Anslut och använd HubSpot-datasynkronisering

Med HubSpot-datasynkronisering kan du skapa en enkelriktad eller dubbelriktad synkronisering mellan HubSpot och dina andra appar för att samla all din kunddata på en plattform. Se vilka appar som använder datasynkronisering.

Lär dig hur datasynkronisering fungerar och hur du ansluter en app, aktiverar datasynkronisering, synkroniserar om poster och mer.

Hur datasynkronisering fungerar

När en synkronisering aktiveras skapar datasynkroniseringen ett internt index över alla poster i ett objekt. Därefter använder den indexet för att jämföra och övervaka ändringar i posterna för att se hur deras status (synkronisering, misslyckad eller exkluderad) bör ändras när postens egenskaper uppdateras. Detta innebär att det interna datasynkroniseringsindexet kontinuerligt jämför sin databas (antingen HubSpot eller den anslutna appen) och kan återställa alla borttappade eller felaktiga API-anrop eller slutpunkter.

När en post uppdateras granskar synkroniseringsmotorn hela posten mot den kopia den har och uppdaterar sin kopia så att den matchar den verkliga posten. Detta gör det möjligt att återställa alla missade eller misslyckade uppdateringar. Datasynkronisering kan ta lite tid att indexera alla poster när den startas, men garanterar en smidigare och sundare synkroniseringsupplevelse. 

Synkroniseringsprinciper

En datasynkronisering sker alltid mellan två appar, varav en är HubSpot. Varje synkronisering har två huvudfaser, oberoende av vilket objekt som synkroniseras:

• Den initiala synkroniseringen: startar när en synkronisering aktiveras eller när den sparas. Alla befintliga poster i båda apparna passerar genom synkroniseringsmotorn för att indexeras och, om tillämpligt, synkroniseras.
• Den inkrementella synkroniseringen: när alla poster är indexerade skannas de efter uppdateringar och nya poster. Indexerade poster som har ändrats sedan de senast kontrollerades skickas genom synkroniseringsmotorn.

Initial synkronisering

För en tvåvägssynkronisering består den initiala synkroniseringen av:

• Indexera HubSpot: HubSpot-posterna skannas och postens ID och dess matchande identifierare lagras (som standard är detta e-postadressen för kontakter och namn eller domän för företag). Indexet hålls uppdaterat under hela synkroniseringsprocessen framöver. Läs mer om hur matchning fungerar. 
• Indexera den andra appen och synkronisera: posterna från den andra appen skannas och synkroniseras. För varje resurs som hämtas kontrolleras om det finns någon matchande identifierare (t.ex. e-postadress för kontakter) i indexbordet i HubSpot. Om det finns det matchas posterna och båda posterna skickas tillsammans genom synkroniseringsmotorn. Om det inte finns någon matchning går posten igenom synkroniseringsmotorn på egen hand. När synkroniseringsmotorn matchar poster kombinerar den all information den har (postens fältvärden, filter, fältmappningar, synkroniseringshistorik etc.) och baserat på det skapar den nästa åtgärd (begära ändringar av resurserna, göra ingenting, logga ett fel etc.).

Observera: den första posten som returneras av appens API kan synkroniseras, den nästa betraktas som en dubblett.

• Synkronisera HubSpot: HubSpot-posterna skannas igen för att kontrollera om de behöver synkroniseras. Detta steg resulterar i synkronisering av befintliga poster i HubSpot, inte i den andra appen.

Inkrementell synkronisering

Den inkrementella synkroniseringen söker kontinuerligt efter uppdateringar i HubSpot och den andra appen (baserat på synkroniseringsriktningen) och väntar på att aktiveras. HubSpot kontrollerar om det finns ändringar var femte minut. Den andra appen, eller dess API, använder webhooks för att varna om eventuella ändringar.

Anslut en app

Det finns två sätt att söka efter och ansluta till en app. Du kan göra det via App Marketplace eller via importsidan. 

