Connettersi e utilizzare la sincronizzazione dei dati di HubSpot

Con la sincronizzazione dei dati HubSpot, puoi creare una sincronizzazione unidirezionale o bidirezionale tra HubSpot e le altre tue app per riunire tutti i dati dei tuoi clienti in un'unica piattaforma. Verifica quali app utilizzano la sincronizzazione dei dati.

Scopri come funziona la sincronizzazione dei dati e come collegare un'app, attivare la sincronizzazione dei dati, risincronizzare i record e altro ancora.

Come funziona la sincronizzazione dei dati

Quando viene attivata una sincronizzazione, la sincronizzazione dei dati crea un indice interno di tutti i record in un oggetto. Quindi utilizza tale indice per confrontare e monitorare le modifiche ai record per vedere come il loro stato (sincronizzazione, errore o esclusione) dovrebbe cambiare man mano che le proprietà dei record vengono aggiornate. Ciò significa che l'indice interno di sincronizzazione dei dati confronta continuamente il proprio database (HubSpot o l'app collegata) e può recuperare qualsiasi chiamata API o endpoint perso o errato.

Quando un record viene aggiornato, il motore di sincronizzazione esamina l'intero record rispetto alla copia in suo possesso e aggiorna la copia in modo che corrisponda al record reale. Ciò consente di recuperare eventuali aggiornamenti mancanti o non riusciti. La sincronizzazione dei dati potrebbe richiedere un po' di tempo per indicizzare tutti i record quando viene avviata, ma garantirà un'esperienza di sincronizzazione più fluida e sana. 

Principi di sincronizzazione

La sincronizzazione dei dati avverrà sempre tra due app, una delle quali è HubSpot. Ogni sincronizzazione ha due fasi principali, indipendenti dall'oggetto da sincronizzare:

• La sincronizzazione iniziale: inizia quando viene attivata una sincronizzazione o quando viene salvata. Tutti i record esistenti in entrambe le app vengono passati attraverso il motore di sincronizzazione per essere indicizzati e, se applicabile, sincronizzati.
• La sincronizzazione incrementale: quando tutti i record sono stati indicizzati, vengono scansionati alla ricerca di aggiornamenti e nuovi record. I record indicizzati che sono stati modificati dall'ultima volta che sono stati controllati vengono passati attraverso il motore di sincronizzazione.

Sincronizzazione iniziale

Per una sincronizzazione bidirezionale, la sincronizzazione iniziale consiste in:

• Indicizzazione HubSpot: i record HubSpot vengono scansionati e l'ID del record e i suoi identificatori corrispondenti vengono memorizzati (per impostazione predefinita si tratta dell'indirizzo e-mail per i contatti e del nome o del dominio per le aziende). L'indice viene mantenuto aggiornato durante l'intero processo di sincronizzazione. Maggiori informazioni su come funziona la corrispondenza. 
• Indicizzazione dell'altra app e sincronizzazione: i record dell'altra app vengono scansionati e sincronizzati. Per ogni risorsa recuperata, viene verificata la presenza di un identificatore corrispondente (ad esempio, l'indirizzo e-mail per i contatti) nella tabella di indicizzazione di HubSpot. Se presente, i record vengono abbinati ed entrambi i record vengono passati insieme attraverso il motore di sincronizzazione. Se non c'è corrispondenza, il record passerà attraverso il motore di sincronizzazione da solo. Quando il motore di sincronizzazione abbina i record, combina tutte le informazioni di cui dispone (i valori dei campi dei record, i filtri, le mappature dei campi, la cronologia di sincronizzazione, ecc.) e, sulla base di ciò, definisce l'azione successiva (richiedere modifiche alle risorse, non fare nulla, registrare un errore, ecc.

Nota: il primo record restituito dall'API dell'app sarà sincronizzabile, mentre il successivo sarà considerato un duplicato.

• Sincronizzazione HubSpot: i record HubSpot vengono nuovamente scansionati per verificare se devono essere sincronizzati. Questo passaggio comporterà la sincronizzazione dei record esistenti in HubSpot, non nell'altra app.

Sincronizzazione incrementale

La sincronizzazione incrementale esegue costantemente la scansione degli aggiornamenti in HubSpot e nell'altra app (in base alla direzione di sincronizzazione) e attende di essere attivata. HubSpot verifica se ci sono modifiche ogni cinque minuti. L'altra app, o la sua API, utilizza i webhook per segnalare eventuali modifiche.

Collegare un'app

Esistono due modi per cercare e collegarsi a un'app. Puoi farlo tramite l'App Marketplace o attraverso la pagina delle importazioni. 

