Gegevensvariabelen toevoegen aan workflowacties

Afhankelijk van de geselecteerde workflowactie kun je het gegevenspaneel gebruiken om gegevensvariabelen uit verschillende objectbronnen in te voegen.

U kunt bijvoorbeeld gegevens uit een contactrecord en de bijbehorende deal gebruiken om een interne kennisgevingsmail te versturen die personalisatietokens uit beide records bevat.

Voordat u aan de slag gaat

• Standaard worden extra gegevensbronnen automatisch toegevoegd aan workflows op basis van contactpersonen, bedrijven, deals en tickets.
• U kunt maximaal 50 gegevensbronnen per workflow toevoegen.
• Aangepaste gebeurteniseigenschappen kunnen worden gebruikt voor acties die door het gegevenspaneel worden ondersteund. De beschikbare aangepaste gebeurteniseigenschappen worden onder de naam van de aangepaste gebeurtenis in het gegevenspaneel weergegeven.

Gegevensvariabelen toevoegen aan workflowacties

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op de naam van een workflow. Of maak een nieuwe workflow aan.
3. Klik in de workflow-editor op het pictogram + Toevoegen om een nieuwe actie toe te voegen.
4. Nadat u uw actie hebt geselecteerd, klikt u in het linkerpaneel op het veld waarvoor u de gegevens wilt gebruiken.
5. Klik in het gedeelte 'Gegevensvariabele kiezen ' op 'Beschikbare gegevens bewerken'.

5. Om een nieuwe gegevensbron aan te maken, klikt u in het rechterpaneel op '+ Records toevoegen'.
6. Voer in het veld 'Geef uw gegevensbron een naam' een naam in voor uw gegevensbron.
7. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Een recordtype kiezen' en selecteer een gegevensbron.
8. Klik op het vervolgkeuzemenu ‘Kies een voorwaarde om [recordtype van de gegevensbron] te filteren’ en maak een keuze uit de volgende opties:
   • Indien gekoppeld aan het geregistreerde [record]: gebruik gegevens uit gekoppelde records. In een op contacten gebaseerde workflow kunt u bijvoorbeeld gegevens uit een gekoppeld bedrijfsrecord gebruiken.
     • Koppelingslabel: selecteer het koppelingslabel waarmee u de gekoppelde records wilt verfijnen, vooral als u meer dan één gekoppeld record van hetzelfde recordtype hebt. Meer informatie over koppelingslabels.
       
   .
   
   • Als eigenschapswaarden overeenkomen: gebruik gegevens uit records met overeenkomende eigenschapswaarden. In een op deals gebaseerde workflow kunt u bijvoorbeeld alleen bedrijven filteren waarvan de waarde van de domeineigenschap overeenkomt met de waarde van de domeineigenschap van een geregistreerd contact.
     • Alle records in uw CRM worden doorzocht om een overeenkomend kenmerk te vinden: kies een kenmerk uit het geselecteerde recordtype dat moet overeenkomen met het geregistreerde record.
     • Heeft dezelfde waarde als: kies een eigenschap uit uw geregistreerde record.
   
   
   
   • Als een eigenschapswaarde gelijk is aan: gebruik gegevens uit records met specifieke eigenschapswaarden. Over het algemeen wordt aanbevolen om deze optie te gebruiken als u een aangepaste eigenschap gebruikt om unieke identificatiecodes op te slaan. U kunt bijvoorbeeld alleen aangepaste objecten selecteren waarbij de rol-eigenschap ‘Listing-ID’ de waardeABC12345 heeft.
     • Alle records in uw CRM worden doorzocht om een overeenkomend kenmerk te vinden: kies een kenmerk uit het door u geselecteerde recordtype om op te filteren.
     • Is gelijk aan: selecteer of voer een eigenschapswaarde in; alleen records met de specifieke eigenschapswaarde worden geselecteerd.
9. Klik op het vervolgkeuzemenu ‘Kies een voorwaarde om [recordtype] te filteren tot één’ en selecteer ‘Meest recent bijgewerkt’, ‘Meest recent aangemaakt’ of ‘Eerst aangemaakt’.
   

8. Configureer de gegevensbrongegevens en klik vervolgens onderaan op 'Toevoegen '.
9. Nadat u een gegevensbron hebt toegevoegd, kunt u bestaande gegevensbronnen bekijken of verwijderen:
   • Klik in het gedeelte 'Gegevensvariabele kiezen ' op 'Beschikbare gegevens bewerken'. Bekijk in het rechterpaneel alle toegevoegde gegevensbronnen.
   • Klik op het oogpictogram om meer details over een bestaande gegevensbron te bekijken.
   • Om een bestaande gegevensbron te verwijderen, klikt u op het verwijderingspictogram.
     
     

10. Nadat u uw gegevensbronnen hebt toegevoegd, gebruikt u gegevens uit een specifieke bron:
    • Klik in het paneel 'Gegevens invoegen' op het vervolgkeuzemenu 'Eigenschappen of actie-uitvoer van' en selecteer een gegevensbron.
    • Nadat u uw bron hebt geselecteerd, klikt u om het gegevenstype dat u wilt gebruiken uit te vouwen en klikt u vervolgens op de eigenschap die u in het veld wilt gebruiken. De eigenschap wordt automatisch in het veld ingevoegd.