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Marketplace-ikonen marketplace i det övre navigeringsfältet och väljer sedan HubSpot Marketplace.
2. Angeappens namn i sökfältet och klicka sedan påsökresultatet. 
3. Klicka på Installera.
4. Klicka på Nästa i dialogrutan och logga sedan in på ditt appkonto.
5. Granska de begärda åtkomstbehörigheterna och klicka sedan på Tillåt. Du omdirigeras tillbaka till app-sidan i dina HubSpot-inställningar.

Om du konfigurerar en synkronisering från importsidan:

1. Klicka på Importera längst upp till höger på valfriobjekts startsida eller öppna dina importinställningar:

• • I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
  • I menyn i vänster sidfält navigerar du tillImportera och exportera.
  • Klicka påGå till import.

2. Klicka påAnslut en app. 

3. Ange appens namn i dialogrutan och klicka sedan påsökresultatet. 
4. Klicka påInstallera. 
5. Du omdirigeras till appens listningssida för att fortsätta med anslutningsstegen. 

Det är möjligt att ansluta mer än en instans av samma tredjepartsapp till HubSpot. Om du till exempel hanterar två Microsoft Dynamics-konton kan du ansluta och synkronisera data från båda kontona med ett HubSpot-konto. Så här ansluter du ett ytterligare konto:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka påappens namn. 
3. Klicka på Kontoåtgärder >Hantera konton längst upp till höger. 
4. Klicka på Anslut ett annat konto i den högra panelen. 
5. Följ stegen för att ansluta appen till HubSpot. 

Aktivera datasynkronisering

När du har anslutit appen måste du konfigurera appinställningarna och aktivera synkroniseringen för att börja synkronisera data mellan de två integrationerna. 

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka påappen.
3. Klicka på Konfigurera din synkronisering.
4. På sidan Välj data du vill synkronisera väljer du objektet du vill synkronisera till eller från i appen och objektet du vill synkronisera till eller från i HubSpot.
5. Klicka på rullgardinsmenyn med pilar och välj om synkroniseringen ska vara dubbelriktad eller enkelriktad mellan appen och HubSpot, eller vice versa. 

Konfigurera synkroniseringsriktningen

På skärmen Konfigurera väljer du synkroniseringsriktningen och mappar tredjepartsappens fält till HubSpot-egenskaper.

I avsnittet Välj synkroniseringsriktning bestämmer du hur du vill att data ska synkroniseras från HubSpot till tredjepartsappen och vice versa. Det finns tre alternativ: 

• Data synkroniseras mellan appar: all ny och uppdaterad objektinformation synkroniseras mellan de två apparna. Egenskaper slås samman för poster som redan finns på båda plattformarna. 
• Data synkroniseras endast till HubSpot: data synkroniseras endast från din tredjepartsapp till HubSpot.
• Data synkroniseras endast till din tredjepartsapp: data synkroniseras endast från HubSpot till din tredjepartsapp. 

Om den tredjepartsapp du ansluter stöder händelsesynkronisering kan du synkronisera stödda händelser, som öppnade e-postmeddelanden och klick, från tredjepartsappen till HubSpot.

Innan du aktiverar händelsesynkronisering bör du notera följande: 

• Händelsesynkronisering är enkelriktad, från tredjepartsappen till HubSpot.
• Händelsesynkronisering synkroniserar endast händelser som är kopplade till kontaktposter.
• Om en kontaktpost inte synkroniseras kan alla associerade händelser fortfarande synkroniseras till HubSpot.
• Händelser synkroniseras endast om de är kopplade till kontakter som redan finns i HubSpot.

För att aktivera händelsesynkronisering markerar du kryssrutan Envägssynkronisering av [din tredjepartsapp] händelse till HubSpot. 

I avsnittet Lös datakonflikter klickar du på rullgardinsmenyn och väljer den standardapp som ska skriva över den andra när det finns datadiskrepanser. Om det inte finns något fältvärde i standardappen kommer inga data att ändras i tredjepartsappen. Denna inställning åsidosätter inte den synkroniseringsriktning som valts i avsnittet Välj din synkroniseringsriktning.