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'icona del Marketplace marketplace nella barra di navigazione principale, quindi seleziona Marketplace di HubSpot.
2. Nella barra di ricerca, inserisci ilnome dell'app, quindi fai clic sulrisultato della ricerca. 
3. Fai clic su Installa.
4. Nella finestra di dialogo, clicca su Avanti, quindi accedi al tuo account dell'app.
5. Esamina le autorizzazioni di accesso richieste, quindi clicca su Consenti. Verrai reindirizzato alla pagina dell'app nelle impostazioni di HubSpot.

Se stai configurando una sincronizzazione dalla pagina delle importazioni:

1. Clicca su Importa in alto a destra nellahome page di qualsiasioggetto oppure accedi alle impostazioni di importazione:

• • Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
  • Nel menu laterale sinistro, vai suImporta ed esporta.
  • Fai clic suVai all'importazione.

2. Fai clic suConnetti un'app. 

3. Nella finestra di dialogo, inserisci il nome dell'app, quindi clicca sulrisultato della ricerca. 
4. Fai clic suInstalla. 
5. Verrai reindirizzato alla pagina di elenco dell'app per continuare con i passaggi di connessione. 

È possibile connettere più di un'istanza della stessa app di terze parti a HubSpot. Ad esempio, se gestisci due account Microsoft Dynamics, puoi connettere e sincronizzare i dati di entrambi gli account con un unico account HubSpot. Per connettere un account aggiuntivo:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Clicca sul nome dell'app. 
3. In alto a destra, clicca su Azioni account >Gestisci account. 
4. Nel pannello di destra, clicca su Connetti un altro account. 
5. Procedi con i passaggi per collegare l'app a HubSpot. 

Attiva la sincronizzazione dei dati

Dopo aver collegato l'app, dovrai configurarne le impostazioni e attivare la sincronizzazione per iniziare a sincronizzare i dati tra le due integrazioni. 

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Clicca sull'app.
3. Clicca su Configura la sincronizzazione.
4. Nella pagina Seleziona i dati che desideri sincronizzare, seleziona l'oggetto da sincronizzare nell'app e l'oggetto da sincronizzare in HubSpot.
5. Clicca sul menu a tendina con le frecce e seleziona se la sincronizzazione deve essere bidirezionale o unidirezionale tra l'app e HubSpot, o viceversa. 

Configura la direzione della sincronizzazione

Nella schermata Configura, scegli la direzione della sincronizzazione e mappa i campi dell'app di terze parti alle proprietà HubSpot.

Nella sezione Scegli la direzione della sincronizzazione, decidi come desideri sincronizzare i dati da HubSpot all'app di terze parti e viceversa. Sono disponibili tre opzioni: 

• Sincronizzazione dei dati tra le app: tutte le informazioni sugli oggetti nuovi e aggiornati verranno sincronizzate tra le due app. Le proprietà verranno unite per i record già esistenti in entrambe le piattaforme. 
• Sincronizzazione dei dati solo su HubSpot: i dati verranno sincronizzati solo dall'app di terze parti a HubSpot.
• Sincronizzazione dei dati solo con l'app di terze parti: i dati verranno sincronizzati solo da HubSpot all'app di terze parti. 

Se l'app di terze parti che stai collegando supporta la sincronizzazione degli eventi, avrai la possibilità di sincronizzare gli eventi supportati, come le aperture e i clic delle e-mail, dall'app di terze parti a HubSpot.

Prima di attivare la sincronizzazione degli eventi, tieni presente quanto segue: 

• La sincronizzazione degli eventi è unidirezionale, dall'app di terze parti a HubSpot.
• La sincronizzazione degli eventi sincronizza solo gli eventi associati ai record dei contatti.
• Se un record di contatto non riesce a sincronizzarsi, qualsiasi evento associato può comunque sincronizzarsi con HubSpot.
• Gli eventi verranno sincronizzati solo se associati a contatti già presenti in HubSpot.

Per attivare la sincronizzazione degli eventi, seleziona la casella di controllo Sincronizzazione unidirezionale degli eventi [della tua app di terze parti] con HubSpot. 

Nella sezione Risolvi conflitti di dati, clicca sul menu a tendina e seleziona l'app predefinita che sovrascriverà l'altra in caso di discrepanze nei dati. Se nell'app predefinita non è presente alcun valore di campo, nessun dato verrà modificato nell'app di terze parti. Questa impostazione non prevale sulla direzione di sincronizzazione selezionata nella sezione Scegli la direzione di sincronizzazione.

