Doorgaan naar artikel
Let op: De Nederlandse vertaling van dit artikel is alleen bedoeld voor het gemak. De vertaling wordt automatisch gemaakt via een vertaalsoftware en is mogelijk niet proefgelezen. Daarom moet de Engelse versie van dit artikel worden beschouwd als de meest recente versie met de meest recente informatie. U kunt het hier raadplegen.

Gevoelige gegevens opslaan in HubSpot

Laatst bijgewerkt: juni 10, 2024

Beschikbaar met elk van de volgende abonnementen, behalve waar vermeld:

Marketing Hub   Enterprise
Sales Hub   Enterprise
Service Hub   Enterprise
Operations Hub   Enterprise
Content Hub   Enterprise



Om gevoelige informatie op te slaan in je HubSpot account, kunnen gebruikers met Super admin rechten de instelling Gevoelige gegevens aanzetten. Zodra de instelling is ingeschakeld, kun je aangepaste eigenschappen maken waarin gevoelige gegevens worden opgeslagen en vervolgens de toegang van gebruikers tot de eigenschappen beperken met behulp van permissies op veldniveau.

Voordat je begint

Voordat je gevoelige data gaat opslaan, moet je de volgende informatie doornemen, inclusief vereisten, beperkingen en aanbevelingen met betrekking tot functionaliteit voor gevoelige data.

  • Je kunt alleen bepaalde soorten gevoelige gegevens opslaan in HubSpot. Raadpleeg de pagina met voorwaarden voor gevoelige gegevens om te begrijpen welke soorten gevoelige gegevens je kunt opslaan en waar deze functies beschikbaar zijn. Je kunt geen persoonlijke gezondheidsgegevens opslaan die worden beschermd onder HIPAA, creditcard- of bankpasnummers, financiële rekeningnummers, bankoverschrijvingen, gegevens van de sociale zekerheid of nationale identificatienummers, of persoonlijke gegevens van kinderen onder kinderbeschermingswetten.
  • Alleen gebruikers met superbeheerdersrechten kunnen gevoelige gegevens inschakelen. Als de instelling voor gevoelige gegevens eenmaal is ingeschakeld, kan deze niet meer worden uitgeschakeld.
  • Alleen gebruikers met Super admin rechten kunnen gevoelige data eigenschappen maken, bewerken of verwijderen.
  • Gevoelige gegevenseigenschappen zijn niet beschikbaar in bepaalde tools, waaronder personalisatietokens, sandboxes, chatbots en playbooks.
  • Omdat elke superbeheerder gevoelige gegevens kan aanmaken en bekijken, is het aan te raden om je lijst met superbeheerders te bekijken en beheerderstoegang te verwijderen voor gebruikers die dit niet nodig hebben. Ga in de instellingen voor Gebruikers & Teams met de muis over een admingebruiker en klik vervolgens op Acties > Superbeheerder verwijderen.

Gevoelige gegevens inschakelen

Voordat je gevoelige eigenschappen kunt aanmaken, moet je gevoelige gegevens inschakelen in je Privacy & Toestemmingsinstellingen en de bijbehorende algemene voorwaarden accepteren. Gebruikers moeten superbeheerdersrechten hebben om gevoelige gegevens in te schakelen.

Let op: als je gevoelige gegevens eenmaal hebt ingeschakeld, kun je ze niet meer uitschakelen.

  • Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
  • Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Privacy & Toestemming.
  • Klik op Instellingen gevoelige gegevens configureren.

configure-sensitive-data-setting

  • Schakel in het rechterpaneel de selectievakjes in om de categorieën aan te geven waarin je gevoelige gegevens wilt opslaan. Als je beschermde gezondheidsgegevens wilt opslaan, lees dan meer over de HIPAA-bèta voor gevoelige gegevens in dit kennisbankartikel. Raadpleeg de termen voor gevoelige gegevens om te begrijpen welke soorten gegevens kunnen worden opgeslagen in de categorieën.
  • Klik op Volgende.
  • Schakel het selectievakje in om de algemene voorwaarden te accepteren.
  • Klik op Instellingen voor gevoelige gegevens inschakelen.

Creëer eigenschappen om gevoelige gegevens op te slaan

Superbeheerders kunnen een eigenschap als gevoelig markeren. Standaard worden gegevens in HubSpot onderweg en in rust versleuteld. Het markeren van een eigenschap als gevoelig voegt een extra laag van encryptie toe, applicatie laag encryptie, die individuele accounts en hun gevoelige gegevens verhoogde bescherming en isolatie geeft. Gevoelige gegevens die nodig zijn voor zoekopdrachten en rapportages worden opgeslagen in beschermde omgevingen met zeer beperkte toegang. Toegang tot de niet-versleutelde waarden voor gevoelige eigenschappen is beperkt tot aangewezen HubSpot-applicaties en door de gebruiker goedgekeurde verbonden privé-apps.

  • Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
  • Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Eigenschappen.
  • Klik op Maak eigenschap.
  • Voer de basisinformatie van de woning in en klik op Volgende.
  • Om de eigenschap als gevoelig te markeren, selecteer je Gevoelige gegevens.

sensitive-data-property-creation

  • Als de accommodatie HIPAA-beschermde gezondheidsgegevens(BETA) zal opslaan, schakel dan het selectievakje Ja, deze gegevens bevatten beschermde gezondheidsinformatie (PHI) in.
  • Selecteer welke gebruikers toegang moeten hebben om de waarden van de eigenschap te bekijken en te bewerken: Iedereen of alleen Superbeheerders. Als je Iedereen hebt geselecteerd, is het aan te raden om de toegang tot de eigenschap te beperken nadat de eigenschap is opgeslagen.
  • Klik op Volgende.
  • Voltooi het instellen van je eigenschap en klik op Maken. Als een eigenschap eenmaal als gevoelig is ingesteld, kan de instelling voor gevoelige gegevens niet meer worden gewijzigd.

Let op: eigenschappen voor scores en berekeningen kunnen geen gevoelige gegevens opslaan en je kunt geen unieke waarden vereisen voor eigenschappen met gevoelige gegevens.

Zodra je een eigenschap hebt aangemaakt om gevoelige gegevens op te slaan:

  • Superadmins kunnen permissies op veldniveau instellen om de weergave- en bewerkingstoegang voor de eigenschap te beperken tot specifieke gebruikers en teams. Dit wordt sterk aangeraden om ervoor te zorgen dat gevoelige gegevens alleen door bepaalde gebruikers kunnen worden gezien of gewijzigd.
  • Superbeheerders kunnen gebruikersacties met betrekking tot gevoelige data in het auditlogboek bekijken.
  • Superadmins kunnen de gevoelige gegevenseigenschap bewerken of verwijderen.
  • Gebruikers met toegang tot de eigenschap kunnen de waarden van de eigenschap handmatig of via import en workflows bijwerken. Als je een eigenschap met gevoelige gegevens gebruikt in workflows, is het aanbevolen om de toegang tot de workflows-tool te beperken omdat workflows momenteel geen permissies op veldniveau afdwingen.
  • Gebruikers met toegang tot de eigenschap kunnen de eigenschap gebruiken in HubSpot-tools, waaronder CRM-records, weergaven, lijsten, workflowtriggers en -acties, rapporten, zoeken en mobiel. Gevoelige gegevens zijn niet beschikbaar in alle andere HubSpot tools.
  • Superbeheerders kunnen gevoelige eigenschappen synchroniseren met objecten die beschikbaar zijn voor eenrichtings- en tweerichtingssynchronisatie met integraties van derden die zijn gebouwd door HubSpot, zoals Zapier, Salesforce, Zoho CRM en meer. Conform de voorwaarden voor gevoelige gegevens erkent u, indien u ervoor kiest te integreren met of anderszins gebruik te maken van producten van derden in verband met de Abonnementsdienst, dat Klantgegevens die worden gehost of verwerkt door dergelijke Producten van derden worden gehost in overeenstemming met de beleidsregels die door deze derden worden onderhouden.
  • Als je account HubSpot-medewerkers toegang geeft om ondersteuningsproblemen op te lossen, hebben HubSpot-medewerkers geen toegang om de waarden van gevoelige gegevenseigenschappen te bekijken.

Let op: bij downgraden vanuit een Enterprise-abonnement waarbijgevoelige gegevens zijn ingeschakeld:

  • Superadmins kunnen bestaande eigenschappen van gevoelige data verwijderen, maar kunnen geen nieuwe eigenschappen van gevoelige data aanmaken of de details van bestaande eigenschappen van gevoelige data bewerken.
  • Superbeheerders kunnen nog steeds de waarden van een eigenschap met gevoelige gegevens bekijken en bewerken. Niet-admin gebruikers die eerder toegang hadden tot de waarden zullen deze niet langer kunnen bekijken of bewerken.

Eigenschappen voor gevoelige gegevens gebruiken in formulieren

Met de mogelijkheid om gevoelige gegevens op te slaan in HubSpot, kun je HubSpot formulieren gebruiken om met een gerust hart gevoelige informatie van je bezoekers te verzamelen. Gevoelige gegevens die via formulieren worden verzameld, worden versleuteld en veilig gesynchroniseerd naar de CRM. Bestanden die worden geüpload via formulieren die zijn gekoppeld aan gevoelige gegevens worden ook als gevoelig beschouwd.

Alleen gebruikers met de juiste rechten om gevoelige gegevens in te zien, kunnen de waarden van ingevulde formulieren en bestanden die als gevoelig zijn gemarkeerd bekijken. Alle meldingen over het indienen van formulieren voldoen ook aan de vereisten voor gebruikersrechten voor gevoelige gegevens.

