NO | Knowledge Quick Answers

Koble HubSpot og QuickBooks Online

Skrevet av HubSpot Support | Jun 28, 2023 11:15:38 AM

Koble HubSpot-kontoen din til QuickBooks Online med datasynkronisering. Når du har koblet til kontoene dine, kan du synkronisere kontakter, produkter og fakturaer mellom de to systemene. Du kan også se betalingsdetaljer på tidslinjen for avtaleposter. Se denne artikkelen hvis du bruker den eldre HubSpot-QuickBooks Online-integrasjonen.

Merk: Vi anbefaler at du rådfører deg med regnskaps- og juridisk avdeling om hvorvidt denne funksjonaliteten passer for dine behov, før du kobler til integrasjonen.

For å få en oversikt over HubSpots integrasjon med QuickBooks Online, se denne videoen:

Før du kommer i gang

Begrensninger

  • Redigere fakturaer i QuickBooks Online: Noen endringer kan ikke gjøres på fakturaer som er opprettet i HubSpot fra QuickBooks Online. Du kan for eksempel ikke legge til eller fjerne varelinjer, oppdatere priser, fjerne en betaling eller legge til skatteinformasjon. Hvis redigeringen ikke gjøres i HubSpot, vil fakturaen ikke synkroniseres. Du kan oppdatere fakturafelter, legge til betalinger eller krediteringer og legge til servicedatoer på en HubSpot-generert faktura fra QuickBooks Online. Fakturaer som er opprettet i QuickBooks Online, kan redigeres i QuickBooks Online.
  • Fakturering av skatt: Hvis du er superadministrator, kan du velge kontoen din i betaversjonen av Automated Sales Tax Collection . Dette gjør at du kan synkronisere automatiserte skattedata fra HubSpot til QuickBooks Online når du oppretter fakturaer med automatisert skatt i HubSpot.
  • Ikke-amerikanske QuickBooks Online-kontoer: De fleste ikke-amerikanske QuickBooks Online-versjoner krever at synkroniserte fakturaer inkluderer skatt (f.eks. MVA, HST, GST osv.). HubSpot-fakturaer kan ikke opprettes med skatt, så brukere med ikke-amerikanske QuickBooks Online-kontoer vil ikke kunne bruke denne funksjonen.
  • Inntektsføring: HubSpot-fakturaer støtter ikke å legge til en servicedato i HubSpot-linjer, noe som er nødvendig når du bruker QuickBooks Online-funksjonen for inntektsføring.
  • Regnskapsavtaleegenskap: QuickBooks Online-appen skriver ikke data til regnskapsavtaleegenskapsgruppen. Det anbefales å bruke fakturaobjektet når du oppretter rapporter og utløser arbeidsflyter hvis du har denne appen tilkoblet.
  • Betalingerfordelt på flere fakturaer: I QuickBooks Online kan en betaling knyttes til flere fakturaer. I HubSpot kan betalinger imidlertid ikke deles på tvers av fakturaer. Derfor vil betalinger som har flere tilknyttede fakturaer i QuickBooks Online ikke synkroniseres med HubSpot.

Anbefalinger før du tar i bruk integrasjonen

  • Slå av Egendefinerttransaksjonsnummer i QuickBooks Online: Sjekk om innstillingen Egendefinert transaksjonsnummer i QuickBooks Online er slått på. Det anbefales at denne innstillingen er slått av. Hvis den er slått på, vil fakturaer som opprettes i QuickBooks Online automatisk bruke HubSpot-fakturaenes prefiks, noe som kan føre til motstridende fakturanumre.
  • Lås avsluttede regnskapsperioder: Slå på innstillingen som automatisk låser avsluttede regnskapsperioder i QuickBooks Online. Dette sørger for at avsluttede regnskapsperioder er beskyttet mot å bli endret.
  • Synkroniser produkter: Det anbefales å synkronisere produktene dine fra QuickBooks Online til HubSpot, og å bruke disse produktene når du oppretter fakturaer, tilbud og betalingslenker. Dette vil garantere at når fakturaer og betalinger synkroniseres til QuickBooks Online, blir de korrekt knyttet til inntekts- og utgiftskontoene du har satt opp.

