Verbinding maken en HubSpot gegevenssynchronisatie gebruiken

Met HubSpot-gegevenssynchronisatie kunt u een eenrichtings- of tweerichtingssynchronisatie instellen tussen HubSpot en uw andere apps om al uw klantgegevens op één platform samen te brengen. Bekijk welke apps gebruikmaken van gegevenssynchronisatie.

Ontdek hoe gegevenssynchronisatie werkt en hoe u een app koppelt, gegevenssynchronisatie inschakelt, records opnieuw synchroniseert en meer.

Hoe gegevenssynchronisatie werkt

Wanneer een synchronisatie wordt geactiveerd, maakt gegevenssynchronisatie een interne index aan van alle records in een object. Vervolgens gebruikt het die index om wijzigingen in records te vergelijken en te controleren, om te zien hoe hun status (synchroniseren, mislukt of uitgesloten) moet veranderen naarmate de recordeigenschappen worden bijgewerkt. Dit betekent dat de interne gegevenssynchronisatie-index voortdurend zijn database (HubSpot of de gekoppelde app) vergelijkt en elke gemiste of foutieve API-aanroep of eindpunt kan herstellen.

Wanneer een record wordt bijgewerkt, vergelijkt de synchronisatie-engine het volledige record met de kopie die het heeft en werkt het zijn kopie bij zodat deze overeenkomt met het echte record. Hierdoor kan het gemiste of mislukte updates herstellen. Het kan even duren voordat de gegevenssynchronisatie alle records heeft geïndexeerd wanneer deze wordt gestart, maar dit zorgt voor een soepelere en betere synchronisatie-ervaring.

Gegevenssynchronisatie maakt gebruik van normalisatie voor het matchen in ondersteunde gegevenssynchronisatie-apps wanneer records worden gematcht op niet-unieke naamvelden (bijvoorbeeld bedrijfs- of productnamen). Dit betekent dat hoofdletters, speciale tekens en leestekens worden genegeerd wanneer die naamwaarden worden vergeleken tussen HubSpot en je andere app.

Synchronisatieprincipes

Een gegevenssynchronisatie vindt altijd plaats tussen twee apps, waarvan één HubSpot is. Elke synchronisatie bestaat uit twee hoofdfasen, onafhankelijk van het object dat wordt gesynchroniseerd:

• De eerste synchronisatie: begint wanneer een synchronisatie wordt geactiveerd of wanneer deze wordt opgeslagen. Alle bestaande records in beide apps worden door de synchronisatie-engine geleid om ze te indexeren en, indien van toepassing, te synchroniseren.
• De incrementele synchronisatie: wanneer alle records zijn geïndexeerd, worden ze gescand op updates en nieuwe records. Geïndexeerde records die zijn gewijzigd sinds de laatste keer dat ze werden gecontroleerd, worden door de synchronisatie-engine geleid.

Eerste synchronisatie

Bij een tweerichtingssynchronisatie bestaat de eerste synchronisatie uit:

• HubSpot indexeren: de HubSpot-records worden gescand en de ID van het record en de bijbehorende identificatiegegevens worden opgeslagen (standaard is dit het e-mailadres voor contactpersonen en de naam of het domein voor bedrijven). De index wordt gedurende het gehele synchronisatieproces up-to-date gehouden. Lees meer over hoe het matchen werkt. 
• De andere app indexeren en synchroniseren: de records uit de andere app worden gescand en gesynchroniseerd. Voor elke opgehaalde bron wordt gecontroleerd of er een overeenkomende identificatie (bijv. e-mailadres voor contacten) in de indextafel van HubSpot staat. Als dat het geval is, worden de records gekoppeld en worden beide records samen door de synchronisatie-engine geleid. Als er geen overeenkomst is, gaat het record alleen door de synchronisatie-engine. Wanneer de synchronisatiemotor records koppelt, combineert deze alle beschikbare informatie (de veldwaarden van de records, de filters, veldtoewijzingen, synchronisatiegeschiedenis, enz.) en op basis daarvan bepaalt deze de volgende actie (wijzigingen aanvragen voor de bronnen, niets doen, een fout registreren, enz.).