Rivedi le mappature dei campi

Nella sezione Mappa i tuoi campi, controlla le mappature delle proprietà predefinite e come le informazioni vengono sincronizzate tra HubSpot e la tua app di terze parti. Se hai un abbonamento a Data Hub , puoi impostare mappature personalizzate per le proprietà. Se non disponi di un abbonamento a pagamento a Data Hub a pagamento, cliccasu Prova le mappature personalizzate per testare la funzione. 

I campi obbligatori saranno contrassegnati da un asterisco (*) nella tabella delle mappature dei campi. 

Per disattivare una mappatura, clicca perdisattivare l'interruttore. 

Per impostare una mappatura dei campi personalizzata:

1. Clicca suAggiungi una mappatura. 
2. Utilizza i menu a discesa per selezionare l'app di terze parti e la proprietà HubSpot che desideri mappare.
3. Fai clicsu Aggiorna.

4. Per disattivare le mappature personalizzate, clicca per disattivare l'interruttore. 

Scopri di più sulle regole specifiche e sulle considerazioni relative alle mappature dei campi di sincronizzazione dei dati.

Configura le regole di sincronizzazione

Nella schermata Limita, configura come desideri sincronizzare i record da HubSpot alla tua app di terze parti e viceversa.

Se stai configurando una sincronizzazione delle trattative, ti verrà richiesto di mappare le pipeline e le fasi delle trattative tra HubSpot e l'app di terze parti. Verranno sincronizzate solo le trattative nelle fasi mappate. 

1. Nella sezione Mappa le pipeline e le fasi delle trattative, clicca sul menu a tendina Scegli una pipeline HubSpot per scegliere quale pipeline delle trattative HubSpot desideri sincronizzare con la tua app di terze parti.
2. Clicca su Mappa automaticamente per mappare automaticamente le fasi delle trattative HubSpot con quelle dell'app di terze parti. La sincronizzazione esegue una semplice ricerca di testo e tenta di mappare le fasi che sembrano simili.
3. Per mappare una pipeline aggiuntiva, clicca su Mappa un'altra pipeline.

Se non riesci a visualizzare le fasi dell'affare dalla tua altra app in HubSpot, ciò è dovuto ai seguenti motivi:

• L'account utente collegato non dispone delle autorizzazioni corrette per visualizzare le fasi dell'opportunità.
• La sincronizzazione dei dati mappa le fasi delle trattative HubSpot con le fasi della pipeline nell'altra app. Se hai un processo di vendita non standard che non si basa sulle fasi delle trattative/opportunità, non potrai sincronizzare i dati utilizzando la sincronizzazione dei dati HubSpot.

Se stai configurando una sincronizzazione dei contatti, per impostazione predefinita HubSpot sincronizzerà solo i contatti che hanno un indirizzo email valido. Per sincronizzare anche i contatti senza indirizzo email, nella sezione Riduzione dei duplicatideseleziona la casella di controllo Sincronizza solo i contatti con un indirizzo email.

Scopri di più sull'abbinamento dei record.

Nota: quando un'app ha sia un campo nome azienda che un campo dominio azienda, HubSpot abbinerà due record se hanno lo stesso nome azienda ma un dominio diverso e viceversa.

Nella sezione Filtri, scegli i criteri per limitare quali record verranno sincronizzati da HubSpot alla tua app di terze parti e viceversa:

1. Fai clic suModifica.
2. Nel pannello di destra, seleziona la proprietà per limitare i record sincronizzati da HubSpot alla tua app di terze parti e viceversa.
3. Clicca suFine. 

Nota: la sezione Filtrilimita solo i record inizialmente sincronizzati tra HubSpot e l'app di terze parti. Una volta sincronizzati, i record continueranno a sincronizzare i dati in base alla mappatura delle proprietà impostata.

Associa i record

HubSpot cerca di mantenere le stesse associazioni tra i record (ad esempio, aziende associate a contatti o trattative associate ad aziende) durante la sincronizzazione con l'app originale che hai collegato, quando possibile. Scopri di più sulla mappatura delle associazioni con la sincronizzazione dei dati.

Nota: nella maggior parte dei casi, la sincronizzazione dei dati può associare automaticamente solo le fatture ai contatti. Le fatture devono essere associate manualmente ai record aziendali in HubSpot. 

Rivedi le regole e avvia la sincronizzazione

Nella schermata Rivedi , rivedi le regole che hai configurato, quindi fai clic su Salva e sincronizza. La sincronizzazione iniziale inizierà quindi a

essere

elaborata.

