Per semplificare il coordinamento tra i progettisti di e-mail di marketing e gli altri utenti dell'account HubSpot, è possibile attivare le richieste di approvazione delle e-mail, che verranno notificate automaticamente alle parti interessate, invitandole a rivedere l'e-mail prima dell'invio.
Una volta attivata, l'approvazione sarà richiesta a tutti gli utenti dell'account HubSpot, ad eccezione dei Super Admin. I Super Admin possono comunque richiedere l'approvazione di altri utenti dell'account.
Limiti e considerazioni
- Quando si richiede l'approvazione di un'e-mail di iscrizione a un RSS o a un blog, l'e-mail deve essere approvata una sola volta. Qualsiasi aggiornamento successivo dell'e-mail può essere pubblicato immediatamente senza bisogno di riottenere l'approvazione.
- Se si desidera testare il processo di approvazione delle e-mail senza interrompere la normale pubblicazione delle e-mail da parte degli altri utenti dell'account, è possibile attivare le approvazioni delle e-mail in un account sandbox standard.
Attivare le richieste di approvazione delle e-mail
Per attivare le richieste di approvazione, un Super Admin dell'account deve eseguire le seguenti operazioni:
- Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Approvazioni.
- Nella sezione Email di marketing , fare clic su Imposta approvazioni.
- Nella sezione Scegli chi può saltare le approvazioni , selezionare un'opzione per la quale gli utenti non hanno bisogno di approvazione per pubblicare i contenuti:
- Solo i superamministratori possono saltare le approvazioni: solo gli utenti con permessi di superamministrazione possono inviare e-mail di marketing senza richiedere l'approvazione.
- Tutti possono saltare le approvazioni: tutti gli utenti possono inviare e-mail di marketing senza richiedere l'approvazione.
- Solo gli utenti da me scelti possono saltare le approvazioni: utentispecifici possono inviare e-mail di marketing senza richiedere l'approvazione. Quando si seleziona questa opzione, selezionare la casella di controllo accanto a ciascun utente che può saltare le approvazioni. I superamministratori non possono essere selezionati, poiché hanno sempre la possibilità di saltare le approvazioni.
- Fare clic su Avanti.
- Fare clic su Attiva le approvazioni, quindi su Fine.
Personalizzare le autorizzazioni di approvazione
Dopo aver attivato le approvazioni per il marketing, tutti i Super Admin dell'account avranno automaticamente l'autorizzazione ad approvare le e-mail di marketing. È inoltre possibile concedere ad altri utenti dell'account l'autorizzazione ad approvare le e-mail di marketing, oppure consentire a determinati utenti di saltare il processo di approvazione.
- Nel menu della barra laterale sinistra, fare clic su Utenti e team.
- Passare il mouse su un utente e fare clic su Modifica permessi.
- Nel menu della barra laterale sinistra, fare clic su Marketing.
- Attivare l'interruttore Accesso al marketing .
- Nella sezione Approvazioni , attivare l'interruttore Approva e-mail di marketing.
- In alto a destra, fare clic su Salva.
È anche possibile aggiungere l'autorizzazione Approva contenuto a un set di autorizzazioni. Per saperne di più su come creare e gestire i set di permessi.
Dopo aver attivato l'approvazione delle e-mail di marketing e aver configurato chi può concedere l'approvazione, gli altri utenti del vostro account possono richiedere l'approvazione di un'e-mail nel pannelloRevisione e invio dell'editor di e-mail. È inoltre possibile richiedere l'approvazione, visualizzare l'attività di approvazione o approvare un'e-mail utilizzando la barra laterale di collaborazione.
Richiesta di approvazione nell'editor di e-mail
Una volta attivate le approvazioni nel vostro account, gli utenti che non hanno il permesso di saltare il processo di approvazione possono richiedere l'approvazione nell'editor di e-mail.
Richiesta di approvazione su desktop
- Fare clic sul nome di un'email in bozza, oppure fare clic su Crea email per creare una nuova email.
