Configurare le regole per le pipeline degli oggetti

Imposta delle regole per le pipeline relative ad appuntamenti, contatti, aziende, corsi, oggetti personalizzati, trattative, lead, annunci, ordini, progetti, servizi e ticket, al fine di gestire il modo in cui gli utenti possono creare e spostare i record all’interno di una pipeline. Per ogni singola pipeline è possibile applicare le seguenti regole:

• Imposta le fasi in cui è possibile creare nuovi record.
• Limita il salto delle fasi nella pipeline.
• Limita lo spostamento dei record all'indietro nella pipeline.
• Limita chi può modificare i record in determinate fasi della pipeline.
• Configurare un processo di approvazione per le trattative nella pipeline (solo trattative).
• Rendere obbligatoria la creazione di un'opportunità (solo per i lead).

Ad esempio, se si impedisce agli utenti di saltare le fasi o di spostare le trattative indietro, la modifica della fase di una trattativa apparirà simile a quanto segue:

Se desideri configurare le proprietà obbligatorie prima che un record possa essere spostato in una fase della pipeline, scopri come configurare la logica condizionale delle fasi.

Configurare le regole della pipeline degli oggetti

Le regole della pipeline vengono applicate quando si creano o si aggiornano manualmente i record su desktop, nell’app mobile di HubSpot e tramite integrazioni o API pubbliche di HubSpot quando viene trasmesso un ID utente. Inoltre, quando le regole sono attivate per una pipeline, gli utenti non possono modificare in blocco la pipeline o la fase dei record in essa contenuti.

Per configurare le regole:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione Gestione dati, fai clic su Oggetti.
3. Nella pagina Oggetti, fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto e selezionare l'oggetto per il quale si desidera impostare le regole della pipeline.
4. Passa alla scheda Pipeline.
5. Fare clic sul nome della pipeline per la quale si desidera impostare le regole.
6. In fondo alla pagina, fare clic sulla scheda Regole della pipeline.
7. In ogni riga, attiva l'interruttore per applicare la regola.
8. A seconda della regola, personalizza le impostazioni:

• Limita la creazione di [record] a fasi specifiche: seleziona le fasi in cui è possibile creare nuovi record e la fase predefinita per la creazione dei record. Con questa regola attivata, gli utenti potranno creare record solo in quelle fasi in HubSpot, nonché tramite integrazioni e API di HubSpot. In qualità di responsabile operativo, ciò ti consente di standardizzare la creazione di nuovi record.
• Impedire che i [record] saltino le fasi: per impedire agli utenti di saltare qualsiasi fase della pipeline, seleziona Tutte le fasi. Per impedire agli utenti di saltare determinate fasi, seleziona Seleziona fasi, quindi seleziona le fasi che non possono essere saltate. Gli utenti potranno comunque saltare le fasi se un record passa a una fase "Chiuso/Chiuso perso " (per i lead "Qualificati " o "Non qualificati"). Questa regola si applica anche durante la modifica dei record tramite API e integrazioni.
• Impedire che [i record] tornino indietro: per impedire agli utenti di far tornare indietro i record da qualsiasi fase della pipeline, seleziona "Tutte le fasi". Per impedire agli utenti di far tornare indietro i record una volta raggiunte determinate fasi, seleziona "Seleziona fasi", quindi seleziona le fasi. Con questa regola attivata, una volta che un record è stato spostato nelle fasi selezionate o oltre, gli utenti non possono riportarlo indietro a nessuna fase precedente a quelle selezionate. Ciò vale sia durante la modifica in HubSpot, sia tramite API e integrazioni. Gli utenti potranno comunque spostare un record all’indietro da una fase“Chiusa/Chiusa persa” (per i lead “Qualificati” o “Non qualificati”) se il record viene riaperto.

• Controlla l’accesso alla modifica di [oggetto]: seleziona le fasi per le quali limitare l’accesso alla modifica, quindi scegli chi deve avere accesso: "Solo superamministratori "o "Utenti e team specifici". Se hai selezionato " Utenti e team specifici", fai clic sul menu a discesa "Aggiungi un utente o un team ", quindi seleziona le caselle di controllo degli utenti e dei team a cui consentire di modificare oggetti personalizzati, trattative, progetti o ticket nelle fasi selezionate.
• Aggiungi un processo di approvazione per le trattative: configura la fase di approvazione.
• Richiedi la creazione di un'opportunità: l'utente deve creare un'opportunità se la fase del lead è " Qualificato".
8. Fai clic su Salva.

Configurare le regole della pipeline per i contatti e le aziende

Configurare le seguenti regole:

• Imposta le fasi in cui è possibile creare nuovi record.
• Limita la possibilità di saltare le fasi nella pipeline.
• Limitare lo spostamento dei record all'indietro nella pipeline.

Per configurare le regole della pipeline per i contatti e le aziende:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione Gestione dati, fare clic su Oggetti.
3. Nella pagina Oggetti, fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto e selezionare Contatti o Aziende.
4. Fai clic sulla scheda Fase del ciclo di vita.
5. Fai clic sulla scheda " Regole della pipeline ".
   
   
6. In ogni riga, attiva l'interruttore per applicare la regola.
7. Nel pannello, configura le opzioni della regola, quindi fai clic su Salva.

Per modificare le regole della pipeline relative a contatti e aziende:

1. Accedere alle regole della pipeline relative a contatti e aziende.
2. Nella riga desiderata, fare clic sull’icona “ edit ” per modificare la regola.
3. Nel pannello, configurare le modifiche alla regola, quindi fare clic su Salva.

Modifica o disattiva le regole della pipeline

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione Gestione dati, fare clic su Oggetti.
   Nella pagina Oggetti, fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto e selezionare l'oggetto per il quale si desidera aggiornare le regole della pipeline.
3. Passa alla scheda Pipeline.
4. Fare clic sul nome della pipeline di cui si desidera aggiornare le regole.
5. In fondo alla pagina, fare clic sulla scheda " Regole della pipeline ".
6. Per modificare una regola esistente, fare clic sull'icona di modifica " edit " nella riga della regola. Apportare le modifiche nel pannello di destra, quindi fare clic su "Salva".
7. Per disattivare una regola, fare clic per disattivare l’interruttore. Nella finestra di dialogo, fare clic su " Elimina regola della pipeline " per confermare.

Scopri di più sulla personalizzazione delle pipeline.