Anslut och använd HubSpot-datasynkronisering

Med HubSpots datasynkronisering kan du skapa en enkelriktad eller dubbelriktad synkronisering mellan HubSpot och dina andra appar för att samla all din kunddata på en och samma plattform. Se vilka appar som använder datasynkronisering.

Lär dig hur datasynkronisering fungerar och hur du ansluter en app, aktiverar datasynkronisering, synkroniserar poster på nytt och mycket mer.

Hur datasynkronisering fungerar

När en synkronisering aktiveras skapar datasynkroniseringen ett internt index över alla poster i ett objekt. Den använder sedan det indexet för att jämföra och övervaka ändringar i posterna för att se hur deras status (synkroniseras, misslyckas eller utesluten) bör ändras när postens egenskaper uppdateras. Detta innebär att det interna datasynkroniseringsindexet kontinuerligt jämför sin databas (antingen HubSpot eller den anslutna appen) och kan återställa eventuella borttappade eller felaktiga API-anrop eller slutpunkter.

När en post uppdateras granskar synkroniseringsmotorn hela posten mot den kopia den har och uppdaterar sin kopia så att den stämmer överens med den verkliga posten. Detta gör det möjligt att återställa eventuella missade eller misslyckade uppdateringar. Datasynkronisering kan ta lite tid att indexera alla poster när den initieras, men säkerställer en smidigare och bättre synkroniseringsupplevelse.

Datasynkronisering använder normalisering för matchning i appar som stöder datasynkronisering när poster matchas på icke-unika namnfält (till exempel företags- eller produktnamn). Detta innebär att versaler, specialtecken och skiljetecken ignoreras när dessa namnvärden jämförs mellan HubSpot och din andra app.

Synkroniseringsprinciper

En datasynkronisering sker alltid mellan två appar, varav en är HubSpot. Varje synkronisering har två huvudfaser, oberoende av vilket objekt som synkroniseras:

• Den initiala synkroniseringen: startar när en synkronisering aktiveras eller när den sparas. Alla befintliga poster i båda apparna skickas genom synkroniseringsmotorn för att indexeras och, om tillämpligt, synkroniseras.
• Den inkrementella synkroniseringen: när alla poster har indexerats skannas de efter uppdateringar och nya poster. Indexerade poster som har ändrats sedan de senast kontrollerades skickas genom synkroniseringsmotorn.

Initial synkronisering

För en tvåvägssynkronisering består den initiala synkroniseringen av:

• Indexera HubSpot: HubSpot-posterna skannas, och postens ID och dess matchande identifierare lagras (som standard är detta e-postadressen för kontakter och namnet eller domänen för företag). Indexet hålls uppdaterat under hela den fortsatta synkroniseringsprocessen. Läs mer om hur matchning fungerar. 
• Indexera den andra appen och synkronisera: posterna från den andra appen skannas och synkroniseras. För varje resurs som hämtas görs en kontroll för att se om det finns någon matchande identifierare (t.ex. e-postadress för kontakter) i HubSpots indexbord. Om det finns det matchas posterna och båda posterna skickas tillsammans genom synkroniseringsmotorn. Om det inte finns någon matchning går posten genom synkroniseringsmotorn på egen hand. När synkroniseringsmotorn matchar poster kombinerar den all information den har (postens fältvärden, filter, fältmappningar, synkroniseringshistorik etc.) och baserat på det bygger den nästa åtgärd (begära ändringar av resurserna, göra ingenting, logga ett fel etc.).

Observera: den första posten som returneras av appens API kommer att kunna synkroniseras, medan den nästa kommer att betraktas som en dubblett.

• Synkronisera HubSpot: HubSpot-posterna skannas igen för att kontrollera om de behöver synkroniseras. Detta steg resulterar i synkronisering av befintliga poster i HubSpot, inte i den andra appen.

Inkrementell synkronisering

Den inkrementella synkroniseringen söker kontinuerligt efter uppdateringar i HubSpot och den andra appen (beroende på synkroniseringsriktningen) och väntar på att aktiveras. HubSpot kontrollerar om det finns ändringar var femte minut. Den andra appen, eller dess API, använder webhooks för att meddela om eventuella ändringar.

Anslut en app

Det finns två sätt att söka efter och ansluta till en app. Du kan göra det via App Marketplace eller via importsidan. 