- Una volta terminata la progettazione dell'e-mail, fare clic su Richiedi approvazione in alto a destra nell'editor di e-mail.
- Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa Approvers , quindi selezionare la casella di controllo accanto a ciascun utente che si desidera rivedere e approvare l'e-mail. È possibile selezionare fino a 10 utenti.
- Nella sezione Richiedi approvazione da , selezionare un'opzione:
- Tutti gli approvatori: tutti gli approvatori selezionati nel passaggio precedente devono approvare l'e-mail prima di poterla pubblicare.
- Solo un approvatore: solo un approvatore deve approvare l'e-mail prima di poterla pubblicare.
- Inserire un messaggio opzionale che verrà incluso nella notifica di richiesta di approvazione.
- Fare clic su Richiedi approvazione.
Richiesta di approvazione su cellulare
- Aprite l'app HubSpot sul vostro dispositivo mobile.
- Toccare Menu, quindi toccare Email di marketing nella barra laterale sinistra.
- Toccate l'e-mail di marketing che avete ricevuto in bozza.
- In alto a destra, toccate i tre punti orizzontali, quindi toccate Richiedi approvazione.
Visualizza lo stato di approvazione
Dopo aver richiesto l'approvazione, è possibile rivedere e gestire lo stato di approvazione di un'e-mail dalla barra laterale di collaborazione. È inoltre possibile utilizzare la barra laterale di collaborazione per aggiungere commenti all'e-mail durante il processo di approvazione. Per saperne di più sull'uso della barra laterale di collaborazione.
- Fare clic sul nome di un'email in bozza, oppure fare clic su Crea email in alto a destra.
- Nell'editor dell'email, fare clic su Visualizza approvazione in alto a destra. Se è stata richiesta un'approvazione, verrà visualizzato uno dei seguenti stati di approvazione:
- In attesa di approvazione: l'e-mail è in attesa di approvazione. Gli altri utenti, compresi i Super Admin, non potranno pubblicare e inviare l'e-mail di marketing.
- Approvato: l'e-mail di marketing è stata approvata e può essere inviata.
- Approvazione richiamata: l'approvazione è stata richiamata dall'utente che l'ha richiesta inizialmente.
Richiamare l'approvazione di un'e-mail
Se è necessario riavviare completamente il processo di approvazione, è possibile richiamare un'approvazione e richiederla nuovamente dopo aver apportato le modifiche.
- Fare clic sul nome di un'email in bozza oppure fare clic su Crea email in alto a destra.
- Nell'editor di e-mail, fare clic su Visualizza approvazione in alto a destra.
- Nel pannello di destra, fare clic su Richiama approvazione.
- Nella finestra di dialogo, inserire un messaggio per spiegare il motivo del richiamo dell'approvazione. Questo messaggio sarà incluso nella notifica a tutti gli approvatori originali.
- Fare clic su Richiama approvazione.
Approvare le e-mail di marketing o richiedere modifiche
Se siete un Super Admin o un utente con l'autorizzazione ad approvare le e-mail di marketing, potete approvare un'e-mail di marketing o richiedere modifiche all'utente che ha richiesto l'approvazione.
- Fare clic sul nome di un'email in bozza di cui è stata richiesta l'approvazione.
- Per approvare l'email:
- In alto a destra dell'editor di e-mail, fare clic su Approva.
- Nella finestra di dialogo è possibile inserire un messaggio opzionale. Questo messaggio verrà visualizzato nella notifica di approvazione.
- Fare clic su Approva.
- Per richiedere modifiche all'e-mail:
- In alto a destra dell'editor di e-mail, fare clic sul menu a discesa accanto al pulsante Approva e selezionare Richiedi modifiche.
-
- Nella barra laterale della collaborazione, aggiungete un commento che specifichi le modifiche che state richiedendo. È anche possibile @menzionare l'utente che ha richiesto l'approvazione, che ne riceverà notifica.