Richiedere l'approvazione per l'invio di e-mail di marketing

Per semplificare il coordinamento tra i progettisti di e-mail di marketing e gli altri utenti dell'account HubSpot, è possibile attivare le richieste di approvazione delle e-mail, che verranno notificate automaticamente alle parti interessate, invitandole a rivedere l'e-mail prima dell'invio.

Una volta attivata, l'approvazione sarà richiesta a tutti gli utenti dell'account HubSpot, ad eccezione dei Super Admin. I Super Admin possono comunque richiedere l'approvazione di altri utenti dell'account.

Limiti e considerazioni

• Quando si richiede l'approvazione di un'e-mail di iscrizione a un RSS o a un blog, l'e-mail deve essere approvata una sola volta. Qualsiasi aggiornamento successivo dell'e-mail può essere pubblicato immediatamente senza bisogno di riottenere l'approvazione.
• Se si desidera testare il processo di approvazione delle e-mail senza interrompere la normale pubblicazione delle e-mail da parte degli altri utenti dell'account, è possibile attivare le approvazioni delle e-mail in un account sandbox standard.

Attivare le richieste di approvazione delle e-mail

Per attivare le richieste di approvazione, un Super Admin dell'account deve eseguire le seguenti operazioni:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Approvazioni.
3. Nella sezione Email di marketing , fare clic su Imposta approvazioni.
4. Nella sezione Scegli chi può saltare le approvazioni , selezionare un'opzione per la quale gli utenti non hanno bisogno di approvazione per pubblicare i contenuti:
   • Solo i superamministratori possono saltare le approvazioni: solo gli utenti con permessi di superamministrazione possono inviare e-mail di marketing senza richiedere l'approvazione.
   • Tutti possono saltare le approvazioni: tutti gli utenti possono inviare e-mail di marketing senza richiedere l'approvazione.
   • Solo gli utenti da me scelti possono saltare le approvazioni: utentispecifici possono inviare e-mail di marketing senza richiedere l'approvazione. Quando si seleziona questa opzione, selezionare la casella di controllo accanto a ciascun utente che può saltare le approvazioni. I superamministratori non possono essere selezionati, poiché hanno sempre la possibilità di saltare le approvazioni.
5. Fare clic su Avanti.
6. Fare clic su Attiva le approvazioni, quindi su Fine.

Personalizzare le autorizzazioni di approvazione

Dopo aver attivato le approvazioni per il marketing, tutti i Super Admin dell'account avranno automaticamente l'autorizzazione ad approvare le e-mail di marketing. È inoltre possibile concedere ad altri utenti dell'account l'autorizzazione ad approvare le e-mail di marketing, oppure consentire a determinati utenti di saltare il processo di approvazione.

4. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
5. Nel menu della barra laterale sinistra, fare clic su Utenti e team.
6. Passare il mouse su un utente e fare clic su Modifica permessi.
7. Nel menu della barra laterale sinistra, fare clic su Marketing.
8. Attivare l'interruttore Accesso al marketing .
9. Nella sezione Approvazioni , attivare l'interruttore Approva e-mail di marketing.
10. In alto a destra, fare clic su Salva.

È anche possibile aggiungere l'autorizzazione Approva contenuto a un set di autorizzazioni. Per saperne di più su come creare e gestire i set di permessi.

Dopo aver attivato l'approvazione delle e-mail di marketing e aver configurato chi può concedere l'approvazione, gli altri utenti del vostro account possono richiedere l'approvazione di un'e-mail nel pannelloRevisione e invio dell'editor di e-mail. È inoltre possibile richiedere l'approvazione, visualizzare l'attività di approvazione o approvare un'e-mail utilizzando la barra laterale di collaborazione.

Richiesta di approvazione nell'editor di e-mail

Una volta attivate le approvazioni nel vostro account, gli utenti che non hanno il permesso di saltare il processo di approvazione possono richiedere l'approvazione nell'editor di e-mail.

Richiesta di approvazione su desktop

1. Nel tuo account HubSpot, vai a Marketing > E-mail.
2. Fare clic sul nome di un'email in bozza, oppure fare clic su Crea email per creare una nuova email.
3. Una volta terminata la progettazione dell'e-mail, fare clic su Richiedi approvazione in alto a destra nell'editor di e-mail.

4. Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa Approvers , quindi selezionare la casella di controllo accanto a ciascun utente che si desidera rivedere e approvare l'e-mail. È possibile selezionare fino a 10 utenti.
5. Nella sezione Richiedi approvazione da , selezionare un'opzione:
   
   • Tutti gli approvatori: tutti gli approvatori selezionati nel passaggio precedente devono approvare l'e-mail prima di poterla pubblicare.
   • Solo un approvatore: solo un approvatore deve approvare l'e-mail prima di poterla pubblicare.
6. Inserire un messaggio opzionale che verrà incluso nella notifica di richiesta di approvazione.
7. Fare clic su Richiedi approvazione.

Richiesta di approvazione su cellulare

1. Aprite l'app HubSpot sul vostro dispositivo mobile.
2. Toccare Menu, quindi toccare Email di marketing nella barra laterale sinistra.
3. Toccate l'e-mail di marketing che avete ricevuto in bozza.
4. In alto a destra, toccate i tre punti orizzontali, quindi toccate Richiedi approvazione.

Visualizza lo stato di approvazione

Dopo aver richiesto l'approvazione, è possibile rivedere e gestire lo stato di approvazione di un'e-mail dalla barra laterale di collaborazione. È inoltre possibile utilizzare la barra laterale di collaborazione per aggiungere commenti all'e-mail durante il processo di approvazione. Per saperne di più sull'uso della barra laterale di collaborazione.

1. Nel tuo account HubSpot, vai a Marketing > E-mail.
2. Fare clic sul nome di un'email in bozza, oppure fare clic su Crea email in alto a destra.
3. Nell'editor dell'email, fare clic su Visualizza approvazione in alto a destra. Se è stata richiesta un'approvazione, verrà visualizzato uno dei seguenti stati di approvazione:
   • In attesa di approvazione: l'e-mail è in attesa di approvazione. Gli altri utenti, compresi i Super Admin, non potranno pubblicare e inviare l'e-mail di marketing.
   • Approvato: l'e-mail di marketing è stata approvata e può essere inviata.
   • Approvazione richiamata: l'approvazione è stata richiamata dall'utente che l'ha richiesta inizialmente.

Richiamare l'approvazione di un'e-mail

Se è necessario riavviare completamente il processo di approvazione, è possibile richiamare un'approvazione e richiederla nuovamente dopo aver apportato le modifiche.

1. Nel tuo account HubSpot, vai a Marketing > E-mail.
2. Fare clic sul nome di un'email in bozza oppure fare clic su Crea email in alto a destra.
3. Nell'editor di e-mail, fare clic su Visualizza approvazione in alto a destra.
4. Nel pannello di destra, fare clic su Richiama approvazione.

5. Nella finestra di dialogo, inserire un messaggio per spiegare il motivo del richiamo dell'approvazione. Questo messaggio sarà incluso nella notifica a tutti gli approvatori originali.
6. Fare clic su Richiama approvazione.

Approvare le e-mail di marketing o richiedere modifiche

Se siete un Super Admin o un utente con l'autorizzazione ad approvare le e-mail di marketing, potete approvare un'e-mail di marketing o richiedere modifiche all'utente che ha richiesto l'approvazione.

1. Nel tuo account HubSpot, vai a Marketing > E-mail.
2. Fare clic sul nome di un'email in bozza di cui è stata richiesta l'approvazione.
3. Per approvare l'email:
   • In alto a destra dell'editor di e-mail, fare clic su Approva.
   • Nella finestra di dialogo è possibile inserire un messaggio opzionale. Questo messaggio verrà visualizzato nella notifica di approvazione.
   • Fare clic su Approva.
4. Per richiedere modifiche all'e-mail:
   • In alto a destra dell'editor di e-mail, fare clic sul menu a discesa accanto al pulsante Approva e selezionare Richiedi modifiche.

• • Nella barra laterale della collaborazione, aggiungete un commento che specifichi le modifiche che state richiedendo. È anche possibile @menzionare l'utente che ha richiesto l'approvazione, che ne riceverà notifica.