Gevoelige gegevens opslaan in HubSpot

Om gevoelige informatie op te slaan in je HubSpot account, kunnen gebruikers met Super Admin rechten de instelling voor gevoelige gegevens inschakelen. Zodra de instelling is ingeschakeld, kun je aangepaste eigenschappen maken waarin gevoelige gegevens worden opgeslagen en vervolgens de toegang van gebruikers tot de eigenschappen beperken met behulp van permissies op veldniveau.

Voordat je aan de slag gaat

Bekijk de volgende informatie, inclusief vereisten, beperkingen en aanbevelingen met betrekking tot de functionaliteit voor gevoelige gegevens, voordat je begint met het opslaan van gevoelige gegevens.

• Je kunt alleen bepaalde typen gevoelige gegevens opslaan in HubSpot. Raadpleeg de pagina met voorwaarden voor gevoelige gegevens om te begrijpen welke typen gevoelige gegevens je kunt opslaan en waar deze functies beschikbaar zijn. Je kunt geen persoonlijke gezondheidsgegevens opslaan die beschermd zijn onder HIPAA, creditcard- of bankpasnummers, financiële rekeningnummers, bankoverschrijvingen, gegevens van de sociale zekerheid of nationale identificatienummers, of persoonlijke gegevens van kinderen onder kinderbeschermingswetten.
• Alleen gebruikers met Superbeheerdersrechten kunnen gevoelige gegevens inschakelen. Als de instelling voor gevoelige gegevens eenmaal is ingeschakeld, kan deze niet meer worden uitgeschakeld.
• Alleen gebruikers met Superbeheerdersrechten kunnen eigenschappen met betrekking tot gevoelige gegevens maken, bewerken of verwijderen. Partner Admin-gebruikers kunnen geen eigenschappen met gevoelige data aanmaken, bewerken of verwijderen, tenzij ze ook Super Admin-rechten hebben.
• Gevoelige data-eigenschappen zijn niet beschikbaar in bepaalde tools, waaronder personalisatietokens, sandboxes, chatbots en playbooks.
• Omdat elke Super Admin gevoelige gegevens kan maken en bekijken, is het aan te raden om je lijst met Super Admins te bekijken en admin-toegang te verwijderen voor gebruikers die dit niet nodig hebben. Ga in de instellingen voor Gebruikers & Teams met de muis over een admingebruiker en klik vervolgens op Acties > Superbeheerder verwijderen.

Gevoelige gegevens inschakelen

Voordat je gevoelige eigenschappen kunt aanmaken, moet je gevoelige gegevens inschakelen in de instellingen voor Privacy & Toestemming en de bijbehorende voorwaarden accepteren. Gebruikers moeten superbeheerdersrechten hebben om gevoelige gegevens in te schakelen.

Let op: als je gevoelige gegevens hebt ingeschakeld, kun je deze niet meer uitschakelen.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Privacy & Toestemming.
• Klik op Instellingen voor gevoelige gegevens configureren.

• Schakel in het rechterpaneel de selectievakjes in om de categorieën op te geven waarin u gevoelige gegevens wilt opslaan. Als je beschermde gezondheidsgegevens wilt opslaan, lees dan meer over de HIPAA-bèta voor gevoelige gegevens in dit kennisbankartikel. Raadpleeg de termen voor gevoelige gegevens om te begrijpen welke soorten gegevens kunnen worden opgeslagen in de categorieën.
• Klik op Volgende.
• Schakel het selectievakje in om de voorwaarden te accepteren.
• Klik op Instellingen voor gevoelige gegevens inschakelen.

Eigenschappen aanmaken om gevoelige gegevens op te slaan

Superbeheerders kunnen een eigenschap markeren als gevoelig. Standaard worden gegevens in HubSpot onderweg en in rust versleuteld. Het markeren van een eigenschap als gevoelig voegt een extra laag van encryptie toe, applicatie laag encryptie, die individuele accounts en hun gevoelige gegevens verhoogde bescherming en isolatie geeft. Gevoelige gegevens die nodig zijn voor zoekopdrachten en rapportages worden opgeslagen in beschermde omgevingen met zeer beperkte toegang. Toegang tot de niet-versleutelde waarden voor gevoelige eigenschappen is beperkt tot aangewezen HubSpot-applicaties en door de gebruiker goedgekeurde verbonden privé-apps.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Eigenschappen.
• Klik op Eigenschap maken.
• Voer de basisinformatie van de eigenschap in en klik op Volgende.
• Selecteer Gevoelige gegevens om de eigenschap als gevoelig te markeren.