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Marketplace-ikonen marketplace i det övre navigeringsfältet och väljer sedan HubSpot Marketplace.
2. Angeappens namn i sökfältet och klicka sedan påsökresultatet. 
3. Klicka på Installera.
4. Klicka på Nästa i dialogrutan och logga sedan in på ditt appkonto.
5. Granska de begärda åtkomstbehörigheterna och klicka sedan på Tillåt. Du omdirigeras tillbaka till app-sidan i dina HubSpot-inställningar.

Om du konfigurerar en synkronisering från importsidan:

1. Klicka på Importera längst upp till höger på valfriobjekts startsida, eller öppna dina importinställningar:

• • I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
  • I menyn i vänster sidfält navigerar du tillImportera och exportera.
  • Klicka påGå till import.

2. Klicka påAnslut en app. 

3. Ange appens namn i dialogrutan och klicka sedan påsökresultatet. 
4. Klicka påInstallera. 
5. Du omdirigeras till appens sida för att fortsätta med anslutningsstegen. 

Det går att ansluta fler än en instans av samma tredjepartsapp till HubSpot. Om du till exempel hanterar två Microsoft Dynamics-konton kan du ansluta och synkronisera data från båda kontona med ett HubSpot-konto. Så här ansluter du ett ytterligare konto:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka påappens namn. 
3. Klicka på Kontoåtgärder >Hantera konton längst upp till höger. 
4. Klicka på Anslut ett annat konto i panelen till höger. 
5. Följ stegen för att ansluta appen till HubSpot. 

Aktivera datasynkronisering

När du har anslutit appen måste du konfigurera appinställningarna och aktivera synkroniseringen för att börja synkronisera data mellan de två integrationerna. 

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka påappen.
3. Klicka på Konfigurera din synkronisering.
4. På sidan Välj data du vill synkronisera väljer du objektet du vill synkronisera till eller från i appen, samt objektet du vill synkronisera till eller från i HubSpot.
5. Klicka på rullgardinsmenyn med pilarna och välj om synkroniseringen ska vara dubbelriktad eller enkelriktad mellan appen och HubSpot, eller vice versa. 

Konfigurera synkroniseringsriktningen

På skärmen Konfigurera väljer du synkroniseringsriktningen och kopplar fälten i tredjepartsappen till HubSpot-egenskaper.

I avsnittet Välj synkroniseringsriktning bestämmer du hur du vill att data ska synkroniseras från HubSpot till tredjepartsappen och vice versa. Det finns tre alternativ: 

• Data synkroniseras mellan appar: all ny och uppdaterad objektinformation synkroniseras mellan de två apparna. Egenskaper slås samman för poster som redan finns på båda plattformarna. 
• Data synkroniseras endast till HubSpot: data synkroniseras endast från din tredjepartsapp till HubSpot.
• Data synkroniseras endast till din tredjepartsapp: data synkroniseras endast från HubSpot till din tredjepartsapp. 

Om den tredjepartsapp du ansluter till stöder händelsesynkronisering kan du synkronisera stödda händelser, som öppnade e-postmeddelanden och klick, från tredjepartsappen till HubSpot.

Innan du aktiverar händelsesynkronisering bör du notera följande: 

• Händelsesynkronisering är enkelriktad, från tredjepartsappen till HubSpot.
• Händelsesynkronisering synkroniserar endast händelser som är kopplade till kontaktposter.
• Om en kontaktpost inte synkroniseras kan alla associerade händelser fortfarande synkroniseras till HubSpot.
• Händelser synkroniseras endast om de är kopplade till kontakter som redan finns i HubSpot.

För att aktivera händelsesynkronisering markerar du kryssrutan Envägssynkronisering av [din tredjepartsapp] -händelse till HubSpot. 

I avsnittet Lös datakonflikter klickar du på rullgardinsmenyn och väljer den standardapp som ska skriva över den andra när det finns datakonflikter. Om det inte finns något fältvärde i standardappen kommer inga data att ändras i tredjepartsappen. Denna inställning åsidosätter inte den synkroniseringsriktning som valts i avsnittet Välj synkroniseringsriktning.

