Gegevens toevoegen aan Google Spreadsheets met workflows

Gebruik de actie ‘Rij aanmaken in Google Spreadsheet’ of ‘Gegevens bijwerken in een Google Spreadsheet’ om gegevens uit HubSpot-velden naar je spreadsheet te verzenden. Je kunt deze actie bijvoorbeeld gebruiken om contactgegevens van nieuwe leads naar een spreadsheet te verzenden voor je verkoopteam.

Voordat je met workflows gegevens aan Google Sheets kunt toevoegen, moet je Google Sheets koppelen aan je HubSpot-account. Je kunt de app koppelen via de App Marketplace of vanuit een workflow.

Voordat je aan de slag gaat

Houd rekening met het volgende wanneer je gegevens vanuit HubSpot naar Google Sheets verzendt:

• Standaard verzendt HubSpot interne eigenschapswaarden naar Google Sheets. Voor datums verzendt HubSpot Unix-tijdstempels in milliseconden.
  
  • Als je een Data Hub Professional -abonnement hebt, kun je de datum-eigenschap in het gewenste formaat opmaken door de actie‘Gegevens opmaken ’ toe te voegen vóór de actie ‘Google Sheets-rij aanmaken ’. Selecteer vervolgens in het vervolgkeuzemenu ‘Eigenschap ’ van de Google Sheets-actie de datumuitvoer van de actie ‘Gegevens opmaken ’.
  • Je kunt datums in Google Sheets ook omzetten vanuit milliseconden door de volgende formule toe te voegen aan een aparte kolom in het werkblad: =A1/1000/60/60/24 + DATE(1970,1,1). Vervang A1 door de kolom waarin de Unix-tijdstempel staat.

• Bij gebruik van de actie 'Google Sheets-rij aanmaken' worden er geen gegevens aan bestaande rijen toegevoegd. In plaats daarvan voegt de actie een nieuwe rij in het werkblad in. Dit kan gevolgen hebben voor cellen waarnaar wordt verwezen en voor eventuele formules die worden gebruikt. Om dit te voorkomen, moet u ervoor zorgen dat er alleen naar gevulde, bestaande rijen wordt verwezen . Gebruik de actie 'Bestaande Google Sheets-rijen bijwerken' om gegevens aan bestaande rijen toe te voegen .

• Voeg niet handmatig gegevens toe aan het werkblad waarnaar HubSpot gegevens verstuurt. Als je handmatig gegevens aan het werkblad moet toevoegen, maak dan een nieuw werkblad aan en verwijs naar bestaande gegevens uit het eerste werkblad.
• Het wordt over het algemeen afgeraden om formules te gebruiken in de Google Sheets die je bijwerkt. Het bijwerken van cellen in Google Sheets met veel formules kan leiden tot langere uitvoeringstijden van acties of fouten in de workflow.
  • Google Sheets berekent automatisch alle afhankelijke formules opnieuw wanneer cellen worden gewijzigd. Hoe groter en formule-intensiever het spreadsheet wordt, hoe langer het duurt voordat elke bijwerkingsbewerking is voltooid.
  • In plaats daarvan wordt aanbevolen om zo min mogelijk formules te gebruiken of je formules pas toe te passen nadat alle updates aan de spreadsheet zijn doorgevoerd.
• Het wordt afgeraden om hetzelfde werkblad in meerdere workflows bij te werken, aangezien dit kan leiden tot dubbele gegevens. In plaats daarvan wordt aanbevolen om voor elk werkblad slechts één workflow te gebruiken.
• Wanneer u een spreadsheet selecteert in de workflow-editor, zijn de beschikbare bladen gekoppeld aan de bladen waartoe de verbindende gebruiker toegang heeft. Om als optie te verschijnen, moet een blad aan ten minste één van de volgende vereisten voldoen:
  • Het moet deel uitmaken van de schijf van de gebruiker die de verbinding maakt.
  • Eerder gedeeld zijn met de gebruiker die verbinding maakt.
  • Het moet behoren tot een gedeelde schijf waartoe de gebruiker die verbinding maakt toegang heeft.
• Als u de integratie met Google Sheets verbreekt en opnieuw verbinding maakt met een andere gebruiker, kunnen de beschikbare werkbladen verschillen. Het wordt aanbevolen om eventuele afhankelijke workflows te controleren voordat u de verbinding verbreekt en opnieuw verbinding maakt.