• Als de eigenschap HIPAA-beschermde gezondheidsgegevens(BETA) zal opslaan, schakelt u het selectievakje Ja, deze gegevens bevatten beschermde gezondheidsinformatie (PHI) in.

• Selecteer welke gebruikers toegang moeten hebben om de waarden van de eigenschap te bekijken en te bewerken: Iedereen of alleen Superbeheerders. Als u Iedereen hebt geselecteerd, is het aan te raden de toegang tot de eigenschap te beperken nadat de eigenschap is opgeslagen.
• Klik op Volgende.

• Voltooi het instellen van uw eigenschap en klik op Maken.

Eigenschappen met gevoelige gegevens beheren en gebruiken

Zodra je een eigenschap hebt aangemaakt om gevoelige data op te slaan:

• Superadmins kunnen permissies op veldniveau instellen om de weergave en bewerkingstoegang voor de eigenschap te beperken tot specifieke gebruikers en teams. Dit wordt sterk aangeraden om ervoor te zorgen dat gevoelige data alleen gezien of gewijzigd kan worden door bepaalde gebruikers.
• Superadmins kunnen gebruikersacties gerelateerd aan gevoelige data in het auditlogboek bekijken.
• Superadmins kunnen de gevoelige data eigenschap bewerken of verwijderen.
• Gebruikers met toegang tot de eigenschap kunnen de waarden van de eigenschap handmatig of via import en workflows bijwerken.
• Gebruikers met toegang tot de eigenschap kunnen de eigenschap gebruiken in HubSpot tools, waaronder CRM records, weergaven, lijsten, workflow triggers en acties, rapporten, zoeken en mobiel. Gevoelige gegevens zijn niet beschikbaar in alle andere HubSpot tools.
• Superadmins kunnen gevoelige eigenschappen synchroniseren met objecten die beschikbaar zijn voor eenrichtings- en tweerichtingssynchronisatie met integraties van derden die zijn gebouwd door HubSpot, zoals Zapier, Salesforce, Zoho CRM en meer. Conform de voorwaarden voor gevoelige gegevens erkent u, indien u ervoor kiest te integreren met of anderszins gebruik te maken van producten van derden in verband met de Abonnementsdienst, dat Klantgegevens die worden gehost of verwerkt door dergelijke Producten van derden, worden gehost in overeenstemming met het beleid van die derden.
• Indien uw account HubSpot-medewerkers toegang biedt voor het oplossen van ondersteuningsproblemen, hebben HubSpot-medewerkers geen toegang tot de waarden van gevoelige gegevenseigenschappen.

Formulieren

Met de mogelijkheid om gevoelige gegevens op te slaan in HubSpot, kun je HubSpot formulieren en niet-HubSpot formulieren gebruiken om vertrouwelijk gevoelige informatie van je bezoekers te verzamelen. Gevoelige gegevens die via formulieren worden verzameld, worden versleuteld en veilig gesynchroniseerd naar de CRM. Bestanden die via formulieren worden geüpload en gekoppeld zijn aan gevoelige gegevens worden ook als gevoelig beschouwd.

Alleen gebruikers die de juiste rechten hebben om gevoelige gegevens te bekijken, kunnen de waarden van ingevulde formulieren en bestanden die als gevoelig zijn gemarkeerd, bekijken. Alle meldingen voor het indienen van formulieren voldoen ook aan de vereisten voor gebruikersrechten voor gevoelige gegevens.

