Sla gevoelige gegevens op in HubSpot

Sla gevoelige informatie op in je HubSpot-account met behulp van ‘Gevoelige gegevens’. Maak aangepaste eigenschappen aan waarin je ‘Gevoelige gegevens’ (bijvoorbeeld persoonlijke identificatiegegevens, financiële gegevens, gezondheids- of medische informatie) of ‘Zeer gevoelige gegevens’ (bijvoorbeeld burgerservicenummers) kunt opslaan.

Voordat je aan de slag gaat

Lees, voordat je begint met het opslaan van gevoelige gegevens, de volgende informatie over de functionaliteit van gevoelige gegevens door.

• U kunt uw account scannen op mogelijk onbeveiligde gevoelige informatie. Aan de hand van de scanresultaten kunt u bepalen wat de beste manier is om uw instellingen voor gevoelige gegevens te configureren.
• U kunt alleen bepaalde soorten gevoelige gegevens opslaan in HubSpot. Raadpleeg de pagina met voorwaarden voor gevoelige gegevens om te begrijpen welke soorten gevoelige gegevens en zeer gevoelige gegevens u kunt opslaan en waar deze functies beschikbaar zijn.
• Eigenschappen voor gevoelige gegevens zijn niet beschikbaar in bepaalde tools, waaronder personalisatietokens, sandboxes, chatbots en playbooks. Eigenschappen voor zeer gevoelige gegevens zijn nog verder beperkt. Raadpleeg dit artikel voor meer informatie over de gevolgen van het inschakelen van gevoelige gegevens voor je account en hoe je gevoelige gegevens in HubSpot-tools kunt beheren.

Instellingen voor gevoelige gegevens inschakelen of bewerken

Voordat u eigenschappen voor gevoelige gegevens aanmaakt, moet u 'Gevoelige gegevens' inschakelen in uw beveiligingsinstellingen en de bijbehorende voorwaarden accepteren. Als u 'Gevoelige gegevens' al hebt ingeschakeld, kunt u een gezelde gegevenscategorie niet meer verwijderen zodra u deze hebt geselecteerd, maar u kunt wel naar behoefte categorieën toevoegen.

Lees meer over de gevolgen van het inschakelen van 'Gevoelige gegevens' voor uw account.

Let op: zodra u 'Gevoelige gegevens' hebt ingeschakeld, is het niet meer mogelijk om deze functie uit te schakelen of de geselecteerde categorieën te verwijderen.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naar 'Beveiliging'.
3. Klik op het tabblad 'Gevoelige gegevens '.
4. Zet de schakelaar 'Bescherming van gevoelige gegevens ' aan. Als u 'Gevoelige gegevens' al hebt ingeschakeld, klikt u op 'Bewerken' om extra gegevenscategorieën te selecteren.
5. Vink in het rechterpaneel de selectievakjes aan om de categorieën te specificeren waarin u gevoelige gegevens gaat opslaan. Raadpleeg de voorwaarden voor gevoelige gegevens om te begrijpen welke soorten gegevens in de categorieën kunnen worden opgeslagen.
6. Om gegevens op te slaan die onder de HIPAA vallen, moet u zowel het selectievakje 'Gezondheids-/medische gegevens' als het selectievakje 'Wij zijn een entiteit of zakenpartner die onder de HIPAA valt ' aanvinken.

Let op: hoewel HubSpot een robuust beveiligingsprogramma biedt om je persoonlijke en gevoelige gegevens te beschermen, ongeacht de inhoud, helpen deze processen voor het identificeren van gegevenstypen ervoor te zorgen dat aan je HIPAA- en wettelijke vereisten wordt voldaan. Door je aan te merken als een onder HIPAA vallende entiteit of zakenpartner, kan HubSpot de toepassing van de Business Associate Agreement (BAA) bijhouden en voldoen aan wettelijke verplichtingen.

