Lagre sensitive data i HubSpot

For å lagre sensitiv informasjon i HubSpot-kontoen din, for eksempel personlig identifikasjon, økonomisk, helsemessig eller medisinsk informasjon, kan brukere med Super Admin- tillatelser slå på Sensitive Data-innstillingen. Når innstillingen er slått på, kan du opprette egendefinerte egenskaper som lagrer sensitive data, og deretter begrense brukertilgangen til egenskapene ved hjelp av tillatelser på feltnivå.

Før du setter i gang

Før du begynner å lagre sensitive data, bør du se gjennom følgende informasjon, inkludert krav, begrensninger og anbefalinger knyttet til funksjonalitet for sensitive data.

• Du kan bare lagre visse typer sensitive data i HubSpot. Se vilkårssiden for sensitive data for å forstå hvilke typer sensitive data du kan lagre og hvor disse funksjonene er tilgjengelige.
• Bare brukere med superadministratortillatelser kan slå på sensitive data. Når innstillingen Sensitive Data er slått på, kan den ikke slås av.
• Bare brukere med Super Admin- tillatelser kan opprette, redigere eller slette egenskaper for sensitive data. Partner Admin- brukere kan ikke opprette, redigere eller slette egenskaper for sensitive data med mindre de også er tildelt Super Admin-tillatelser.
• Sensitive data-egenskaper er utilgjengelige i visse verktøy, inkludert personaliseringstokener, sandkasser, chatbots og playbooks.
• Etter at du har slått på sensitive data, kan du møte begrensninger når du oppsummerer poster . Du vil for eksempel ikke kunne oppsummere enkelte aktiviteter som samtaler og salgse-poster.

Slå på sensitive data

Før du oppretter egenskaper for sensitive data, må du slå på sensitive data i innstillingene for personvern og samtykke, og godta de relaterte vilkårene og betingelsene. Brukere må ha superadministratortillatelser for å slå på sensitive data.

Merk: Når du har slått på sensitive data, er det ikke mulig å slå det av. Når du har valgt en kategori med data, kan du ikke fjerne den, men du kan legge til kategorier etter behov.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Naviger til Personvern og samtykke i menyen til venstre i sidefeltet.
• Klikk på Konfigurer innstillinger for sensitive data . Hvis du allerede har slått på sensitive data, klikker du på Rediger innstillinger for sensitive data for å velge flere datakategorier.

• I det høyre panelet merker du av i avmerkingsboksene for å spesifisere kategoriene der du skal lagre sensitive data. Se vilkårene for sensitive data for å forstå hvilke typer data som kan lagres i kategoriene.
• For å lagre HIPAA-dekkede data, må du merke både av for helse/medisinske data og avmerkingsboksen Vi er en HIPAA-dekket enhet eller forretningsforbindelse .

Vennligst merk: mens HubSpot tilbyr et robust sikkerhetsprogram for å beskytte dine personlige og sensitive data uansett innhold, hjelper disse datatypeidentifikasjonsprosessene å sikre at dine HIPAA og regulatoriske behov støttes. Ved å identifisere seg som en HIPAA-dekket enhet eller forretningsforbindelse, kan HubSpot spore anvendelsen av Business Associate Agreement (BAA) og oppfylle regulatoriske forpliktelser.

• Klikk Neste .
• Les vilkårene for sensitive data og, hvis aktuelt, avtalen om forretningsforbindelse. Velg avmerkingsboksen for å godta vilkårene.
• Klikk Slå på innstillinger for sensitive data , eller klikk på Oppdater innstillinger for sensitive data hvis du har lagt til kategorier.

Få tilgang til anbefalinger for lagring av sensitive data

Når du har slått på innstillingen for å lagre sensitive data, kan det hende du må iverksette tiltak eller oppdatere visse innstillinger for å beskytte dataene dine bedre. Slik går du gjennom anbefalinger for å hjelpe deg med å administrere sensitive data:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Naviger til Personvern og samtykke i menyen til venstre i sidefeltet.
• Klikk Sjekk anbefalinger .

• Gå gjennom anbefalte handlinger i panelet til høyre. For hver anbefaling, klikk på en lenke for å finne ut mer eller gå til de relevante innstillingene.