Gevoelige bijlagen opslaan

Met de mogelijkheid om gevoelige gegevens op te slaan, kun je bestanden met gevoelige informatie opslaan in tools in HubSpot. Zodra je de instelling voor gevoelige gegevens inschakelt, worden bijlagen die op de onderstaande manieren worden geüpload, beschermd door een extra laag van encryptie in de databaseopslag van HubSpot. Dit verwijdert ook de optie om bestanden extern te delen zonder verificatie en zorgt ervoor dat HubSpot-medewerkers geen toegang hebben tot de bijlagen.

Wanneer bestanden worden toegevoegd via de volgende methoden, worden ze beschermd:

Je kunt de toegang van gebruikers tot bijlagen regelen via machtigingen voor elke tool. Je kunt bijvoorbeeld de toegang tot contactpersonen beperken voor specifieke gebruikers die geen toegang zouden mogen hebben tot contactpersonenbestanden.

Let op: bestanden worden niet beschermd in de volgende scenario's:

  • Alleen bestanden die worden geüpload nadat gevoelige gegevens is ingeschakeld, krijgen de extra bescherming. Bestaande bestanden zullen het standaard beveiligingsniveau gebruiken, zelfs als ze op de bovenstaande manieren zijn geüpload.
  • Bestanden die worden geüpload naar en gehost op de bestandentool hebben geen extra beveiliging, dus bestanden met gevoelige gegevens moeten niet worden opgeslagen in de bestandentool. Als een gebruiker in andere HubSpot tools een bestand toevoegt dat is opgeslagen in de Bestanden-tool (bijvoorbeeld via de optie Bestaand kiezen bij uploaden), dan wordt voor die bestanden het standaard beveiligingsniveau gebruikt.
  • HubSpot beperkt de toegang tot CRM-bijlagen niet als u de URL deelt met een andere geverifieerde gebruiker in uw account. Vermijd het delen van URL's voor bijlagen met gebruikers die de bestanden niet zouden moeten kunnen bekijken.

HubSpot AI tools gebruiken bij het opslaan van gevoelige gegevens

De AI-tools van HubSpot kunnen je helpen bij het automatiseren van taken, het verzamelen van gegevensinzichten, het opstellen van content en meer in het HubSpot-klantenplatform. Alleen gebruikers met Super Admin rechten kunnen bepaalde AI tools aanzetten, zoals AI Assistants.

Als je gevoelige gegevens inschakelt, worden de gevoelige eigenschappen die je aanmaakt niet gebruikt om de AI-modellen van HubSpot te trainen. Andere Klantgegevens binnen je account kunnen echter wel worden gebruikt om de AI-modellen van HubSpot te trainen. Je kunt je afmelden voor het gebruik van je Klantgegevens voor machine learning door een e-mail te sturen naar privacy@hubspot.com. Bekijk voor meer informatie de Servicevoorwaarden van HubSpot en het Privacybeleid van HubSpot.

Let op: vermijd het delen van gevoelige informatie in je prompts. Om het product te verbeteren, registreert en bewaart HubSpot uw prompts, gegenereerde taal en gebruiksgegevens wanneer u AI-producten gebruikt. HubSpot deelt uw prompts met AI-serviceproviders om uw gebruik van AI-producten mogelijk te maken en AI-serviceproviders slaan uw prompts op voor contentmoderatiedoeleinden. Uw prompts kunnen aan u worden toegewezen. Op uw gebruik van HubSpot's beta AI Producten zijn onze Bèta Voorwaarden van toepassing en op AI Producten die zijn opgenomen in onze Abonnementsdiensten zijn onze Productspecifieke Voorwaarden van toepassing.

De AI-producten van HubSpot maken geen deel uit van de functies voor gevoelige gegevens. Bepaalde AI-producten kunnen gevoelige gegevens verwerken die je mogelijk niet van plan was op te nemen bij het genereren van resultaten op basis van de ingevoerde prompt. Deze tools omvatten:

Als je bijvoorbeeld gevoelige gegevens bespreekt tijdens een conversatie, moet je de tool Conversatiesamenvattingen niet gebruiken. Hoewel het misschien niet je bedoeling was om gevoelige gegevens in te voeren in je vraag, zou de tool Samenvattingen van gesprekken alle inhoud van het gesprek verwerken.

Raadpleeg de kaarten met AI-modellen voor meer informatie over de AI-tools van HubSpot. Vermijd het gebruik van AI-tools als je niet wilt dat de AI-tools je gevoelige gegevens verwerken.

Gevoelige gegevens gebruiken in verschillende datacenters

Je kunt gevoelige informatie opslaan in elk Data Center dat je gebruikt. Als je de instelling voor gevoelige gegevens hebt ingeschakeld, kun je op dit moment echter niet migreren naar een ander Data Center.

Extra middelen

Raadpleeg het HubSpot Trust Center voor meer informatie over het beveiligingsprogramma van HubSpot.

Was dit artikel nuttig?
Dit formulier wordt alleen gebruikt voor feedback op documentatie. Ontdek hoe je hulp krijgt met HubSpot.