Granska dina fältmappningar

I avsnittet Mappa dina fält granskar du standardmappningarna för egenskaper och hur information synkroniseras mellan HubSpot och din tredjepartsapp. Om du har en betald Data Hub -prenumeration kan du ställa in anpassade mappningar för egenskaper. Om du inte har en betald Data Hub -prenumeration kan du klickapå Prova anpassade mappningar för att testa funktionen. 

Obligatoriska fält visas i fältmappningstabellen med en asterisk (*). 

För att inaktivera en mappning klickar du på för att stängaav växeln. 

Så här ställer du in en anpassad fältmappning:

1. Klicka påLägg till en mappning. 
2. Använd rullgardinsmenyerna för att välja den tredjepartsapp och den HubSpot-egenskap som du vill mappa.
3. Klickapå Uppdatera.

4. För att inaktivera anpassade mappningar klickar du på för att stängaav omkopplaren. 

Läs mer om specifika regler och överväganden för mappningar av datasynkroniseringsfält.

Konfigurera dina synkroniseringsregler

På skärmen Begränsa konfigurerar du hur du vill synkronisera poster från HubSpot till din tredjepartsapp och vice versa.

Om du konfigurerar en affärssynkronisering kommer du att uppmanas att mappa dina affärspipelines och -stadier mellan HubSpot och din tredjepartsapp. Endast affärer i de mappade affärsstadierna kommer att synkroniseras. 

1. I avsnittet Mappa dina affärspipelines och -stadier klickar du på rullgardinsmenyn Välj en HubSpot-pipeline för att välja vilken HubSpot-affärspipeline du vill synkronisera med din tredjepartsapp.
2. Klicka på Automatisk mappning för att automatiskt mappa HubSpot-affärsstadier med affärsstadierna i din tredjepartsapp. Synkroniseringen gör en enkel textsökning och försöker mappa stadier som låter liknande.
3. För att mappa en ytterligare pipeline klickar du på Mappa en annan pipeline.

Om du inte kan visa affärsfasen från din andra app i HubSpot beror det på följande orsaker:

• Det anslutna användarkontot har inte rätt behörighet för att visa affärsstadierna.
• Datasynkroniseringen mappar HubSpots affärsstadier med pipeline-stadierna i din andra app. Om du har en icke-standardiserad försäljningsprocess som inte bygger på affärs-/möjlighetsstadier kan du inte synkronisera data med HubSpots datasynkronisering.

Om du konfigurerar en kontaktsynkronisering kommer HubSpot som standard endast att synkronisera kontakter som har en giltig e-postadress. För att även synkronisera kontakter utan e-postadress, avmarkera kryssrutan Synkronisera endast kontakter med e-postadress i avsnittet Dupliceringsreducering.

Läs mer om matchning av poster.

Observera: när en app har både ett fält för företagsnamn och ett fält för företagsdomän kommer HubSpot att matcha två poster om de har samma företagsnamn men olika domäner, och vice versa.

I avsnittet Filter väljer du kriterier för att begränsa vilka poster som ska synkroniseras från HubSpot till din tredjepartsapp och vice versa:

1. Klicka påRedigera.
2. I den högra panelen väljer du egenskapen för att begränsa vilka poster som ska synkroniseras från HubSpot till din tredjepartsapp och vice versa.
3. Klicka påKlar. 

Observera: avsnittet Filterbegränsar endast vilka poster som initialt synkroniseras mellan HubSpot och tredjepartsappen. När posterna har synkroniserats fortsätter de att synkronisera data fram och tillbaka baserat på den egenskapskartläggning som har konfigurerats.

Koppla poster

HubSpot försöker att behålla samma kopplingar mellan poster (t.ex. företag kopplade till kontakter eller affärer kopplade till företag) när synkronisering sker med den ursprungliga appen du anslutit, när det är möjligt. Läs mer om kopplingsmappning med datasynkronisering.

Observera: i de flesta fall kan datasynkronisering endast automatiskt koppla fakturor till kontakter. Fakturor måste kopplas manuellt till företagsposter i HubSpot. 

Granska regler och starta synkroniseringen

Granska de regler du har konfigurerat på granskningsskärmen och klicka sedan på Spara och synkronisera. Den initiala synkroniseringen kommer då att påbörjas.