Opprett egenskaper for å lagre sensitive data

Superadministratorer kan merke en egenskap som sensitiv. Du kan også angi om eiendommen vil lagre beskyttet helseinformasjon. Som standard er data i HubSpot kryptert under overføring og hvile . Merking av en egenskap som sensitiv legger til et ekstra lag med kryptering, applikasjonslagkryptering, som gir individuelle kontoer og deres sensitive data økt beskyttelse og isolasjon. Sensitive data som trengs for søk og rapportering, lagres i beskyttede miljøer med svært begrenset tilgang. Tilgang til de ukrypterte verdiene for Sensitive Data-egenskaper er begrenset til utpekte HubSpot-applikasjoner og brukergodkjente tilkoblede private apper.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Naviger til Egenskaper i menyen i venstre sidefelt.
• Klikk på Opprett eiendom .
• Skriv inn eiendommensgrunnleggende detaljer , velg felttypen og klikk deretter på fanen Sensitive data .
• For å merke egenskapen som sensitiv, velg Sensitive data . Hvis du lagrer svært sensitiv informasjon (BETA), velger du svært sensitive data . Lær mer om betaversjonen av svært sensitive data i denne artikkelen .

• Hvis eiendommen vil lagre HIPAA-beskyttede helsedata, merker du av for Ja, disse dataene inneholder beskyttet helseinformasjon (PHI) .
• For å angi hvem som har tilgang til å se og redigere eiendommen , klikk på Administrer tilgang- fanen og velg deretter et alternativ .
• Fullfør konfigureringen av eiendommen din , og klikk deretter på Opprett .

Administrer sensitive data

I seksjonene nedenfor kan du lære mer om hvordan du bruker Sensitive Data-egenskaper og administrerer Sensitive Data i HubSpot-verktøy.

Bruk egenskaper for sensitive data

Når du har opprettet en egenskap for å lagre sensitive data:

• Superadministratorer kan konfigurere tillatelser på feltnivå for å begrense visnings- og redigeringstilgang for eiendommen til spesifikke brukere og team. Dette anbefales sterkt for å sikre at sensitive data bare kan sees eller endres av utvalgte brukere.
• Superadministratorer kan se brukerhandlinger relatert til egenskapsverdier for sensitive data i revisjonsloggen .
• Superadministratorer kan redigere eller slette egenskapen Sensitive Data.
• Brukere med tilgang til eiendommen kan oppdatere eiendommens verdier manuelt eller via import og arbeidsflyt .
• Brukere med tilgang til eiendommen kan bruke eiendommen i HubSpot-verktøy, inkludert CRM-poster, visninger, lister, arbeidsflytutløsere og handlinger, rapporter, søk og mobil. Sensitive data vil være utilgjengelige i alle andre HubSpot-verktøy.
• Hvis kontoen din gir HubSpot-ansatte tilgang til å feilsøke støtteproblemer, vil HubSpot-ansatte ikke ha tilgang til å se egenskapsverdier for sensitive data.

Skjemaer

Med muligheten til å lagre sensitive data i HubSpot, kan du bruke HubSpot-skjemaer og ikke-HubSpot-skjemaer for å samle inn sensitiv informasjon fra de besøkende trygt. Sensitive data som samles inn via skjemaer, blir kryptert og synkronisert med CRM på en sikker måte. Alle filer som lastes opp via skjemainnsendinger knyttet til en Sensitive Data-egenskap vil også bli ansett som sensitive.

Bare brukere med de nødvendige tillatelsene til å se sensitive data vil kunne se skjemainnsendingsverdier og filer merket som sensitive. Alle varsler om innsending av skjema vil også overholde kravene til brukertillatelse for sensitive data.

Integrasjoner

Utviklere kan bruke API-dokumentasjonen til å bygge integrasjoner som synkroniserer sensitive data. I henhold til vilkårene for sensitive data , hvis du velger å integrere med eller på annen måte bruke tredjepartsprodukter i forbindelse med abonnementstjenesten, erkjenner du at kundedata som er vert for eller behandlet av slike tredjepartsprodukter, vil bli vert i samsvar med retningslinjer vedlikeholdt av disse tredjepartene -fester.

Hvis du lagrer HIPAA-beskyttede sensitive data, støttes Snowflake Data Share -integrasjonen bare for følgende regioner: AWS US_EAST_1 og AWS EU_CENTRAL_1.

Vedlegg

Med muligheten til å lagre sensitive data, kan du lagre filer som inneholder sensitiv informasjon i verktøy på tvers av HubSpot. Når du slår på Sensitive Data-innstillingen, vil vedlegg lastet opp på måtene nedenfor være beskyttet av et ekstra lag med kryptering i HubSpots databaselagring. Dette vil også fjerne muligheten til å dele filer eksternt uten autentisering, og vil nekte HubSpot-ansatte tilgang til vedleggene.

