Administrer indstillinger for datalagringspolitik for inaktive kontakter

Love om databeskyttelse, som f.eks. den generelle forordning om databeskyttelse (GDPR), omfatter principper som dataminimering og opbevaringsbegrænsninger, som taler for ikke at opbevare persondata længere end nødvendigt. For at hjælpe med at opretholde et CRM, der er i overensstemmelse med bedste praksis for beskyttelse af personlige oplysninger, skal du slå indstillingen til for automatisk at slette data for inaktive kontakter. Når du slår indstillingen til, kan du tilpasse, hvad inaktivitet betyder for din konto.

Bemærk: Før du konfigurerer dine indstillinger for datalagring, anbefales det at vurdere, hvilken indvirkning automatisk sletning af kontakter kan have på din rapportering og analyse.

Når en kontakt er inaktiv i den definerede tidsperiode, slettes den med mulighed for at gendanne den fra genbrugspladsen inden for 90 dage. Efter de 90 dage slettes kontakten permanent.

Bemærk: Selvom HubSpot tilbyder denne funktion, er dit juridiske team den bedste ressource til at give råd om overholdelse af reglerne i din specifikke situation.

Forstå kriterierne for kontaktinaktivitet

Kontaktinaktivitet er baseret på manglende specifikke opdateringer af og aktivitet med kontakten på din HubSpot-konto. Du kan tilpasse det tidsrum, der definerer inaktivitet for din konto. Denne periode med inaktivitet vil blive kontrolleret i forhold til kontaktens værdier for alle de følgende egenskaber: Oprettelsesdato, tidspunkt for sidste session, dato for sidste åbning af markedsføringsmailog Dato for sidste engagement. En kontakt anses for at være inaktiv, hvis den blev oprettet før din definerede inaktivitetsperiode, og dens værdier for disse egenskaber enten er ukendte eller ikke er blevet opdateret inden for den definerede inaktivitetsperiode.

Din indstilling definerer f.eks. kontakter som inaktive efter 30 dage uden aktivitet. En kontakt blev oprettet for 45 dage siden, har ingen værdi for Tidspunkt for sidste session, ingen værdi for Sidste åbningsdato for markedsføringsmail og en værdi for Dato for sidste engagement for 36 dage siden. Denne kontakt vil blive slettet på grund af inaktivitet.

Opsæt en datalagringspolitik for inaktive kontakter

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Vælg Privacy & Consent i menuen i venstre side i afsnittet Account Management.
3. Klik på Værktøjer til beskyttelse af personlige oplysninger på fanen Opsætning.
   
4. Slå Slet inaktive kontakter automatisk til.
5. Vælg, om politikken skal gælde for både eksisterende og fremtidige inaktive kontakter, eller om den kun skal gælde for inaktive kontakter fremover:
   • For at inkludere eksisterende kvalificerede kontakter skal du vælge Ja, anvend regelsæt på kvalificerede kontakter. Det betyder, at eksisterende kontakter vil blive evalueret og slettet, hvis de opfylder kriterierne for inaktivitet, og at kontakter, der opfylder kriterierne i fremtiden, vil blive slettet.
   • Hvis du vil udelukke eksisterende kvalificerede kontakter, skal du vælge Nej, anvend ikke regelsættet på kvalificerede kontakter. Det betyder, at kun kontakter, der opfylder kriterierne i fremtiden, vil blive slettet.
     
     
     
6. Klik på Slå regelsæt til for at bekræfte.
7. Som standard er tidsrammen for inaktivitet 365 dage. Hvis du vil ændre tidsrammen, skal du klikke på Rediger i afsnittet Slet kontakter uden aktivitet. I det højre panel:
   • Indtast det antal dage, der skal gå uden aktivitet, før en kontakt anses for at være inaktiv.
   • Klik på Gem for at bekræfte.

• Kontakten flyttes til genbrugsbeholderen, hvor den kan gendannes i op til 90 dage.
• Efter 90 dage slettes kontakten permanent.

Slå politikken for opbevaring af data fra

For at slå automatisk sletning af inaktive kontakter fra:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Vælg Privatliv og samtykke i menuen i venstre side i afsnittet Kontoadministration.
3. Klik på Værktøjer til beskyttelse af personlige oplysninger på fanen Opsætning.
4. Slå Slet inaktive kontakter automatisk fra.
5. I dialogboksen skal du klikke på Slå regelsæt fra for at bekræfte.

Når du har slået indstillingen fra, vil inaktive kontakter ikke længere blive slettet automatisk fremover.

Læs mere om, hvordan du administrerer dine indstillinger for databeskyttelse.