Lagre sensitive data i HubSpot

Hvis du vil lagre sensitiv informasjon i HubSpot-kontoen din, kan brukere med Super Admin-rettigheter slå på innstillingen for sensitive data. Når innstillingen er slått på, kan du opprette egendefinerte egenskaper som lagrer sensitive data, og deretter begrense brukernes tilgang til egenskapene ved hjelp av feltnivåtillatelser.

Før du kommer i gang

Før du begynner å lagre sensitive data, bør du lese gjennom følgende informasjon, inkludert krav, begrensninger og anbefalinger knyttet til funksjonalitet for sensitive data.

• Du kan bare lagre visse typer sensitive data i HubSpot. Se siden med vilkår for sensitive data for å forstå hvilke typer sensitive data du kan lagre, og hvor disse funksjonene er tilgjengelige. Du kan ikke lagre personlig helseinformasjon som er beskyttet i henhold til HIPAA, kreditt- eller debetkortnumre, finansielle kontonumre, overføringsinstruksjoner, personnummer eller nasjonal identifikatorinformasjon, eller personlig informasjon om barn i henhold til lover om beskyttelse av barn.
• Bare brukere med Super Admin-tillatelser kan slå på sensitive data. Når innstillingen for sensitive data er slått på, kan den ikke slås av igjen.
• Bare brukere med Super Admin-tillatelser kan opprette, redigere eller slette sensitive dataegenskaper. Partner Admin-brukere kan ikke opprette, redigere eller slette sensitive dataegenskaper med mindre de også er tildelt Super Admin-tillatelser.
• Sensitive dataegenskaper er utilgjengelige i visse verktøy, inkludert personaliseringstokener, sandkasser, chatboter og spillbøker.
• Siden alle superadministratorer kan opprette og vise sensitive data, anbefales det at du går gjennom listen over superadministratorer og fjerner administratortilgang for brukere som ikke trenger det. Hold musepekeren over en administratorbruker i Users & Teams-innstillingene, og klikk deretter på Handlinger > Fjern superadministrator.

Slå på sensitive data

Før du oppretter sensitive egenskaper, må du aktivere sensitive data i personvern- og samtykkeinnstillingene og godta de tilhørende vilkårene og betingelsene. Brukere må ha superadministratorrettigheter for å slå på sensitive data.

Merk: Når du har slått på sensitive data, er det ikke mulig å slå dem av igjen.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Personvern og samtykke i menyen i venstre sidefelt.
• Klikk på Konfigurer innstillinger for sensitive data.

• I panelet til høyre merker du av i avmerkingsboksene for å angi hvilke kategorier du vil lagre sensitive data i. Hvis du vil lagre beskyttede helsedata, kan du lese mer om HIPAA-betaen for sensitive data i denne kunnskapsbaseartikkelen. Se vilkårene for sensitive data for å forstå hvilke typer data som kan lagres i kategoriene.
• Klikk på Neste.
• Merk av i avmerkingsboksen for å godta vilkårene og betingelsene.
• Klikk på Slå på innstillinger for sensitive data.

Opprett egenskaper for å lagre sensitive data

Superadministratorer kan merke en egenskap som sensitiv. Som standard er data i HubSpot kryptert under transport og i hvile. Ved å merke en egenskap som sensitiv legges det til et ekstra krypteringslag, applikasjonslagskryptering, som gir individuelle kontoer og deres sensitive data økt beskyttelse og isolasjon. Sensitive data som er nødvendige for søk og rapportering, lagres i beskyttede miljøer med svært begrenset tilgang. Tilgang til ukrypterte verdier for sensitive egenskaper er begrenset til utpekte HubSpot-applikasjoner og brukergodkjente tilkoblede private apper.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Properties (Egenskaper) i menyen i venstre sidefelt.
• Klikk på Opprett egenskap.
• Angi grunnleggende informasjon om egenskapen, og klikk deretter på Neste.
• Hvis du vil merke egenskapen som sensitiv, velger du Sensitive data.

• Hvis egenskapen skal lagre HIPAA-beskyttede helsedata (BETA), merker du av for Ja, disse dataene inneholder beskyttet helseinformasjon (PHI) .

• Velg hvilke brukere som skal ha tilgang til å vise og redigere eiendommens verdier, enten Alle eller Kun superadministratorer. Hvis du har valgt Alle, anbefales det at du begrenser visnings- og redigeringstilgangen til egenskapen etter at den er lagret.
• Klikk på Neste.

• Fullfør konfigurasjonen av egenskapen, og klikk deretter på Opprett.

Administrere og bruke sensitive dataegenskaper

Når du har opprettet en egenskap for å lagre sensitive data:

• Superadministratorer kan sette opp feltnivåtillatelser for å begrense visnings- og redigeringstilgang for egenskapen til bestemte brukere og team. Dette anbefales på det sterkeste for å sikre at sensitive data bare kan ses eller endres av utvalgte brukere.
• Superadministratorer kan se brukerhandlinger relatert til sensitive dataegenskapsverdier i revisjonsloggen.
• Superadministratorer kan redigere eller slette sensitive dataegenskaper.
• Brukere med tilgang til egenskapen kan oppdatere egenskapsverdiene manuelt eller via import og arbeidsflyter.
• Brukere med tilgang til egenskapen kan bruke egenskapen i HubSpot-verktøy, inkludert CRM-poster, visninger, lister, arbeidsflytutløsere og -handlinger, rapporter, søk og mobil. Sensitive data vil være utilgjengelige i alle andre HubSpot-verktøy.
• Superadministratorer kan synkronisere sensitive egenskaper til objekter som er tilgjengelige for enveis- og toveis-synkronisering med tredjepartsintegrasjoner bygget av HubSpot, for eksempel Zapier, Salesforce, Zoho CRM og flere. I henhold til vilkårene for sensitive data, hvis du velger å integrere med eller på annen måte bruke tredjepartsprodukter i forbindelse med abonnementstjenesten, erkjenner du at kundedata som er vert eller behandlet av slike tredjepartsprodukter, vil være vert i samsvar med retningslinjene som opprettholdes av disse tredjepartene.
• Hvis kontoen din gir HubSpot-ansatte tilgang til å feilsøke supportproblemer, vil HubSpot-ansatte ikke ha tilgang til å se sensitive dataegenskapsverdier.

