter. Det betyder, at kun kontakter, der opfylder kriterierne i fremtiden, vil blive slettet.
     
     
6. Klik på Slå regelsæt til for at bekræfte.
7. Som standard er tidsrammen for inaktivitet 365 dage. Hvis du vil ændre tidsrammen, skal du klikke på Rediger i afsnittet Slet kontakter uden aktivitet. I det højre panel:
   • Indtast det antal dage, der skal gå uden aktivitet, før en kontakt anses for at være inaktiv.
   • Klik på Gem for at bekræfte.

• Kontakten flyttes til genbrugsbeholderen, hvor den kan gendannes i op til 90 dage.
• Efter 90 dage slettes kontakten permanent.

Slå politikken for opbevaring af data fra

For at slå automatisk sletning af inaktive kontakter fra:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Vælg Privatliv og samtykke i menuen i venstre side i afsnittet Kontoadministration.
3. Klik på Værktøjer til beskyttelse af personlige oplysninger på fanen Opsætning.
4. Slå Slet inaktive kontakter automatisk fra.
5. I dialogboksen skal du klikke på Slå regelsæt fra for at bekræfte.

Når du har slået indstillingen fra, vil inaktive kontakter ikke længere blive slettet automatisk fremover.

Læs mere om, hvordan du administrerer dine indstillinger for databeskyttelse.