Vær oppmerksom på dette:

  • Produktsynkroniseringen bruker SKU-egenskapen for matching. For å unngå duplisering av produkter synkroniserer produktsynkroniseringen som standard bare produkter med SKU-er. Det anbefales å legge til SKU-er til produktene i QuickBooks Online som du ønsker å synkronisere.
  • Hvis en faktura har varelinjer som ikke kan matches med et produkt i QuickBooks Online, opprettes det et produkt som heter Egendefinert varelinje i QuickBooks Online, og varelinjer som ikke kan matches, matches med dette produktet. Du definerer hvilken inntektskonto dette egendefinerte varelinjeproduktet skal kobles til iKonfigurer-trinnet i fakturasynkroniseringen.
  • Synkroniser alle kunder:Detanbefales å synkronisere alle kunder fra QuickBooks Online til HubSpot som kontakter. Når du oppretter en faktura for en eksisterende kunde, må du sørge for å bruke kontakten som ble synkronisert fra QuickBooks Online. Dette sikrer at alle fakturaer du oppretter, er knyttet til riktig kunde i QuickBooks Online. Når du fakturerer en ny kunde, må du sørge for at kontakten på fakturaen er faktureringskontakten, hvis e-postadresse du ønsker å koble til kunden i QuickBooks Online.
  • Oppdater arbeidsflythandlingene Opprett betalt faktura og Opprett betalt salgskvittering: Hvis du bruker toveis fakturasynkronisering, anbefales det å oppdatere arbeidsflyten slik at den filtrerer bort betalinger som kommer fra fakturaer (f.eks. betalinger der kilden er faktura). Hvis arbeidsflyten ikke oppdateres, vil det oppstå duplisering, fordi fakturabetalinger også vil utløse opprettelse av betalte fakturaer. Det vil bare skje én betaling, men det vil være to fakturaer for betalingen.

Koble til appen

For å koble til appen må du være Super Admin eller ha App Marketplace-tillatelser i HubSpot-kontoen din.

  1. Søk etter QuickBooks Online, og velg det i resultatene.
  2. Skriv inn innloggingsinformasjonen til QuickBooks Online, og klikk på Installer app.
Merk: Det er ikke mulig å koble en QuickBooks sandkassekonto til HubSpot.

Konfigurer synkroniseringen med Guided Setup

Når du installerer QuickBooks Online-integrasjonen, blir du omdirigert til siden Guidet oppsett. Dette er en nettside som guider deg gjennom trinnene for å konfigurere synkronisering av fakturaer, kontakter og produkter mellom HubSpot og QuickBooks.

Slik går du gjennom synkroniseringsinnstillingene for hvert objekt:

  1. Klikk på høyre pil for hver objektsynkronisering for å vise synkroniseringsinnstillingene. Synkroniseringsinnstillingene for hvert objekt vil inkludere:
    • Synkroniseringsretning: Du kan konfigurere synkroniseringen til å være enveis eller toveis.
    • Løsning av datakonflikter: Du kan velge hvilken app som skal overskrive den andre når det er uklart hvilken app som har den mest oppdaterte informasjonen.
    • Felttilordninger: Du kan konfigurere felttilordningene dine .
    • Synkroniseringsfiltre: Du kan legge til filtre for å begrense hvilke poster som skal synkroniseres.
  1. Hvis det er noen feil i synkroniseringsinnstillingene som krever din oppmerksomhet, vises de nederst i hver objektsynkroniseringsdel.

  1. Hvis du ønsker å tilpasse synkroniseringsinnstillingene ytterligere, klikker du på Gå til avanserte innstillinger.
  2. Klikk på Lagre og start synkronisering øverst til høyre for å fullføre oppsettet og begynne å synkronisere data.

