Utilizza le guide operative

Con lo strumento "Playbooks", puoi creare schede di contenuto interattive visualizzate nei record relativi a contatti, aziende, opportunità e ticket. Quando il tuo team interagisce con potenziali clienti e clienti esistenti, può fare riferimento a queste schede e redigere note standardizzate.

Prima di iniziare

• Per creare, modificare, visualizzare ed eliminare i playbook, è necessario disporre delle autorizzazioni"Pubblica" e/o "Scrivi playbook ".
• Gli utenti a cui sono state assegnate licenze "Vendite " o "Servizio" che non dispongono delle autorizzazioni relative ai playbook possono comunque visualizzare e utilizzare i playbook nello strumento dedicato, nonché nei record relativi a contatti, aziende e trattative.
• A seconda del tuo abbonamento HubSpot, esiste un limite al numero di playbook che puoi creare. Scopri di più nel catalogo Prodotti e servizi di HubSpot.

Crea i playbook

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Manuali. Se Altro non appare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Manuali.
2. In alto a destra, clicca su Crea playbook.
3. Puoi creare un playbook da zero oppure scegliere un modellodi playbook"Vendite" o"Assistenza". Per visualizzare l’anteprima di un modello, clicca sulla scheda Anteprima nel pannello di destra. Per effettuare una selezione, nel pannello di sinistra, seleziona un tipo di playbook.
4. Nella parte superiore della pagina, clicca sull’icona di modifica e inserisci un titolo per il tuo playbook.
5. Fai clic su " Crea playbook".

Scrivi il contenuto del playbook

Nell’editor delle guide operative, nella scheda Scrivi:

1. Fai clic in un punto qualsiasi dell'editor di testo per scrivere.
2. Utilizza la barra degli strumenti in alto per formattare il contenuto o inserire link, immagini, articoli della knowledge base, snippet, domande o un pulsante "Nuovo record":
3. Per inserire un URL, trascinare il cursore sul testo per evidenziare il punto in cui si desidera inserire il link. Quindi fare clic sull’icona Link e incollare un link nella casella di testoURL. Se necessario, selezionare la casella di controllo “Apri in una nuova scheda ” o la casella di controllo “Indica ai motori di ricerca di non seguire questo link ”.
4. Per inserire un'immagine dallo strumento "File", dal tuo computer o da un URL, clicca sull'icona " Immagine ".
5. Per inserire un articolo della Knowledge Base, fare clic sull’icona Knowledge Base ( cap ). Quindi, cercare un articolo della Knowledge Base.
6. Per inserire uno snippet, fare clic sull’icona "textSnippets " ( Snippet ). Quindi, cercare uno snippet.
7. Per inserire domande, fare clic sull’icona "domanda" di "domandaRisposta". Nel pannello di destra, scrivere una domanda o un prompt. Per richiedere una risposta a una domanda, selezionare la casella di controllo "Obbligatorio". Selezionare uno dei tipi di risposta:
   • Testo libero: inserisci le risposte in un campo di testo libero.
   • Elenco di opzioni di risposta (soloSales Hub Enterprise ): crea una serie di opzioni di risposta che possono essere salvate in una nota sul record. In " Opzioni di risposta", inserisci una risposta, quindi premi il tasto Invio.
     • Seleziona la casella di controlloLimita a una sola risposta per impedire la selezione di più risposte.
     • Seleziona la casella di controllo Nascondi campo note per rimuovere il campo note aperto predefinito dalla domanda o dal prompt.
   • Aggiorna una proprietà (soloSales Hub o Service Hub Enterprise ): aggiorna automaticamente le proprietà in un record di contatto, azienda, trattativa o ticket dal playbook.
     • Fare clic sul menu a discesa " Tipo di proprietà " e selezionare un tipo di proprietà, quindi selezionare una proprietà specifica a cui collegarsi.
     • Selezionare la casella di controllo Nascondi campo note per rimuovere il campo note aperto predefinito dalla domanda o dal prompt.
     • Fare clic su " Salva".

8. Per aggiungere un token di personalizzazione, fare clic sul menu a discesa " Personalizzazione", quindi cercare un token.
9. Per aggiungere o caricare un file video, clicca sul menu a tendina "Inserisci", quindi seleziona " Video".
10. Per inserire un URL e creare un codice di incorporamento di YouTube, Vimeo o Instagram, fare clic sul menu a discesa "Inserisci ", quindi selezionare "Incorpora".
11. Per pianificare una riunione dall’interno di un playbook, fare clic sul menu a discesa “Inserisci”, quindi selezionare “Azioni” > “Pianifica una riunione”. Scopri come pianificare una riunione con un record di contatto.
12. Per creare un nuovo record, fare clic sul menu a discesa "Inserisci" , quindi selezionare "Azioni" >"Crea un nuovo record". Selezionare un tipo di record dal menu a discesa, quindi fare clic su"Inserisci azione".