Una volta completata la sincronizzazione iniziale, i record verranno sincronizzati entro 10 minuti dalla modifica.

Riesegui la sincronizzazione dei record eliminati

Se hai eliminato dei record in HubSpot o nella tua app di terze parti, puoi rieseguire la sincronizzazione dei record eliminati per ricrearli in entrambe le app:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Clicca sull'app.
3. Passa alla scheda Sincronizzazioni CRM. 
4. Nella scheda Visualizzazione oggetto, nella colonna Errori, clicca sulnumero direcord che non riescono a sincronizzarsi. 
5. Nel pannello di destra, clicca suAzioni.
6. SelezionaRisincronizza record eliminati in HubSpot oRisincronizza record eliminati in [app di terze parti].
7. Clicca suRisincronizza tutto. 

Puoi anche:

1. Nella schedaVisualizzazione record, clicca suAltro >Ripristina tutti i record eliminati. 
2. Nel pannello laterale, clicca sul menu a tendinaTipo di record e seleziona il tipo di record e il menu a tendinaApp di destinazione per selezionare l'app in cui ricreare i contatti. 
3. Clicca suRivedi prima del ripristino. 
4. Rivedi tutti i record che verranno ripristinati e clicca su Ripristina tutto [numero]. 

Disattiva la sincronizzazione dei dati

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Clicca sull'app.
3. Passa alla scheda Sincronizzazioni CRM. 
4. Passa con il mouse sulla sincronizzazione [oggetto], clicca sul menu a tendina Altro e seleziona Disattiva sincronizzazione. 
5. Nella finestra pop-up, clicca su Disattiva sincronizzazione.

Una volta disattivata la sincronizzazione, puoi riattivarla cliccando suModifica impostazioni di sincronizzazione oppure eliminarla.

Controlla lo stato della sincronizzazione

Dopo aver collegato un'app, visualizza una panoramica dei record sincronizzati tra HubSpot e l'app di terze parti. 

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Clicca sull 'app.
3. Passa alla scheda Sincronizzazioni CRM. 
4. Clicca su Visualizzazione oggetti per visualizzare lo stato della sincronizzazione per oggetto.

• • I record che vengono elaborati come parte di una sincronizzazione iniziale saranno contrassegnati da cerchi rotanti.
  • Un record avrà lo stato In coda se è in corso un'altra sincronizzazione, per impedire che gli aggiornamenti avvengano sugli stessi dati contemporaneamente.
  • Passa il mouse sullo stato di sincronizzazione di ciascun oggetto per ottenere maggiori dettagli sul suo avanzamento. Il tracker dello stato di sincronizzazione mostra la fase di sincronizzazione corrente per l'integrazione, ad esempio scansione, sincronizzazione, sincronizzazione e ascolto delle modifiche. 

5. Nellacolonna In sincronizzazione, clicca sulnumero di record per rivedere tutti i record sincronizzati tra HubSpot e l'app.
6. Nella colonnaNon riuscita, clicca sulnumero direcord per visualizzare tutti i record che non riescono a sincronizzarsi tra HubSpot e l'app. 

• • Nella colonna Attività di sincronizzazione, clicca sullafreccia destra RightIcoaccanto a un errore per visualizzare ulteriori informazioni sul motivo dell'errore di sincronizzazione.
  • Clicca su artificialIntelligenceIcon Risoluzione dei problemi per aprire Breeze Assistant e ricevere indicazioni e procedure di risoluzione dei problemi per risolvere l'errore di sincronizzazione di un record. 

7. Nella colonnaEsclusi, fai clic sul numero di record per visualizzare tutti i record esclusi dalla sincronizzazione. Ciò potrebbe essere dovuto al fatto che non corrispondono a nessuno dei filtri nelle impostazioni di sincronizzazione o che non hanno un identificatore univoco assegnato, il che potrebbe essere dovuto alla definizione di una chiave di corrispondenza. 

Esportare record da un'app di sincronizzazione dei dati

Per esportare record da un'app di sincronizzazione dei dati:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Fai clic sull 'app.
3. Passa alla scheda Sincronizzazioni CRM. 
4. Nelle colonne In sincronizzazione, Non riuscita o Esclusi, clicca sul numero accanto all'oggetto per cui desideri esportare i record.
5. In alto a destra, clicca su Altro, quindi seleziona Esporta.
6. Clicca sul menu a tendina Formato file e seleziona un formato.
7. Clicca su Esporta. Una volta elaborata l'esportazione, riceverai un link per il download tramite e-mail e nel centro notifiche.