Konfigurer synkroniseringsinnstillingene dine

Slik slår du på datasynkronisering:

  1. Naviger til Integrasjoner > Tilkoblede apper i venstre sidefelt.
  2. Klikk på QuickBooks Online.
  3. Klikk på CRM-synkronisering-fanen.
  4. Klikk på Konfigurer synkroniseringen.
  5. På siden Velg dataene du vil synkronisere, klikker du på rullegardinmenyen QuickBooks Online og velger objektet du vil synkronisere med HubSpot. HubSpot-rullegardinmenyen oppdateres automatisk.
  6. Klikk på pilene for synkroniseringsretning og velg en synkroniseringsretning. Du kan synkronisere følgende objekter:
HubSpot QuickBooks Online
Kontakt ⇔ Kunde
Produkt ⇔ Produkter og tjenester
Faktura ⇔ Faktura

Vær oppmerksom på dette:

  • Når en faktura synkroniseres fra QuickBooks Online til HubSpot, blir fakturaen knyttet til det primære selskapet til kontakten på fakturaen. Hvis en kontakt har mer enn ett selskap tilknyttet i HubSpot, vil det primære selskapet være tilknyttet fakturaen. Hvis kontakten ikke har noen bedrift tilknyttet, vil ingen bedrift bli tilknyttet fakturaen. Når et selskap er tilknyttet, kan det oppdateres manuelt.
  • Når en betalt faktura synkroniseres fra HubSpot til QuickBooks Online, vil de tilknyttede behandlingsgebyrene for den valgte betalingsbehandleren i HubSpot, enten Stripe eller HubSpot Payments, ikke automatisk opprette en regnskapskostnad i QuickBooks Online. For å ta hensyn til dette kan du opprette en rapport over alle mottatte fakturaer og betalinger, og summere egenskapeneBehandlingsgebyrer og Plattformgebyrer, og deretter føre totalbeløpet som en utgift i QuickBooks Online.
  • Kunder som synkroniseres fra HubSpot til QuickBooks Online, vil ha navnet på den tilknyttede bedriftsoppføringen angitt som visningsnavn. Hvis kontakten ikke har noe tilknyttet selskap i HubSpot, vil visningsnavnet i QuickBooks Online som standard bruke egenskapene fornavn og etternavn. Lær hvordan du endrer dette.
  • For toveis synkronisering av fakturaer kan oppdateringer av tilordnede egenskaper bare synkroniseres til QuickBooks Online hvis fakturaen ble opprettet i HubSpot og synkronisert til QuickBooks Online.
  • Hvis en betaling via ACH fortsatt er under behandling, selv om fakturaen er merket som betalt i HubSpot, vil den først bli merket som betalt i QuickBooks Online når betalingen er fullført.
  1. Klikk på Neste øverst til høyre.
  2. Klikk på rullegardinmenyen Løsning av datakonflikt, og velg om du vil bruke HubSpot-data eller bruke QuickBooks Online-data.
  1. I delen Mappede felt slår du av bryterne for å ekskludere dem fra synkroniseringen. Finn ut mer om tilordning av felter for datasynkronisering.
    • Brukere med en Data Hub Starter-, Professional- eller Enterprise-konto kan legge til flere felt ved å klikke på Legg til en mapping under de forhåndsdefinerte feltene.
      • Velg feltene fra rullegardinmenyene og klikk på Opprett, eller klikk på delete delete for å fjerne tilordningen.
      • Hvis du vil redigere eller fjerne en tilordning du har lagt til, klikker du på Handlinger og deretter på Rediger eller Slett.