13. Dopo aver scritto il contenuto del playbook, fai clic sulla scheda "Impostazioni" . 

Modifica le impostazioni del playbook

Nell'editor delle guide operative, nella scheda " Impostazioni ":

1. Per registrare gli invii del playbook, seleziona la casella di controlloRegistra gli invii del playbook. 
2. Per specificare il tipo di interazioni che un playbook salverà in un record, fare clic sul menu a discesa Tipi di interazione e selezionare lacasella di controllo accanto ai tipi di interazione preferiti. Il tipo di interazione predefinito è "Chiamata".
3. Quando si registra un'interazione di tipo "chiamata" o "riunione", è anche possibile selezionare il tipo di chiamata o riunione (ad es. Prospezione, Gestione) dal menu a discesa Tipo predefinito di chiamata/riunione.

Nota: per impostazione predefinita, quando si registra un playbook su un record, l'interazione verrà registrata solo su quel record specifico. L'interazione verrà registrata sui record associati solo se il playbook contiene una domanda mirata a quel tipo di record (ad esempio, una domanda relativa alle proprietà dell'azienda nel playbook comporta la registrazione dell'interazione sul record del contatto e sul record dell'azienda associato).

Dalla scheda "Impostazioni" dell’editor del playbook, è possibile impostare regole per la raccomandazione di un playbook in base a diverse proprietà relative ad azienda, contatto, opportunità e ticket. Quando le proprietà del record corrispondono alla regola di raccomandazione del playbook, quest’ultimo verrà visualizzato in cima all’elenco dei playbook in quel record.

Per consigliare un playbook in base alle proprietà relative all’azienda, al contatto, all’opportunità o al ticket di un record:

1. In“Impostazioni raccomandazioni”, fare clic sul menu a discesa“Seleziona tipo di oggetto per iniziare ” e selezionare una proprietà relativa a azienda, contatto, trattativa o ticket.
2. Fai clic su + Crea regola.
3. Nella barra laterale destraFiltri, fare clic su + Aggiungi filtro.
   • Seleziona una categoria di filtro dall'elenco " Oggetto corrente" o "Informazioni sull'oggetto associato ". Quindi, seleziona un filtro dall'elenco delle proprietà.
   • Fai clic sui menu a discesa per selezionare i parametri del filtro. Per aggiungere altri filtri, fai clic su + Aggiungi filtro in basso a sinistra nell'editor dei filtri.
4. Le modifiche vengono salvate automaticamente. Fai clic suChiudi editor o sul pulsante X in alto a destra per tornare alla scheda Impostazioni dell’editor del playbook. Per tornare all’editor dei filtri, accanto a Filtri, fai clic sul menu a discesa Azioni, fai clic su Modifica, quindi fai clic su Modifica filtri nella barra laterale destra Filtri.

Una volta terminata la personalizzazione del playbook, fare clic su Pubblica in alto a destra.

Creare una scheda CRM con il playbook consigliato

I super amministratori possono creare schede CRM in un record in modo che i playbook consigliati vengano visualizzati in cima al record.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, inGestione dati, fare clic suOggetti, quindi selezionare il tipo di record (Contatti, Aziende, ecc.) a cui si desidera aggiungere una scheda CRM.
3. Fai clic sullavista predefinita o su una vista di squadra. Se desideri creare una vista di squadra, fai clic suCrea vista di squadra.
4. Al centro del layout, passa con il mouse sullo spazio in cui desideri aggiungere la scheda e fai clic su Aggiungi scheda.
5. Nella barra laterale destra, fare clic sulla scheda Libreria schede. Utilizzare la barra di ricerca per trovare la scheda Abilitazione consigliata e fare clic su Aggiungi scheda.
6. Per spostare la scheda CRM, clicca sulla casella " Abilitazione consigliata " e trascinala nella posizione desiderata.