Skjemaer

Med muligheten til å lagre sensitive data i HubSpot kan du trygt bruke HubSpot-skjemaer og andre skjemaer til å samle inn sensitiv informasjon fra de besøkende. Sensitive data som samles inn via skjemaer, blir kryptert og synkronisert til CRM-systemet på en sikker måte. Alle filer som lastes opp via skjemaer som er knyttet til en sensitiv dataegenskap, vil også bli ansett som sensitive.

Bare brukere med de riktige tillatelsene til å se sensitive data vil kunne se verdier for skjemainnleveringer og filer som er merket som sensitive. Alle varsler om skjemainnleveringer vil også overholde kravene til brukertillatelser for sensitive data.

Vedlegg

Med muligheten til å lagre sensitive data kan du lagre filer som inneholder sensitiv informasjon i verktøy på tvers av HubSpot. Når du slår på innstillingen for sensitive data, vil vedlegg som lastes opp på måtene nedenfor, beskyttes av et ekstra krypteringslag i HubSpots databaselagring. Dette fjerner også muligheten til å dele filer eksternt uten autentisering, og HubSpot-ansatte får ikke tilgang til vedleggene.

Når filer legges til via følgende metoder, vil de være beskyttet:

• Lastes opp fra datamaskinen din på en post i Vedlegg-delen.
• Lastes opp på en post via et nytt notat.
• Lastes opp på en post via en e-post fra en kontakt.
• Lastes opp på en post i HubSpot-mobilappen.
• Lastet opp til en filtypeegenskap.
• Lastet opp via en skjemainnlevering.
• Lastet opp via import.

Du kan kontrollere brukernes tilgang til vedlegg gjennom tillatelser for hvert verktøy. Du kan for eksempel begrense tilgangen til kontakter for bestemte brukere som ikke skal ha tilgang til kontaktfiler.

Arbeidsflyter

HubSpot AI-verktøy

HubSpots AI-verktøy kan hjelpe deg med å automatisere oppgaver, samle datainnsikt, utarbeide innhold og mer på tvers av HubSpots kundeplattform. Bare brukere med Super Admin-tillatelser kan slå på visse AI-verktøy, for eksempel AI-assistenter.

Hvis du slår på sensitive data, vil de sensitive egenskapene du oppretter, ikke bli brukt til å trene HubSpots AI-modeller. Andre kundedata i kontoen din kan imidlertid brukes til å trene HubSpots AI-modeller. Du kan reservere deg mot at kundedataene dine brukes til maskinlæring ved å sende en e-post til privacy@hubspot.com. For mer informasjon, vennligst se HubSpots tjenestevilkår og HubSpots personvernerklæring.

Vær oppmerksom på: unngå å dele sensitiv informasjon i meldingene dine. For å forbedre produktet logger og lagrer HubSpot instruksjonene dine, generert språk og bruksmålinger når du bruker AI-produkter. HubSpot deler dine meldinger med AI-tjenesteleverandører for å muliggjøre din bruk av AI-produkter, og AI-tjenesteleverandører vil lagre dine meldinger for innholdsmodereringsformål. Dine meldinger vil kunne tilskrives deg. Din bruk av HubSpots beta-AI-produkter vil være underlagt våre Betavilkår, og AI-produkter som er innlemmet i våre Abonnementstjenester vil være underlagt våre Produktspesifikke vilkår.

HubSpots AI-produkter er ikke en del av funksjonene for sensitive data. Enkelte AI-produkter kan behandle sensitive data som du kanskje ikke hadde til hensikt å inkludere når du genererer resultater basert på ledeteksten som er angitt. Disse verktøyene inkluderer:

• Samtaleoppsummeringer
• Samtaleintelligens
• Sammendrag av samtaler med AI-assistent
• Automatisk mapping av høyttalere
• Automatisk utfylling av kontaktegenskaper

Hvis du for eksempel diskuterer sensitive data i løpet av en samtale, bør du ikke bruke verktøyet Samtaleoppsummeringer. Selv om du kanskje ikke hadde til hensikt å legge inn sensitive data i ledeteksten, vil verktøyet Samtaleoppsummeringer behandle alt innholdet i samtalen.

For mer informasjon om HubSpots AI-verktøy, se AI-modellkortene. Unngå å bruke AI-verktøy hvis du ikke ønsker at AI-verktøyene skal behandle sensitive data.

Datasentre

Du kan lagre sensitiv informasjon i et hvilket som helst datasenter du bruker. Når du slår på innstillingen for sensitive data, vil du imidlertid ikke kunne migrere til et annet datasenter på dette tidspunktet.

Ytterligere ressurser

For mer informasjon om HubSpots sikkerhetsprogram, se HubSpot Trust Center.