Let op: soms kan er bij het toevoegen van gegevens een time-out optreden, waardoor er een dubbele rij kan worden aangemaakt. Om dit op te lossen, kunt u de dubbele gegevens in uw account verwijderen.

Uw spreadsheet instellen

• De koptekstrij moet beginnen in de eerste kolom van de eerste rij.
• Elke kolomkop moet een naam hebben, zodat HubSpot de kolom kan herkennen en er gegevens naar kan sturen. HubSpot kan geen gegevens naar kolommen zonder naam sturen.
• Zorg ervoor dat alle kolommen in uw tabelbereik kolomkoppen hebben. Vermijd lege kolomkoppen tussen kolommen, aangezien dit problemen kan veroorzaken en ervoor kan zorgen dat de spreadsheet niet naar verwachting wordt bijgewerkt. Als uw spreadsheet bijvoorbeeld kolommen A tot en met C gebruikt, laat de kolomkop van kolom B dan niet leeg.
• De spreadsheet mag niet meer dan 5.000.000 cellen bevatten.

Koppel Google Sheets aan HubSpot

Voordat je met workflows gegevens aan Google Sheets kunt toevoegen, moet je Google Sheets koppelen aan je HubSpot-account.

Je kunt de app koppelen via de App Marketplace.

Nieuwe rijen toevoegen aan Google Sheets

Wanneer je de actie ‘Google Spreadsheet-rij aanmaken’ gebruikt om gegevens aan je Google Spreadsheet toe te voegen, zorg er dan voor dat je spreadsheet correct is opgemaakt. Neem, afgezien van de koptekstrij, geen andere gegevens op in het blad waarnaar je gegevens verzendt.

Deze actie voegt geen gegevens toe aan bestaande rijen. In plaats daarvan voegt de actie een nieuwe rij in het werkblad in. Dit kan gevolgen hebben voor cellen waarnaar wordt verwezen en voor eventuele formules die worden gebruikt. Om dit te voorkomen, moet u ervoor zorgen dat er alleen wordt verwezen naar bestaande rijen die al zijn ingevuld.

Om nieuwe rijen aan een Google-spreadsheet toe te voegen:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Om een bestaande workflow te bewerken, beweeg je de muisaanwijzer over de workflow en klik je vervolgens op Bewerken. Of maak een nieuwe workflow aan.
3. Klik in de workflow-editor op het plusteken (+) om een actie toe te voegen.
4. Selecteer in het linkerpaneel, onder Google Sheets, de optie 'Google Sheets-rij aanmaken'.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Spreadsheet' en selecteer de spreadsheet waarnaar je gegevens wilt verzenden. Je kunt kiezen uit de spreadsheets die eigendom zijn van of zijn gedeeld met de gebruiker die Google Sheets aan HubSpot heeft gekoppeld.
6. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Sheet' en selecteer het werkblad waarnaar u gegevens wilt verzenden. Het veld 'Sheet' verwijst naar de tabbladen onderaan uw spreadsheet.
7. Stel de kolomkop van je Google-spreadsheet en de bijbehorende HubSpot-eigenschap in. HubSpot voegt gegevens toe aan lege rijen onder eventuele bestaande gegevens in het werkblad. Elke actie kan maximaal 20 cellen met gegevens per rij toevoegen.
   1. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Koptekst' en selecteer de kolomkop in het Google-spreadsheet waarnaar je de gegevens wilt verzenden.
   2. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Eigenschap' en selecteer de bijbehorende HubSpot-eigenschap waaruit je gegevens wilt verzenden.
8. Klik op ‘Opslaan’ nadat je je workflowactie hebt ingesteld.

Bestaande rijen in Google Spreadsheet bijwerken

Zorg ervoor dat uw spreadsheet correct is opgemaakt wanneer u de actie 'Bestaande rijen in Google Spreadsheet bijwerken ' gebruikt.

Deze actie werkt de gegevens in uw Google-spreadsheet bij. Standaard worden er geen extra rijen aan uw Google-spreadsheet toegevoegd; alleen bestaande rijen worden bijgewerkt.