Vær oppmerksom på dette:

  • For at et egendefinert felt i QuickBooks Online skal være tilgjengelig for HubSpot for oppretting av egendefinerte fakturafelttilordninger, må den egendefinerte felttypen i QuickBooks Online være Tekst og Nummer, i kategorien Transaksjon, være Utskriftsaktivert og være aktivert for alle salgsskjemaer, som inkluderer fakturaer, estimater og salgskvitteringer.
  • Når en egendefinert felttilordning er konfigurert og synkroniseringen er aktivert, vil matchende fakturaer, inkludert historiske fakturaer, synkroniseres.
  • Bare de tre første egendefinerte fakturafeltene som er opprettet i QuickBooks Online, er synlige. Se QuickBooks API-dokumentasjon for mer informasjon.
  1. Klikk på Neste øverst til høyre.
  2. På skjermbildet Begrens, vil anbefalte filtre automatisk bli satt opp for deg, basert på datoen du konfigurerer synkroniseringen. Filtrene er satt opp for å redusere "oversynkronisering" av data, spesielt når du synkroniserer fra HubSpot til QuickBooks Online. Se HubSpots anbefalte synkroniseringsfiltre.
  3. Synkroniseringsfiltre (unntatt utgående fakturasynkronisering) kan redigeres. Slik redigerer du synkroniseringsfiltrene:
    • Under Filtre klikker du på Rediger ved siden av synkroniseringsfilteret.
    • Velg egenskaper og filterkriterier.
    • Klikk på Bruk kriterier, og klikk deretter på Ferdig.

Når synkroniseringen er slått på, synkroniseres data automatisk mellom de to systemene. Etter at den første synkroniseringen er fullført, synkroniseres postene med jevne mellomrom. Data kan også synkroniseres på forespørsel via knappen Synkroniser nå i Synkroniser oversikt-fanen.

Anbefalte synkroniseringsfiltre

Når du konfigurerer en synkronisering, blir det automatisk satt opp anbefalte filtre basert på datoen du konfigurerer synkroniseringen. Filtrene er satt opp for å redusere "oversynkronisering" av data, spesielt når du synkroniserer fra HubSpot til QuickBooks Online. De kan redigeres om nødvendig

De anbefalte filtrene som settes automatisk, er

  • Kontakter: toveis synkronisering med følgende filtre for å forhindre at unødvendige kontakter synkroniseres fra HubSpot til QuickBooks Online:
    • QuickBooks Online → HubSpot: filteret er satt til Alle kunder.
    • HubSpot → QuickBooks Online: I den første filtergruppen er filtrene Fakturastatus er ingen av Kladd og Opprettelsesdato er etter [dagens dato] og Fakturakilde er noen av HubSpot angitt.
  • Fakturaer: Uten at et filter er angitt, vil alle fakturaer synkroniseres mellom QuickBooks Online og HubSpot. Dette filteret setter opp en enveis synkronisering fra QuickBooks Online til HubSpot med filteret Opprettet tid er etter [dagens dato kl. 12:00]. Datoen er satt til inneværende dag.
  • Produkter: en enveis synkronisering fra QuickBooks Online til HubSpot med standardinnstillingen Alle produkter og tjenester.

Angi visningsnavn på kunder

Kunder som synkroniseres fra HubSpot til QuickBooks Online, vil ha navnet på den tilknyttede bedriftsoppføringen angitt som visningsnavn. Hvis kontakten ikke har noe tilknyttet selskap i HubSpot, vil visningsnavnet i QuickBooks Online som standard bruke egenskapene fornavn og etternavn.

Slik endrer du dette:

  1. Naviger til Integrasjoner > Tilkoblede apper i venstre sidefelt.
  2. Klikk på QuickBooks Online.
  3. Klikk på CRM-synkroniseringsfanen.
  4. Klikk på Kontaktsynkronisering.
  5. På skjermbildet Konfigurer, i delen Tilordnede felt, klikker du på for å slå av tilordningen Visningsnavn ← Tilknyttet firmanavn.