Let op: het eerste record dat door de API van de app wordt geretourneerd, kan worden gesynchroniseerd; het volgende record wordt als een duplicaat beschouwd.

• HubSpot synchroniseren: de HubSpot-records worden opnieuw gescand om te controleren of ze moeten worden gesynchroniseerd. Deze stap resulteert in het synchroniseren van bestaande records in HubSpot, niet in de andere app.

Incrementele synchronisatie

De incrementele synchronisatie scant voortdurend op updates in HubSpot en de andere app (afhankelijk van de synchronisatierichting) en wacht tot deze wordt geactiveerd. HubSpot controleert elke vijf minuten of er wijzigingen zijn. De andere app, of de API ervan, gebruikt webhooks om te waarschuwen voor eventuele wijzigingen.

Een app koppelen

Er zijn twee manieren om naar een app te zoeken en deze te koppelen. U kunt dit doen via de App Marketplace of via de importpagina. 

1. Klik in je HubSpot-account op het Marktplaats-pictogram marketplace in de bovenste navigatiebalk en selecteer vervolgens HubSpot-marktplaats.
2. Voer denaam van de app in de zoekbalk in en klik vervolgens op hetzoekresultaat. 
3. Klik op Installeren.
4. Klik in het dialoogvenster op Volgende en log vervolgens in op je app-account.
5. Controleer de gevraagde toegangsrechten en klik vervolgens op Toestaan. U wordt teruggeleid naar de app-pagina in uw HubSpot-instellingen.

Als je een synchronisatie instelt vanaf de importpagina:

1. Klik op Importeren rechtsboven op destartpagina van eenobject, of ga naar je importinstellingen:

• • Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
  • Ga in het menu aan de linkerkant naarImporteren & exporteren.
  • Klik opGa naar importeren.

2. Klik opEen app koppelen. 

3. Voer in het dialoogvenster de naam van de app in en klik vervolgens op hetzoekresultaat. 
4. Klik op'Installeren'. 
5. Je wordt doorgestuurd naar de pagina met de app-vermelding om door te gaan met de stappen voor het koppelen. 

Het is mogelijk om meer dan één exemplaar van dezelfde app van een derde partij aan HubSpot te koppelen. Als je bijvoorbeeld twee Microsoft Dynamics-accounts beheert, kun je gegevens van beide accounts koppelen en synchroniseren met één HubSpot-account. Om een extra account te koppelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op de naam van deapp. 
3. Klik rechtsboven op Accountacties >Accounts beheren. 
4. Klik in het rechterpaneel op Een ander account koppelen. 
5. Volg de stappen om de app aan HubSpot te koppelen. 

Schakel gegevenssynchronisatie in

Nadat je de app hebt gekoppeld, moet je de app-instellingen configureren en de synchronisatie inschakelen om te beginnen met het synchroniseren van gegevens tussen de twee integraties. 

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op deapp.
3. Klik op Je synchronisatie instellen.
4. Selecteer op de pagina Selecteer de gegevens die je wilt synchroniseren het object in de app waarnaar of waaruit je wilt synchroniseren, en het object in HubSpot waarnaar of waaruit je wilt synchroniseren.
5. Klik op het pijlenmenu en selecteer of de synchronisatie bidirectioneel of eenrichtingsverkeer is tussen de app en HubSpot, of vice versa. 

Configureer je synchronisatierichting

Kies in het scherm Configureren de synchronisatierichting en koppel de velden van de app van derden aan HubSpot-eigenschappen.

