Per semplificare il coordinamento tra i progettisti di e-mail di marketing e gli altri utenti dell'account HubSpot, è possibile attivare le richieste di approvazione delle e-mail, che verranno notificate automaticamente alle parti interessate, invitandole a rivedere l'e-mail prima dell'invio.
Una volta attivata, l'approvazione sarà richiesta a tutti gli utenti dell'account HubSpot, ad eccezione dei superamministratori. I superamministratori possono comunque richiedere l'approvazione di altri utenti dell'account.
Se si desidera testare il processo di approvazione delle e-mail senza interrompere la normale pubblicazione delle e-mail da parte degli altri utenti dell'account, è possibile attivare l'approvazione delle e-mail in un account sandbox standard.
Attivare le richieste di approvazione delle e-mail
Per attivare le richieste di approvazione, un superamministratore dell'account deve eseguire le seguenti operazioni:
- Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Approvazioni.
- In Marketing, fare clic su Imposta approvazioni per le e-mail di marketing.
- Nella sezione Scegli chi può saltare le approvazioni , selezionare un'opzione per la quale gli utenti non hanno bisogno di approvazione per pubblicare i contenuti:
- Solo i superamministratori possono saltare le approvazioni: solo gli utenti con permessi di superamministrazione possono inviare e-mail di marketing senza richiedere l'approvazione.
- Tutti possono saltare le approvazioni: tutti gli utenti possono inviare e-mail di marketing senza richiedere l'approvazione.
- Solo gli utenti da me scelti possono saltare le approvazioni: utentispecifici possono inviare e-mail di marketing senza richiedere l'approvazione. Quando si seleziona questa opzione, selezionare la casella di controllo accanto a ciascun utente che può saltare le approvazioni. I superamministratori non possono essere selezionati, poiché hanno sempre la possibilità di saltare le approvazioni.
- Fare clic su Avanti.
- Fare clic su Attiva le approvazioni, quindi su Fine.
Personalizzare le autorizzazioni di approvazione
Dopo aver attivato le approvazioni di marketing, tutti i superamministratori del vostro account avranno automaticamente l'autorizzazione ad approvare le e-mail di marketing per impostazione predefinita. È inoltre possibile concedere ad altri utenti dell'account l'autorizzazione ad approvare le e-mail di marketing, oppure consentire a determinati utenti di saltare il processo di approvazione.
Concessione dei permessi di approvazione delle e-mail
Per concedere l'autorizzazione all'approvazione delle e-mail agli utenti che non sono superamministratori:
- Nel menu della barra laterale sinistra, fare clic su Utenti e team.
- Passare il mouse su un utente e fare clic su Modifica permessi.
- Nel menu della barra laterale sinistra, fare clic su Marketing.
- Assicurarsi che l'interruttore Accesso marketing sia attivato. Quindi, scorrere fino alla sezione Approvazioni e fare clic per attivare l'interruttore Approva e-mail di marketing.
È anche possibile aggiungere l'autorizzazione Approva contenuto a un set di autorizzazioni. Per saperne di più su come creare e gestire i set di permessi.
Dopo aver attivato l'approvazione delle e-mail di marketing e aver configurato chi può concedere l'approvazione, gli altri utenti del vostro account possono richiedere l'approvazione di un'e-mail nel pannello Revisione e invio dell'editor di e-mail. È inoltre possibile richiedere l'approvazione, visualizzare l'attività di approvazione o approvare un'e-mail utilizzando la barra laterale di collaborazione.
Consentire agli utenti di saltare l'approvazione
Per impostazione predefinita, solo i superamministratori possono saltare il processo di approvazione. Per modificare questa impostazione e consentire a utenti specifici di saltare il processo di approvazione o a tutti di saltare le approvazioni:
- Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Marketing > Email.
- Nella scheda Configurazione, fare clic su Approvazioni.
- Nel pannello di destra, fare clic sulla scheda Salta le approvazioni.
- Selezionare chi può saltare le approvazioni:
- Solo i superamministratori possono saltare le approvazioni: solo i superamministratori dell'account possono saltare il processo di approvazione delle e-mail.
- Tutti possono saltare le approvazioni: è possibile selezionare questa opzione se si desidera mantenere il processo di approvazione, ma si vuole consentire a tutti gli utenti dell'account di saltare le approvazioni. Ad esempio, questa opzione può essere utile se si devono inviare e-mail critiche e i normali approvatori sono impegnati.
- Solo gli utenti che scelgo possono saltare le approvazioni: oltre ai superamministratori, potete selezionare utenti specifici del vostro account che avranno il permesso di saltare il processo di approvazione.
