コミュニケーションの受信トレイおよびヘルプデスクでのユーザーの不在時間を管理する

スーパー管理者と個々のユーザーは、ユーザーのタイムゾーンに基づき、空き状況として不在時間を設定することができます。ユーザーが席を外すと、その空き状況が「離席中」に変更されて、コミュニケーションの受信トレイやヘルプデスクでの自動割り当ての対象外になります。 

ユーザーは、ユーザーのレコードページ、コミュニケーションの受信トレイ、またはヘルプデスクで、空き状況を手動で変更することができます。ユーザーが手動で空き状況を変更すると、全てのエクスペリエンスで、その変更が反映されます。

ユーザーの不在時間を設定する

ユーザーの不在時間を設定するには：

• HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
• 左のサイドバーメニューで、［ユーザーとチーム］に移動します。
• ユーザーテーブルで、目的のユーザーレコードをクリックします。
• ［設定］タブをクリックします。左のサイドバーメニューで、［勤務時間］をクリックします。
• ［タイムゾーン］ドロップダウンメニューをクリックし、正しいユーザータイムゾーンを選択します。続いて［保存］をクリックします。
• ［不在］で、［+日付を追加］をクリックします。不在となる期間を設定するには、日付入力フィールドをクリックし、日付を選択します。ドロップダウンメニューを使用して、開始時刻と終了時刻を選択します。日付を削除するには、delete削除アイコンをクリックします。
• ［保存］をクリックします。 
• ユーザーレコードの上部に示される、ユーザーのその日の空き状況と勤務時間に、ユーザーが不在となる期間の開始時刻と終了時刻が反映されます。
  
  • 空き状況を手動で変更するには、［ユーザーステータス］ドロップダウンメニューをクリックし、［対応可能］または［離席中］をクリックします。
  • 勤務時間を編集するには、［勤務時間を編集］をクリックします。
  
  
  

  受信トレイ またはヘルプデスクから稼働状況を管理する。

  ユーザーの外出開始時、利用可能ステータスは自動的に「Away」に設定されます。ユーザーの外出が終わると、その利用可能ステータスは自動的に利用可能に設定されます。ユーザーは、不在期間が終わる前に、Availableに反映されるように、利用可能ステータスを手動で変更することができます。そうすることで、不在ブロックを早期に終了するか、Away、その設定を継続するかを確認するプロンプトが表示されます。

  可用性ステータスを手動で変更するには、以下のいずれかに移動します：

  • ユーザー別レコード：
    
    • HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
    • 左サイドバーのメニューから、Users & Teamsに移動します。
  • ユーザーテーブルで、ユーザーレコードをクリックします。
  • ユーザーレコードの上部で、User statusドロップダウンメニューをクリックし、AvailableまたはAwayをクリックします。
  • ダイアログボックスで、「はい、対応可能」に設定する。
    
    

  受信トレイ：

  • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［受信トレイ］の順に進みます。
  • 左上隅にあるスイッチをオンまたはオフに切り替えると、可用性ステータスが変更されます。
  • ダイアログボックスで、「はい、対応可能」に設定する。
    
    
    
    
  • ヘルプデスク：
    
    • HubSpotアカウントにて、［ワークスペース］＞［ヘルプデスク］の順に進みます。
    • 左下隅にあるスイッチをオンまたはオフに切り替えると、空き状況ステータスが変更されます。
    • ダイアログボックスで、「はい、対応可能」に設定する。