Als je je team-e-mail koppelt aan de inbox voor gesprekken of de helpdesk, worden alle inkomende e-mails daarheen gestuurd. Om deze kanalen overzichtelijk te houden, configureer je de toestaan- en weigerenlijst in je inbox om je inbox vrij te houden van e-mails die de aandacht van je team niet nodig hebben.
Het toevoegen van een e-mail of domein aan je toestaan of weigeren lijst in HubSpot heeft geen invloed op de instellingen in je externe e-mailclient van je verbonden team-e-mail (bijv. e-mails die zijn toegevoegd aan je weigerlijst in HubSpot worden niet naar je spammap gestuurd in een verbonden Gmail of Outlook e-mail).
Let op: je moet een gebruiker zijn met accounttoegangsrechten om wijzigingen aan te brengen in de toestaan- of weigerenlijst.
E-mails of domeinen toevoegen aan je toestaan of weigeren lijst
Gesprekken die worden gevoerd vanaf e-mailadressen of domeinen die op de toegestane lijst staan, worden nooit als spam gemarkeerd, maar e-mailadressen of domeinen die op de geweigerde lijst staan, worden wel als spam gemarkeerd en verschijnen niet in de inbox of bij de helpdesk. Zo voegt u e-mailadressen of domeinen toe aan uw lijst met toegestane of geweigerde e-mailadressen:
Let op: gesprekken die als spam worden gemarkeerd, handmatig of automatisch op basis van filterregels, worden na 90 dagen permanent verwijderd uit de spamweergave .
- Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Inbox & Helpdesk > Lijst toestaan en weigeren.
- Klik op E-mail of domein toevoegen.
- Voer in het dialoogvenster een e-mailadres of domein in.
-
- Om e-mails van een specifieke ontvanger naar het postvak IN toe te staan of te weigeren, voer je het e-mailadres in als emailaddress@domain.com (bijv. name@hubspot.com).
- Om e-mails toe te staan of te weigeren die naar het postvak IN worden verzonden vanuit een specifiek domein, voert u het domein in als domain.com (bijv. hubspot.com).
Naast de e-mailadressen en domeinen die u handmatig toevoegt aan uw toestaan- of weigerenlijst, gebeurt het volgende standaard in uw inbox of helpdesk:
Let op: met uitzondering van e-mails die door je e-mailprovider als spam zijn gemarkeerd, kunnen deze regels niet worden omzeild door de e-mailadressen of domeinen toe te voegen aan de lijst Toestaan.
- E-mails die worden verzonden vanaf een bestaande contactpersoon in uw database worden niet gemarkeerd als spam, tenzij de e-mail een automatische reactie is.
- E-mails die worden verzonden vanaf het e-mailadres van uw verbonden team-e-mail naar datzelfde e-mailadres ,worden gemarkeerd als spam.
- E-mails die zijn verzonden door een geblokkeerde bezoeker , worden gemarkeerd als spam.
- E-mails die zijn verzonden vanaf noreply@hubspot.com worden gemarkeerd als spam.
- E-mails die zijn verzonden vanuit uw HubSpot-account (bijvoorbeeld e-mails die zijn verzonden vanuit uw workflows) worden gemarkeerd als spam.
- E-mails die worden verzonden als antwoord op een workflow e-mail waarmee een nieuwe thread wordt aangemaakt in de inbox of helpdesk , worden gemarkeerd als spam.
- E-mails die door uw e-mailprovider als spam worden gemarkeerd , worden als spam gemarkeerd in de inbox van gesprekken of de helpdesk en verschijnen in de spamweergave . Als de e-mail wordt verzonden vanaf een e-mailadres of domein dat is opgenomen in uw lijst met toegestane e-mailadressen, wordt de e-mail weergegeven als een gewone e-mail.
Om te beheren welke e-mailtypes automatisch als spam worden gemarkeerd, schakelt u het selectievakje naast het volgende in of uit:
- Automated Response Email: een automatisch gegenereerde e-mail, zoals een automatisch antwoord of een antwoord buiten kantoor.
- Marketinge-mails: e-mails die worden verzonden als onderdeel van een marketingcampagne.
- Rolgebaseerde e-mails: e-mails die niet vanuit een bepaalde persoon worden verzonden, maar vanuit een bedrijf, afdeling, functie of groep. Een volledige lijst van rolgebaseerde e-mails:
- abuse
- admin
- alert
- billing
- compliance
- devnull
- dns
- finance
- ftp
- hostmaster
- info
- infrastructure
- inoc
- ispfeedback
- ispsupport
- it
- list
- list-request
- maildaemon
- mailer-daemon
- marketing
- no-reply
- noc
- noreply
- null
- phish
- phishing
- postmaster
- privacy
- registrar
- root
- sales
- security
- spam
- support
- sysadmin
- tech
- undisclosed-recipients
- unsubscribe
- usenet
- uucp
- webmaster
- www
- E-mails met abonnementskoppelingen: e-mails die koppelingen bevatten om abonnementen op te zeggen.
E-mails markeren als geen spam
Als een bezoeker als spam is gemarkeerd, kunt u de spamvlag verwijderen zodat toekomstige e-mails van deze afzender in uw inbox of helpdesk terechtkomen.
- Om naar de inbox voor gesprekken te gaan, navigeert u naar CRM > Inbox.
- Om naar de helpdesk te gaan, navigeert u naar Werkruimten > Helpdesk.
- Navigeer in de linkerzijbalk naar de weergave Spam .
- Klik op een e-mailconversatie om deze te openen.
- Klik in de banner boven de conversie op Markeren als geen spam.
Als u de instellingen voor het automatisch aanmaken van tickets hebt ingeschakeld voor uw Postvak IN, wordt er een nieuw ticket aangemaakt zodra u een e-maildraad markeert als niet-spam. Dit nieuwe ticket wordt voorzien van een tijdstempel die gebaseerd is op het tijdstip waarop de e-mail oorspronkelijk is ontvangen, niet op het tijdstip waarop de e-mail is gemarkeerd als niet-spam. Er worden alleen nieuwe tickets gemaakt voor e-mails die automatisch als spam zijn gemarkeerd.