- Fare clic su Salva.
Richiedere un'approvazione nell'editor di e-mail
Se state progettando un'e-mail di marketing e volete richiedere una revisione:
- In alto a destra, fare clic su Crea email o sul nome di un'email esistente.
- Una volta terminata la progettazione dell'email, fare clic su Richiedi approvazione in alto a destra dell'editor.
- Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa Approver e selezionare fino a 10 utenti che si desidera revisionare e approvare l'e-mail. Se si selezionano più approvatori, tutti devono approvare l'e-mail prima di poterla pubblicare.
- Selezionare un'opzione sulla soglia di approvazioni richieste:
- Tutti gli approvatori: tutti gli approvatori selezionati nel passaggio precedente devono approvare l'e-mail prima di poterla pubblicare.
- Un solo approvatore: solo un approvatore deve approvare l'e-mail prima di poterla pubblicare.
- Inserire un messaggio opzionale che verrà incluso nella notifica di richiesta di approvazione.
- Fare clic su Richiedi approvazione.
È possibile richiedere un'approvazione anche tramite l'app mobile di HubSpot:
- Aprite l'app HubSpot sul vostro dispositivo mobile.
- Toccare Menu, quindi toccare Email di marketing nella barra laterale sinistra.
- Toccate l'e-mail di marketing che avete ricevuto.
- In alto a destra, toccare i tre punti orizzontali, quindi toccare Richiedi approvazione.
Gestire le approvazioni con la barra laterale della collaborazione
Dopo aver richiesto un'approvazione, è possibile rivedere e gestire lo stato di approvazione di un'e-mail dalla barra laterale di collaborazione. È inoltre possibile utilizzare la barra laterale di collaborazione per aggiungere commenti all'e-mail durante il processo di approvazione. Per saperne di più sull'uso della barra laterale di collaborazione.
Per rivedere e gestire le approvazioni con la barra laterale di collaborazione:
- Passare il mouse sulla propria e-mail e fare clic su Modifica.
- In alto a destra, fare clic sull'icona approvals approvazioni. Se è stata richiesta un'approvazione, verrà visualizzato uno dei seguenti stati di approvazione:
- In attesa di approvazione: l'e-mail è in attesa di approvazione. Gli altri utenti, compresi i superamministratori, non potranno pubblicare e inviare l'e-mail di marketing.
- Approvato: l'e-mail di marketing è stata approvata e può essere inviata.
- Approvazione richiamata: l'approvazione è stata richiamata dall'utente che l'ha richiesta inizialmente.
- Per approvare un'e-mail:
- Fare clic su Approva.
- Nella finestra di dialogo, inserire un messaggio. Questo messaggio verrà visualizzato nella notifica di approvazione.
-
- Per richiedere modifiche all'e-mail, fare clic su Richiedi modifiche. Nella scheda Commenti è possibile aggiungere commenti per fornire un ulteriore contesto. È anche possibile @menzionare i propri compagni di squadra, per notificare loro che
Richiamare l'approvazione di un'e-mail
Se è necessario riavviare completamente il processo di approvazione, è possibile richiamare un'approvazione e richiederla nuovamente dopo aver apportato le modifiche.
Per richiamare un'approvazione:
- Passare il mouse sull'e-mail per la quale si desidera richiamare l'approvazione, quindi fare clic su Modifica.
- In alto a destra, fare clic su Approvazioni, quindi selezionare Richiama approvazione.
- Nella finestra di dialogo, inserire un messaggio per spiegare il motivo del richiamo dell'approvazione. Questo messaggio sarà incluso nella notifica a tutti gli approvatori originali.
- Fare clic su Richiama approvazione.
Rivedere le approvazioni nella pagina dell'indice delle e-mail
Se si accede alla pagina dell'indice delle e-mail di marketing, è possibile rivedere lo stato di approvazione delle e-mail nella colonna Stato di approvazione . Se la colonna non è presente nella pagina, potete fare clic su Gestisci colonne, quindi selezionare la casella di controllo Stato di approvazione per aggiungerla alle colonne della pagina indice.
Approvazioni delle e-mail di abbonamento a RSS e blog
Quando si richiede l'approvazione di un'e-mail di iscrizione a un RSS o a un blog, l'e-mail deve essere approvata una sola volta. Eventuali aggiornamenti successivi dell'e-mail possono essere pubblicati immediatamente senza dover riottenere l'approvazione.
Per saperne di più su come impostare un'e-mail di sottoscrizione a un blog o a un RSS.