Exiger des approbations pour envoyer des e-mails marketing

Pour rationaliser la coordination entre les concepteurs d'e-mails marketing et les autres utilisateurs de votre compte HubSpot, vous pouvez activer les demandes d'approbation des e-mails, ce qui notifiera automatiquement les parties prenantes et les invitera à examiner l'e-mail avant qu'il ne puisse être envoyé.

Une fois activée, l’approbation sera requise pour tous les utilisateurs, à l’exception des super administrateurs , dans votre compte HubSpot. Les super administrateurs peuvent toujours demander l’approbation des autres utilisateurs de votre compte.

Comprendre les limites et les considérations

• Lorsque vous demandez une approbation pour un e-mail d’abonnement à un RSS ou à un blog, l’e-mail ne doit être approuvé qu’une seule fois. Toute mise à jour ultérieure de l’e-mail peut être publiée immédiatement sans qu’il soit nécessaire de récupérer l’approbation.
• Si vous souhaitez tester le processus d’approbation des e-mails sans interrompre les autres utilisateurs de votre compte qui ne publient normalement pas d’e-mails, vous pouvez activer les approbations d’e-mails dans un compte sandbox standard.

Activer les demandes d'approbation par e-mail

Pour activer les demandes d’approbation, un super administrateur dans votre compte doit procéder comme suit :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Approbations.
3. Dans la section E-mails marketing , cliquez sur Configurer les approbations.
4. Dans la section Choose who can skip approvals , sélectionnez une option  pour laquelle les utilisateurs n'ont pas besoin d'approbation pour publier du contenu :
   • Seuls les super administrateurs peuvent ignorer les approbations : seuls les utilisateurs ayant des autorisations de super administrateur peuvent envoyer des e-mails marketing sans demander d’approbation. 
   • Tout le monde peut ignorer les approbations : tous les utilisateurs peuvent envoyer des e-mails marketing sans demander d'approbation. 
   • Seuls les utilisateurs que je choisis peuvent ignorer des approbations : des utilisateurs spécifiques peuvent envoyer des e-mails marketing sans demander d'approbation. Lorsque vous sélectionnez cette option, cochez la case à côté de chaque utilisateur qui peut ignorer les approbations. Il n’est pas possible de sélectionner de super administrateurs, car ils ont toujours la possibilité d’ignorer les approbations. 
5. Cliquez sur Suivant. 
6. Cliquez sur Activer les approbations, puis cliquez sur Terminé. 

Personnaliser les autorisations d'approbation

Une fois que vous avez activé les approbations marketing, tous les super administrateurs de votre compte seront automatiquement autorisés à approuver les e-mails marketing par défaut. Vous pouvez également autoriser d'autres utilisateurs de votre compte à approuver les e-mails marketing, ou permettre à certains utilisateurs de passer outre le processus d'approbation.

4. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
5. Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Users et teams.
6. Survolez un utilisateur, puis cliquez sur Modifier les autorisations.
7. Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Marketing.
8. Activez l’option Accès Marketing . 
9. Dans la section Approbations, activez l’option Approuver les e-mails marketing .
10. Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Enregistrer. 

Vous pouvez également ajouter l'autorisation Approuver le contenu à un ensemble d'autorisations. Découvrez-en davantage sur la création et la gestion des ensembles d’autorisations.

Une fois que vous avez activé l’approbation des e-mails marketing et configuré qui peut accorder l’approbation, les autres utilisateurs de votre compte peuvent demander l’approbation d’un e-mail dans le panneau Réviser et envoyer de l’éditeur d’e-mails. Vous pouvez également demander une approbation, visualiser l'activité d'approbation ou approuver un e-mail à l'aide de la barre latérale de collaboration.

Demander une approbation dans l’éditeur d’e-mails

Une fois les approbations activées dans votre compte, les utilisateurs qui n’ont pas l’autorisation d’ignorer le processus d’approbation peuvent demander une approbation dans l’éditeur d’e-mails. 

Demande d’approbation sur le bureau

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Marketing > E-mail.
2. Cliquez sur le nom d’un brouillon d’e-mail ou cliquez sur Créer un e-mail pour créer un nouvel e-mail. 
3. Une fois votre e-mail conçu, cliquez sur Demander l’approbation dans l’angle supérieur droit de l’éditeur d’e-mails.

4. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Approbateurs , puis sélectionnez la case à cocher en regard de chaque utilisateur que vous souhaitez vérifier et approuver votre e-mail. Vous pouvez sélectionner jusqu’à 10 utilisateurs.
5. Dans la section Exiger une approbation de, sélectionnez une option :
   
   • Tous les approbateurs : tous les approbateurs sélectionnés à l'étape précédente doivent approuver votre E-mail avant qu'il ne soit publié.
   • Un seul approbateur : un seul approbateur doit approuver votre e-mail avant que vous puissiez le publier.
6. Saisissez un message facultatif qui sera inclus dans la notification de demande d'approbation.
7. Cliquez sur Demande d'approbation.

Demande d’approbation sur mobile

1. Ouvrez l’application HubSpot sur votre appareil mobile.
2. Appuyez sur Menu, puis sur Marketing emails dans la barre latérale gauche.
3. Appuyez sur votre a rédigé e-mail de marketing.
4. En haut à droite, appuyez sur les trois points horizontaux, puis sur Demande d'approbation.

Afficher le statut d’approbation

Après avoir demandé une approbation, vous pouvez consulter et gérer le statut d'approbation d'un e-mail à partir de votre barre latérale de collaboration. Vous pouvez également utiliser la barre latérale de collaboration pour ajouter des commentaires à votre e-mail pendant le processus d'approbation. En savoir plus sur l'utilisation de la barre latérale de collaboration. 

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Marketing > E-mail.
2. Cliquez sur le nom d’un e-mail rédigé ou cliquez sur Créer un e-mail dans l’angle supérieur droit. 
3. Dans l’éditeur d’e-mails, cliquez sur Afficher l’approbation dans l’angle supérieur droit. Si une approbation a été demandée, l'un des statuts d'approbation suivants s'affiche :
   • En attente d'approbation : l'e-mail est en attente d'approbation. Les autres utilisateurs, y compris les super administrateurs, ne seront pas en mesure de publier ni d’envoyer l’e-mail marketing. 
   • Approuvé : l'e-mail marketing a été approuvé et peut être envoyé. 
   • Approbation rappelée : l'approbation a été rappelée par l'utilisateur qui l'avait initialement demandée. 

Rappeler l'approbation d'un e-mail

Si vous devez relancer entièrement le processus d'approbation, vous pouvez rappeler une approbation et la demander à nouveau après avoir apporté vos modifications.

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Marketing > E-mail.
2. Cliquez sur le nom d’un e-mail rédigé ou cliquez sur Créer un e-mail dans l’angle supérieur droit. 
3. Dans l’éditeur d’e-mails, cliquez sur Afficher l’approbation dans l’angle supérieur droit.
4. Dans le panneau de droite, cliquez sur Rappeler l’approbation. 

5. Dans la boîte de dialogue, saisissez un message pour expliquer la raison du rappel de l'approbation. Ce message sera inclus dans la notification adressée à tous les approbateurs initiaux.
6. Cliquez sur Rappeler l'approbation.

Approuver les e-mails marketing ou demander des modifications

Si vous êtes un super administrateur ou un utilisateur avec l’autorisation Approuver les e-mails marketing, vous pouvez approuver un e-mail marketing ou demander des modifications à l’utilisateur qui a demandé l’approbation. 

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Marketing > E-mail.
2. Cliquez sur le nom d’un e-mail rédigé pour lequel une approbation a été demandée. 
3. Pour approuver l’e-mail :
   • Dans l’angle supérieur droit de l’éditeur d’e-mails, cliquez sur Approuver. 
   • Dans la boîte de dialogue, vous pouvez saisir un message facultatif. Ce message sera affiché dans la notification d'approbation. 
   • Cliquez sur Approuver. 
4. Pour demander des modifications à l’e-mail : 
   • Dans l’angle supérieur droit de l’éditeur d’e-mails, cliquez sur le menu déroulant à côté du bouton Approuver, puis sélectionnez Demander des modifications. 

• • Dans la barre latérale de collaboration, ajoutez un commentaire détaillant les modifications que vous demandez. Vous pouvez également @mention l’utilisateur qui a demandé l’approbation, qui le notifiera.