Om de bestaande rijen in uw Google-spreadsheet bij te werken:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Om een bestaande workflow te bewerken, beweeg je de muisaanwijzer over de workflow en klik je vervolgens op Bewerken. Of maak een nieuwe workflow aan.
3. Klik in de workflow-editor op het plusteken (+) om een actie toe te voegen.
4. Selecteer in het linkerpaneel 'Gegevens in een Google-spreadsheet bijwerken'.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Spreadsheet' en selecteer de spreadsheet waarnaar u gegevens wilt verzenden. U kunt kiezen uit de spreadsheets die eigendom zijn van of zijn gedeeld met de gebruiker die Google Sheets aan HubSpot heeft gekoppeld.
6. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Sheet' en selecteer het werkblad waarnaar je gegevens wilt verzenden. Het veld 'Sheet' verwijst naar de tabbladen onderaan je spreadsheet.
7. Stel unieke identificatiecodes in om de gegevens in Google Sheets te koppelen aan de gegevens in HubSpot. Wanneer de waarde van een cel in de geselecteerde koptekst van de opzoekkolom overeenkomt met de waarde van de geselecteerde HubSpot-eigenschap voor het geregistreerde record, wordt de rij met de overeenkomende cel bijgewerkt. Als er meerdere rijen zijn met overeenkomende waarden, wordt alleen de eerste rij met de overeenkomende cel bijgewerkt.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu van de koptekst van de opzoekkolom en selecteer een kolomkop in de spreadsheet. Deze moet overeenkomen met een HubSpot-eigenschap die als unieke identificatiecode voor de update moet worden gebruikt. Een unieke identificatiecode kan bijvoorbeeld het e-mailadres van een contactpersoon zijn, omdat dit uniek is voor die persoon.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Lookup-kolomeigenschap' en selecteer een eigenschap die overeenkomt met de koptekst van de Lookup-kolom, om deze te gebruiken als identificatie voor de update.
8. In het vervolgkeuzemenu ‘Een nieuwe rij maken als er geen overeenkomsten zijn ’:
   • Als je een nieuwe rij wilt aanmaken als er geen overeenkomende koptekst en eigenschap in de opzoekkolom zijn, klik je op ‘Ja’. Hierdoor wordt een nieuwe rij aangemaakt die alleen de eigenschappen bevat die zijn ingesteld in het gedeelte ‘Kolommen selecteren om bij te werken ’.
   • Als u geen nieuwe rij wilt aanmaken als er geen overeenkomende koptekst en eigenschap in de opzoekkolom zijn, klikt u op 'Nee'.
9. Stel de kolommen in het spreadsheet in die u wilt bijwerken:
   
   • Klik op het vervolgkeuzemenu ‘Kolommen selecteren om bij te werken’; er verschijnt een lijst met kolomkoppen uit de geselecteerde spreadsheet. Selecteer vervolgens de kolom die u wilt bijwerken.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu onder de kolomkop en selecteer een optie. U kunt ervoor kiezen om de gegevens bij te werken met een bestaande eigenschapswaarde uit het geregistreerde record of met het resultaat van een eerdere workflowactie.
   • Om nog een kolom toe te voegen die moet worden bijgewerkt, klikt u op 'Een kolom toevoegen'.
   • Om een kolom te verwijderen, klikt u op hetverwijderingspictogram ' delete dete' naast de kolomkop.
10. Klik op 'Opslaan'.
    

Fouten oplossen bij het gebruik van Google Sheets met HubSpot

Als je een specifiek werkblad niet kunt vinden of een foutmelding krijgt bij het instellen van je workflowacties, raden we je aan het volgende te controleren:

• Controleer of het spreadsheet niet is bijgewerkt. Het is aan te raden om het volgende te controleren:
  • Of het werkblad nog steeds bestaat en niet is verwijderd.
  • Of het juiste blad is geselecteerd.
  • De toegewezen kopteksten zijn aanwezig.
  • De koptekstrij begint in cel A1.
  • Er zijn geen lege kolomkoppen in het tabelbereik.
• Als het werkblad groot is of veel formules bevat, test dan met een eenvoudiger werkblad of verminder het aantal formules voordat je de actie opnieuw probeert.
• Of het gebruikersaccount dat wordt gebruikt om verbinding te maken met Google Sheets nog steeds geldig is. Als de gebruiker bijvoorbeeld is gedeactiveerd in HubSpot, kunt u de volgende foutmelding krijgen: De opties voor 'Spreadsheet' konden niet worden geladen vanwege een storing in de API van een derde partij.

Over het algemeen wordt aanbevolen om, om problemen met Google Sheets-workflowacties op te lossen, de integratie met Google Sheets te verbreken en vervolgens opnieuw te verbinden met een actieve HubSpot-gebruiker en een Google-account dat toegang heeft tot de spreadsheets die je wilt bijwerken.