Bepaal in het gedeelte Kies je synchronisatierichting hoe je gegevens wilt synchroniseren van HubSpot naar de app van derden, en vice versa. Er zijn drie opties: 

• Gegevens worden gesynchroniseerd tussen apps: alle nieuwe en bijgewerkte objectinformatie wordt gesynchroniseerd tussen de twee apps. Eigenschappen worden samengevoegd voor records die al op beide platforms bestaan. 
• Gegevens worden alleen naar HubSpot gesynchroniseerd: gegevens worden alleen vanuit je app van derden naar HubSpot gesynchroniseerd.
• Gegevens worden alleen gesynchroniseerd naar uw app van een derde partij: gegevens worden alleen gesynchroniseerd van HubSpot naar uw app van een derde partij. 

Als de app van derden die u koppelt gebeurtenissynchronisatie ondersteunt, kunt u ondersteunde gebeurtenissen, zoals het openen en klikken op e-mails, synchroniseren van de app van derden naar HubSpot.

Houd rekening met het volgende voordat u gebeurtenissynchronisatie inschakelt: 

• Gebeurtenissynchronisatie is eenrichtingsverkeer, van de app van een derde partij naar HubSpot.
• Gebeurtenissynchronisatie synchroniseert alleen gebeurtenissen die aan contactrecords zijn gekoppeld.
• Als een contactrecord niet kan worden gesynchroniseerd, kunnen gekoppelde gebeurtenissen nog steeds naar HubSpot worden gesynchroniseerd.
• Gebeurtenissen worden alleen gesynchroniseerd als ze gekoppeld zijn aan contacten die al in HubSpot staan.

Om de synchronisatie van gebeurtenissen in te schakelen, vink je het selectievakje 'Eenrichtingssynchronisatie van [je app van een derde partij] naar HubSpot' aan. 

Klik in het gedeelte Gegevensconflicten oplossen op het vervolgkeuzemenu en selecteer de standaardapp die de andere overschrijft wanneer er gegevensverschillen zijn. Als er geen veldwaarde in de standaardapp staat, worden er geen gegevens gewijzigd in de app van derden. Deze instelling heeft geen voorrang op de synchronisatierichting die is geselecteerd in het gedeelte Kies je synchronisatierichting.

Controleer je veldtoewijzingen

Controleer in het gedeelte 'Toewijzingen van velden' de standaard toewijzingen van eigenschappen en hoe informatie wordt gesynchroniseerd tussen HubSpot en je app van een derde partij. Als je een betaald Data Hub , kun je aangepaste toewijzingen voor eigenschappen instellen. Als je geen betaald Data Hub abonnement, klik danop Aangepaste toewijzingen uitproberen om de functie te testen. 

Verplichte velden worden in de tabel met veldtoewijzingen weergegeven met een asterisk (*). 

Om een toewijzing uit te schakelen, klikt u op de schakelaar om

uit te schakelen. 

Een aangepaste veldtoewijzing instellen:

1. Klik opEen mapping toevoegen. 
2. Gebruik de vervolgkeuzemenu's om de app van een derde partij en de HubSpot-eigenschap te selecteren die je wilt toewijzen.
3. Klikop 'Update'.

4. Om aangepaste toewijzingen uit te schakelen, klik je op deschakelaarom dezeuitte schakelen. 

Lees meer over specifieke regels en overwegingen voor veldtoewijzingen bij gegevenssynchronisatie.

Stel je synchronisatieregels in

Configureer op het scherm 'Limiet' hoe je records van HubSpot naar je app van derden wilt synchroniseren, en vice versa.

Als je een dealsynchronisatie configureert, wordt je gevraagd om je dealpijplijnen en -fasen tussen HubSpot en je app van een derde partij te koppelen. Alleen deals in de gekoppelde dealfasen worden gesynchroniseerd. 

1. Klik in het gedeelte 'Koppel je dealpijplijnen en -fasen' op het vervolgkeuzemenu 'Kies een HubSpot-pijplijn' om te kiezen welke HubSpot-dealpijplijn je wilt synchroniseren met je app van een derde partij.
2. Klik op 'Automatisch toewijzen' om HubSpot-dealfasen automatisch toe te wijzen aan de dealfasen van je app van een derde partij. De synchronisatie voert een eenvoudige tekstzoekopdracht uit en probeert fasen met een vergelijkbare naam toe te wijzen.
3. Om een extra pijplijn te koppelen, klik je op 'Een andere pijplijn koppelen'.