Merk: Visningsnavn-feltene må være unike i QuickBooks Online. Den første kontakten fra et selskap vil ha visningsnavnet satt til firmanavnet, men alle kontakter fra dette selskapet som forsøker å synkronisere med QuickBooks Online etter den første kontakten, vil ikke kunne synkroniseres fordi visningsnavnet allerede er i bruk. Det anbefales å bruke én kontakt i et selskap som faktureringskontakt for alle fakturaer eller betalinger for å unngå synkroniseringsfeil. Fakturaer, betalingslenker eller tilbud kan sendes til et hvilket som helst antall kontakter, men bare én kontakt (som samsvarer med kunden i QuickBooks Online) bør være formelt tilknyttet.

Redigere datasynkronisering

Slik redigerer du en eksisterende datasynkronisering:

  1. Naviger til Integrasjoner > Tilkoblede apper i venstre sidefelt.
  2. Klikk på QuickBooks Online.
  3. Klikk på CRM-synkroniseringsfanen.
  4. Hold musepekeren over Kontaktsynkronisering, Produktsynkronisering eller Fakturasynkronisering, og klikk på Rediger.
  5. Gjør endringene dine ved å følge trinnene som om du skulle konfigurere synkroniseringen for første gang.

Gjennomgå synkroniseringsstatus

Slik går du gjennom en liste over poster og deres synkroniseringsstatus:

  1. Naviger til Integrasjoner > Tilkoblede apper i venstre sidefelt.
  2. Klikk på QuickBooks Online.
  3. Klikk på fanen CRM-synkronisering .
    • Klikk på Objektvisning for å se antall poster som synkroniseres, mislykkes eller ekskluderes. Hvis du vil redigere kolonnene som vises i tabellen, klikker du på Mer øverst til høyre i tabellen og deretter på Rediger kolonner.
      • Klikk på Alle objekter ved siden av Filtrer etter : for å filtrere etter objekt.
      • Klikk på antall poster i hver kolonne for å se mer informasjon om hvilke poster som synkroniseres, mislykkes eller ekskluderes.

    • Klikk på Postvisning for å vise en liste over poster.
      • Hvis du vil redigere kolonnene som vises i tabellen, klikker du på Mer øverst til høyre i tabellen og deretter på Rediger kolonner.
      • Bruk filtrene over tabellen til å filtrere postene.
      • Bruk sidenavigasjonen nederst i tabellen til å navigere gjennom postene.
      • Under Synkroniseringsaktivitet klikker du på pilen for å se mer informasjon om aktiviteten på en post.

Eksportere synkroniseringsposter

Slik eksporterer du synkroniseringsposter:

  1. Naviger til Integrasjoner > Tilkoblede apper i venstre sidefelt.
  2. Klikk på QuickBooks Online.
  3. Klikk på CRM-synkroniseringer -fanen.
  4. Klikk på Record view.
  5. Hvis du vil redigere kolonnene som vises i tabellen, klikker du på Mer øverst til høyre i tabellen og deretter på Rediger kolonner.
  6. Bruk filtrene over tabellen til å filtrere postene.
  7. Når du har filtrert postene, klikker du på Mer øverst til høyre i tabellen og deretter på Eksporter.
  8. Velg filformat, og klikk deretter på Eksporter.
  9. Eksportfilen sendes til e-postadressen din. Du vil også motta et varsel i appen når eksporten er klar.

Slå av eller slette datasynkronisering

  1. Naviger til Integrasjoner > Tilkoblede apper i venstre sidefelt.
  2. Klikk på QuickBooks Online.
  3. Klikk på fanen CRM-synkroniseringer .
  4. Hold musepekeren over objektsynkroniseringen du vil slå av, klikk på Mer, og velg Slå av synkronisering.

  1. Dette vil forhindre at poster synkroniseres mellom HubSpot og QuickBooks Online. Når synkroniseringen er slått av, kan du klikke på Rediger synkroniseringsinnstillinger for å slå den på igjen.
  2. Klikk på Slett synkronisering for å slette synkroniseringen.
Vis hele posten