Administrer indstillingerne for politikken om opbevaring af data for inaktive kontakter

Lovgivning om databeskyttelse, såsom den generelle forordning om databeskyttelse (GDPR), indeholder principper som dataminimering og begrænsninger i opbevaringstiden, der tilsiger, at personoplysninger ikke skal opbevares længere end nødvendigt. For at sikre, at dit CRM-system overholder de bedste praksis inden for databeskyttelse, bør du aktivere indstillingen, der automatisk sletter data for inaktive kontakter.

Når en kontakt har været inaktiv i den definerede periode, slettes den, men der er mulighed for at gendanne den fra papirkurven inden for 90 dage. Efter udløbet af denne 90-dages periode slettes kontakten permanent.

Bemærk: Selvom HubSpot tilbyder denne funktion, er din juridiske afdeling den bedste kilde til rådgivning om overholdelse af lovgivningen i netop din situation.

Før du går i gang

Inden du konfigurerer dine indstillinger for datalagring, anbefales det at vurdere, hvilken indvirkning automatisk sletning af kontakter kan have på din rapportering og analyse.

Kriterier for inaktivitet hos kontakter

Inaktivitet for en kontakt baseres på manglende specifikke opdateringer og aktivitet vedrørende kontakten i din HubSpot-konto. Du kan tilpasse den tidsperiode, der definerer inaktivitet for din konto. Denne inaktivitetsperiode vil blive sammenlignet med kontaktens værdier for alle følgende egenskaber: Oprettelsesdato, tidspunkt for sidste session, dato for sidste åbning af marketing-e-mailog dato for sidste interaktion. En kontakt betragtes som inaktiv, hvis den blev oprettet før den periode for inaktivitet, du har defineret, og hvis værdierne for disse egenskaber enten er ukendte eller ikke er blevet opdateret inden for den definerede periode for inaktivitet.

For eksempel definerer din indstilling kontakter som inaktive efter 30 dage uden aktivitet. En kontakt blev oprettet for 45 dage siden, har ingen værdi for " Tidspunkt for sidste session", ingen værdi for " Dato for sidste åbning af marketing-e-mail" og en værdi for " Dato for sidste interaktion " på 36 dage siden. Denne kontakt vil blive slettet på grund af inaktivitet.

Opsæt en politik for opbevaring af data for inaktive kontakter

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. I menuen i venstre sidepanel, under afsnittet Kontoadministration, skal du vælge Privatliv og samtykke.
3. I afsnittet " Yderligere indstillinger " skal du aktivere knappen " Slet inaktive kontakter automatisk ".
4. Som standard er tidsrammen for inaktivitet 365 dage. For at ændre tidsrammen skal du klikke på " Rediger "i afsnittet "Slet kontakter uden aktivitet".
5. I panelet til højre skal du indtaste det antal dage, der skal gå uden aktivitet, før en kontakt betragtes som inaktiv.
6. Klik på " Gem" for at bekræfte.

• Kontakten flyttes til papirkurven, hvor den kan gendannes i op til 90 dage.
• Efter 90 dage slettes kontakten permanent.

Deaktiver politikken for opbevaring af data

Sådan deaktiverer du automatisk sletning af inaktive kontakter:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. I menuen i venstre sidepanel, under afsnittet Kontoadministration, skal du vælge Privatliv og samtykke.
3. I afsnittet " Yderligere indstillinger " skal du slå funktionen " Slet inaktive kontakter automatisk " fra.

Når du har deaktiveret indstillingen, vil inaktive kontakter fremover ikke længere blive slettet automatisk.

Læs mere om, hvordan du administrerer dine indstillinger for databeskyttelse.