Granska dina fältmappningar

I avsnittet Mappa dina fält granskar du standardegenskapsmappningarna och hur information synkroniseras mellan HubSpot och din tredjepartsapp. Om du har en betald Data Hub -abonnemang kan du ställa in anpassade mappningar för egenskaper. Om du inte har ett betalt Data Hub -abonnemang klickar dupå Prova anpassade mappningar för att testa funktionen. 

Obligatoriska fält visas i tabellen med fältmappningar med en asterisk (*). 

För att inaktivera en mappning klickar du för att stängaav växeln. 

Så här ställer du in en anpassad fältmappning:

1. Klicka påLägg till en mappning. 
2. Använd rullgardinsmenyerna för att välja den tredjepartsapp och den HubSpot-egenskap som du vill mappa.
3. Klicka på Uppdateranär det är klart.

4. För att inaktivera anpassade mappningar, klicka för att stängaav reglaget. 

Läs mer om specifika regler och överväganden för fältmappningar vid datasynkronisering.

Konfigurera dina synkroniseringsregler

På skärmen Begränsning konfigurerar du hur du vill synkronisera poster från HubSpot till din tredjepartsapp och vice versa.

Om du konfigurerar en affärssynkronisering uppmanas du att mappa dina affärspipelines och -stadier mellan HubSpot och din tredjepartsapp. Endast affärer i de mappade affärsstadierna synkroniseras. 

1. I avsnittet Mappa dina affärspipelines och -faser klickar du på rullgardinsmenyn Välj en HubSpot-pipeline för att välja vilken HubSpot-affärspipeline du vill synkronisera med din tredjepartsapp.
2. Klicka på Mappa automatiskt för att automatiskt mappa HubSpot-affärssteg med affärsstegen i din tredjepartsapp. Synkroniseringen gör en enkel textsökning och försöker mappa steg som låter liknande.
3. För att mappa en ytterligare pipeline klickar du på Mappa en annan pipeline.

Om du inte kan se affärssteg från din andra app i HubSpot beror det på följande orsaker:

• Det anslutna användarkontot har inte rätt behörighet för att visa affärsstegen.
• Datasynkroniseringen kopplar samman HubSpots affärsstadier med pipeline-stadierna i din andra app. Om du har en icke-standardiserad försäljningsprocess som inte bygger på affärs-/möjlighetsstadier kommer du inte att kunna synkronisera data med HubSpots datasynkronisering.

Om du konfigurerar en kontaktsynkronisering kommer HubSpot som standard endast att synkronisera kontakter som har en giltig e-postadress. För att även synkronisera kontakter utan e-postadress avmarkerar du kryssrutan Synkronisera endast kontakter med e-postadress i avsnittet Reducering av dubbletter.

Läs mer om att matcha poster.

Observera: när en app har både ett fält för företagsnamn och ett fält för företagsdomän kommer HubSpot att matcha två poster om de har samma företagsnamn men olika domäner, och vice versa.

I avsnittet Filter väljer du kriterier för att begränsa vilka poster som ska synkroniseras från HubSpot till din tredjepartsapp, och vice versa:

1. Klicka påRedigera.
2. I den högra panelen väljer du den egenskap som ska begränsa vilka poster som synkroniseras från HubSpot till din tredjepartsapp, och vice versa.
3. Klicka påKlar. 

Observera: avsnittet Filterbegränsar endast vilka poster som initialt synkroniseras mellan HubSpot och tredjepartsappen. När posterna väl har synkroniserats kommer de att fortsätta synkronisera data fram och tillbaka baserat på den inställda egenskapsmappningen.

Koppla

ihop

poster

HubSpot försöker i möjligaste mån behålla samma kopplingar mellan poster (t.ex. företag kopplade till kontakter eller affärer kopplade till företag) vid synkronisering med den ursprungliga appen du anslutit. Läs mer om kopplingsmappning vid datasynkronisering.

Observera: i de flesta fall kan datasynkroniseringen endast automatiskt koppla fakturor till kontakter. Fakturor måste kopplas manuellt till företagsposter i HubSpot.

Granska regler och starta synkroniseringen

På skärmen Granska granskar du de regler du har konfigurerat och klickar sedan på Spara och synkronisera. Den initiala synkroniseringen börjar då bearbetas.

När den första synkroniseringen är klar kommer poster att synkroniseras inom 10 minuter efter en ändring.