7. Una volta terminata la personalizzazione, clicca su “Salva ed esci ” in alto a destra.
8. Accedi al tipo di record che hai personalizzato:
   • Contatti:nel tuo account HubSpot, vai suContatti>Contatti.
   • Aziende:nel tuo account HubSpot, vai suContatti>Aziende.
   • Opportunità:nel tuo account HubSpot, vai suVendite>Opportunità.
   • Ticket:nel tuo account HubSpot, vai suAssistenza>Ticket.
   • Oggetti personalizzati:nel tuo account HubSpot, vai suContatti >[Oggetto personalizzato]. Se il tuo account ha più di un oggetto personalizzato, passa con il mouse suOggetti personalizzati, quindi selezional’oggetto personalizzatoche desideri visualizzare.
9. Fai clic su unrecord per visualizzare nel pannello centrale la schedaCRM di abilitazione consigliatache hai appena personalizzato. Verrà visualizzata una delle seguenti opzioni:
   • Se è presente un playbook consigliato, la scheda mostrerà un'anteprima del playbook. Fai clic su "Apri playbook " per visualizzarlo.
   • Se sono presenti più playbook consigliati, utilizza le frecce per scorrerli. Fai clic su "Apri playbook " per visualizzarlo.
   • Se non ci sono playbook consigliati, puoi scorrere o cercare tra tutti i playbook disponibili. Fai clic sulnome del playbook per aprirlo.

Gestire i playbook

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Manuali. Se Altro non appare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Manuali.
2. In alto a sinistra, usa la barra di ricerca per cercare una guida in base al nome.
3. Per filtrare in base al proprietario del playbook, clicca sul menu a tendina "Proprietario".
4. Per modificare, clonare, eliminare, rimuovere dalla pubblicazione o modificare chi può accedere al playbook, passare il mouse sul nome di un playbook.
5. Per modificare il playbook, clicca sul nome del playbook.
   • Nell'editor del playbook, per rivedere e ripristinare le versioni precedenti del playbook, nell'angolo in alto a destra dell'editor, clicca su Cronologia versioni.
   • Sul lato sinistro della finestra di dialogo, seleziona una bozza precedente.
   • Per ripristinare questa bozza, fare clic su Ripristina.

6. Per clonare il playbook, fare clic sul menu a discesa "Azioni", quindi fare clic su " Clona".
7. Per eliminare il playbook, fare clic sul menu a discesa "Azioni", quindi selezionare "Elimina". È anche possibile selezionare le caselle di controllo accanto ai playbook che si desidera eliminare, quindi fare clic delete "Elimina" nella parte superiore della tabella.
8. Per annullare la pubblicazione del playbook, fare clic sul menu a discesa Azioni, quindi selezionare Annulla pubblicazione.
9. Per modificare quali utenti possono visualizzare e utilizzare il playbook, fare clic sul menu a discesa Azioni, quindi selezionare Gestisci condivisione. Scopri di più sulla condivisione dell'accesso ai contenuti di vendita con i tuoi utenti e i tuoi team.

Una volta creati i playbook, puoi organizzarli in diverse cartelle:

1. In alto a destra, fare clic su " Nuova cartella".
2. Nella finestra di dialogo, inserisci un nome per la cartella, quindi fai clic su Aggiungi cartella.
3. Per spostare i playbook in una cartella, seleziona le caselle di controllo accanto ai playbook, quindi fai clic su "Sposta nella cartella".

4. Nella finestra di dialogo, seleziona una cartella, quindi fai clic su " Sposta".

5. Se desideri rinominare una cartella, nell’elenco dei playbook e delle cartelle seleziona la casella di controllo accanto alla cartella, quindi nella parte superiore della tabella fai clic su edit > Rinomina.

Utilizza i playbook nei record CRM relativi a contatti, aziende, opportunità, ticket o personalizzati

Dopo aver creato una guida, puoi accedervi nei tuoi record. HubSpot ti fornisce automaticamente una guida per la chiamata di scoperta e una per la qualificazione, ma puoi modificarle secondo necessità nell’editor delle guide. Se imposti una regola di raccomandazione relativa alla fase dell’affare per una guida e questa corrisponde alla fase dell’affare del record, apparirà in cima all’elenco come “Consigliata”.

1. Accedi ai tuoi record:
   • Contatti:nel tuo account HubSpot, vai suContatti>Contatti.
   • Aziende:nel tuo account HubSpot, vai suContatti>Aziende.
   • Opportunità:nel tuo account HubSpot, vai suVendite>Opportunità.
   • Ticket:nel tuo account HubSpot, vai suAssistenza>Ticket.
   • Oggetti personalizzati:nel tuo account HubSpot, vai suContatti >[Oggetto personalizzato]. Se il tuo account ha più di un oggetto personalizzato, passa con il mouse suOggetti personalizzati, quindi selezional’oggetto personalizzatoche desideri visualizzare.
2. Fai clic sul nome di un record.
3. Nel pannello di destra, nella sezione Playbook, utilizza la barra di ricerca per individuare un playbook oppure clicca su un playbook per aprirlo.
4. Nella barra laterale dei contenuti del playbook, clicca su una domanda per aprirla nel playbook.
5. Per ogni domanda, inserisci note, seleziona le opzioni di risposta o aggiorna una proprietà di un record. Se hai selezionato Nascondi campo note, non sarà presente alcuna casella di testo sotto la domanda.
6. Nel campo delle note, è possibile utilizzare gli snippet per incollare frasi utilizzate regolarmente nelle interazioni con i clienti. Fare clic sull’iconadegli snippet ( textSnippets) e quindi utilizzare il campo delle note per modificare il testo formattato dello snippet.