Når de legges til via følgende metoder, vil filer være beskyttet:

• Lastet opp fra datamaskinen din på en post i Vedlegg -delen .
• Lastet opp på post via et nytt notat .
• Lastet opp på post via en e-post fra en kontakt.
• Lastet opp på en post i HubSpot-mobilappen.
• Lastet opp til en filtype-eiendom .
• Lastet opp via en skjemainnsending .
• Lastet opp via import .

Du kan kontrollere brukertilgang til vedlegg gjennom tillatelser for hvert verktøy. Du kan for eksempel begrense tilgangen til kontakter for spesifikke brukere som ikke skal ha tilgang til kontaktfiler.

Varsler

Når Sensitive Data er slått på i kontoen din, vil enkelte varsler ikke inkludere forhåndsvisninger (f.eks. en forhåndsvisning av en notattekst) for å unngå å vise sensitive data. Dette vil for øyeblikket skje for følgende varsler: du er @-nevnt på en post eller i en kommentar, du er tildelt eller mottar en påminnelse for en oppgave, det er aktivitet på en post du følger, eller det er en kommentar til en aktivitet du er involvert i.

Arbeidsflyter

Hvis du bruker en Sensitive Data-egenskap i arbeidsflyter, anbefales det å begrense tilgangen til arbeidsflytverktøyet fordi arbeidsflyter for øyeblikket ikke håndhever tillatelser på feltnivå.

Følgende støttes for øyeblikket ikke i arbeidsflyter:

• Tilknytningshandlinger som bruker eller refererer til egenskaper for sensitive data
• Personaliseringstokener som bruker eller refererer til egenskaper for sensitive data
• Registreringsutløsere basert på endringer i egenskapsverdier for sensitive data

HubSpot AI-verktøy

HubSpots AI-verktøy kan hjelpe deg med å automatisere oppgaver, samle inn datainnsikt, utkast til innhold og mer på tvers av HubSpot-kundeplattformen. Bare brukere med Super Admin-tillatelser kan slå på visse AI-verktøy, for eksempel AI-assistenter .

Hvis du slår på Sensitive Data, vil egenskapene for Sensitive Data som du oppretter ikke brukes til å trene HubSpots AI-modeller. Imidlertid kan andre kundedata i kontoen din brukes til å trene HubSpots AI-modeller. Du kan velge bort å få kundedataene dine brukt til maskinlæring ved å sende en e-post til privacy@hubspot.com. For mer informasjon, vennligst les HubSpots vilkår for bruk og HubSpots retningslinjer for personvern .

Merk: Unngå å dele sensitiv informasjon i forespørslene dine. For å forbedre produktet logger og lagrer HubSpot forespørsler, genererte språk og bruksverdier når du bruker AI-produkter. HubSpot deler forespørslene dine med AI-tjenesteleverandører for å aktivere din bruk av AI-produkter, og AI-tjenesteleverandører vil lagre forespørslene dine for innholdsmodereringsformål. Forespørslene dine vil kunne tilskrives deg. Din bruk av HubSpots beta AI-produkter vil bli styrt av våre betavilkår og AI-produkter som er innlemmet i abonnementstjenestene våre, vil bli styrt av våre produktspesifikke vilkår .

HubSpots AI-produkter er ikke en del av funksjonene for sensitive data. Enkelte AI-produkter kan behandle sensitive data som du kanskje ikke har tenkt å inkludere når du genererer resultater basert på ledeteksten som er angitt. Disse verktøyene inkluderer:

• Samtalesammendrag
• Samtaleintelligens
• Samtalesammendrag for AI Assistant
• Automatisk høyttalerkartlegging
• Fyll ut kontaktegenskaper automatisk

Hvis du for eksempel diskuterer sensitive data under en samtale, bør du ikke bruke verktøyet Samtalesammendrag. Selv om du kanskje ikke hadde tenkt å legge inn sensitive data i ledeteksten, ville verktøyet for samtalesammendrag behandle alt innholdet i samtalen.

For mer informasjon om HubSpots AI-verktøy, se AI-modellkortene . Unngå å bruke AI-verktøy hvis du ikke vil at AI-verktøyene skal behandle sensitive data.

Datasentre

Du kan lagre sensitiv informasjon i et hvilket som helst datasenter du bruker. Når du har slått på Sensitive Data-innstillingen , vil du imidlertid ikke kunne migrere til et annet datasenter for øyeblikket.

Ytterligere ressurser

• For mer informasjon om HubSpots sikkerhetsprogram, se HubSpot Trust Center .
• For å lære hvordan du administrerer sensitive data via API, se utviklerdokumentasjonen .
• For å lære hvordan du lagrer svært sensitive data (BETA), se denne kunnskapsbaseartikkelen.