Synkronisera borttagna poster på nytt

Om du har raderat poster i antingen HubSpot eller din tredjepartsapp kan du synkronisera borttagna poster på nytt för att återskapa dem i någon av apparna:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka påappen.
3. Gå till fliken CRM-synkroniseringar. 
4. På fliken Objektvy, i kolumnen Misslyckas, klickar du påantalet postersom inte synkroniseras. 
5. Klicka påÅtgärder i det högra fönstret.
6. Välj antingenSynkronisera borttagna poster i HubSpot ellerSynkronisera borttagna poster i [tredjepartsapp].
7. Klicka påSynkronisera alla. 

Du kan också:

1. På flikenPostvy klickar du påMer >Återställ alla raderade poster. 
2. I sidopanelen klickar du på rullgardinsmenynPosttyp och väljer posttyp samt rullgardinsmenynMålapp för att välja vilken app kontakterna ska återskapas i. 
3. Klicka påGranska före återställning. 
4. Granska alla poster som ska återställas och klicka på Återställ alla [antal]. 

Stäng av datasynkronisering

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka påappen.
3. Gå till fliken CRM-synkroniseringar. 
4. Håll muspekaren över [objekt]-synkroniseringen, klicka på rullgardinsmenyn Mer och välj Stäng av synkronisering. 
5. Klicka på Stäng av synkronisering i popup-rutan.

När synkroniseringen har stängts av kan du slå på den igen genom att klicka påRedigera synkroniseringsinställningar eller ta bort synkroniseringen.

Granska synkroniseringens status

Efter att du har anslutit en app kan du se en översikt över de poster som synkroniseras mellan HubSpot och din tredjepartsapp. 

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka på appen.
3. Gå till fliken CRM-synkroniseringar. 
4. Klicka på Objektvy för att visa synkroniseringsstatusen per objekt.

• • Poster som bearbetas som en del av en initial synkronisering har snurrande cirklar bredvid sig.
  • En post får statusen I kö om en annan synkronisering pågår, för att förhindra att uppdateringar sker på samma data samtidigt.
  • Håll muspekaren över varje objekts synkroniseringsstatus för att få mer information om synkroniseringsförloppet. Synkroniseringsstatusindikatorn visar det aktuella synkroniseringsstadiet för integrationen, till exempel skanning, synkronisering samt synkroniserad och lyssnar efter ändringar. 

5. Ikolumnen Synkroniseradklickar du påantalet poster för att granska alla poster som synkroniseras mellan HubSpot och appen.
6. I kolumnenMisslyckad klickar du påantalet posterför att visa alla poster som inte synkroniseras mellan HubSpot och appen. 

• • I kolumnen Synkroniseringsaktivitetklickar du påhögerpilen bredvid ett fel för att se mer information om orsaken till att synkroniseringen misslyckades.
  • Klicka på Felsökning för att öppna Breeze Assistant och få vägledning och felsökningssteg för att lösa synkroniseringsfelet för en post. 

7. I kolumnenExcluded klickar du på antalet poster för att visa alla poster som uteslutits från synkroniseringen. Detta kan bero på att de inte matchar något av filtren i dina synkroniseringsinställningar, eller att de inte har en unik identifierare tilldelad, vilket kan bero på att en matchande nyckel har definierats. 

Om synkroniseringen misslyckas för vissa poster kan du starta en ny synkronisering endast för dessa poster.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka på appen.
3. Gå till fliken CRM-synkroniseringar. Klicka sedan på fliken Postvy.
4. Klicka i kryssrutan bredvid de poster du vill synkronisera om.
5. Klicka sedan på Kör synkronisering igen för [antal] poster.

Exportera poster från en datasynkroniseringsapp

Så här exporterar du poster från en datasynkroniseringsapp:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka på appen.
3. Gå till fliken CRM-synkroniseringar. 
4. I kolumnerna Synkroniserad, Misslyckad eller Utesluten klickar du på siffran bredvid det objekt som du vill exportera poster för.
5. Klicka på Mer längst upp till höger och välj sedan Exportera.
6. Klicka på rullgardinsmenyn Filformat och välj ett format.
7. Klicka på Exportera. När exporten har bearbetats får du en nedladdningslänk via e-post och i meddelandecentret.