Als je de dealfasen van je andere app niet kunt zien in HubSpot, kan dat de volgende redenen hebben:

• Het gekoppelde gebruikersaccount heeft niet de juiste machtigingen om de dealfasen te bekijken.
• Gegevenssynchronisatie koppelt HubSpot-dealstadia aan pijplijnstadia in je andere app. Als je een niet-standaard verkoopproces hebt dat niet afhankelijk is van deal-/opportuniteitsstadia, kun je geen gegevens synchroniseren met HubSpot-gegevenssynchronisatie.

Als je een contactsynchronisatie configureert, synchroniseert HubSpot standaard alleen contacten met een geldig e-mailadres. Om ook contacten zonder e-mailadres te synchroniseren, schakel je in het gedeelte Duplicaten verminderenhet selectievakje Alleen contacten met een e-mailadres synchroniseren uit.

Lees meer over het matchen van records.

Let op: wanneer een app zowel een veld voor bedrijfsnaam als voor bedrijfsdomein heeft, zal HubSpot twee records matchen als ze dezelfde bedrijfsnaam maar een ander domein hebben, en vice versa.

Kies in het gedeelte Filters criteria om te beperken welke records worden gesynchroniseerd van HubSpot naar uw app van een derde partij, en vice versa:

1. Klik opBewerken.
2. Selecteer in het rechterpaneel de eigenschap om de records te beperken die worden gesynchroniseerd van HubSpot naar je app van een derde partij, en vice versa.
3. Klik opGereed. 

Let op: het gedeelte Filtersbeperkt alleen welke records in eerste instantie worden gesynchroniseerd tussen HubSpot en de app van een derde partij. Zodra records zijn gesynchroniseerd, blijven ze gegevens heen en weer synchroniseren op basis van de ingestelde eigenschaptoewijzing.

Records koppelen

HubSpot probeert waar mogelijk dezelfde koppelingen tussen records te behouden (bijv. bedrijven gekoppeld aan contactpersonen, of deals gekoppeld aan bedrijven) bij het synchroniseren met de oorspronkelijke app die je hebt gekoppeld. Lees meer over het koppelen van records bij gegevenssynchronisatie.

Let op: in de meeste gevallen kan de gegevenssynchronisatie facturen alleen automatisch aan contactpersonen koppelen. Facturen moeten handmatig aan bedrijfsrecords in HubSpot worden gekoppeld.

Regels controleren en de synchronisatie starten

Controleer in het scherm Controleren de regels die je hebt geconfigureerd en klik vervolgens op Opslaan en synchroniseren. De eerste synchronisatie wordt dan gestart.

Nadat de eerste synchronisatie is voltooid, worden records binnen 10 minuten na een wijziging gesynchroniseerd.

Verwijderde records opnieuw synchroniseren

Als je records hebt verwijderd in HubSpot of je app van een derde partij, kun je verwijderde records opnieuw synchroniseren om ze in beide apps opnieuw aan te maken:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op deapp.
3. Ga naar het tabblad CRM-synchronisaties. 
4. Klik op het tabblad Objectweergave in de kolom Mislukt op hetaantalrecords dat niet kan worden gesynchroniseerd. 
5. Klik in het rechterpaneel opActies.
6. Selecteer'Verwijderde records opnieuw synchroniseren in HubSpot' of'Verwijderde records opnieuw synchroniseren in [app van derden]'.
7. Klik opAlles opnieuw synchroniseren. 