7. Klik op 'Volgende'.
8. Lees de voorwaarden voor gevoelige gegevens en, indien van toepassing, de Business Associate Agreement. Vink de selectievakjes aan om akkoord te gaan met de voorwaarden.
9. Klik op 'Instellingen voor gevoelige gegevens inschakelen' of, als u categorieën hebt toegevoegd, op 'Instellingen voor gevoelige gegevens bijwerken'.

Bekijk aanbevelingen voor het opslaan van gevoelige gegevens

Zodra u de instelling voor het opslaan van gevoelige gegevens hebt ingeschakeld, moet u mogelijk maatregelen nemen of bepaalde instellingen bijwerken om uw gegevens beter te beschermen. Bekijk de aanbevelingen om u te helpen bij het beheren van gevoelige gegevens:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar 'Beveiliging'.
3. Klik op het tabblad 'Gevoelige gegevens '.
4. Klik op 'Aanbevelingen bekijken'.
5. Bekijk in het rechterpaneel de aanbevolen acties. Klik bij elke aanbeveling op een link voor meer informatie of om naar de betreffende instellingen te gaan.

Maak eigenschappen aan om gevoelige gegevens op te slaan

Superbeheerders kunnen een eigenschap markeren als een eigenschap waarin gevoelige gegevens of zeer gevoelige gegevens worden opgeslagen. Wanneer een eigenschap zeer gevoelige gegevens bevat, is deze eigenschap in minder tools beschikbaar en worden de waarden ervan versleuteld, zodat gebruikers met toegang tot de waarden van de eigenschap moeten klikken om deze te ontsleutelen en de waarde te kunnen bekijken of bewerken. U kunt ook aangeven of de eigenschap met gevoelige gegevens of zeer gevoelige gegevens beschermde gezondheidsinformatie bevat.

Standaard worden gegevens in HubSpot zowel tijdens verzending als in opslag versleuteld. Door een eigenschap als gevoelig te markeren, wordt een extra versleutelingslaag toegevoegd, namelijk versleuteling op applicatieniveau. Dit biedt individuele accounts en hun gevoelige gegevens meer bescherming en isolatie. Gevoelige gegevens die nodig zijn voor zoekopdrachten en rapportages worden opgeslagen in beveiligde omgevingen met zeer beperkte toegang. Toegang tot de niet-versleutelde waarden voor eigenschappen voor gevoelige gegevens is beperkt tot aangewezen HubSpot-applicaties en door de gebruiker goedgekeurde gekoppelde privé-apps. Lees meer over het gebruik van eigenschappen voor gevoelige gegevens.

Een eigenschap voor gevoelige gegevens of zeer gevoelige gegevens aanmaken:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Eigenschappen.
3. Klik op Eigenschap aanmaken.
4. Voer de basisgegevens van de eigenschap in, selecteer het veldtype en klik vervolgens op het tabblad 'Gevoelige gegevens '.
5. Selecteer 'Gevoelige gegevens' om gevoelige informatie op te slaan. Selecteer 'Zeer gevoelige gegevens' om zeer gevoelige informatie op te slaan. Lees meer over de soorten gevoelige gegevens die u in elke categorie kunt opslaan.
   
6. Als de eigenschap door HIPAA beschermde gezondheidsgegevens zal opslaan, vink dan het selectievakje ‘Ja, deze gegevens bevatten beschermde gezondheidsinformatie (PHI) ’ aan.
7. Klik op het tabblad Toegang beheren en selecteer vervolgens een optie om in te stellen wie toegang heeft om de eigenschap te bekijken en te bewerken.
8. Rond het instellen van uw object af en klik vervolgens op ‘Aanmaken’.

Aanvullende bronnen

• Raadpleeg het HubSpot Trust Center voor meer informatie over het beveiligingsprogramma van HubSpot.
• Raadpleeg dit artikel om te zien hoe gevoelige gegevens van invloed zijn op andere HubSpot-tools.
• Raadpleeg de documentatie voor ontwikkelaars om te leren hoe je gevoelige gegevens via de API kunt beheren.