När den initiala synkroniseringen är klar kommer posterna att synkroniseras inom 10 minuter efter en ändring.

Synkronisera borttagna poster på nytt

Om du har tagit bort poster i antingen HubSpot eller din tredjepartsapp kan du synkronisera borttagna poster på nytt för att återskapa dem i någon av apparna:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka påappen.
3. Gå till fliken CRM-synkroniseringar. 
4. På fliken Objektvy, i kolumnen Fel, klicka påantalet poster sominte synkroniseras. 
5. Klicka påÅtgärder i den högra panelen.
6. Välj antingenSynkronisera borttagna poster i HubSpot ellerSynkronisera borttagna poster i [tredjepartsapp].
7. Klicka påSynkronisera om alla. 

Du kan också:

1. På flikenPostvy klickar du påMer >Återställ alla raderade poster. 
2. Klicka på rullgardinsmenynPosttyp i sidopanelen och välj posttyp och rullgardinsmenynDestinationsapp för att välja vilken app kontakterna ska återskapas i. 
3. Klicka påGranska före återställning. 
4. Granska alla poster som kommer att återställas och klicka på Återställ alla [antal]. 

Stäng av datasynkronisering

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka påappen.
3. Gå till fliken CRM-synkroniseringar. 
4. Håll muspekaren över [objekt]synkronisering, klicka på rullgardinsmenyn Mer och välj Stäng av synkronisering. 
5. Klicka på Stäng av synkronisering i popup-rutan.

När synkroniseringen har stängts av kan du slå på den igen genom att klicka påRedigera synkroniseringsinställningar eller ta bort synkroniseringen.

Granska synkroniseringens hälsa

När du har anslutit en app kan du visa en översikt över de poster som synkroniseras mellan HubSpot och din tredjepartsapp. 

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka på appen.
3. Navigera till fliken CRM-synkroniseringar. 
4. Klicka på Objektvy för att visa synkroniseringsstatusen per objekt.

• • Poster som bearbetas som en del av en initial synkronisering har snurrande cirklar bredvid sig.
  • En post kommer att ha statusen I kö om en annan synkronisering pågår, för att förhindra att uppdateringar sker på samma data samtidigt.
  • Håll muspekaren över varje objekts synkroniseringsstatus för att få mer information om synkroniseringsförloppet. Synkroniseringsstatusmätaren visar det aktuella synkroniseringssteget för integrationen, till exempel skanning, synkronisering, synkroniserad och lyssnar efter ändringar. 

5. Ikolumnen Synkroniserasklickar du påantalet poster för att granska alla poster som synkroniseras mellan HubSpot och appen.
6. I kolumnenMisslyckades klickar du påantalet posterför att visa alla poster som inte synkroniseras mellan HubSpot och appen. 

• • I kolumnen Synkroniseringsaktivitetklickar du påhögerpilen RightIcobredvid ett fel för att visa mer information om orsaken till synkroniseringsfelet.
  • Klicka på artificialIntelligenceIcon Felsök för att öppna Breeze Assistant och få vägledning och felsökningssteg för att lösa synkroniseringsfelet för en post. 

7. I kolumnenExkluderade klickar du på antalet poster för att visa alla poster som exkluderats från synkroniseringen. Detta kan bero på att de inte matchar något av filtren i dina synkroniseringsinställningar eller att de inte har någon unik identifierare tilldelad, vilket kan bero på att en matchande nyckel har definierats. 

Exportera poster från en datasynkroniseringsapp

Så här exporterar du poster från en datasynkroniseringsapp:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka på appen.
3. Navigera till fliken CRM-synkroniseringar. 
4. I kolumnerna Synkroniserad, Misslyckad eller Exkluderad klickar du på siffran bredvid det objekt du vill exportera poster för.
5. Klicka på Mer längst upp till höger och välj sedan Exportera.
6. Klicka på rullgardinsmenyn Filformat och välj ett format.
7. Klicka på Exportera. När exporten är klar får du en nedladdningslänk via e-post och i meddelandecentret.