Je kunt ook:

1. Klik op het tabbladRecordweergave opMeer >Alle verwijderde records herstellen. 
2. Klik in het zijpaneel op het vervolgkeuzemenuRecordtype en selecteer het recordtype en het vervolgkeuzemenuBestemmingsapp om te selecteren in welke app de contacten opnieuw moeten worden aangemaakt. 
3. Klik opControleren vóór herstel. 
4. Controleer alle records die worden hersteld en klik op Alles [aantal] herstellen. 

Gegevenssynchronisatie uitschakelen

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op deapp.
3. Ga naar het tabblad CRM-synchronisaties. 
4. Beweeg de muis over de [object]-synchronisatie, klik op het vervolgkeuzemenu Meer en selecteer Synchronisatie uitschakelen. 
5. Klik in het pop-upvenster op 'Synchronisatie uitschakelen'.

Zodra de synchronisatie is uitgeschakeld, kunt u deze weer inschakelen door op'Synchronisatie-instellingen bewerken' te klikken, of de synchronisatie verwijderen.

Controleer de status van uw synchronisatie

Nadat u een app hebt gekoppeld, kunt u een overzicht bekijken van de records die worden gesynchroniseerd tussen HubSpot en uw app van een derde partij. 

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op de app.
3. Ga naar het tabblad CRM-synchronisaties. 
4. Klik op Objectweergave om de synchronisatiestatus per object te bekijken.

• • Records die worden verwerkt als onderdeel van een eerste synchronisatie, hebben draaiende cirkels ernaast.
  • Een record krijgt de status In wachtrij als er een andere synchronisatie gaande is, om te voorkomen dat er tegelijkertijd updates plaatsvinden op dezelfde gegevens.
  • Beweeg uw muis over de synchronisatiestatus van elk object voor meer details over de voortgang van de synchronisatie. De synchronisatiestatus-tracker toont de huidige synchronisatiefase voor de integratie, zoals scannen, synchroniseren, gesynchroniseerd en luisteren naar wijzigingen. 

5. Klik in dekolom 'In sync' op hetaantal records om alle records te bekijken die tussen HubSpot en de app worden gesynchroniseerd.
6. Klik in de kolom'Mislukt ' op hetaantal recordsom alle records te bekijken die niet gesynchroniseerd kunnen worden tussen HubSpot en de app. 

• • Klik in de kolom 'Synchronisatieactiviteit'op depijl naar rechts naast een fout om meer informatie te bekijken over de reden voor het mislukken van de synchronisatie.
  • Klik op 'Problemen oplossen' om Breeze Assistant te openen en begeleiding en stappen voor probleemoplossing te ontvangen om de synchronisatiefout voor een record op te lossen. 

7. Klik in de kolom'Uitgesloten' op het aantal records om alle records te bekijken die zijn uitgesloten van de synchronisatie. Dit kan komen doordat ze niet voldoen aan een van de filters in uw synchronisatie-instellingen, of doordat er geen unieke identificatiecode aan is toegewezen, wat te wijten kan zijn aan het feit dat er een overeenkomende sleutel is gedefinieerd. 

Als de synchronisatie voor sommige records mislukt, kunt u een hersynchronisatie alleen voor die records starten.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op de app.
3. Ga naar het tabblad 'CRM-synchronisaties '. Klik vervolgens op het tabblad 'Recordweergave '.
4. Klik op het selectievakje naast de records die u opnieuw wilt synchroniseren.
5. Klik vervolgens op 'Synchronisatie opnieuw uitvoeren voor [aantal] records'.

Records exporteren vanuit een app voor gegevenssynchronisatie

Om records uit een app voor gegevenssynchronisatie te exporteren:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op de app.
3. Ga naar het tabblad CRM-synchronisaties. 
4. Klik in de kolommen 'In sync', 'Failing' of 'Excluded' op het getal naast het object waarvan u records wilt exporteren.
5. Klik rechtsboven op Meer en selecteer vervolgens Exporteren.
6. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Bestandsformaat' en selecteer een formaat.
7. Klik op 'Exporteren'. Zodra het exporteren is voltooid, ontvangt u een downloadlink via e-mail en in het meldingencentrum.