7. Se la domanda è collegata a una proprietà in un oggetto diverso, il playbook mostrerà un elenco di record associati e ti consentirà di scegliere il record da aggiornare (soloversione Enterprise ). Potrai quindi inserire un valore e aggiornare la proprietà CRM collegata quando registri l’interazione.

8. Se stai creando un record dall’interno di un playbook, fai clic sul pulsanteCrea [record]. Nel pannello di destra, inserisci le informazioni relative al nuovo record. Quindi, fai clic su Crea osu Crea e aggiungi un altro. Se stai aggiungendo un record esistente, fai clic sulla schedaAggiungi esistente, quindi cerca un record.
9. Se stai registrando il playbook come chiamata, utilizza i menu a discesa “Seleziona un esito” e “Seleziona tipo di chiamata ” per selezionare un esito della chiamata o modificare il tipo di chiamata. Se stai registrando il playbook come riunione, utilizza il menu a discesa “Seleziona tipo di riunione ” per modificare il tipo di riunione. È possibile selezionare un esito solo nei playbook relativi alle chiamate.

10. È possibile allegare a un playbook un'interazione registrata nelle ultime sei ore per acquisire note e valori delle proprietà nel playbook. Ciò può impedire la duplicazione dei record delle interazioni se la riunione è già stata registrata.
    • Dopo aver selezionato un playbook, fare clic sulla freccia verso il down accanto a Registra [tipo di interazione].
    • Dall’elenco “Allega a recenti ”, seleziona l’interazione registrata di recente per aggiungerla al playbook.
    • Nella finestra di dialogo di conferma, fare clic su"OK".

11. È possibile creare un'attività di follow-up selezionando la casella di controllo "Crea un'attività di follow-up ".
12. Una volta terminato di utilizzare il playbook, fare clic su Registra [tipo di interazione] in basso a sinistra. Il tipo di interazione sarà quello selezionato nella schedaImpostazioni nell'editor del playbook.

Il playbook verrà salvato come interazione sulla timeline del record con le domande, le risposte ed eventuali note. Tutte le informazioni inserite in un playbook verranno salvate automaticamente come bozza finché non farai clic su Registra [tipo di interazione].

Una volta selezionato “Registra [tipo di interazione]”, tutte le proprietà collegate a una domanda e a una risposta verranno aggiornate con le risposte selezionate o inserite durante l’utilizzo del playbook (solo Sales Hub o solo Service Hub Professional o Enterprise ).

Visualizza le analisi dei report per i playbook

È possibile visualizzare le analisi dei report dei playbook per ottenere informazioni più approfondite sui propri playbook, su chi li sta utilizzando e sul loro livello di efficacia.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Manuali. Se Altro non appare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Manuali.
2. Nella parte superiore, fare clic sulla scheda "Analizza ".
3. Nella parte superiore della scheda "Analizza", utilizza le sezioni " Utilizzo totale dei playbook " e "Adozione da parte del team " per visualizzare metriche quali il numero di playbook, le visualizzazioni totali e il numero totale di utenti attivi.
   • A destra, clicca su "Dati utente " per vedere quante volte gli utenti del tuo account hanno visualizzato o registrato i playbook.
   • Nella tabella " Dati utente ", clicca sull'utente per visualizzare i dati specifici relativi a quell'utente.
   • Utilizza i filtri nella parte superiore per affinare ulteriormente la ricerca.

4. Al centro della pagina " Analizza ", è possibile visualizzare le metriche relative all’utilizzo totale dei playbookin un grafico lineare con filtri per metriche e frequenza.
5. Nella parte inferiore della pagina"Analizza", fai clic su unplaybook nella tabella per visualizzare le metriche relative a quel singolo playbook, quali l’utilizzo del playbook, gli utenti del playbook e le attività. Utilizza i filtri per affinare ulteriormente la ricerca.

Visualizza i playbook in Slack

Se hai installato l’integrazione di HubSpot con Slack, puoi cercare e visualizzare i playbook direttamente in Slack utilizzando il comando slash /hs-search-playbook.

Utilizzare un playbook per attivare un flusso di lavoro

È possibile attivare un flusso di lavoro quando si registra un playbook. Scopri di più su come impostare i trigger di iscrizione agli eventi.