Bijlagen

Met de mogelijkheid om gevoelige gegevens op te slaan, kun je bestanden met gevoelige informatie opslaan in tools in HubSpot. Zodra je de instelling voor gevoelige gegevens inschakelt, worden bijlagen die op de onderstaande manieren worden geüpload, beschermd door een extra laag van encryptie in de databaseopslag van HubSpot. Dit verwijdert ook de optie om bestanden extern te delen zonder verificatie en zorgt ervoor dat HubSpot-medewerkers geen toegang hebben tot de bijlagen.

Wanneer bestanden worden toegevoegd via de volgende methoden, worden ze beveiligd:

• Geüpload vanaf je computer op een record in de sectie Bijlagen.
• Geüpload op een record via een nieuwe notitie.
• Geüpload op een record via een e-mail van een contactpersoon.
• Geüpload op een record in de HubSpot mobiele app.
• Geüpload naar een bestandstype eigenschap.
• Geüpload via een formulier.
• Geüpload via import.

Je kunt de toegang van gebruikers tot bijlagen regelen via machtigingen voor elke tool. Je kunt bijvoorbeeld de toegang tot contactpersonen beperken voor specifieke gebruikers die geen toegang mogen hebben tot contactpersonenbestanden.

Werkstromen

HubSpot AI-tools

De AI-tools van HubSpot kunnen je helpen bij het automatiseren van taken, het verzamelen van gegevensinzichten, het opstellen van content en meer in het HubSpot-klantenplatform. Alleen gebruikers met Super Admin rechten kunnen bepaalde AI tools aanzetten, zoals AI Assistants.

Als je gevoelige gegevens inschakelt, worden de gevoelige eigenschappen die je aanmaakt niet gebruikt om de AI-modellen van HubSpot te trainen. Andere Klantgegevens binnen je account kunnen echter wel worden gebruikt om de AI-modellen van HubSpot te trainen. Je kunt je afmelden voor het gebruik van je Klantgegevens voor machine learning door een e-mail te sturen naar privacy@hubspot.com. Bekijk voor meer informatie de Servicevoorwaarden van HubSpot en het Privacybeleid van HubSpot.

Let op: vermijd het delen van gevoelige informatie in je prompts. Om het product te verbeteren, registreert en bewaart HubSpot je prompts, gegenereerde taal en gebruiksgegevens wanneer je AI-producten gebruikt. HubSpot deelt uw prompts met AI-serviceproviders om uw gebruik van AI-producten mogelijk te maken en AI-serviceproviders slaan uw prompts op ten behoeve van contentmoderatie. Uw prompts kunnen aan u worden toegewezen. Op uw gebruik van HubSpot's beta AI Producten zijn onze Bèta Voorwaarden van toepassing en op AI Producten die zijn opgenomen in onze Abonnementsdiensten zijn onze Productspecifieke Voorwaarden van toepassing.

De AI-producten van HubSpot maken geen deel uit van de functies voor gevoelige gegevens. Bepaalde AI-producten kunnen gevoelige gegevens verwerken die u mogelijk niet van plan was op te nemen bij het genereren van resultaten op basis van de ingevoerde prompt. Deze tools omvatten:

• Gesprekssamenvattingen
• Gespreksintelligentie
• AI Assistant Gesprekssamenvattingen
• Automatisch in kaart brengen van sprekers
• Eigenschappen contactpersoon automatisch invullen

Als je bijvoorbeeld gevoelige gegevens bespreekt tijdens een gesprek, moet je de tool Conversatiesamenvattingen niet gebruiken. Hoewel het misschien niet je bedoeling was om gevoelige gegevens in te voeren in je vraag, zou de tool Samenvattingen van gesprekken alle inhoud van het gesprek verwerken.

Raadpleeg de kaarten met AI-modellen voor meer informatie over de AI-tools van HubSpot. Vermijd het gebruik van AI-tools als je niet wilt dat de AI-tools je gevoelige gegevens verwerken.

Gegevenscentra

Je kunt gevoelige gegevens opslaan in elk Data Center dat je gebruikt. Zodra je de instelling voor gevoelige gegevens hebt ingeschakeld, kun je op dit moment echter niet migreren naar een ander Data Center.

Aanvullende bronnen

Raadpleeg het HubSpot Trust Center voor meer informatie over het beveiligingsprogramma van HubSpot.